淺談事業(yè)單位檔案管理工作的新思路

1、    淺談事業(yè)單位檔案管理工作的新思路    韋香玲摘要：隨著時代的發(fā)展，我國的檔案管理工作模式不斷發(fā)生著變化。事業(yè)單位的檔案管理工作也是事業(yè)單位各項環(huán)節(jié)工作的重要組成部分之一。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式目前已經(jīng)不符合時代發(fā)展的要求。因此，加強事業(yè)單位檔案管理工作模式的改革就十分重要。本文通過分析事業(yè)單位檔案管理工作的新思路來提出一些看法。關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；新思路一、引言事業(yè)單位在運營與人事等方面的工作留下了大量檔案。這些檔案的管理質(zhì)量結果影響著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著事業(yè)單位進行體制改革，使事業(yè)單位的檔案管理工作模式也進行改革與調(diào)整。目前事業(yè)單

2、位檔案管理工作仍然存在著不少問題。因此管理工作模式的新思路作為影響改革的重要因素，有助于提高檔案管理工作水平。二、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性檔案工作本身是一項最基礎的工作。事業(yè)單位的檔案在事業(yè)單位開展運營活動時作為一項重要的參考依據(jù)。在決策方面，通過檔案資料的查詢來制定工作執(zhí)行計劃，并就執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題參考過往經(jīng)驗來解決。其次，檔案也是事業(yè)單位在職人員和離退休人員維護自身權益所需要的重要憑證，對工資發(fā)放、五險一金、養(yǎng)老金等方面有很大的影響。另外，事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，影響著事業(yè)單位實際的工作運行情況。因此，事業(yè)單位在開展運行過程中，檔案管理工作是其重要環(huán)節(jié)。事業(yè)單位在檔案管理工作要

3、做好以下工作。一方面，事業(yè)單位的領導層根據(jù)各項檔案的記錄，及時了解事業(yè)單位實際運行狀態(tài)，并制定相關計劃。另一方面，其他單位也可以根據(jù)檔案對事業(yè)單位現(xiàn)行運營狀態(tài)與歷史運營狀態(tài)進行分析比較，有助于各部門之間工作互動有基本的相互了解。三、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題（一）檔案管理工作重視不夠目前，國內(nèi)仍然有很多人對檔案管理工作的重要性認識不夠。檔案工作相關的法律法規(guī)有檔案法和檔案管理方法，很多檔案管理人員不知道法律的條文內(nèi)容。事業(yè)單位的很多領導干部也認為檔案工作不屬于本單位的重點工作，只是基本的幕后工作。事業(yè)單位在進行單位內(nèi)部的指標考核中，沒有檔案管理方面的內(nèi)容。另外，雖然有部分事業(yè)單位制定了檔案

4、工作管理辦法，但從實際情況看，沒有得到徹底落實，相關制度束之高閣。（二）檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)較低一般來講，各單位的檔案管理必須由專人進行管理。但是實際情況由于人員編制管理的原因，一般是由單位其他人員兼職進行管理。另外，部分單位招聘臨時人員管理檔案，所以整體來看都是屬于非專業(yè)檔案人員管理。檔案管理人員存在流動性大的問題，總體來說不利于檔案管理工作的有效開展。（三）檔案管理的基礎業(yè)務混亂部分事業(yè)檔案管理基礎工作十分混亂，例如檔案安置與整理不規(guī)范，卷宗與檔案盒的內(nèi)容嚴重不符，檔案放置存在著隨意堆放的情況。另外，部分事業(yè)單位的檔案室存在庫房潮濕、空氣流通性差等問題。沒有相應的檔案保護設備。（四）檔案管

5、理沒有應用信息化技術目前信息化技術在檔案管理工作方面得到了大規(guī)模應用。帶動了檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科技化的要求。部分檔案管理部門開始采用信息管理技術，方便檔案查詢。但是目前很多事業(yè)單位檔案管理仍采用傳統(tǒng)的紙面管理，有沒有配套的現(xiàn)代化設施，也制約了事業(yè)單位檔案管理工作模式改革的開展。由于仍采用原始的手工技術進行檔案管理工作，影響了檔案管理的工作效率。四、事業(yè)單位檔案管理工作模式的對策（一）重視檔案管理工作事業(yè)單位的領導干部應把事業(yè)單位的檔案管理工作放到全局規(guī)劃的角度進行考慮。并將檔案管理工作納入事業(yè)單位日?；顒由厦妫聵I(yè)單位定期針對檔案工作進行管理與檢查，做好相關方面的指導工作，要及時發(fā)現(xiàn)并

6、妥善處理工作中存在的問題。相關的檔案管理工作納入工作績效考核，推動檔案工作的規(guī)范化、制度化建設。（二）健全檔案管理制度事業(yè)單位要構建檔案管理工作制度，根據(jù)自身實際情況。針對檔案資料的文件的形成、整理、確定卷宗號、檔案盒編號、文件檢索、安全保管等各環(huán)節(jié)工作建立一系列規(guī)章制度。根據(jù)實際操作的情況，完善檔案管理工作制度體系建設，通過規(guī)章制度作為檔案管理工作的制度依據(jù)，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。（三）加強檔案工作的基礎設施建設檔案工作的基礎設施建設主要是指事業(yè)單位檔案室的建設，檔案庫房的建設要考慮到室內(nèi)空氣流通性強、干燥等特點。檔案庫房的建設必須具有防潮、防火、防盜、防蛀、防高溫的優(yōu)勢。要配置

7、專用的檔案密集柜，方便檔案的放置與查閱。庫內(nèi)部要有空調(diào)、防火、去濕機等設備。同時要配備檔案整理工具，避免檔案放置出現(xiàn)混亂。此外，檔案的載體除了紙質(zhì)文檔外，還有圖像與影像資料。事業(yè)單位的照片、錄像帶、光盤等不同載體檔案的管理要嚴格按照種類區(qū)分開來。盡量不能同紙質(zhì)檔案或者其他載體檔案放置混淆。（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)針對檔案管理人員的工作素質(zhì)方面，首先對工作人員進行相關法律制度知識教育，認識到檔案工作開展要嚴格依法執(zhí)行。其次，工作人員要有一定的文字表達能力與業(yè)務處理綜合方面的能力，因為檔案工作隨時要對借閱的情況進行記錄與匯總，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。另外，工作人員也要了解計算機技術與檔案學方面的知識，提高檔案工作的管理水平。（五）加強檔案保密工作事業(yè)單位在開展部分運營活動涉及到一些機密內(nèi)容，因此關于這方面的檔案就要采取嚴格的保密措施。檔案保密工作涉及到多方面內(nèi)容，如果相關檔案泄密，輕則經(jīng)濟損失，重則危害國家安全。因此檔案的保密工作要嚴格落實，認真執(zhí)行相關制度。五、結語綜上所述，針對事業(yè)檔案管理工作存在的諸多問題，通過分