招采部部門職責及工作流程

1、招采部部門職責及工作流程一、總則1.1 目的和意義（1）為了促進項目總體目標的實現(xiàn)、合理控制工程成本、優(yōu)化資源配置，特制定本工作職責及流程。（2） 通過本流程明確采購部的內(nèi)部職責和范圍，以求提高工作效率。1.2 適用范圍（1）本流程適用的項目管理階段是：從“獲得土地使用權益”起，到“工程竣工決算完成”止，項目的全過程管理。（2）管理范圍：公司所有開發(fā)項目所涉及的工程招標、工程服務招標（工程監(jiān)理、工程檢測、工程咨詢等） 、工程物資（材料、設備、設施）的采購、工程造價管理與成本控制。1.3 工作內(nèi)容1.3.1 計劃管理工作按照需求部門要求，編制招標采購實施計劃，并納入“項目總控進度計劃”范疇。1.

2、3.2 招標、采購及合同管理工作（1）組織進行資格審查，負責組織本地區(qū)建筑材料設備價格信息的市場調(diào)研，建立、完善和維護資料信息庫；）主持編制招標文件； 2（3）統(tǒng)一發(fā)布招標信息和招標文件發(fā)放；（4）主持答疑會議、組織現(xiàn)場踏勘；（5）組織對擬選入圍單位的技術實力、管理水平、資信狀況、價格、質(zhì)量、歷史工程（供應能力）等進行考察，依據(jù)項目公司提出招標要求，推薦選擇入圍投標單位；（6）組織和參與評標、評審和合同談判；（7）組織商簽合同；（8）編制合同臺帳，建立采購部招標采購檔案。1.3.3 工程造價管理及成本控制工作（1）負責工程方案的造價對比分析；（2）負責設計變更、簽證的造價管理；（3）負責工程項

3、目的預算、結算工作；（4）編制付款臺帳，并定期與財務核對。二、工作職責2.1 招標、采購及合同管理（1） 按照需求部門提供的工程實施進度計劃和需求部門的招標要求，主持編制招標文件，組織招標、評標、定標工作；（2）發(fā)布招標信息和招標文件的發(fā)放；（3）主持發(fā)標、答疑會議，審核投標單位資質(zhì)；（4）組織對擬選入圍單位的技術實力、管理水平、資信狀況、價格、質(zhì)量、歷史工程（供應能力）等進行考察，依據(jù)需求部門提出招標要求，推薦選擇入圍投標單位報總經(jīng)理批準；頁 15 共頁 1 第（5）組織和參與評標、評審；（6）組織簽署評標報告審批表報總經(jīng)理批準，以最終確定中標人；（7）組織和參與合同談判，進行合同分析和合同

4、交底；（8）組織和參與樣板封存；（9）組織商簽合同和發(fā)中標通知書；（10）負責收集歸檔有效招標資料；（11）負責編制合同臺帳；（12）組織收取和退回投標保證金；（13）在通用合同范本的基礎上規(guī)范工程合同條款；（14）參與工程“甲供”物資的到貨驗收工作。2.2 工程造價管理（1）項目成本測算，制定目標成本；（2）工程標底的編制與審核，編制施工圖預算，進行工程進度的支付審核，工程變更及簽證，工程結算的造價管理；（3）參與施工現(xiàn)場的實測實量工作；（4）審核工程竣工結算；（5）建立工程造價檔案，進行工程造價分析；（6）編制工程款支付臺帳，并定期與財務核對。頁 15 共頁 2 第三、組織機構工程招標工程

5、師內(nèi)部自己編制標底審核工程部審核招標采購部審定金額 總經(jīng)理批準財務撥款 工程部審核運控副總審批總經(jīng)理審批工程部審核招標采購部總經(jīng)理運營副總委托咨詢公司編制工程部、采購部、施招采部部長工單位現(xiàn)場核對造價管理工程師材料設備采購工程工程部扣水電費、獎財務部審核運控副總審核 招標采購部審定金額需求部門安土材設合工裝建料備同程造造采采管招價價購購標 理管管理理成果歸檔罰款工程部 施工單位審批未通過則取消次變更單工程部內(nèi)部自己編制委托咨詢公司編制招采部組織機構圖四、工作方法和程序4.1工程招標及合同管理4.1.1 工程招標工作（試行）執(zhí)行：嚴格按照公司招標管理規(guī)定）根據(jù)需求部門的需求計劃，編制招標采購工作

6、計劃。（1 2）組建招標小組。（頁 15 共頁 3 第（3）編制招標文件，組織招標文件在招標小組中進行會簽。（4）組織和參與資格審查，推薦符合要求的投標人報總經(jīng)理批準。（5）發(fā)放招標文件，并組織收取招標文件費、圖紙押金以及投標保證金。（6）組織和參與開標、評標及定標。（7）組織和參與樣板封存。（8）組織和參與商簽合同和發(fā)中標通知書。（9）進行資料歸檔。（10）招標過程中涉及的表格包括：招標文件審批表投標人資格預審情況匯總表考察報告及考察情況會簽表評標報告審批表（中標候選單位推薦表）中標通知書合同審批表（11）需求部門和管理部應在以下時間對下列文件資料完成簽認（超過以下時間未進行書面確認， 應視

7、為默認，相關資料文件自行生效） ：資格審查文件：收到后48 小時內(nèi)；招標文件：收到后48 小時內(nèi)；招標答疑會會議紀要：收到后24小時內(nèi)；對投標人考察報告：收到后24 小時內(nèi)；招標文件的補充通知：收到后24小時內(nèi)。（12） 由于需求部門的需求計劃提交遲于 “工程招標采購需要時間表” ，頁 15 共頁 4 第而影響了工程實施，責任由需求部門自行承擔。4.1.2 合同管理工作（1）合同談判 負責起草合同，組織招標小組成員參加合同談判。 負責招標文件實質(zhì)性條款和投標人承諾在合同簽訂中的落實情況。 對合同談判過程、內(nèi)容進行詳細記錄，并作為合同交底的依據(jù)。（2）合同簽訂采購部根據(jù)總經(jīng)理批準簽字，辦理公司內(nèi)

8、部手續(xù)，合同正式簽訂。（3）合同管理 簽訂后的正式合同原件 （一式貳份），由采購部交管理部及財務部保存。 合同復印件業(yè)務部門存檔留用。4.2 材料、設備采購管理4.2.1 材料、設備招標采購管理（1）組織確定招標備選供應商的范圍。（2）編制招標文件，會簽通過后發(fā)出招標文件。（3）組織和參與開標、評標及定標。（4）組織合同授予，確定供應商并簽訂合同的同時，對供應商提供的產(chǎn)品樣品進行封樣備查。 封樣兩份，封樣時要由合同雙方簽字并注明合同編號，產(chǎn)品編號。（5）對于不便于封樣的產(chǎn)品如設備等，采取由供應商提供詳細技術參數(shù)表、圖紙、彩頁、照片等備查。頁 15 共頁 5 第（6）招采部參與材料設備進場的驗收

9、工作。4.2.2 材料、設備認價管理（1）材料、設備認價工作由采購部組織實施。（2）需要認價的材料、設備由需求部門提出認價申請，報需求部門部長及招采部部長簽字認可后進入認價程序。認價申請中包含：材料設備的規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、時間要求及主體承包方推薦的合格供應商詳細聯(lián)系方式。（3）招采部負責進行材料、設備供應商（含主體承包單位推薦的供應商）的初選工作；對工程關鍵部位、 關鍵工序的材料、設備認價時，采購部組織工程部、設計部、管理部共同討論研究后確定；如需要考察，由采購部組織工程部、 設計部、管理部共同參與， 進行實地考察。（4）原則上材料、設備的認價需要貨比三家，需要提供三家以上供貨信息資料

10、。 原則上材料、 設備的價格滿足兩家以上供應商可以采購到。（5）招采部接到認價申請后要在后附“工程招標采購需要時間表”中規(guī)定的時間內(nèi)認價完畢。（6）招采部參與材料設備進場的驗收工作。（7）材料、設備認價工作的成果以工作聯(lián)系單的形式統(tǒng)一呈現(xiàn)，統(tǒng)一參照后附頁格式，統(tǒng)一編號、統(tǒng)一管理，需要簽批的部門分別為：主體承包方、招采部、設計部及工程部。4.2.3 材料、設備詢價采購管理（1）材料、設備詢價采購工作由招采部組織實施。（2） 工程需要詢價采購的材料、 設備由需求部門提出詢價采購申請，報需求部門部長及招采部部長簽字認可后進入詢價采購程序。頁 15 共頁 6 第詢價采購申請中包含：材料設備的規(guī)格型號、

11、數(shù)量、技術要求、時間要求。（3）招采部負責進行材料、設備供應商（含主體承包單位推薦的供應商）的初選工作；對工程關鍵部位、關鍵工序的材料、設備詢價采購時，招采部組織工程部、設計部、管理部共同討論研究后確定；如需要考察，由招采部組織工程部、設計部共同參與，進行實地考察。（4）原則上材料設備的詢價采購需要貨比三家。（5）招采部接到詢價采購申請后要在后附“工程招標采購需要時間表”中規(guī)定的時間內(nèi)簽訂采購合同，確保材料、設備及時進場，保證工程進度需要。（6）招采部參與材料設備進場的驗收工作。4.3 工程造價管理4.3.1 工程標底審核（1）工程標底的編制工程標底的編制方式公司根據(jù)工程情況、招標要求和招標文

12、件確定等，工程標底預算的編制的組織與實施由招采部完成。（2）工程標底的審核招采部負責工程標底預算的審核。招采部根據(jù)招標進度， 安排工程標底預算的編制。 在正式招標前根據(jù)工程規(guī)模、 安排預算工程師及相關人員對標底進行分析審核，嚴格做好保密工作。（3）工程標底成果歸檔招采部對工程標底的成果文件進行整理存檔保管；對借閱實行嚴格的登記制度，避免成果文件丟失。頁 15 共頁 7 第4.3.2 工程進度款的支付審核（1）對工程進度款申請資料審核 工程進度款申請資料必須有自審合格，經(jīng)監(jiān)理單位、甲方工程部簽字（并蓋章）完備的支付證書。 所有工程進度款申請資料必須附有相應的預算書支持，預算書要有詳細的編制說明、

13、計算底稿（圖形算量、手算底稿等），否則視為申請付款手續(xù)不全不予審核。 工程進度款申請資料須附有合同復印件（加蓋紅章）。 變更簽證工程進度款申請資料須附有變更簽證原件（或復印件加蓋紅章） 。 工程進度款申請資料須附有水電費及甲供材料清單，附當期進度款扣除說明。 工程形象進度說明（三方認可） 。（2）合格工程量、工程進度款數(shù)量的審核： 嚴格按照合同約定的工程款支付方式進行合格工程量審核。 根據(jù)合同約定、工程實際進度、進行造價審核，并報上級領導最終審核。 根據(jù)合同約定的工程款支付方式對變更工程進行工程量、變更工程費用審核。4.3.3 工程變更工程量、工程費用審核（1）對工程變更資料審核及工程現(xiàn)場核對

14、： 工程變更、簽證資料必須有自審合格， 經(jīng)監(jiān)理單位、 甲方簽字（并蓋章）完備的變更單。頁 15 共頁 8 第 工程變更、簽證單描述需清晰，變更部位（軸線、尺寸）準確，否則不予核算。 有較大工程變更，需求部門應報計劃到招采部，由招采部對工程變更進行造價分析對比，對變更方案提出意見建議。 較大隱蔽工程變更，招采部工作人員到現(xiàn)場實收。 承包人、其他部門應給招采部工作人員現(xiàn)場核對、核實、測量提供便利。 所有工程變更、簽證資料必須附有相應的預算書，預算書要有詳細的編制說明、計算底稿（圖形算量、手算底稿等）。 工程變更、簽證導致相關工程量減少的需附有說明，否則增加工程量不予核對。（2）合格變更、簽證單工程

15、量、工程費用的審核： 嚴格按照河南省建設工程工程量清單綜合單價（2008）及河南省建設工程工程量清單綜合單價綜合解釋（2008）工程量計算規(guī)則進行審核。 根據(jù)合同約定、工程實際進度、進行審核，并報上級領導最終審核。4.3.4 竣工結算審核（1）工程竣工驗收合格，公司取得竣工驗收備案表、 工程保修書、工程使用說明書和完整的竣工資料后開始進入竣工結算程序。（2）工程竣工結算開始前，招采部要針對工程合同執(zhí)行情況、施工過程情況編制結算計劃。結算計劃要明確結算范圍、結算時間進度、合同不明確內(nèi)容、變更簽證月結匯總、施工單位提供結算的時間、提供完整資料頁 15 共頁 9 第的時間、特殊問題的處理。（3） 結

16、算前收集完整的結算資料、 結算編制依據(jù)包括以下資料原件：工程施工合同工程施工補充協(xié)議招標文件投標文件圖紙會審紀要工程技術核定單工程變更單工程簽證單工作聯(lián)系單工程會議紀要施工組織設計施工方案發(fā)包方供應材料情況一覽表（包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、合價）發(fā)包方定廠定價材料、 設備一覽表（包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、合價）4.3.5 造價管理流程頁 15 共頁 10 第工程標底審核流程圖工程進度款支付審核流程圖施工單位自審合格頁 15 共頁 11 第監(jiān)理審批簽證審核流程圖施工單位自審合格頁 15 共頁 12 第監(jiān)理審批變更審核流程圖需求部門出具變更審批單頁 15 共頁 13 第采購部進行費用測算施

17、工單竣工結算審核流程圖施工單位自審合格頁 15 共頁 14 第監(jiān)理單位審核考察工作 4.4 考察包括市場的廣泛考察和對供方的針對性考察，對市場的廣泛考察屬于招采部內(nèi)部工作。頁 15 共頁 15 第對供方的針對性考察要求如下：（1）對供方的針對性考察工作主要指，對投標人情況的考察，對材料、設備和設施供應商或經(jīng)銷商的考察。（2）此類考察由招采部組織， 招標小組人員 （需求部門、管理部門、招采部門）及專業(yè)工程師參加。（3）考察人員應對被考察單位的情況獨立寫出評價意見，招采部匯總后以定性或定量方式出具總體評價結果并會簽。五、工程招標采購需要時間表為了保證招標采購工作的工作質(zhì)量，使招標采購工作有條不紊地

18、開展，確保招標采購工作的科學、公正、公平，各方面工作準確到位。工程、物資采購、技術服務等工作必須有足夠的招標工作時間 （包括準備時間、招標時間、合同談判時間、簽約時間等）。因此，需求部門提出的招標采購工作計劃應在下列工作時間前提出：序號類別工作時間（天） 備注一工程類招標1. “工作時間”是從明確招標要求和明確采購要求之日起，不含需求部門只提出采購意向但需要采購部配合調(diào)查、詢價或提供相應樣品、參數(shù)等才能完善明確招標或采購要求而所需的時間。2.招標要求和采購要求如產(chǎn)生實質(zhì)性變化（如招標范圍、招標方式、結構形式、品種、規(guī)格等變化）， “工作時間”應自實 質(zhì)性變化明確后重新計算。1 多層建筑40 2

19、 高層建筑50 3 裝飾裝修工程50 4 地質(zhì)勘探工程20 5 樁基工程30 6 基坑支護工程30 7 場區(qū)內(nèi)道路及污水工程30 8 供配電工程30 9 路燈工程30 10 智能化工程30 11 消防工程30 12 空調(diào)工程30 頁 15 共頁 16 第13 配套工程20 14 景觀工程40 二工程物質(zhì)類1 大型設備90 2 材料40 3 半成品、成品50 4 門窗60 三服務類25 六、常用工作表格招標文件審批表項目名稱編號項目類別工程施工材料設備工程服務其它營銷策劃采購方式招標商簽主要內(nèi)容小組意見成員簽名：頁 15 共頁 17 第保留意見：總經(jīng)理批準備注及附件頁 15 共頁 18 第資格審

20、查表（通用格式）項目名稱法人代表企業(yè)性質(zhì)投標人控股單位企業(yè)性質(zhì)法人代表投標人地址基本狀況（人員、占地、廠房等）財務狀況研發(fā)和技術產(chǎn)能產(chǎn)品性能和質(zhì)量產(chǎn)品市場狀況產(chǎn)品服務狀評價和結論聯(lián)系人資質(zhì)狀況聯(lián)系電話實地考查記錄工藝、設備和審查人員簽名：頁 15 共頁 19 第資格審查表 （工程單位）項目名稱投標人控股單位投標人地址聯(lián)系人資質(zhì)狀況基本狀況（人員、辦公場地等）財務狀況設備狀況 近年來主要工程狀況目前在建工程狀況本項目擬定負責人和技術人員狀況資格審查評價和結論法定代表人企業(yè)性質(zhì)企業(yè)性質(zhì)法定代表人聯(lián)系電話營業(yè)執(zhí)照資質(zhì)證書其他實地考查記錄審查人員簽名：頁 15 共頁 20 第招標 / 商簽預審入圍審批表項目名稱編號項目類別材料設備工程施工工程服務其它營銷策劃采購方式招標商簽入圍單位名單小組意見成員簽名：保留意見：頁 15 共頁 21 第總經(jīng)理批準備注及附件定標審批表項目名稱編號項目類別營銷策劃規(guī)劃設計工程建設工程采購其它采購方式招標商簽評審情況綜述綜合評分排序評審擬定結果中標人 / 商簽供應商：中標候選人 / 商簽備選供應商：小組意見成員簽名：頁 15 共頁 22 第保留意見：批準（總經(jīng)理）備注及附件中標通知書:項目的非常感謝貴公司對我公司投標。經(jīng)過招標小組評標，貴公司獲得了該項目的中標權，中標總價 。