時間管理與工作統(tǒng)籌技巧技巧張棟PPT學(xué)習(xí)教案

1、會計學(xué)1時間管理與工作統(tǒng)籌技巧技巧張棟時間管理與工作統(tǒng)籌技巧技巧張棟 盛年不重來，一日難再晨， 及時當(dāng)勉勵，歲月不待人。 陶淵明 凡是在事業(yè)上有所成就的人，無 一不是利用時間的能手。 華羅庚 放棄時間的人，時間也會放棄他。 莎士比亞第1頁/共46頁 你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構(gòu)成生命的材料。 富蘭克林 時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什么都不能管理。 彼得杜拉克第2頁/共46頁1、什么是時間牛頓力學(xué)中的時間是作為度量物質(zhì)運動變化過程流程的一種參照， 通過我們所定義的標準的時間單位，去衡量物質(zhì) 運動變化本身的變化規(guī)律。時間的目的就是描述物質(zhì)運動變化的參照，并提供一種事

2、件 運動變化的標準流程的計量模式，同時它又是事 件進程描述的一個基本的物理量。第3頁/共46頁1、什么是時間科學(xué)上的時間概念1956年國際計量委員會將秒規(guī)定為1900年1月0日 12時正回歸年長度的1/31556925.9747。這種以地 球公轉(zhuǎn)為基礎(chǔ)的時間標準稱為*歷書秒。1967年第十三屆國際計量大會又采用以原子內(nèi)部 輻射頻率為基準的時間計量系統(tǒng)，成為*原子時。按新規(guī)定，“秒是銫-133原子基態(tài)的兩個超精細能級之間的躍遷所對應(yīng)輻射的9，192，631，770個周期的持續(xù)時間”。第4頁/共46頁2、時間是怎樣產(chǎn)生的日常的時間概念年、月、日、時、分、秒地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)太陽地球地球公轉(zhuǎn)軌

3、道月球第5頁/共46頁3、時間的基本特性時間恒久性時 間特 性客觀公正性時間的剛性不可逆轉(zhuǎn)性時間一維性54321第6頁/共46頁4、什么是時間管理概念 由于時間所具備的基本特性，所以時間管 理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而 進行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減 少時間浪費，以便有效地完成既定目標。結(jié)論通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。第7頁/共46頁2、個體生命的有限性每一個生命只有一次機會時間與生命年輪成就大事業(yè)的黃金時代童年、少年、青年、中年、壯年、老年為什么許多人一生平淡，毫無見樹 魯迅先生說：時間是組成生命的材料， 浪費別人的時間是無異于謀財害命的。第8頁/共46頁4

4、、個人和組織的機會成本成本的類別容易重視的有形成本容易忽視的無形成本無形成本中的時間成本大小企業(yè)的區(qū)別成本外延的擴大化由時間特性而導(dǎo)致的機會成本“過了這個村”與“機不可失”第9頁/共46頁1、員工職業(yè)生涯與時間管理生命的有限性人最寶貴和稀缺的是什么生命的價值觀生命的價值和人生的意義追求成功人生是每個人的夢想成功的原動力來自心靈實現(xiàn)理想取決于行動力個人職業(yè)設(shè)計與操作中的時間管理第10頁/共46頁第11頁/共46頁66歲以上，當(dāng)退休臨近的時候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和40多歲之間的某個時段上職業(yè)中期危機階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之 間確立階段

5、15歲-24歲之間探索階段具體說明不同階段第12頁/共46頁3、人生定位與選擇最佳職業(yè)性格/愛好/能力/市場準確定位提高人生價值是另一種時間節(jié)約性格線愛好線能力線市場線個人職業(yè)選擇的范圍第13頁/共46頁共同體利 益事 業(yè)情 感企業(yè)為員工第14頁/共46頁4、企業(yè)為員工設(shè)計發(fā)展規(guī)劃尋求三方面的平衡事業(yè)發(fā)展社會交往家庭生活第15頁/共46頁1、我們的問題在哪里時間的浪費電話干擾，陪同煲粥會而不議，議而不決不速之客，禮節(jié)陪聊回復(fù)信件，斟字酌句外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等） B、餐飲服務(wù) C、社會化程度第16頁/共46頁1、我們的問題在哪里時間的浪費某項調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（

6、天）睡 眠 8.05小時用 餐 1.31小時瑣 事 0.55小時工 作 7.34小時交 際 0.39小時 休 息 0.45小時娛 樂 0.31小時上下班交通 0.73小時讀書報雜志 0.42小時處理家務(wù)事 0.26小時興趣的工作 0.37小時音樂或電視 2.51小時 與朋友聊天 1.11小時第17頁/共46頁1、我們企業(yè)的問題在哪里時間陷井情不自禁事必躬親過分客套例行公事猶豫不決漫不經(jīng)心碌碌無為 國外學(xué)者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于10小時；行政管理人員每周會議20小時。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時間為分鐘

7、第18頁/共46頁日本學(xué)者關(guān)于時間浪費的調(diào)查 “人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7次，即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是50%。其中約3小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時 人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。 第19頁/共46頁2、團隊時間管理的原則時間進度表制定原則實際花費的時間總比預(yù)計的長突發(fā)性事件應(yīng)付原則為突發(fā)事件預(yù)留處理時間日常性事務(wù)維護原則做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎(chǔ)工作時間被占用說不

8、原則過度熱心腸者的良藥第20頁/共46頁3、走出觀念上的誤區(qū)“缺我不可”的潛理念事必躬親的諸葛亮導(dǎo)致操勞過度的高管人員推遲決策會提高決策質(zhì)量借口“需要更多的事實”只要授權(quán)就可節(jié)約時間相關(guān)人員能力不足無效授權(quán)或授權(quán)失控第21頁/共46頁3、走出觀念上的誤區(qū)高效率就是高效益快就一定好嗎？方向錯誤和方法不當(dāng)鑒別問題比進一步解決問題容易想明白了再行動找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素管理上有捷徑可走嗎？第22頁/共46頁4、時間管理的八大法寶樹立時間價值觀理念變革結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化組織前提工作環(huán)境“”準備工作工作的計劃性目標管理分清工作輕重緩急優(yōu)先級并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學(xué)工作任務(wù)轉(zhuǎn)移授權(quán)與借力學(xué)會說“不” 拒絕的

9、學(xué)問第23頁/共46頁2、應(yīng)該記住的20條實用方法準備之二：臨時準備（5）明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序?qū)⑾嚓P(guān)的工作列在一起把工作計劃放到隨時可見的地方每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘做好正式工作前的準備工作第24頁/共46頁、樹立時間價值觀 首先解決思想認識問題人的行動是受思想支配的思想方法決定行為模式牢固樹立時間的價值觀時間就是效益時間就是金錢時間就是生命牢記魯迅先生的話：時間是組成生命的材料，浪費別人的時間，其實是無異于謀財害命的。第25頁/共46頁、組織結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化眾多國企浪費時間的根源為什么會有內(nèi)耗（窩里斗）？組織的體制障礙組織設(shè)計的原則精簡、高效、彈性管理幅度與跨度部門崗位設(shè)置與職責(zé)明確

10、化價值鏈管理與流程優(yōu)化第26頁/共46頁、日常價值法控制時間工作中的現(xiàn)象我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些人和事都需要你耗費時間來處理。你將如何應(yīng)對？是堅持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反應(yīng)？通常的表現(xiàn)有明確標準的，快速決斷沒明確標準的，依據(jù)直覺感受第27頁/共46頁、浪費時間的大敵工作目標不明確你為什么工作 你要達到什么目的工作沒有計劃性工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓被動工作和生活跟著感覺走第28頁/共46頁2、時間管理第一法則目標管理與工作的計劃性工作方法三段論目標方法行動計劃 計劃是從目標到方法的橋梁第29頁/共46頁3、明確工作目標建立目標體系組織群體個人戰(zhàn)略目標工作規(guī)劃個人計劃按一定時

11、間范圍把目標分解第30頁/共46頁4、目標體系的SMART原則 S-Specific 具體，不能籠統(tǒng)； M-Measurable 可度量， A-Attainable 可實現(xiàn)，指付出努力的情況下 可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標。 R-Realistic 現(xiàn)實性，指目標是實實在在的。 T-Time bound 時限，完成目標的期限。第31頁/共46頁1、“80、20”法則運用先做最重要的事情 你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？ 你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結(jié)論：做重要的少數(shù)事情第32頁/共46頁 請運用“80、20”法則，找出自己日常工作任務(wù)中重要的20%。個人模式：自發(fā)回憶法團隊

12、模式：頭腦風(fēng)暴法現(xiàn)場思考：第33頁/共46頁、工作優(yōu)先級綜合分析 四象限坐標圖重要度緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫第34頁/共46頁請運用四象限方法排列你的工作：緊急緊急不緊急不緊急重重要要A（碎石型的事務(wù)）（碎石型的事務(wù)）l危機危機l急迫的問題急迫的問題l有期限壓力的計劃有期限壓力的計劃B（石塊型的事務(wù)）（石塊型的事務(wù)）l發(fā)掘新機會發(fā)掘新機會l規(guī)劃規(guī)劃l改進產(chǎn)能改進產(chǎn)能l建立伙伴關(guān)系建立伙伴關(guān)系l防患于未然防患于未然不不重重要要C（細沙型的事務(wù)）（細沙型的事務(wù)）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、電話的處理某些信件、文件、電話的處理l某些會議的出

13、席某些會議的出席l某些必要而不重要的會議、活動某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務(wù)）（水型的事務(wù)）l一些可做可不做的雜事一些可做可不做的雜事l一些不必要的應(yīng)酬一些不必要的應(yīng)酬l有趣的活動有趣的活動第35頁/共46頁案例分析 一天下午，TY公司的KA業(yè)務(wù)某某正在公司內(nèi)核對賬款開稅票，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機短信，兩個同學(xué)從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時財務(wù)告知，由于稅票缺少需下午才能開具稅票。剛一出公司，就接到電話告知，好家福超市里KF業(yè)務(wù)今夜要去調(diào)整陳列。 假如你是此業(yè)務(wù)，此時此刻你該怎么辦？第36頁/共46頁案例分析 M公司是一家生產(chǎn)快速消

14、費品的大型企業(yè)，由于市場競爭加劇，近來業(yè)績嚴重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務(wù)骨干提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，李三已約定今晚同這兩人談話。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理的緊急電話，一位西安的經(jīng)銷商今天來本市，晚上六點到機場，因為這是一個很重要的大客戶，總經(jīng)理特別強調(diào)要李三經(jīng)理代表他親自去機場迎接并配合辦公室搞好接待。其實，李三的月報尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓助理幫忙，助理未能達到其要求，這樣的事便攪得他十分著急。剛過五點鐘李三就急匆匆地找到司機，開車前往機場。還沒走出市區(qū)，突然手機響了，里面?zhèn)鱽砝掀诺穆曇簦骸袄钊龁?？今天我要加班，下?點你去把孩子從幼兒園接回家。” 假

15、如你是李三，從接到總經(jīng)理指示到此時此刻，該怎么辦？第37頁/共46頁4、工作任務(wù)轉(zhuǎn)移學(xué)會授權(quán)與借力依據(jù)企業(yè)管理的組織原則遵照公司崗位職責(zé)和權(quán)限合理分權(quán)為授權(quán)的前提非指揮權(quán)限關(guān)系的借力依靠個人非職務(wù)影響力注意事項授權(quán)有度，控權(quán)有方借力要適當(dāng)，注重實效第38頁/共46頁今天是我新生命的開始，我呼吸著新鮮空氣，我沐浴著燦爛陽光，我對今天充滿信心，我無法預(yù)料未來，但我要牢牢把握今天!第39頁/共46頁 時間的特性決定了人永遠無法直接管理時間 根本手段是通過合理利用時間提高工作效率， 相對節(jié)約時間和完成更多的任務(wù) 時間管理的八大法寶（理念、原則、方法） 20條應(yīng)該掌握的具體實用方法（四類） 時間管理方法

16、的應(yīng)用實踐 （經(jīng)理人員、秘書人員，會議、應(yīng)酬） 簡單實用方法和養(yǎng)成良好的習(xí)慣 （記住下頁的順口溜）第40頁/共46頁時間管理的原則時間管理的原則 1 1、應(yīng)有一張思考的床，不要窮忙、瞎忙、應(yīng)有一張思考的床，不要窮忙、瞎忙、 無心的忙。無心的忙。 2 2、對不可控制的時間先行控制，并訂定、對不可控制的時間先行控制，并訂定 處理原則處理原則 3 3、養(yǎng)成事先規(guī)劃時間的習(xí)慣，依事情的、養(yǎng)成事先規(guī)劃時間的習(xí)慣，依事情的 輕重緩急優(yōu)先順序妥善安排輕重緩急優(yōu)先順序妥善安排 4 4、定期研討工作內(nèi)容與時間安排，如何定期研討工作內(nèi)容與時間安排，如何 改進并提升效率改進并提升效率 5 5、心無旁騖地在一段時間內(nèi)解決一件事、心無旁騖地在一段時間內(nèi)解決一件事 情情 6 6、有效運用每天的黃金時間、有效運