工程建設(shè)指揮部公文處理辦法

1、工程建設(shè)指揮部公文處理辦法 第一章總則 第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,并結(jié)合工程建設(shè)實際,特制定本方法。 第二條公文處理必需做到準(zhǔn)時、精確、安全、保密。公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。 第二章行文規(guī)則 第三條行文要注意實效,少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā),可長可短的公文要簡短。 第四條向上級機(jī)關(guān)行文,報送的公文應(yīng)當(dāng)主送一個上級機(jī)關(guān);如需其他相關(guān)上級機(jī)關(guān)閱知,可以抄送。不得越級向上級機(jī)關(guān)行文,尤其不得越級請示問題;因特別狀況必需越級行文時,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越級的上級機(jī)關(guān)。報表、總結(jié)材料、狀況說明、特別書信等各類文件須經(jīng)處主要領(lǐng)導(dǎo)人審定后,方可報送上級機(jī)關(guān)或上級領(lǐng)導(dǎo)

2、人。 第五條向上級機(jī)關(guān)請示問題,應(yīng)一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業(yè)務(wù)范圍時,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得全都意見后上報。 第三章公文處理程序 第六條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。 第七條收文辦理 (一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)同志個人,:領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室人員通過會議等渠道接收的公

3、文,返回單位后,應(yīng)準(zhǔn)時送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收。 (二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要留意區(qū)分急件與平件,留意區(qū)分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。 (三)分發(fā)。對不需辦理的閱件和簡報。按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知。 (四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負(fù)責(zé)人按領(lǐng)導(dǎo)人分工或科室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應(yīng)力求精確、可行。對緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領(lǐng)導(dǎo)閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應(yīng)明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關(guān)科室摘錄提要后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。 (五)批辦。辦公室根據(jù)擬辦意

4、見準(zhǔn)時將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。對需貫徹執(zhí)行的文件,要批示貫徹執(zhí)行的詳細(xì)方案與意見,對需辦理和答復(fù)的要注明承辦部門及承辦時限,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并準(zhǔn)時發(fā)送有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門辦理。 (六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按批示注明的時限辦結(jié)。未注明時限的一般公文應(yīng)在7日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不相宜本部門辦理的,應(yīng)在當(dāng)天退回辦公室并說明理由。 (七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每

5、半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)批示要求限期辦理的公文,應(yīng)重點催辦,并準(zhǔn)時反饋辦理狀況。催辦過程要準(zhǔn)時記錄,并依據(jù)催辦記錄,每月通報一次公文辦理狀況。 (八)查辦。查辦是催辦的連續(xù)和深入。對辦文拖拉、落實領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報。 第八條發(fā)文辦理: (一)擬稿。應(yīng)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負(fù)責(zé)撰擬文稿。重要文件應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或處領(lǐng)導(dǎo)親自起草,或列出提綱、論點,由熟識狀況的承辦人擬寫,以削減失誤,爭取時間。 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到: 1、符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。 2、狀況

6、的確,觀點明確,條理清晰,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點精確,篇幅力求簡短。 3、人名、地名、數(shù)字、引文精確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫詳細(xì)的年、月、日。 4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。 5、必需使用國家法定計量單位。 6、用詞用字精確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡稱。 (二)審核。擬文科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文稿應(yīng)由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據(jù)、目的。在辦理

7、過程中的發(fā)文文稿應(yīng)做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。 審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據(jù),批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。 文稿送審過 程中,擬稿人應(yīng)當(dāng)與核稿人保持聯(lián)系,以便準(zhǔn)時說明狀況。對內(nèi)容比較簡潔,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應(yīng)同擬稿人共同研究修改。 對內(nèi)容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。 經(jīng)過終審的文稿,如內(nèi)容改動較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符

8、合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 (三)簽發(fā) 經(jīng)會簽、審核后的文稿,由處主要負(fù)責(zé)同志或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特別狀況,:領(lǐng)導(dǎo)人一般不接收和簽收未經(jīng)辦公室審核的公文。 (四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號、確定印制份數(shù)以及對不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。 (五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應(yīng)根據(jù)緩急度排列,一般不超過2天。急件應(yīng)馬上承印。 (六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改動

9、公文內(nèi)容。 (七)裝訂。由承辦部門供應(yīng)附件復(fù)印件后,辦公室裝訂。附件應(yīng)采用16開型紙張,圖紙等a3型的附件應(yīng)在右下邊緣折疊對齊。 (八)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。 (九)分發(fā)傳遞。由辦公室負(fù)責(zé)封裝、郵寄,并分送公文交換站,機(jī)要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必需準(zhǔn)時,精確、安全、保密。 第九條立卷。依據(jù)中華人民共和國檔案法有關(guān)規(guī)定對具有查考和保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。 第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經(jīng)鑒別清點后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標(biāo)密級的公文,應(yīng)登記造冊,由2人監(jiān)銷,確保不丟失,不漏銷。 第十一條草擬、修改和簽批公文,必需使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水,嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水,不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批和修改。 第十二條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復(fù)印件送領(lǐng)導(dǎo)批示。 第十三條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必需經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。其他機(jī)關(guān)人員需要查閱本機(jī)關(guān)公文案