合同審批制度

1、合 同 管 理 制 度 與 流 程 圖一、合 同 審 批 制 度第1章 總則第1條 為明確公司合同審批權(quán)限，規(guī)范公司合同訂立行為，加強(qiáng)對(duì)合同使用的監(jiān)督，防范和降低因合同的簽訂給公司帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。第2條 規(guī)范公司合同的擬定、審批及簽章工作，以符合中華人民共和國(guó)公司法和中華人民共和國(guó)合同法等法律法規(guī)及規(guī)范性文件有關(guān)規(guī)定，確保合同的順利履行，維護(hù)公司的合法權(quán)益。第2章 適用范圍第3條 本制度所稱合同指公司與自然人、法人及其他組織設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的合同或協(xié)議。第4條 本制度適用于公司所有的書面合同審批，包括冠以合同、合約、協(xié)議、契約、意向書等名稱的規(guī)范性文件的審批。第5條 本制

2、度中所稱合同管理部門指代表公司洽談、簽訂合同的各業(yè)務(wù)、職能部門。第6條 本制度中所稱業(yè)務(wù)經(jīng)辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責(zé)任人，并有責(zé)任保證合同最終文本與經(jīng)各級(jí)審批后的合同文本在條款內(nèi)容上的一致性。第3章 授權(quán)審批職責(zé)第7條 合同分類。1一般性合同：合同標(biāo)的在××萬(wàn)元資金支出或××萬(wàn)元資金收入以下的合同。2重大合同：合同標(biāo)的超出××萬(wàn)元資金支出或××萬(wàn)元資金收入的合同。第8條 公司對(duì)外簽訂合同均由總經(jīng)理或授權(quán)代表公司行使職權(quán)。第9條 總經(jīng)理職責(zé)。1審批公司所有格式合同和各部門的合同文本。2負(fù)責(zé)公司對(duì)外重大合同的簽

3、章，并審核超出各部門負(fù)責(zé)人審核權(quán)限的合同。3授權(quán)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員代表公司簽訂合同。第10條 合同管理部（行政辦）審核公司格式合同和各部門合同文本。第11條 各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)。1負(fù)責(zé)草擬與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文本2協(xié)助合同專管員擬定公司主營(yíng)業(yè)務(wù)格式合同。3初步審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方商定的合同具體條款。第12條 合同專管員（ 法律顧問(wèn)）職責(zé)。1草擬公司主營(yíng)業(yè)務(wù)格式合同或公司重大、特殊合同。2監(jiān)督、指導(dǎo)各部門起草及修訂合同文本。第4章 授權(quán)審批流程第13條 原則上，在業(yè)務(wù)談判、雙方達(dá)成一致意見后，各部門應(yīng)盡可能使用公司制定的格式合同或部門合同文本。第14條 合同專管員（法律顧問(wèn)）草擬的格式合同應(yīng)經(jīng)部

4、門主管和總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后形成正式書面，變更程序亦同。第15條 各部門草擬的合同文本應(yīng)經(jīng)合同專管員（法律顧問(wèn)）審查、部門主管審核、總經(jīng)理審批，然后形成正式書面，變更程序亦同。第16條 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方擬定的一般性合同，須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、合同專管員（法律顧問(wèn)）審查后正式訂立合同，變更程序亦同。第17條 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方擬定的重大合同，須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、合同專管員（法律顧問(wèn)）審查、行政辦主管審核、總經(jīng)理審批后方能訂立正式合同，變更程序亦同。二、合 同 會(huì) 審 制 度第1章 總則第1條 為防范和控制合同可能的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)合同制定的監(jiān)督，規(guī)范公司合同制定行為，制定本制度。第2條

5、本制度適用于公司各類格式合同、部門合同文本的制定，以及對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方擬定的合同的會(huì)審。第3條 本制度所稱會(huì)審，指合同在擬稿以后、正式生效之前，由合同關(guān)鍵條款涉及的其他專業(yè)部門（如技術(shù)、財(cái)務(wù)、工程等相關(guān)部門）會(huì)同公司行政辦、合同專管員對(duì)合同文本進(jìn)行審核。第2章 合同的會(huì)審內(nèi)容及要點(diǎn)第4條 合同擬定。1合同專管管員（法律顧問(wèn)）會(huì)同各部門起草公司格式合同、各部門擬定本部門合同文本以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與合同對(duì)方擬定合同的，分別由合同專管員（法律顧問(wèn)）、各部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同在會(huì)審過(guò)程中的傳遞。2合同擬定者（經(jīng)辦人）須按公司規(guī)定在“合同會(huì)審單”上填寫合同會(huì)審部門及人員名稱。3合同擬定者（經(jīng)

6、辦人）負(fù)責(zé)合同連同“合同會(huì)審單”在整個(gè)會(huì)審過(guò)程的傳遞，直到合同蓋上合同專用章后結(jié)束。第5條 合同會(huì)審主體及內(nèi)容。1合同管理部門主要負(fù)責(zé)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人身份和資格的審查及合同爭(zhēng)議解決方式的審核。2技術(shù)部門主要負(fù)責(zé)對(duì)合同標(biāo)的物是否符合國(guó)家各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品質(zhì)量、安全、衛(wèi)生防疫等）、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審查。3財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)合同對(duì)方資信情況、價(jià)款支付、稅金等的審查。4合同管理部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)違約責(zé)任條款的審查，包括違約金的賠償及經(jīng)濟(jì)損失的計(jì)算等。第6條 合同會(huì)審要點(diǎn)。1合法性：包括合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法；合同訂立程序是否符合規(guī)定，會(huì)審意見是否齊備；資金的來(lái)源、使用及結(jié)算方式是否合法，資產(chǎn)動(dòng)用的審批手

7、續(xù)是否齊備等。2經(jīng)濟(jì)性：主要指合同內(nèi)容是否符合公司的經(jīng)濟(jì)利益。3可行性：包括簽約方是否具有資信及履約能力，是否具備簽約資格；擔(dān)保方式是否可靠；擔(dān)保資產(chǎn)權(quán)屬是否明確等。4嚴(yán)密性;包括合同條款及有關(guān)附件是否完整齊備；文字表述是否準(zhǔn)確；附加條件是否適當(dāng)合法；合同約定的權(quán)利義務(wù)是否明確；數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示是否準(zhǔn)確。第3章 合同會(huì)審管理規(guī)定第7條 參與合同會(huì)審的部門應(yīng)根據(jù)會(huì)審職責(zé)安排人員按時(shí)參加會(huì)審工作。第8條 會(huì)審人員應(yīng)對(duì)合同中相關(guān)內(nèi)容認(rèn)真仔細(xì)審查，發(fā)現(xiàn)疑問(wèn)之處，應(yīng)及時(shí)與合同擬定部門進(jìn)行溝通。第9條 會(huì)審中發(fā)現(xiàn)合同中確有不妥之處的，應(yīng)責(zé)成合同擬定部門修改或重?cái)M，直至確認(rèn)無(wú)誤。第10條 各會(huì)審部門對(duì)

8、合同的會(huì)審工作時(shí)間累計(jì)不得超過(guò) 個(gè)工作日。第11條 根據(jù)法律規(guī)定及公司需要，會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后的合同文本應(yīng)及時(shí)報(bào)合同管理部門備案。第12條 會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)的合同報(bào)總經(jīng)理審批后，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行分類連續(xù)編號(hào)，并由合同檔案管理人員專人保管。三、合 同 專 用 章 管 理 制 度第1章 總則第1條 為加強(qiáng)對(duì)公司合同的專用章管理，規(guī)范公司合同專用章的使用及保管，制定本制度。第2條 本制度適用于公司合同專用章的使用、保管等。第2章 合同專用章的使用第3條 合同專用章由公司行政辦統(tǒng)一印制，并指定專人保管。第4條 公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要對(duì)外簽訂合同由公司總經(jīng)理或其授權(quán)的人簽章，加蓋合同專用章和騎縫章。第5條 合同專用章僅限用于有關(guān)

9、合同的簽訂，未經(jīng)行政辦核準(zhǔn)，不得在其他文件上使用。第6條 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人代表公司與合同對(duì)方簽訂合同的，需填寫“合同專用章用印審批單”，經(jīng)合同授權(quán)簽字人審查同意后方可用印。第7條 印章管理人員對(duì)用印范圍和用印手續(xù)嚴(yán)格審查，并對(duì)用印情況進(jìn)行登記，不應(yīng)為以下合同提供合同專用章。1未經(jīng)編號(hào)的合同。2缺少審核及報(bào)簽文件的合同。3屬于代簽但缺少授權(quán)委托書的合同。第8條 原則上，合同專用章不得攜帶外出使用。確因工作需要，必須帶合同專用章到異地使用的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并到印章管理員處辦理借用手續(xù)。第3章 合同專用章的保管第9條 合同用印后，印章管理人員應(yīng)及時(shí)收回合同專用章。第10條 未經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將合同專

10、用章交給他人保管。印章管理人員因故臨時(shí)請(qǐng)假，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后指定臨時(shí)保管人員，并做好交接記錄。第11條 合同專用章存放在安全位置（保險(xiǎn)柜或配鎖的辦公抽屜里）。第12條 合同專用章內(nèi)容需要變更時(shí)，應(yīng)停止使用并交綜合部予以封存或銷毀。第13條 合同專用章散失、損毀、被盜時(shí)，印章管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司經(jīng)理予以處理，同時(shí)，登報(bào)掛失作廢。第14條 廢止封存的合同專用章保存十年。第15條 對(duì)于違反本規(guī)定，給公司造成損失的，應(yīng)當(dāng)依法追究其法律責(zé)任。四、合 同 違 約 及 糾 紛 處 理 制 度第1章 總則第1條 為監(jiān)督合同的有效履行，及早發(fā)現(xiàn)違約情況，避免或減少因違約或糾紛給企業(yè)帶來(lái)的損失，保障本企業(yè)合法權(quán)

11、益，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法及企業(yè)相關(guān)規(guī)定，制定本制度。第2條 本制度適用于企業(yè)所有合同違約及糾紛情況的處理。第2章 合同違約處理第3條 合同簽訂后進(jìn)入執(zhí)行階段，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)跟蹤合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方可能發(fā)生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或公司自身可能無(wú)法履行或延遲履行合同的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理處理。第4條 針對(duì)合同對(duì)方違約的情形，可采取以下措施處理。1要求合同對(duì)方繼續(xù)履行合同。繼續(xù)履行合同是違約對(duì)方必須承擔(dān)的法律義務(wù)，也是本公司享有的法定權(quán)利。不論違約對(duì)方是否情愿，只要存在繼續(xù)履行的可能性，本公司就有權(quán)要求違約對(duì)方繼續(xù)履行原合同約定的義務(wù)。2要求合同對(duì)方支付違約金。合同對(duì)方

12、違約的，本公司可按照合同約定要求違約對(duì)方支付違約金。3要求定金擔(dān)保。合同對(duì)方違約，本公司可按照合同約定及中華人民共和國(guó)擔(dān)保法向?qū)Ψ绞杖《ń鹱鳛閭鶛?quán)的擔(dān)保。違約對(duì)方履行債務(wù)后，可將定金抵作價(jià)款或者收回，違約對(duì)方不履行約定債務(wù)的，無(wú)權(quán)要求返還定金。4要求賠償損失。合同對(duì)方因不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定，給本公司造成損失的，本公司有權(quán)提出索賠，具體賠償金額可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門會(huì)同合同專管員（法律顧問(wèn)）與合同對(duì)方協(xié)商確定。第5條 公司自身違約的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門或人員應(yīng)與合同對(duì)方協(xié)商解決辦法，將解決辦法以書面形式上報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任、履行有關(guān)義務(wù)。第3章 合同糾紛處理第6條 合同履行過(guò)

13、程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與合同對(duì)方協(xié)商談判，并及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。第7條 經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，雙方簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，由雙方法定代表人或其授權(quán)人簽章并加蓋單位印章后生效。第8條 合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的，應(yīng)依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。第9條 公司專管員（法律顧問(wèn)）會(huì)同相關(guān)部門研究仲裁或訴訟方案，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。第10條 糾紛處理過(guò)程中，公司任何部門或個(gè)人未經(jīng)授權(quán)，不得向合同對(duì)方做出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。五、合 同 統(tǒng) 一 編 號(hào) 及 歸 檔 管 理 規(guī) 定第1章 合同編號(hào)規(guī)定第1條 工程承包合同：JWLYGCHT-12（年份）-(00100)第2條 物資采購(gòu)合同（1）

14、設(shè)備采購(gòu)合同：JWLYSBHT-12（年份）-(00100)(2) 材料采購(gòu)合同：JWLYCLHT-12（年份）-(00100)第3條 設(shè)計(jì)服務(wù)合同：JWLYSJHT-12（年份）-(00100)第4條 其它在公司經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)簽訂的合同：JWLYQTHT-12（年份）-(00100)第2章 歸檔管理第1條 合同正式簽訂生效后將合同正本交公司檔案（資料）管理人員歸檔，此份合同原則上不對(duì)公司部門借閱。第2條 公司財(cái)務(wù)部、合同管理專員各保留一份合同副本或復(fù)印件。第3條 確需借閱合同的經(jīng)主管批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)后方可在公司合同管理專員處借閱，不得攜帶離開公司，借閱時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)工作日，借閱完后及時(shí)返還。

15、第4條 確因工作需要，經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后項(xiàng)目經(jīng)辦人員可以使用合同副本或復(fù)印件，用后需將合同返還公司合同專管員。六、合 同 簽 訂 的 風(fēng) 險(xiǎn) 防 范（1）、經(jīng)濟(jì)合同稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范適合對(duì)象：對(duì)外簽訂合同、審核合同、批準(zhǔn)合同的崗位第一步：審核合同的價(jià)格條款（1）合同的價(jià)格是否包含稅金，合同價(jià)格不包含稅金必須清晰說(shuō)明。（2）合同收付款除合同訂明價(jià)款以外，是否包括其他款項(xiàng)，如包括其他款項(xiàng)應(yīng)送財(cái)務(wù)部門審核。第二步：審核合同的結(jié)算時(shí)間條款（1）合同是否明確了收付款的方式。（2）賒銷合同是否有明確的賒銷時(shí)間段或者賒銷的天數(shù)。（3）分期收款的合同是否有明確的付款期和每次付款金額或者百分比。（4）按進(jìn)度付款的合同是

16、否明確了確定進(jìn)度的方法。（5）如果以上內(nèi)容不明確，該合同需送財(cái)務(wù)部門審核。第三步：審核合同的發(fā)票條款（甲方合同適用）（1）合同是否明確了對(duì)方有按稅務(wù)規(guī)定提供發(fā)票的義務(wù)。（2）合同是否明確了在取得對(duì)方提供的發(fā)票以后才能支付款項(xiàng)（預(yù)付合同除外）。（3）乙方需要注意甲方索要發(fā)票的稅率（明確是：一般納稅人還是小規(guī)模納稅人的稅率）。第四步：審核合同的稅務(wù)責(zé)任條款（1）合同是否明確：由于對(duì)方提供的票據(jù)不符合規(guī)定給本公司造成的損失，由對(duì)方承擔(dān)賠償責(zé)任（2）沒有上述條款的合同需經(jīng)特別批準(zhǔn)第五步：審核合同的其他條款（1）同一合同是否包括了銷售和服務(wù)兩項(xiàng)服務(wù)。（2）同一合同是否包括了適用不同稅率的服務(wù)。（3）同一

17、合同是否包括了非現(xiàn)金結(jié)算支付的方式。（4）存在以上條款的合同或者對(duì)以上內(nèi)容不清楚的合同經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核。（2）、工期風(fēng)險(xiǎn)防范主要是針對(duì)新建項(xiàng)目配套的環(huán)保項(xiàng)目，因新建項(xiàng)目存在試生產(chǎn)和生產(chǎn)工藝線的磨合，在配套的環(huán)保設(shè)施建成后，將出現(xiàn)較長(zhǎng)時(shí)間不能提供符合技術(shù)要求需要處理的廢水的情況，因此在簽訂合同時(shí)要注明如何處理此類事件：原則上明確環(huán)保設(shè)施建成聯(lián)動(dòng)試車（用清水）合格后三個(gè)月內(nèi)必須提供符合技術(shù)要求需要處理的廢水。否則按如下方式處理： 、進(jìn)行實(shí)物移交；、 進(jìn)行竣工驗(yàn)收；、 如不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收則按月增加調(diào)試費(fèi)用；（3） 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)防范 因環(huán)保項(xiàng)目的特殊性，尤其是一些新建項(xiàng)目的環(huán)保實(shí)施建設(shè)時(shí)，其污染排放物的排放

18、量和排放濃度均是參照類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)參數(shù)確定的，存在一定的變動(dòng)性（有的出入很大）。為規(guī)避此類風(fēng)險(xiǎn)，在簽訂合同時(shí)必須明確標(biāo)明，或另行簽訂技術(shù)協(xié)議，作為合同的補(bǔ)充附件。（4）、其它隱形費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)防范以下費(fèi)用需要在合同中明確、藥劑費(fèi)用 針對(duì)藥劑量消耗較大的廢水處理項(xiàng)目必須注明該項(xiàng)費(fèi)用由甲方承擔(dān)。、環(huán)保監(jiān)測(cè)驗(yàn)收費(fèi)用 、其它費(fèi)用(如食宿費(fèi)、差旅費(fèi)等)七、合同簽訂、變更流程圖1、合同簽訂流程圖總經(jīng)理法律顧問(wèn)選擇合同標(biāo)的物的合作者財(cái)務(wù)人員合同協(xié)議對(duì)方各部門負(fù)責(zé)人調(diào)查擬簽約對(duì)象資格提供資料調(diào)查擬簽約對(duì)象的法律資格調(diào)查擬簽約對(duì)象的資信狀況初審協(xié)商具體條款，擬定合同文本主管審核1審核確定擬簽約對(duì)象名單雙方進(jìn)行業(yè)務(wù)談判簽定合同2審核3審核 部門步驟調(diào)查擬簽約對(duì)象資格確定擬簽約對(duì)象業(yè)務(wù)談判并簽訂合同2、合同的解除與變更流程圖法