招采部部門職責(zé)及工作流程

1、招采部部門職責(zé)及工作流程一、總則1.1 目的和意義（1）為了促進(jìn)項(xiàng)目總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、合理控制工程成本、優(yōu)化資源配置，特制定本工作職責(zé)及流程。（2） 通過本流程明確采購部的內(nèi)部職責(zé)和范圍，以求提高工作效率。1.2 適用范圍（1）本流程適用的項(xiàng)目管理階段是：從“獲得土地使用權(quán)益”起，到“工程竣工決算完成”止，項(xiàng)目的全過程管理。（2）管理范圍：公司所有開發(fā)項(xiàng)目所涉及的工程招標(biāo)、工程服務(wù)招標(biāo)（工程監(jiān)理、工程檢測、工程咨詢等） 、工程物資（材料、設(shè)備、設(shè)施）的采購、工程造價(jià)管理與成本控制。1.3 工作內(nèi)容1.3.1 計(jì)劃管理工作按照需求部門要求，編制招標(biāo)采購實(shí)施計(jì)劃，并納入“項(xiàng)目總控進(jìn)度計(jì)劃”范疇。1.

2、3.2 招標(biāo)、采購及合同管理工作（1）組織進(jìn)行資格審查，負(fù)責(zé)組織本地區(qū)建筑材料設(shè)備價(jià)格信息的市場調(diào)研，建立、完善和維護(hù)資料信息庫；）主持編制招標(biāo)文件； 2（3）統(tǒng)一發(fā)布招標(biāo)信息和招標(biāo)文件發(fā)放；（4）主持答疑會議、組織現(xiàn)場踏勘；（5）組織對擬選入圍單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、價(jià)格、質(zhì)量、歷史工程（供應(yīng)能力）等進(jìn)行考察，依據(jù)項(xiàng)目公司提出招標(biāo)要求，推薦選擇入圍投標(biāo)單位；（6）組織和參與評標(biāo)、評審和合同談判；（7）組織商簽合同；（8）編制合同臺帳，建立采購部招標(biāo)采購檔案。1.3.3 工程造價(jià)管理及成本控制工作（1）負(fù)責(zé)工程方案的造價(jià)對比分析；（2）負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)變更、簽證的造價(jià)管理；（3）負(fù)責(zé)工程項(xiàng)

3、目的預(yù)算、結(jié)算工作；（4）編制付款臺帳，并定期與財(cái)務(wù)核對。二、工作職責(zé)2.1 招標(biāo)、采購及合同管理（1） 按照需求部門提供的工程實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃和需求部門的招標(biāo)要求，主持編制招標(biāo)文件，組織招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)工作；（2）發(fā)布招標(biāo)信息和招標(biāo)文件的發(fā)放；（3）主持發(fā)標(biāo)、答疑會議，審核投標(biāo)單位資質(zhì)；（4）組織對擬選入圍單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、價(jià)格、質(zhì)量、歷史工程（供應(yīng)能力）等進(jìn)行考察，依據(jù)需求部門提出招標(biāo)要求，推薦選擇入圍投標(biāo)單位報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；頁 15 共頁 1 第（5）組織和參與評標(biāo)、評審；（6）組織簽署評標(biāo)報(bào)告審批表報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，以最終確定中標(biāo)人；（7）組織和參與合同談判，進(jìn)行合同分析和合同

4、交底；（8）組織和參與樣板封存；（9）組織商簽合同和發(fā)中標(biāo)通知書；（10）負(fù)責(zé)收集歸檔有效招標(biāo)資料；（11）負(fù)責(zé)編制合同臺帳；（12）組織收取和退回投標(biāo)保證金；（13）在通用合同范本的基礎(chǔ)上規(guī)范工程合同條款；（14）參與工程“甲供”物資的到貨驗(yàn)收工作。2.2 工程造價(jià)管理（1）項(xiàng)目成本測算，制定目標(biāo)成本；（2）工程標(biāo)底的編制與審核，編制施工圖預(yù)算，進(jìn)行工程進(jìn)度的支付審核，工程變更及簽證，工程結(jié)算的造價(jià)管理；（3）參與施工現(xiàn)場的實(shí)測實(shí)量工作；（4）審核工程竣工結(jié)算；（5）建立工程造價(jià)檔案，進(jìn)行工程造價(jià)分析；（6）編制工程款支付臺帳，并定期與財(cái)務(wù)核對。頁 15 共頁 2 第三、組織機(jī)構(gòu)工程招標(biāo)工程

5、師內(nèi)部自己編制標(biāo)底審核工程部審核招標(biāo)采購部審定金額 總經(jīng)理批準(zhǔn)財(cái)務(wù)撥款 工程部審核運(yùn)控副總審批總經(jīng)理審批工程部審核招標(biāo)采購部總經(jīng)理運(yùn)營副總委托咨詢公司編制工程部、采購部、施招采部部長工單位現(xiàn)場核對造價(jià)管理工程師材料設(shè)備采購工程工程部扣水電費(fèi)、獎財(cái)務(wù)部審核運(yùn)控副總審核 招標(biāo)采購部審定金額需求部門安土材設(shè)合工裝建料備同程造造采采管招價(jià)價(jià)購購標(biāo) 理管管理理成果歸檔罰款工程部 施工單位審批未通過則取消次變更單工程部內(nèi)部自己編制委托咨詢公司編制招采部組織機(jī)構(gòu)圖四、工作方法和程序4.1工程招標(biāo)及合同管理4.1.1 工程招標(biāo)工作（試行）執(zhí)行：嚴(yán)格按照公司招標(biāo)管理規(guī)定）根據(jù)需求部門的需求計(jì)劃，編制招標(biāo)采購工作

6、計(jì)劃。（1 2）組建招標(biāo)小組。（頁 15 共頁 3 第（3）編制招標(biāo)文件，組織招標(biāo)文件在招標(biāo)小組中進(jìn)行會簽。（4）組織和參與資格審查，推薦符合要求的投標(biāo)人報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（5）發(fā)放招標(biāo)文件，并組織收取招標(biāo)文件費(fèi)、圖紙押金以及投標(biāo)保證金。（6）組織和參與開標(biāo)、評標(biāo)及定標(biāo)。（7）組織和參與樣板封存。（8）組織和參與商簽合同和發(fā)中標(biāo)通知書。（9）進(jìn)行資料歸檔。（10）招標(biāo)過程中涉及的表格包括：招標(biāo)文件審批表投標(biāo)人資格預(yù)審情況匯總表考察報(bào)告及考察情況會簽表評標(biāo)報(bào)告審批表（中標(biāo)候選單位推薦表）中標(biāo)通知書合同審批表（11）需求部門和管理部應(yīng)在以下時(shí)間對下列文件資料完成簽認(rèn)（超過以下時(shí)間未進(jìn)行書面確認(rèn)， 應(yīng)視

7、為默認(rèn)，相關(guān)資料文件自行生效） ：資格審查文件：收到后48 小時(shí)內(nèi)；招標(biāo)文件：收到后48 小時(shí)內(nèi)；招標(biāo)答疑會會議紀(jì)要：收到后24小時(shí)內(nèi)；對投標(biāo)人考察報(bào)告：收到后24 小時(shí)內(nèi)；招標(biāo)文件的補(bǔ)充通知：收到后24小時(shí)內(nèi)。（12） 由于需求部門的需求計(jì)劃提交遲于 “工程招標(biāo)采購需要時(shí)間表” ，頁 15 共頁 4 第而影響了工程實(shí)施，責(zé)任由需求部門自行承擔(dān)。4.1.2 合同管理工作（1）合同談判 負(fù)責(zé)起草合同，組織招標(biāo)小組成員參加合同談判。 負(fù)責(zé)招標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性條款和投標(biāo)人承諾在合同簽訂中的落實(shí)情況。 對合同談判過程、內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，并作為合同交底的依據(jù)。（2）合同簽訂采購部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，辦理公司內(nèi)

8、部手續(xù)，合同正式簽訂。（3）合同管理 簽訂后的正式合同原件 （一式貳份），由采購部交管理部及財(cái)務(wù)部保存。 合同復(fù)印件業(yè)務(wù)部門存檔留用。4.2 材料、設(shè)備采購管理4.2.1 材料、設(shè)備招標(biāo)采購管理（1）組織確定招標(biāo)備選供應(yīng)商的范圍。（2）編制招標(biāo)文件，會簽通過后發(fā)出招標(biāo)文件。（3）組織和參與開標(biāo)、評標(biāo)及定標(biāo)。（4）組織合同授予，確定供應(yīng)商并簽訂合同的同時(shí)，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品樣品進(jìn)行封樣備查。 封樣兩份，封樣時(shí)要由合同雙方簽字并注明合同編號，產(chǎn)品編號。（5）對于不便于封樣的產(chǎn)品如設(shè)備等，采取由供應(yīng)商提供詳細(xì)技術(shù)參數(shù)表、圖紙、彩頁、照片等備查。頁 15 共頁 5 第（6）招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場的驗(yàn)收

9、工作。4.2.2 材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)管理（1）材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)工作由采購部組織實(shí)施。（2）需要認(rèn)價(jià)的材料、設(shè)備由需求部門提出認(rèn)價(jià)申請，報(bào)需求部門部長及招采部部長簽字認(rèn)可后進(jìn)入認(rèn)價(jià)程序。認(rèn)價(jià)申請中包含：材料設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、時(shí)間要求及主體承包方推薦的合格供應(yīng)商詳細(xì)聯(lián)系方式。（3）招采部負(fù)責(zé)進(jìn)行材料、設(shè)備供應(yīng)商（含主體承包單位推薦的供應(yīng)商）的初選工作；對工程關(guān)鍵部位、 關(guān)鍵工序的材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)時(shí)，采購部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同討論研究后確定；如需要考察，由采購部組織工程部、 設(shè)計(jì)部、管理部共同參與， 進(jìn)行實(shí)地考察。（4）原則上材料、設(shè)備的認(rèn)價(jià)需要貨比三家，需要提供三家以上供貨信息資料

10、。 原則上材料、 設(shè)備的價(jià)格滿足兩家以上供應(yīng)商可以采購到。（5）招采部接到認(rèn)價(jià)申請后要在后附“工程招標(biāo)采購需要時(shí)間表”中規(guī)定的時(shí)間內(nèi)認(rèn)價(jià)完畢。（6）招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場的驗(yàn)收工作。（7）材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)工作的成果以工作聯(lián)系單的形式統(tǒng)一呈現(xiàn)，統(tǒng)一參照后附頁格式，統(tǒng)一編號、統(tǒng)一管理，需要簽批的部門分別為：主體承包方、招采部、設(shè)計(jì)部及工程部。4.2.3 材料、設(shè)備詢價(jià)采購管理（1）材料、設(shè)備詢價(jià)采購工作由招采部組織實(shí)施。（2） 工程需要詢價(jià)采購的材料、 設(shè)備由需求部門提出詢價(jià)采購申請，報(bào)需求部門部長及招采部部長簽字認(rèn)可后進(jìn)入詢價(jià)采購程序。頁 15 共頁 6 第詢價(jià)采購申請中包含：材料設(shè)備的規(guī)格型號、

11、數(shù)量、技術(shù)要求、時(shí)間要求。（3）招采部負(fù)責(zé)進(jìn)行材料、設(shè)備供應(yīng)商（含主體承包單位推薦的供應(yīng)商）的初選工作；對工程關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的材料、設(shè)備詢價(jià)采購時(shí)，招采部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同討論研究后確定；如需要考察，由招采部組織工程部、設(shè)計(jì)部共同參與，進(jìn)行實(shí)地考察。（4）原則上材料設(shè)備的詢價(jià)采購需要貨比三家。（5）招采部接到詢價(jià)采購申請后要在后附“工程招標(biāo)采購需要時(shí)間表”中規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂采購合同，確保材料、設(shè)備及時(shí)進(jìn)場，保證工程進(jìn)度需要。（6）招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場的驗(yàn)收工作。4.3 工程造價(jià)管理4.3.1 工程標(biāo)底審核（1）工程標(biāo)底的編制工程標(biāo)底的編制方式公司根據(jù)工程情況、招標(biāo)要求和招標(biāo)文

12、件確定等，工程標(biāo)底預(yù)算的編制的組織與實(shí)施由招采部完成。（2）工程標(biāo)底的審核招采部負(fù)責(zé)工程標(biāo)底預(yù)算的審核。招采部根據(jù)招標(biāo)進(jìn)度， 安排工程標(biāo)底預(yù)算的編制。 在正式招標(biāo)前根據(jù)工程規(guī)模、 安排預(yù)算工程師及相關(guān)人員對標(biāo)底進(jìn)行分析審核，嚴(yán)格做好保密工作。（3）工程標(biāo)底成果歸檔招采部對工程標(biāo)底的成果文件進(jìn)行整理存檔保管；對借閱實(shí)行嚴(yán)格的登記制度，避免成果文件丟失。頁 15 共頁 7 第4.3.2 工程進(jìn)度款的支付審核（1）對工程進(jìn)度款申請資料審核 工程進(jìn)度款申請資料必須有自審合格，經(jīng)監(jiān)理單位、甲方工程部簽字（并蓋章）完備的支付證書。 所有工程進(jìn)度款申請資料必須附有相應(yīng)的預(yù)算書支持，預(yù)算書要有詳細(xì)的編制說明、

13、計(jì)算底稿（圖形算量、手算底稿等），否則視為申請付款手續(xù)不全不予審核。 工程進(jìn)度款申請資料須附有合同復(fù)印件（加蓋紅章）。 變更簽證工程進(jìn)度款申請資料須附有變更簽證原件（或復(fù)印件加蓋紅章） 。 工程進(jìn)度款申請資料須附有水電費(fèi)及甲供材料清單，附當(dāng)期進(jìn)度款扣除說明。 工程形象進(jìn)度說明（三方認(rèn)可） 。（2）合格工程量、工程進(jìn)度款數(shù)量的審核： 嚴(yán)格按照合同約定的工程款支付方式進(jìn)行合格工程量審核。 根據(jù)合同約定、工程實(shí)際進(jìn)度、進(jìn)行造價(jià)審核，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)最終審核。 根據(jù)合同約定的工程款支付方式對變更工程進(jìn)行工程量、變更工程費(fèi)用審核。4.3.3 工程變更工程量、工程費(fèi)用審核（1）對工程變更資料審核及工程現(xiàn)場核對

14、： 工程變更、簽證資料必須有自審合格， 經(jīng)監(jiān)理單位、 甲方簽字（并蓋章）完備的變更單。頁 15 共頁 8 第 工程變更、簽證單描述需清晰，變更部位（軸線、尺寸）準(zhǔn)確，否則不予核算。 有較大工程變更，需求部門應(yīng)報(bào)計(jì)劃到招采部，由招采部對工程變更進(jìn)行造價(jià)分析對比，對變更方案提出意見建議。 較大隱蔽工程變更，招采部工作人員到現(xiàn)場實(shí)收。 承包人、其他部門應(yīng)給招采部工作人員現(xiàn)場核對、核實(shí)、測量提供便利。 所有工程變更、簽證資料必須附有相應(yīng)的預(yù)算書，預(yù)算書要有詳細(xì)的編制說明、計(jì)算底稿（圖形算量、手算底稿等）。 工程變更、簽證導(dǎo)致相關(guān)工程量減少的需附有說明，否則增加工程量不予核對。（2）合格變更、簽證單工程

15、量、工程費(fèi)用的審核： 嚴(yán)格按照河南省建設(shè)工程工程量清單綜合單價(jià)（2008）及河南省建設(shè)工程工程量清單綜合單價(jià)綜合解釋（2008）工程量計(jì)算規(guī)則進(jìn)行審核。 根據(jù)合同約定、工程實(shí)際進(jìn)度、進(jìn)行審核，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)最終審核。4.3.4 竣工結(jié)算審核（1）工程竣工驗(yàn)收合格，公司取得竣工驗(yàn)收備案表、 工程保修書、工程使用說明書和完整的竣工資料后開始進(jìn)入竣工結(jié)算程序。（2）工程竣工結(jié)算開始前，招采部要針對工程合同執(zhí)行情況、施工過程情況編制結(jié)算計(jì)劃。結(jié)算計(jì)劃要明確結(jié)算范圍、結(jié)算時(shí)間進(jìn)度、合同不明確內(nèi)容、變更簽證月結(jié)匯總、施工單位提供結(jié)算的時(shí)間、提供完整資料頁 15 共頁 9 第的時(shí)間、特殊問題的處理。（3） 結(jié)

16、算前收集完整的結(jié)算資料、 結(jié)算編制依據(jù)包括以下資料原件：工程施工合同工程施工補(bǔ)充協(xié)議招標(biāo)文件投標(biāo)文件圖紙會審紀(jì)要工程技術(shù)核定單工程變更單工程簽證單工作聯(lián)系單工程會議紀(jì)要施工組織設(shè)計(jì)施工方案發(fā)包方供應(yīng)材料情況一覽表（包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、合價(jià)）發(fā)包方定廠定價(jià)材料、 設(shè)備一覽表（包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、合價(jià)）4.3.5 造價(jià)管理流程頁 15 共頁 10 第工程標(biāo)底審核流程圖工程進(jìn)度款支付審核流程圖施工單位自審合格頁 15 共頁 11 第監(jiān)理審批簽證審核流程圖施工單位自審合格頁 15 共頁 12 第監(jiān)理審批變更審核流程圖需求部門出具變更審批單頁 15 共頁 13 第采購部進(jìn)行費(fèi)用測算施

17、工單竣工結(jié)算審核流程圖施工單位自審合格頁 15 共頁 14 第監(jiān)理單位審核考察工作 4.4 考察包括市場的廣泛考察和對供方的針對性考察，對市場的廣泛考察屬于招采部內(nèi)部工作。頁 15 共頁 15 第對供方的針對性考察要求如下：（1）對供方的針對性考察工作主要指，對投標(biāo)人情況的考察，對材料、設(shè)備和設(shè)施供應(yīng)商或經(jīng)銷商的考察。（2）此類考察由招采部組織， 招標(biāo)小組人員 （需求部門、管理部門、招采部門）及專業(yè)工程師參加。（3）考察人員應(yīng)對被考察單位的情況獨(dú)立寫出評價(jià)意見，招采部匯總后以定性或定量方式出具總體評價(jià)結(jié)果并會簽。五、工程招標(biāo)采購需要時(shí)間表為了保證招標(biāo)采購工作的工作質(zhì)量，使招標(biāo)采購工作有條不紊地

18、開展，確保招標(biāo)采購工作的科學(xué)、公正、公平，各方面工作準(zhǔn)確到位。工程、物資采購、技術(shù)服務(wù)等工作必須有足夠的招標(biāo)工作時(shí)間 （包括準(zhǔn)備時(shí)間、招標(biāo)時(shí)間、合同談判時(shí)間、簽約時(shí)間等）。因此，需求部門提出的招標(biāo)采購工作計(jì)劃應(yīng)在下列工作時(shí)間前提出：序號類別工作時(shí)間（天） 備注一工程類招標(biāo)1. “工作時(shí)間”是從明確招標(biāo)要求和明確采購要求之日起，不含需求部門只提出采購意向但需要采購部配合調(diào)查、詢價(jià)或提供相應(yīng)樣品、參數(shù)等才能完善明確招標(biāo)或采購要求而所需的時(shí)間。2.招標(biāo)要求和采購要求如產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性變化（如招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、結(jié)構(gòu)形式、品種、規(guī)格等變化）， “工作時(shí)間”應(yīng)自實(shí) 質(zhì)性變化明確后重新計(jì)算。1 多層建筑40 2

19、 高層建筑50 3 裝飾裝修工程50 4 地質(zhì)勘探工程20 5 樁基工程30 6 基坑支護(hù)工程30 7 場區(qū)內(nèi)道路及污水工程30 8 供配電工程30 9 路燈工程30 10 智能化工程30 11 消防工程30 12 空調(diào)工程30 頁 15 共頁 16 第13 配套工程20 14 景觀工程40 二工程物質(zhì)類1 大型設(shè)備90 2 材料40 3 半成品、成品50 4 門窗60 三服務(wù)類25 六、常用工作表格招標(biāo)文件審批表項(xiàng)目名稱編號項(xiàng)目類別工程施工材料設(shè)備工程服務(wù)其它營銷策劃采購方式招標(biāo)商簽主要內(nèi)容小組意見成員簽名：頁 15 共頁 17 第保留意見：總經(jīng)理批準(zhǔn)備注及附件頁 15 共頁 18 第資格審

20、查表（通用格式）項(xiàng)目名稱法人代表企業(yè)性質(zhì)投標(biāo)人控股單位企業(yè)性質(zhì)法人代表投標(biāo)人地址基本狀況（人員、占地、廠房等）財(cái)務(wù)狀況研發(fā)和技術(shù)產(chǎn)能產(chǎn)品性能和質(zhì)量產(chǎn)品市場狀況產(chǎn)品服務(wù)狀評價(jià)和結(jié)論聯(lián)系人資質(zhì)狀況聯(lián)系電話實(shí)地考查記錄工藝、設(shè)備和審查人員簽名：頁 15 共頁 19 第資格審查表 （工程單位）項(xiàng)目名稱投標(biāo)人控股單位投標(biāo)人地址聯(lián)系人資質(zhì)狀況基本狀況（人員、辦公場地等）財(cái)務(wù)狀況設(shè)備狀況 近年來主要工程狀況目前在建工程狀況本項(xiàng)目擬定負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員狀況資格審查評價(jià)和結(jié)論法定代表人企業(yè)性質(zhì)企業(yè)性質(zhì)法定代表人聯(lián)系電話營業(yè)執(zhí)照資質(zhì)證書其他實(shí)地考查記錄審查人員簽名：頁 15 共頁 20 第招標(biāo) / 商簽預(yù)審入圍審批表項(xiàng)目名稱編號項(xiàng)目類別材料設(shè)備工程施工工程服務(wù)其它營銷策劃采購方式招標(biāo)商簽入圍單位名單小組意見成員簽名：保留意見：頁 15 共頁 21 第總經(jīng)理批準(zhǔn)備注及附件定標(biāo)審批表項(xiàng)目名稱編號項(xiàng)目類別營銷策劃規(guī)劃設(shè)計(jì)工程建設(shè)工程采購其它采購方式招標(biāo)商簽評審情況綜述綜合評分排序評審擬定結(jié)果中標(biāo)人 / 商簽供應(yīng)商：中標(biāo)候選人 / 商簽備選供應(yīng)商：小組意見成員簽名：頁 15 共頁 22 第保留意見：批準(zhǔn)（總經(jīng)理）備注及附件中標(biāo)通知書:項(xiàng)目的非常感謝貴公司對我公司投標(biāo)。經(jīng)過招標(biāo)小組評標(biāo)，貴公司獲得了該項(xiàng)目的中標(biāo)權(quán)，中標(biāo)總價(jià) 。