X總公司檔案管理辦法

1、x總公司檔案管理辦法 x總公司檔案管理辦法之相關(guān)制度和職責(zé)，總公司檔案管理暫行規(guī)定第一章總則第一條為強化公司檔案管理,提升檔案利用效率,依據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、企業(yè)檔案管理規(guī)定,結(jié)合企. 總公司檔案管理暫行規(guī)定 第一章總則 第一條為強化公司檔案管理,提升檔案利用效率,依據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、企業(yè)檔案管理規(guī)定,結(jié)合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。 第二章 檔案管理 第二條公司檔案執(zhí)行集中與分級管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負責(zé)全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 第三條檔案室履行以下職責(zé):

2、 (一)貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度; (二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作; (三)指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積存、整理和歸檔工作; (四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作。 第四條各部門確定人員負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。 第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀遵守法律,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。 第三章 檔案的歸檔 第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

3、 一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料; 二、本企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)(包括境外機構(gòu))應(yīng)報本企業(yè)的文件材料; 三、本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料; 四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料; 五、本企業(yè)參加的合作項目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料; 六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。 第七條 歸檔的時間: 一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。 二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、完工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。 三、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登

4、記,安裝調(diào)試后歸檔。 四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。 五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。 六、電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。 第八條以下文件材料應(yīng)隨時歸檔: 一、變更、修改、補充的文件材料; 二、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料; 三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料; 四、其他臨時活動中形成的文件材料。 第四章 檔案的鑒定 第九條每年應(yīng)對檔案進行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來源、時間、

5、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務(wù)、科技檔案見具體辦法附表)。 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。 第五章 檔案的銷毀 第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。 第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經(jīng)處(分公司)級負責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。 第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。 第六章 檔案的保密安全 第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及

6、公司各項保密制度,認真做好保密工作。 檔案管理人員,必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。 第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場所。 第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按檔案法要求嚴肅處理。 第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證實時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴防泄密。 第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 顯然處要有安全防火設(shè)備。 第

7、十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準不準進入。 第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。 第七章 檔案的利用 第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。 第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。 第二十二條 查閱文書、人事、財務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務(wù)、技術(shù)、制定等主管部門負責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)有主管部門批準并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。 第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門簽署看法后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準。 第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 第二十五條 借閱檔案應(yīng)嚴格履行手續(xù),辦理借閱登記,當(dāng)面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,保證檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。