內(nèi)審員培訓(xùn)講義

1、內(nèi)部審核員培訓(xùn)講義第一章定義Ø 審核v 為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。Ø 審核證據(jù)v 及審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。Ø 審核準(zhǔn)則v 用作依據(jù)的一組方針程序或要求。Ø 審核發(fā)現(xiàn)v 將收集到的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。Ø 審核結(jié)論v 審核組考慮了審核目標(biāo)和所有的審核發(fā)現(xiàn)后得出的最終審核結(jié)果。Ø 審核范圍v 審核的內(nèi)容和界限。v 注：審核范圍通常包括對(duì)實(shí)際位置、組織單元、活動(dòng)和過程以及所覆蓋的時(shí)期的描述。第二章內(nèi)部管理體系審核第一節(jié)審核

2、的策劃Ø 審核策劃v 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好內(nèi)審的關(guān)鍵；v 管理者代表要親自抓內(nèi)審工作；v 內(nèi)審的具體工作需要有一個(gè)職能部門來管理；v 組建一支合格的內(nèi)審員隊(duì)伍；v 內(nèi)審需要有一套正規(guī)的程序；v 在建立管理體系時(shí)應(yīng)考慮內(nèi)審工作。Ø 審核的策劃v 確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則v 選擇審核組，指定審核組長第二節(jié) 審核的實(shí)施Ø 現(xiàn)場(chǎng)審核的準(zhǔn)備Ø 現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施Ø 審核后續(xù)活動(dòng)的實(shí)施Ø 現(xiàn)場(chǎng)審核的準(zhǔn)備v 編制審核計(jì)劃v 審核組工作分配v 準(zhǔn)備工作文件Ø 審核計(jì)劃內(nèi)容v 審核目的；v 審核準(zhǔn)則；v 審核范圍，包括確定受審核的組織單元和職能單元及過

3、程；v 現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的日期和地點(diǎn)；v 現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)預(yù)期的時(shí)間和期限，包括及受審核方管理層的會(huì)議及審核組會(huì)議；v 審核組成員的作用和職責(zé)；v 為審核的關(guān)鍵區(qū)域配置適當(dāng)?shù)馁Y源。Ø 準(zhǔn)備工作文件v 審核組成員應(yīng)當(dāng)評(píng)審及其所承擔(dān)的審核工作有關(guān)的信息，并準(zhǔn)備必要的工作文件，用于審核過程的參考和記錄。這些工作文件可以包括：J 檢查表和審核抽樣計(jì)劃；J 記錄信息(例如：支持性證據(jù)，審核發(fā)現(xiàn)和會(huì)議記錄)的表格。Ø 編制檢查表v 檢查表是內(nèi)審員進(jìn)行審核時(shí)的一種自用工具。Ø 檢查表的作用v 明確及審核目標(biāo)有關(guān)的作用；v 使審核程序規(guī)范化，減少審核工作的隨意性和盲目性；v 使審核目標(biāo)始

4、終保持明確;v 保持審核進(jìn)度；v 作為審核記錄存檔。Ø 編制檢查表的要點(diǎn)v 對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)和程序文件的要求；v 選擇重要的管理體系問題；v 結(jié)合受審核部門的特點(diǎn)；v 抽樣應(yīng)具有代表性；v 檢查表應(yīng)有可操作性；v 按部門進(jìn)行審核時(shí)要包括涉及的標(biāo)準(zhǔn)條款，按過程進(jìn)行審核時(shí)要包括涉及的部門。Ø 現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施v 舉行首次會(huì)議v 信息的收集和驗(yàn)證v 形成審核發(fā)現(xiàn)v 準(zhǔn)備審核結(jié)論v 舉行末次會(huì)議Ø 舉行首次會(huì)議v 首次會(huì)議的目的v 確認(rèn)審核計(jì)劃；v 簡要介紹審核活動(dòng)如何實(shí)施；v 確認(rèn)溝通渠道；v 向受審方提供詢問的機(jī)會(huì)。v 管理層，及受審核的職能或過程的負(fù)責(zé)人應(yīng)參加首次會(huì)議。

5、Ø 首次會(huì)議的程序v 會(huì)議應(yīng)當(dāng)是正式的，并保存出席人員的記錄，會(huì)議由審核組長主持，其程序是：J 及會(huì)者簽到；J 人員介紹；J 重申審核目的、范圍和準(zhǔn)則；J 實(shí)施審核所用的方法和程序，包括告知受審核方審核證據(jù)只是基于可獲得的信息樣本，因此，在審核中存在不確定因素。Ø 信息的收集和驗(yàn)證v 應(yīng)當(dāng)通過適當(dāng)?shù)某闃舆M(jìn)行收集并驗(yàn)證及審核目的、范圍和準(zhǔn)則有關(guān)的信息，包括及職能、活動(dòng)和過程間接口有關(guān)的信息。v 只有可證實(shí)的信息方可作為審核證據(jù)。v 審核證據(jù)應(yīng)當(dāng)予以記錄。v 審核證據(jù)基于可獲得的信息樣本。Ø 信息的收集和驗(yàn)證v 收集信息的方法包括J 面談；J 對(duì)活動(dòng)的觀察；J 文件評(píng)

6、審。Ø 審核的基本內(nèi)容v 審核的基本內(nèi)容始終包括四個(gè)問題，即：J 過程是否已被識(shí)別并適當(dāng)規(guī)定；J 職責(zé)是否已別分配；J 程序是否得到實(shí)施和保持；J 在實(shí)施所要求的結(jié)果方面，過程是否有效。Ø 審核過程的控制v 對(duì)審核過程的控制首先是審核組長的責(zé)任。v 審核過程的控制包括J 控制審核計(jì)劃；J 控制審核活動(dòng)；J 控制審核發(fā)現(xiàn)。v 在審核過程中，審核組全體成員應(yīng)注意控制以下要點(diǎn)：J 樣本策劃合理；J 辨識(shí)關(guān)鍵過程；J 評(píng)定主要因素；J 重視控制結(jié)果；J 注意相關(guān)影響；J 營造良好的審核氣氛。v 在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：J 要相信樣本；J 選擇樣本要有代表性，應(yīng)隨機(jī)抽樣；J

7、要依靠檢查表，若要偏離應(yīng)小心謹(jǐn)慎；J 從問題的各種表現(xiàn)形式去尋找客觀證據(jù)；J 當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格時(shí)，要追到必要的深度；J 及被審核方負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)不合格事實(shí)；J 始終保持客觀公正有禮貌。Ø 審核方式v 審核方式概括起來有四種：J 順向追蹤;J 逆向追溯;J 按部門審核;J 按過程（要素）審核.Ø 調(diào)查方法v 要善于提問；v 要注意傾聽；v 要仔細(xì)觀察；v 要作好記錄；v 要善于追蹤驗(yàn)證。Ø 提問技巧v 提問的基本方式可包括：J 開放式提問;J 封閉式提問。Ø 控制審核發(fā)現(xiàn)v 對(duì)照審核準(zhǔn)則評(píng)價(jià)審核證據(jù)以形成審核發(fā)現(xiàn)。v 審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則。v 審

8、核組應(yīng)對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行控制，包括以下方面：J 合格或不合格要以事實(shí)為基礎(chǔ)； J 不合格事實(shí)要得到受審核方確認(rèn)；J 道聽途說不能作為證據(jù)；J 審核組內(nèi)要相互溝通，統(tǒng)一意見。Ø 不符合項(xiàng)和不符合項(xiàng)報(bào)告Ø 不合格定義：v 未滿足要求。v “要求”是指下述要求：J 適用的法律法規(guī)、合同等；J 管理體系標(biāo)準(zhǔn)；J 管理體系文件。Ø 不符合項(xiàng)的形成v 不符合項(xiàng)是由以下任一種情況所形成J 管理體系文件規(guī)定不符合標(biāo)準(zhǔn)要求；J 管理體系現(xiàn)狀不符合文件規(guī)定；J 體系運(yùn)行結(jié)果未達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，即效果不符合目標(biāo)。Ø 不符合項(xiàng)性質(zhì)的判定v 不符合項(xiàng)就性質(zhì)來說可分為兩類：嚴(yán)重

9、（主要）不符合項(xiàng)和一般不符合項(xiàng)。v 嚴(yán)重不符合項(xiàng)v 出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成嚴(yán)重（主要）不符合項(xiàng)：J 體系運(yùn)行出現(xiàn)系統(tǒng)性失效；J 體系運(yùn)行出現(xiàn)區(qū)域性失效；J 嚴(yán)重影響產(chǎn)品或體系運(yùn)行的后果的不合格現(xiàn)象。v 一般不符合項(xiàng)v 出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成一般不符合項(xiàng)：J 對(duì)滿足管理體系過程或體系文件的要求而言，是個(gè)別的、偶然的、孤立的性質(zhì)輕微的問題。J 對(duì)保證所審區(qū)域的體系有效性而言，是個(gè)次要的問題。Ø 不符合項(xiàng)報(bào)告v 不符合項(xiàng)報(bào)告包括以下內(nèi)容：J 不合格事實(shí)描述；J 不合格性質(zhì)的判定；J 審核依據(jù)或不合格條款或編號(hào)；J 審核員簽名；J 受審核方代表簽字；J 受審核部門或過程。Ø 不

10、合格事實(shí)描述v 準(zhǔn)確地描述觀察到的事實(shí)，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、何種情況等;v 使其有可重查性和可追溯性;v 力求簡明精煉，抓住核心的不合格加以概括提煉；v 觀點(diǎn)、結(jié)論要從描述中自然流露，不要光寫結(jié)論，不寫事實(shí)。Ø 審核結(jié)論v 審核結(jié)論可陳述諸如以下內(nèi)容：J 管理體系及審核準(zhǔn)則的符合程度；J 管理體系的有效實(shí)施、保持和改進(jìn)；J 管理評(píng)審過程在確保管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進(jìn)方面的能力。v 審核員在結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，應(yīng)通過對(duì)審核記錄的匯總整理，在多方面收集客觀證據(jù)的基礎(chǔ)上，最終確定不合格項(xiàng)，進(jìn)行不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)及分析。并進(jìn)而評(píng)價(jià)管理體系的有效性。最后由審核組長起草審核報(bào)告，并在

11、末次會(huì)議上宣布審核結(jié)論。Ø 審核記錄的匯總整理v 在僅限于一般不合格項(xiàng)的情況下，可以以下方式處理：J 同一性質(zhì)的偶然性的一般不合格項(xiàng)可適當(dāng)合并；J 對(duì)性質(zhì)更為輕微的不合格事實(shí)，可作為觀察項(xiàng)要求受審核方一并采取糾正措施加以整改，但審核組無需跟蹤驗(yàn)證。Ø 體系有效性評(píng)價(jià)v 根據(jù)審核記錄的匯總整理，審核組應(yīng)對(duì)體系的有效性作出評(píng)價(jià)，其依據(jù)；J 審核中發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)；J 不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)及分析包括：J 不合格項(xiàng)的數(shù)量;J 不合格項(xiàng)性質(zhì);J 不合格項(xiàng)在體系過程中分布;J 不合格項(xiàng)在在各部門中分布等。Ø 末次會(huì)議v 末次會(huì)議是現(xiàn)場(chǎng)審核的結(jié)論性會(huì)議，是審核組報(bào)告審核結(jié)果和審核結(jié)論的

12、會(huì)議。v 末次會(huì)議仍由審核組長主持。Ø 末次會(huì)議目的v 向高層管理者說明審核情況，以使他們能夠清楚地理解審核結(jié)果;v 宣布審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)論;v 提出糾正措施的追蹤要求;v 宣布結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核。Ø 末次會(huì)議內(nèi)容v 及會(huì)者簽到;v 重申審核目的和范圍;v 總結(jié)審核情況(包括不合格報(bào)告);v 說明抽樣的局限性;v 糾正措施要求;v 領(lǐng)導(dǎo)講話。Ø 審核報(bào)告內(nèi)容v 審核目的;v 審核范圍;v 審核準(zhǔn)則;v 審核時(shí)間;v 審核組長和審核組成員；v 審核發(fā)現(xiàn)（包括不合格項(xiàng)統(tǒng)計(jì)）；v 審核結(jié)論（對(duì)體系符合性和有效性評(píng)價(jià)）。第三節(jié)糾正措施的跟蹤Ø 糾正措施的重要性v 對(duì)不

13、合格項(xiàng)進(jìn)行清理和總結(jié)，防止顧客和體系運(yùn)行受到其后遺影響。v 對(duì)現(xiàn)存的不合格項(xiàng)采取措施防止其造成更大的不良后果。v 認(rèn)真分析原因，防止再發(fā)生，便于改進(jìn)管理體系，為未來管理體系的運(yùn)行創(chuàng)造良好的條件。Ø 糾正措施要求v 不合格項(xiàng)發(fā)生的部門應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行分析，尋找不合格發(fā)生的真正原因，以便采取有效的糾正措施。v 糾正措施應(yīng)針對(duì)不合格發(fā)生的原因，其目的是防止不合格再發(fā)生。Ø 糾正措施內(nèi)容v 糾正措施內(nèi)容包括：J 原因分析；J 糾正措施；J 糾正措施制訂者和執(zhí)行者；J 預(yù)計(jì)完成期限等。Ø 糾正措施跟蹤原則v 所有在審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)，必須由不合格項(xiàng)發(fā)生的部門根據(jù)原因采取糾正措施，審核組進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，形成閉環(huán)。v 內(nèi)部