X公司檔案管理制度（二）

1、x公司檔案管理制度（二） x公司檔案管理制度二之相關制度和職責，某公司檔案管理制度(二)第一章總則第一條為了強化公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項工作服務,依據(jù)中華人民共和國檔案法有關規(guī)定,結合公司實際. 某公司檔案管理制度(二) 第一章 總則 第一條 為了強化公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項工作服務,依據(jù)中華人民共和國檔案法有關規(guī)定,結合公司實際狀況,特制定本辦法。 第二條 凡公司各部門在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向公司辦公室移交,集中管理,任何單位和個人不得據(jù)為已有。 第三條 各單位的領導應

2、重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。 第四條 公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負責監(jiān)督和指導。 第二章 歸檔范圍 第五條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(合同、中標通知書等)均屬歸檔范圍。 第六條 公司文件材料應歸檔的有: (一)公司頒發(fā)的(包括轉發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿; (二)公司的請求與上級機關的批復文件,各部門、各項目部的請求與本公司的批復; (三)公司的工作計劃、總結、報告; (四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料; (五)公司領導公務活動形成的重要文件,從外單位帶回的與

3、公司有關的文件材料; (六)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料; (七)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括電子文檔等); (八)公司及各部門、項目部成立、啟用印章 及其組織機構、人員編制等文件材料; (九)公司及各部門、項目部制定的規(guī)章 制度等; (十)公司的簡介、榮譽,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料; (十一)公司及各部門領導任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的選用等工作形成的文件材料; (十二)公司領導、員工檔案; (十三)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料; (十四)公司或部門、項目部與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料; (十五)公司固定資

4、產(chǎn)登記,財產(chǎn),物資、檔案等移交憑證; 第三章 立卷歸檔要求 第七條 公司各單位應在每年3月底以前將上年辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向公司辦公室移交。 第八條 各單位必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。 第九條 各單位向公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。 第十條 歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,堅持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點: (一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件:各種協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(

5、復印件)、章 程、項目人員任免文件,有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、 記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務資料等。 (二)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開。 (三)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同狀況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后; (四)卷內(nèi)文件材料應按排順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料下面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表

6、上或聲像材料的背面編號。 (五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內(nèi)容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。 (六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。 (七)本公司各部門立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。 第四章 檔案保管期限 第十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。 第十二條 確定公司檔案保管期限的原則 (一)凡是反映

7、公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。 (二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。 (三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參照價值的文件材料,列為短期保管。 第五章 檔案的鑒定與銷毀 第十三條 公司辦公室對所保存的檔案定期進行鑒定,關于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。 第十四條 檔案鑒定工作由辦公室主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀看法。 第十五條 檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關領導批準后,方可銷毀。 第十六條 銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)

8、銷人要在銷毀清冊上簽字。 第六章 檔案的借閱 第十七條 公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準,方可借閱。 第十八條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領導批準。 第十九條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、盤點,并在登記薄上注銷。 第二十條 借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉借復印攜帶檔案外出,如有特別狀況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)單位負責人批準。 第二十一條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。 第二十二條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。 第二十三條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,