涉密檔案管理工作和文化對(duì)檔案工作者探究

1、涉密檔案管理工作和文化對(duì)檔案工作者探究一、檔案庫(kù)房管理中的保密工作檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)從總體上講，檔案庫(kù) 房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的 單位，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是 任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來 看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加 固，設(shè)置專業(yè)防盜系統(tǒng)以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公 室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理, 制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證 明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全 的基本保障。二、涉密檔案的管理和保密涉密檔案是黨和國(guó)

2、家的秘密，因?yàn)樗P(guān)系到黨和國(guó)家的 安全，關(guān)系到國(guó)家的政治活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，關(guān)系到四化建設(shè) 的進(jìn)程。因此，為確保國(guó)家核心祕(mì)密的安全，必須管理好涉 密檔案。1、涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、 保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全。2、涉密計(jì)算機(jī)要和非涉密計(jì)算機(jī)保持一定的距離，涉 密計(jì)算機(jī)應(yīng)做到實(shí)名制，并配有加密鑰匙，使用涉密計(jì)算機(jī) 人員應(yīng)定期修改密碼以防涉密。3、應(yīng)提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)。涉密檔案管理人 員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特 點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重 大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素 質(zhì)是個(gè)關(guān)

3、鍵。4、加強(qiáng)涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移 出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批, 認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案 使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，一定要做到可追溯，借閱交 接過程清晰，如發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn) 行補(bǔ)救。三、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn) 實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史 文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔 案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間 內(nèi)，如被泄露，將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來確定的, 它表示該國(guó)家

4、祕(mì)密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密 法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。國(guó)家秘密保密 期限的規(guī)定中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過 30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。 保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月 計(jì)。四、檔案管理人員的職責(zé)檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目 的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、 不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利 因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟, 就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被

5、竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不 散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管 而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。 不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范, 有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是 光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以 恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案 工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。五、檔案涉密情況的變化檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著 時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧堋⒔?密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的， 總的趨勢(shì)是降密，直至解

6、密。其變化原因有三：一是保密范 圍的變化；二是密級(jí)文件作用的變化原來的密級(jí)文件指導(dǎo) 作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單 位廢掉了此類文件，密級(jí)自然消除了；三是保密時(shí)限的變化。六、做好檔案利用過程中的保密工作檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng) 重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利 于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能 保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以 下幾個(gè)方面實(shí)施：1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外 借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人 員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提

7、供利用 工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失 密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條 文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不 斷充實(shí)和完善。2、擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的 直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的 素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為 人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要 具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三 是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作 中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。七、文化對(duì)檔案工作者行為的意義檔案工作者既是文化的貯存、

8、延續(xù)、傳播者，也是文化 選擇、吸收、加工者，檔案工作者群體既經(jīng)過了社會(huì)文化發(fā) 展的傳遞歷程，又經(jīng)受了文化傳遞歷程中的心理凈化。因此, 從服務(wù)與文化的功能來分析檔案工作者與文化的關(guān)系，可以 這樣講，檔案工作者保存、傳遞了文化，文化又孕育了檔案 工作者，檔案工作這一職業(yè)，經(jīng)歷了多年文化積淀與滲透， 逐漸形成了當(dāng)代檔案工作者的群體行為的文化模式，這種文 化模式既體現(xiàn)出中國(guó)檔案工作者群體行為的共同心理，又不 為別種民族、社會(huì)不同的文化所具有，并在長(zhǎng)期發(fā)展過程中 逐步形成相對(duì)穩(wěn)定，為其成員所共同遵循并形成同化的價(jià)值 體系、行為準(zhǔn)則和共同的思想作風(fēng)的總和。它是聯(lián)系和協(xié)調(diào) 檔案工作者行為的牢固紐帶，是檔案館靈魂所在，它深刻揭 示了檔案工作者中含有的文化特質(zhì)，對(duì)于發(fā)展檔案事業(yè)大有 益處。做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔 案開放的基礎(chǔ)工作，即：1、提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn) 行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系 統(tǒng)的要求。2、建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。3、編制檢索工具。一是基