試論人事檔案管理在國有企業(yè)中的重要性

1、    試論人事檔案管理在國有企業(yè)中的重要性    張明摘 要：國有企業(yè)人事檔案管理工作的開展，其目的是充分利用人事檔案信息，從中了解企業(yè)員工的能力，為人力資源管理和利用提供重要的指導(dǎo)。而為了減少人事檔案管理工作的差錯(cuò)和疏漏，需要采取有效的管控措施?；诖耍疚膰@著人事檔案管理的實(shí)際工作情況展開討論，分析人事檔案在國有企業(yè)管理中的重要功能，結(jié)合人事檔案管理工作中的相關(guān)問題，探討提高人事檔案管理水平的有效策略。關(guān)鍵詞：人事檔案管理；國有企業(yè)；應(yīng)用策略國有企業(yè)人事檔案中詳細(xì)記錄了人力資源信息，能夠從中反映出工作人員的個(gè)人履歷、薪資、社保以及組織關(guān)系，可作為

2、人才評估和考核的依據(jù)，并為人力資源的利用和安排提供重要的指導(dǎo)。在國有企業(yè)的管理工作中，人事檔案管理的重要性不容忽視，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求，對管理方法和管理方式作出科學(xué)、合理的調(diào)整和改進(jìn)，從整體上提高人事檔案管理水平。一、人事檔案在國有企業(yè)管理中的重要功能（一）個(gè)人成長的記錄國有企業(yè)人事檔案記錄了員工的個(gè)人信息，具體包括員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，能夠從中了解其成長軌跡。從某種意義上來說，人事檔案是對員工個(gè)人成長經(jīng)歷的記錄。在國有企業(yè)的招錄、聘用、調(diào)動(dòng)、評職稱等各項(xiàng)工作中，該記錄具有重要的憑證功能，具有一定的法律效力。在人事檔案中，能夠呈現(xiàn)出員工的個(gè)人全貌，并著重突出其個(gè)人成長。人事檔案的內(nèi)

3、容具有現(xiàn)實(shí)性和真實(shí)性的特點(diǎn)，能對員工個(gè)人進(jìn)行客觀、準(zhǔn)確的評價(jià)。與此同時(shí)，人事檔案還具有動(dòng)態(tài)性和流動(dòng)性的特點(diǎn)。人事檔案信息需要隨著員工的不斷成長而增加和補(bǔ)充，并根據(jù)員工的調(diào)動(dòng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移。（二）工作中的價(jià)值體現(xiàn)人事檔案中記錄了員工在國有企業(yè)的工作經(jīng)歷，具體包括對其業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度的評價(jià)，能夠?qū)T工的個(gè)人價(jià)值充分體現(xiàn)出來。人事檔案是企業(yè)的重要資源，其對于人力資源的利用提供了重要的參考依據(jù)。在人事檔案信息中，能夠?qū)T工的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行全面的了解，將其安排在合適的崗位，合理進(jìn)行工作任務(wù)的分配，進(jìn)而充分發(fā)揮員工的個(gè)人能力，提高工作效率和工作質(zhì)量，對于員工的個(gè)人成長有著積極的幫助作用。在人力資源管理

4、工作中，需要以人事檔案信息作為參考依據(jù)，留住優(yōu)秀人才，使其在合適的工作崗位上繼續(xù)發(fā)光發(fā)熱，同時(shí)能夠選拔和培養(yǎng)優(yōu)秀人才，為企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步增加新鮮血液1。二、人事檔案管理工作中的相關(guān)問題（一）思想認(rèn)識不足在實(shí)際的工作當(dāng)中，人事檔案在國有企業(yè)管理中的重要功能并未受到足夠的重視，對于人事檔案管理的思想認(rèn)識不足，沒有在其中投入更多的精力。國有企業(yè)的人事檔案管理水平在很大程度代表其軟實(shí)力，與生產(chǎn)運(yùn)營和經(jīng)濟(jì)增長同樣重要。但是由于缺乏專業(yè)化的管理，在人事檔案的收集、整理的過程中，容易出現(xiàn)疏漏和差錯(cuò)，部分檔案內(nèi)容丟失，人事檔案的功能價(jià)值也會受到影響。與此同時(shí)，在國有企業(yè)的人力資源管理工作中，未能有效利用人事檔

5、案信息，沒有正確認(rèn)識到人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義。（二）缺乏完善的管理制度國有企業(yè)的人事檔案管理工作，需要以完善的管理制度作為基礎(chǔ)，才能有條不穩(wěn)定開展工作，高效利用人事檔案，為企業(yè)的人力資源管理工作提供重要的支持和幫助。部分國有企業(yè)將人事檔案作為一般資料，沒有設(shè)立專門的管理部門，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。檔案在存放的過程中，檔案分類、歸檔范圍、保管期限并不明確，給檔案的調(diào)取和查找增加了一定的困難。與此同時(shí)，人事檔案多為紙質(zhì)資料，受到高溫、潮濕等環(huán)境條件的影響，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、褪色等情況，導(dǎo)致檔案受到破壞，還會出現(xiàn)檔案丟失的情況。另外，由于缺乏嚴(yán)格的管理制度，容易出現(xiàn)違規(guī)修改檔案內(nèi)容的情況，破

6、壞了人事檔案信息的現(xiàn)實(shí)性和真實(shí)性。（三）信息化水平有待提升人事檔案信息內(nèi)容復(fù)雜、繁瑣，并根據(jù)員工的個(gè)人發(fā)展而出現(xiàn)動(dòng)態(tài)變化或流動(dòng)性變化，給檔案管理工作增加了一定的難度，需要將信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)來，提高人事檔案管理信息化水平。但由于部分國有企業(yè)在硬件條件建設(shè)中的投入不夠，仍采用傳統(tǒng)的管理方式和方法。一些國有企業(yè)擁有自己的人事檔案信息系統(tǒng)，但是人事信息未能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新，與員工的個(gè)人成長和工作經(jīng)歷不同步，信息化水平有待提升。三、新時(shí)期國有企業(yè)人事檔案管理的有效策略（一）專業(yè)化的人事檔案管理提高國有企業(yè)人事檔案管理的專業(yè)化水平，改變傳統(tǒng)的思想觀念。企業(yè)管理人員應(yīng)正確認(rèn)識人事檔案在國有企業(yè)管理中的重要功能，并

7、在人事檔案管理方面投入更多的精力。將人事檔案管理與人力資源管理、生產(chǎn)運(yùn)營等各項(xiàng)工作緊密聯(lián)系在一起，制定完善的工作計(jì)劃。結(jié)合既往的工作經(jīng)驗(yàn)，提出人事檔案管理中的實(shí)質(zhì)問題，有針對性進(jìn)行工作安排。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，管理人員在嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致進(jìn)行檔案收集、整理、分類、歸檔等各項(xiàng)工作，避免出現(xiàn)疏漏差錯(cuò)。與此同時(shí)，人事檔案管理人員還需要對國有企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行全面的了解，創(chuàng)新管理方式，能夠?qū)⑷耸聶n案視為國有企業(yè)發(fā)展的重要資源，為人才的培養(yǎng)與選拔提供有價(jià)值的參考依據(jù)。提高國有企業(yè)管理人員對于人事檔案管理的重視程度，培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人員，從整體上提高人事檔案管理水平。在國有企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營和發(fā)展規(guī)劃中，人

8、事檔案作為重要的信息資源，能夠得到有效的運(yùn)用，充分發(fā)揮其功能和價(jià)值2。國網(wǎng)廣宗縣供電公司在開展人事檔案管理工作的過程，針對其中的難點(diǎn)問題，著力與人員隊(duì)伍建設(shè)，以提升管理人員的人事檔案管理工作水平。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對此高度重視，實(shí)施分層級管理，共同部署和謀劃，并落實(shí)到實(shí)際工作中，創(chuàng)造良好外部環(huán)境?；诖?，增加管理資金的投入，購入先進(jìn)的硬件設(shè)備，加強(qiáng)檔案室管理。定期組織交流會議，對于近期的檔案管理工作進(jìn)行交流，對于人事檔案管理不當(dāng)?shù)南嚓P(guān)問題，提出改進(jìn)和完善措施。在人事檔案管理工作實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)對檔案收集、整理、歸檔等內(nèi)容的控制，明確其中的難點(diǎn)問題，逐漸予以改進(jìn)和完善，形成科學(xué)的工作流程。經(jīng)過上述

9、管理措施后，企業(yè)的人事檔案質(zhì)量得到了顯著的提升，檔案信息的完整性、真實(shí)性得到充分的保障。（二）建立完善的人事檔案管理體制專業(yè)化人事檔案管理工作的開展，需要以完善的管理體制作為基礎(chǔ)，對于人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容作出明確的規(guī)定，突出制度化和規(guī)范化管理。以維護(hù)人事檔案完整、便于工作借閱和使用為目標(biāo)，明確適用范圍。將人事檔案分為入職檔案（個(gè)人簡歷、身份證明、勞動(dòng)合同、協(xié)議等）、培訓(xùn)檔案、職位檔案（職位和職務(wù)的說明、任命、變動(dòng)、變更等）以及薪資考核檔案（考核成績、薪資升降記錄等）等各類檔案，涉及國有企業(yè)管理工作的多項(xiàng)內(nèi)容，按照人事檔案信息不同的屬性和內(nèi)容，進(jìn)行歸檔，并有著明確的歸檔位置。人事檔案中需要補(bǔ)充

10、新材料時(shí)，可以快速、準(zhǔn)確的找到檔案位置，將材料放入。為了保障人事檔案完整和準(zhǔn)確，需要嚴(yán)格檢查檔案材料是否遭到破會，核對檔案信息內(nèi)容是否完整加強(qiáng)檔案室的環(huán)境管理，做好防潮、防火以及防霉等措施，并注意防盜。人事檔案的轉(zhuǎn)遞需要嚴(yán)格遵循轉(zhuǎn)遞程序，其查閱、借出使用，需要出具相關(guān)證明材料，辦理查閱和外接手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借出使用人事檔案，檔案信息內(nèi)容不得隨意涂抹與更改。（三）人事檔案管理的信息化建設(shè)在人事檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，國有企業(yè)需要增加相關(guān)硬件、軟件的攝入，構(gòu)建完善的人事檔案信息系統(tǒng)，建立電子檔案館，使檔案的查閱和更加方便。在信息系統(tǒng)當(dāng)中，只需要輸入關(guān)鍵詞，即可快速檢索出人事檔案

11、，極大的提升了工作效率。而為了保障人事檔案信息的安全，避免被盜取信息，需要對人力檔案信息的查閱和調(diào)取設(shè)置權(quán)限，國有企業(yè)管理人員及員工需要在得到授權(quán)的情況，登陸個(gè)人賬號并輸入密碼，方可獲得相關(guān)信息，充分保障員工的個(gè)人隱私。中國銀行股份有限公司天津市分行在人事檔案管理工作中，啟動(dòng)了專項(xiàng)審核和數(shù)字化制作項(xiàng)目，以此來推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的硬件、軟件，形成完善的人事檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化和科學(xué)化管理。該過程中，企業(yè)基于c/s架構(gòu)的局域網(wǎng)管理系統(tǒng)，建設(shè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析和數(shù)字化管理的功能，檔案的收集、整理、歸檔和應(yīng)用更加方便快捷。隨著技術(shù)革新與升級，系統(tǒng)的基本架構(gòu)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也在不斷完善，為企業(yè)的人力資源管理工作拓展了全新的路徑3。四、結(jié)論綜上所述，人事檔案是個(gè)人成長的記錄，同時(shí)也是其工作中的價(jià)值體現(xiàn)。人事檔案信息對于國有企業(yè)人力資源管理和應(yīng)用有著重要的參考價(jià)值，其對于企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營和發(fā)展決策有著指導(dǎo)性的作用。但是在國有企業(yè)人力資源管理工作中，諸多問題有待解決。為了實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的人事檔案管理，需要建立完善的人事檔案管理體制