公司文件與資料控制工作程序范本

1、公司文件與資料控制工作程序范本 公司文件與資料控制工作程序范本之相關(guān)制度和職責(zé)，公司文件與資料控制程序范本(5)編制人:審核人:批準(zhǔn)人:批準(zhǔn)日期:版本號:a版修訂次:0次編制單位:綜合管理部生效日期:文件修訂履歷版本/修訂次修訂要項修訂內(nèi)容修. 公司文件與資料控制程序范本(5) 編制人: 審核人: 批準(zhǔn)人: 批準(zhǔn)日期: 版本號:a版 修訂次:0次 編制單位:綜合管理部 生效日期: 文件修訂履歷 版本/修訂次 修訂要項 修訂內(nèi)容 修訂日期 a/0 首次發(fā)行 1、0目的: 為保證各部門及時有效的使用文件與資料,對公司的文件進行控制。 2、0范圍: 適用于公司質(zhì)量管理體系文件及外來文件的管理與控制。

2、 3、0定義: 無 4、0權(quán)責(zé): 4.1綜合管理部與文控中心負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體質(zhì)文件的標(biāo)識、印發(fā)、存檔、回收及統(tǒng)一歸檔,分級管理。 4.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件執(zhí)行的批準(zhǔn)。 4.3公司各部門負(fù)責(zé)本部門文件的標(biāo)識、印發(fā)、存檔、回收與管理工作。 4.4各部門經(jīng)理/主管負(fù)責(zé)本部門文件、資料的制訂、批準(zhǔn)。 5、0作業(yè)說明: 5.1質(zhì)量管理體系文件是指質(zhì)量管理體系相關(guān)信息的任何文件,如:質(zhì)量手冊、程序文件、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)等等。它是質(zhì)量管理體系運行的依據(jù)。 5.2質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準(zhǔn) 5.2.1管理者代表在組織相關(guān)部門進行質(zhì)量管理體系策劃時,應(yīng)合計質(zhì)量管理 體系文件的構(gòu)成及其類型,列出質(zhì)量管理體系

3、文件清單,如程序文件清單、作業(yè)指導(dǎo)文件清單、記錄表格清單和外來文件清單等,明確文件的數(shù)量及其責(zé)任部門,使文件清楚可辯,易于識別、檢索,并明確質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)的職責(zé),以保證文件的正確性、適宜性、充分性和有效性。 5.2.2質(zhì)量方針由總經(jīng)理組織編制并批準(zhǔn)公布。 5.2.3質(zhì)量目標(biāo) 5.2.3.1公司總目標(biāo)由管理者代表編制,總經(jīng)理審批。 5.2.3.2各部門分目標(biāo)由各部門編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.2.4質(zhì)量手冊由管理者代表組織編制并審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.2.5程序文件由相關(guān)部門編制,其部門負(fù)責(zé)人審核,管理者代表或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.2.6作業(yè)指導(dǎo)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范

4、等三級文件由相關(guān)編制,其部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核,管理者代表或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.2.7各類記錄表單由所屬程序文件編制部門編制,其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 5.2.8外來文件的控制是對文件內(nèi)容的審查控制,是公司對文件適用性的審批。由主要使用部門負(fù)責(zé)批準(zhǔn)使用。 5.3質(zhì)量管理體系文件的歸口,分類、編號為了使文件易于識別,檢索快速,所有已審批的質(zhì)量管理體系文件應(yīng)交給文控中心歸口、分類,統(tǒng)一編號。編號方法規(guī)定如下: 5.3.1質(zhì)量手冊文件為qm,編號為qm-年份(如qm-2005)。 5.3.2程序文件文件為qp,編號為qp-流水號(如qp-001)。 5.3.3三階文件編號表示為wi-部門-流水號-版本號(如w

5、i-qa-001-a 表示此文件為質(zhì)管部第一份作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件,版本為a版)文件:wi 部門:w/h物管部;qa質(zhì)管部;hr綜合管理部; pmc計劃部;pe技術(shù)部;pd采購部; sam樣品部;id注塑部;fin財務(wù)部; a版本號用英文字母a-z表示。 5.3.4四階文件編號表示為wf-部門-流水號-版本號(如wf-qa-001-a表示此文件為質(zhì)管部第一份表單類文件,版本為a版) 5.4外來文件的控制 5.4.1外來文件包括國際、國家、部級、行業(yè)、地方的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和客 戶提供的文件等。 5.4.2在公司內(nèi)使用的外來文件由歸口部門負(fù)責(zé)人在外來文件登記表內(nèi)簽名和填寫審批日期,說明其來源可靠,內(nèi)

6、容對公司適用。 5.4.3所有 接收的文件,由綜合管理部在文件右上角加蓋“fax(紅色) 印章,并在外來文件登記表中記錄。 5.4.4文件歸口部門對可能更新版本的外來文件應(yīng)及時跟蹤并將新版本文件在外來文件登記表中記錄,保證使用有效、最新版本的外來文件。 5.4.5更新后的外來文件須重新審批。 5.5文件的分發(fā)與回收 5.5.1質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件的分發(fā) 5.5.1.1文控中心依據(jù)公司的具體狀況編制質(zhì)量管理體系文件持有者清單,經(jīng)管理者代表審批后交文件管理員。 5.5.1.2文件管理員依據(jù)質(zhì)量管理體系文件持有者清單中規(guī)定的份數(shù),統(tǒng)一分發(fā)給規(guī)定的持有者。同時在文件分發(fā)/回收記錄上簽收。

7、5.5.2外來文件依據(jù)實際需要分發(fā),分發(fā)時由接收人在文件分發(fā)/回收記錄上簽收。 5.5.3其它文件同樣依據(jù)實際需要分發(fā),分發(fā)時由接收人在文件分發(fā)/回收記錄上登記簽收。 5.5.4所有文件的舊版本回收都在新版文件分發(fā)時執(zhí)行,回收完成時使用文件部門在文件分發(fā)/回收記錄上登記簽收。 5.5.5回收的舊版文件有長期保存價值的呈報管理者代表批準(zhǔn)后封存,無保存價值的文件經(jīng)文控中心整理后統(tǒng)一銷毀,并且在相對應(yīng)的文件清單中具體記錄。 5.6文件的保管和借閱 5.6.1文件的保管 5.6.1.1質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件(工作計劃、合同、清單、臨時通知除外)的受控原件由文控中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管。相應(yīng)的受控

8、副本按質(zhì)量管理體系文件持有者清單規(guī)定由各部門文件管理人員或持有人負(fù)責(zé)保管。 5.6.1.2外來文件由歸口部門和持有部門文件管理員或持有人負(fù)責(zé)歸檔保管。 5.6.1.3人事文件、員工培訓(xùn)記錄和檔案類型的文件資料由綜合管理部或相應(yīng)使用部門進行長期保管。 5.6.1.4其它各類文件的保管期限,依質(zhì)量記錄清單所規(guī)定的保存期限進行處理。 5.6.1.5保管者須將持有文件分類放置,并按放置的順序進行編目,在放置位置貼標(biāo)簽,使文件便于識 別和檢索。 5.6.1.6文控中心對各部門文件的使用及保管狀況不定期地進行檢查,以達到對各部門文件管理實施監(jiān)控的目的。 5.6.1.7文件在保管和使用過程中需堅持清楚、完整

9、,不可隨意涂劃,如文件使用部門因管理不善致使受控文件遺失、嚴(yán)重破損等不可使用或不可被回收時,文控管理人員需如實記錄,并交綜合管理部依丟失公司重要文件工作失職處理,處理后,補發(fā)新文件。 5.6.1.8所有需保存的舊版文件必須在其文件上加蓋“作廢文件章并在作廢文件登記表中記錄,以避免各部門使用無效、作廢文件。 5.6.2文件的借閱 5.6.2.1如公司內(nèi)部員工需要暫時借閱質(zhì)量體系文件,應(yīng)到文控中心或相關(guān)部門辦理借閱與歸還手續(xù),并填寫文件借閱/復(fù)制記錄。 5.6.2.2公司文件在外部機構(gòu)(顧客或供應(yīng)商等)需要使用時,必須經(jīng)過副總經(jīng)理批準(zhǔn)同意外傳后,并在文件上加蓋“非受控文件章方可外傳。 5.7文件的

10、評審和修訂 5.7.1文件的評審 5.7.1.1文件公布后,管理和使用部門須依據(jù)公司的實際運作狀況對文件進行評審,對不適當(dāng)之處提出更改申請。 5.7.1.2在每次內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核前,審核組對文件進行評審,對不符合及不適當(dāng)處提出更改申請。具體按內(nèi)部質(zhì)量體系審核程序?qū)嵤?5.7.2文件的修訂 5.7.2.1提出修訂部門填寫文件修訂申請單,部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后,交文控中心,文控中心組織有關(guān)部門/人員對要求修訂內(nèi)容進行評審,保證更改內(nèi)容不背離標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求、與質(zhì)量管理體系的其他相關(guān)文件與要求連貫一致、并要求修訂內(nèi)容在公司的實際條件下是有效可行的。 5.7.2.2評審?fù)ㄟ^后,文控中心管理員將修訂文件呈

11、管理者代表或副總經(jīng)理批準(zhǔn)并依質(zhì)量管理體系文件持有者清單將新版文件分發(fā),同時回收相關(guān)舊版文件。 5.7.2.3非受控文件不受文件修訂的控制。 5.8文件的廢棄 5.8.1質(zhì)量管理體系文件新版生效時,舊版同時作廢(有特別說明的除外)。 5.8.2無必要保留的作廢文件原版和副本由文控中心或相關(guān)部門文件管理員統(tǒng)一收回并銷毀,也可以在每頁上蓋“作廢文件印章,將紙張留作其他用途。 5.9文件和記錄的管理 5.9.1公司內(nèi)部所有運行文件,均按本程序的要求進行管理。 5.9.2所有質(zhì)量記錄及部門自行發(fā)行與控制的作業(yè)指導(dǎo)文件均按記錄控 制程序進行管理。 6、0參照文件 6.1內(nèi)部質(zhì)量審核程序(qp-009) 6.2記錄控制