淺談辦公室文檔一體化管理

1、    淺談辦公室文檔一體化管理    摘 要：隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)在很多領(lǐng)域已經(jīng)得到應用和普及，對于辦公室工作中的文件檔案管理來說，文檔一體化管理是一種趨勢和必然。本文主要從當前文檔管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合文檔一體化管理中存在的問題，闡述開展文檔一體化管理的必要性以及在辦公自動化系統(tǒng)中如何實現(xiàn)文檔一體化。關(guān)鍵詞：文檔一體化；辦公室管理；辦公自動化一、文檔一體化管理概述文檔一體化管理是從公文處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性出發(fā)，以文件生命周期理論為依據(jù)，借助計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)從文件生成到歸檔管理的全過程控制。推行文檔一體化管理就是要實現(xiàn)文

2、件工作和檔案工作的無縫銜接，達到對文件檔案工作的前端控制，使文檔實現(xiàn)管理流程一體化、系統(tǒng)設(shè)計一體化、信息利用一體化，最終實現(xiàn)文件工作與檔案工作信息共享的目的1。二、目前文檔一體化管理存在的問題（一）無法確定檔案的完整性檔案部門尚未建立有效的措施來完整、全面地收集文件，文件在歸檔之前分散在各個部門的辦公室，檔案部門只能在文件辦理完畢后被動的接收文件。文件收集的完整性完全依賴于辦公室文件管理人員的工作是否認真負責、專業(yè)素養(yǎng)是否高，具有很大的主觀性，這就使歸檔文件的完整性缺乏保證并最終影響檔案工作的質(zhì)量。（二）辦公室工作與檔案工作發(fā)展不平衡辦公室由于具有職能權(quán)力，其文件工作與現(xiàn)實利益有直接聯(lián)系，因此

3、更重視文件工作而忽視檔案工作。檔案部門沒有實權(quán)，許多管理制度得不到實行，雖然已實現(xiàn)辦公自動化但對歸檔工作的監(jiān)督指導毫無實質(zhì)性。（三）部分文件工作與檔案工作具有重復性一方面，在oa辦公系統(tǒng)中生成或流轉(zhuǎn)的文件形成之初就進行過著錄卻不能直接與檔案管理系統(tǒng)掛接。另一方面，oa系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)電子文件的紙質(zhì)文件歸檔后再進行數(shù)字化掃描也是重復的勞動。三、辦公室實現(xiàn)文檔一體化管理是必然趨勢（一）文件工作與檔案工作的內(nèi)在聯(lián)系要求實行文檔一體化文件管理是辦公室工作中必須采用的一種突破時空的基本管理方式，辦公室每天都會產(chǎn)生許多文件，其中有些文件在完成一項工作后就失去了作用，可以立即銷毀；而有些文件在今后的工作中還具有參

4、考或憑證價值，需要對其進行歸檔和妥善管理。檔案工作是辦公室主體工作的重要組成部分。由于檔案與文件是同一事物在不同管理階段的兩種稱呼，文件工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，檔案工作是文件工作的延伸和發(fā)展，檔案與辦公室管理活動密切相關(guān)，因此實現(xiàn)文檔一體化是辦公室工作的內(nèi)在需求，能夠?qū)崿F(xiàn)文件運轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。（二）有效管理電子文件的前提是實現(xiàn)文件、檔案一體化管理在現(xiàn)代辦公環(huán)境下，電子文件大量產(chǎn)生，因為電子文件具有信息的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息的易變性等特點，所以對電子文件的管理與對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理存在很大不同，為保障電子文件真實性、可靠性和長期可讀性，需要對電子文件實行全程管理和前端

5、控制。因此，對電子文件的有效管理客觀上要求實行文件、檔案一體化管理，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存的整個生命周期進行管理。（三）大數(shù)據(jù)時代對文件、檔案管理的新要求隨著計算機技術(shù)的不斷更新快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已然到來，數(shù)據(jù)在各行各業(yè)中都存在并占據(jù)重要的位置。因此，記錄整理好數(shù)據(jù)便是檔案管理工作的最基本意義。對數(shù)據(jù)文檔的一體化管理既能夠保證數(shù)據(jù)的完整性、準確性，又能夠保證數(shù)據(jù)的重新利用，提高檔案管理工作的效率。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出碎片化的發(fā)展趨勢，我們在新時代下對于檔案管理的要求不僅僅是文件收集、整理、保存這樣一個簡單的存儲過程，而是要求檔案在存儲之后還能夠隨時隨地被調(diào)用，檔案數(shù)據(jù)的重復使用并

6、更新， 是新時代對于檔案管理的新要求。四、文件檔案一體化管理的實現(xiàn)途徑（一）文檔一體化依靠辦公自動化管理系統(tǒng)來實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)簡稱oa系統(tǒng)，是辦公室面向日常運作和管理的辦公系統(tǒng)。在oa平臺上設(shè)計文件處理程序必須注入文件檔案一體化管理的理念，充分考慮文件檔案一體化管理的需求。如果說文檔一體化管理的思想在傳統(tǒng)環(huán)境中是“應該”遵循的原則，在電子環(huán)境中一旦被嵌入系統(tǒng)便成為“必須”遵循的原則和“不得不”履行的實踐2。在這個系統(tǒng)中，各部門辦公室工作人員都可以是文檔的創(chuàng)建者，也可以是檔案的記錄者。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，oa系統(tǒng)是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案建設(shè)發(fā)展的產(chǎn)物，是一種優(yōu)化的辦公模式，也符合社會對于環(huán)保辦公

7、的要求，辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)開啟了無紙辦公的新型辦公模式。通過這種智能化管理系統(tǒng)的推廣運行，避免了許多重復性的勞動工作，提高了文檔的檢索速度，提高了文件檔案資源的共享率，提高了工作效率，對檔案的規(guī)范化、標準化管理有很大的促進作用。（二）文檔一體化發(fā)展的創(chuàng)新實踐辦公中產(chǎn)生的大部分文件、公示、辦公流程、申請等都通過辦公系統(tǒng)傳達到各級存儲終端，不僅提高了辦公時效性，還提高了文檔傳送的準確性和唯一性。目前，我國文檔管理還主要采用紙質(zhì)與電子形式并存的“雙軌制”及“雙套制”管理方式，進入到了大數(shù)據(jù)時代，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將趨向紙質(zhì)文件管理功能的弱化和電子文件管理功能的強化3。上海市自貿(mào)試

8、驗區(qū)率先進行了創(chuàng)新與實踐，電子文件歸檔和電子檔案“單套制”這一創(chuàng)新管理模式全面推廣實施，標志著電子檔案“單套制”開啟檔案管理新時代。五、總結(jié)辦公室文檔一體化管理是整個檔案數(shù)字化進程的一個具體體現(xiàn)，文檔管理與辦公室管理活動息息相關(guān)，因此，文件檔案管理的理論也影響著辦公室管理的發(fā)展。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將文件處理與檔案管理兩者有效結(jié)合起來，充分利用文件處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復勞動，使文件工作形成一個有序的整體，通過oa系統(tǒng)或oa與檔案系統(tǒng)相結(jié)合等不同的方式使文檔一體化管理得以實現(xiàn)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展，檔案工作需要通過改變管理模式、管理觀念、管理手段等方法來應對其變化，從而促進檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展4。參考文獻：1于向紅.淺析文檔一體化模式下的電子檔案管理j.赤子（上中旬），2016（03）：149.2王健.創(chuàng)新與拓展一檔案