展會工作進度流程

1、時期序號工作內(nèi)容1策劃2場地3搭建展會工作進度表工作細節(jié)時間結(jié)點a 展會創(chuàng)意、賣點、形式b 展會流程制定已經(jīng)完成c 展會時間、地點核準a 實際了解展館條件（交通、面積、硬件、車輛接送等問題）b 展館場地費用預(yù)算（場地租賃費、搭建管理費、保險費、場地保證金、水電費2.25 前c 展館場地合同（與主辦方確認租借時間、使用物品和費用總額，出具場地租借合同，并簽約支付場地租借費用）d 備案：消防備案材料填寫等2月底a 確定展館搭建內(nèi)容（展館布置圖、線路圖、廣告設(shè)計、制作、廣告位等）b 確定展館搭建費用預(yù)算展前 1個周c 確定展館搭建合同（明確搭建方搭建要求與提供物品）d 展會資料提供給搭建方（例如：設(shè)

2、計圖樣稿）a 預(yù)估參展客戶 / 采購商展前 1個月協(xié)助部門組委會組委會組委會組委會組委會組委會組委會設(shè)計部、國際部設(shè)計部、財務(wù)部國際部國際部組委會4招商展會前期5審批報備6信息發(fā)布7設(shè)計宣傳b 招商函期宣傳單頁印制，提供給采購企劃部c 采購招商（跟進招商進度，適時調(diào)整方案）國際部、國內(nèi)部d 經(jīng)銷商客戶預(yù)約國內(nèi)部a 預(yù)算統(tǒng)計，預(yù)算中還應(yīng)包括媒體推廣費用、小禮品、宣傳物料費用、禮儀、道具費財務(wù)部用等。展前 2個周b 合同上報審批 （將“活動預(yù)算”、“展館使用搭建合同”送財務(wù)部、行政部等相行政部、財務(wù)部關(guān)部門審批）c 經(jīng)費申請（填寫付款申請，展會前一周需要填寫費用預(yù)支單，預(yù)支部分費用用于現(xiàn)展前 2周

3、財務(wù)部場特殊狀況的支出）a 宣傳頁面設(shè)計、展會信息展前 1個周企劃部b 平臺發(fā)布（展會詳細信息、流程、人員安排分工）展前 1個周企劃部a 展會推廣計劃表已經(jīng)完成企劃部b 邀請函設(shè)計（設(shè)計制作邀請函）1.30 前企劃部c 場地宣傳物品設(shè)計（查看場地確定宣傳物品名錄、設(shè)計宣傳品）1.30 前企劃部a 公司內(nèi)部信息傳達（搭建相關(guān)信息、具體人員安排）展前 1周組委會搭建當天8傳達信息b 經(jīng)銷商信息傳達（采購直接傳達信息或召開展前準備會議）c 媒體及國內(nèi)外優(yōu)質(zhì)客戶（邀請函、短信息通知）a 物品準備：展會辦公用品、文件（展會流程、人員安排表、訂單統(tǒng)計表、物品清單、通訊錄等等）9準備環(huán)節(jié)b 人員準備：自愿報

4、名人員統(tǒng)計、制作人員工作安排表c 召開工作準備會：工作安排告知、細節(jié)要求、著裝要求；休息日需提前告知技術(shù)部申請加班，填寫正式的加班申請1準備物品運輸整理物品運輸至場地 相關(guān)人員跟車（根據(jù)物品清單）a 負責(zé)與主辦方溝通、協(xié)調(diào)（確定搭建時間、確保場地提供物品到位、確保硬件設(shè)施正常使用、建立友好合作關(guān)系）2現(xiàn)場協(xié)調(diào)b 負責(zé)與搭建方溝通、協(xié)調(diào)（監(jiān)督搭建工程按時完成、協(xié)調(diào)布展中所出現(xiàn)的問題）c 負責(zé)內(nèi)部溝通、協(xié)調(diào)（抽調(diào)人員支持）a 物品保管：負責(zé)展會產(chǎn)品與其它公司物品保管3物品管理b 物品擺放：整理現(xiàn)場所有物品并進行正確位置擺放a 總體控制：隨時解決突發(fā)狀況、監(jiān)督現(xiàn)場秩序，協(xié)調(diào)現(xiàn)場1現(xiàn)場協(xié)調(diào)b 主辦方協(xié)

5、調(diào)：負責(zé)與主辦方各項事宜、違規(guī)行為并調(diào)解、跟進當天活動效果、估算展前 1周組委會展前 1周組委會展前 1周組委會展前 1周組委會展前 1-2 天組委會搭建當天物流部國際部3.17設(shè)計部組委會專職工作人員設(shè)計部、國內(nèi)部組委會張珍2前臺服務(wù)3 禮儀和翻譯參展人流量、訂單量、成交比等a 負責(zé)指引參展客戶互換名片，行李儲放燈b 資料發(fā)放：宣傳單及相關(guān)資料裝入拎袋統(tǒng)一發(fā)放禮儀管理：負責(zé)禮儀的安排和費用結(jié)算翻譯使用：負責(zé)翻譯分工和展員合作搭配展會工作人員展會工作人員組委會組委會展會期間4展會引導(dǎo)a 人流計數(shù)：工作人員入口處計數(shù)b 場外引導(dǎo)：展館過濾如展人員，把控展館內(nèi)人流量5布板和其他資料設(shè)置布板整理和其

6、他信息咨詢6展館秩序控制會場內(nèi)各點安排工作人員負責(zé)控制工作，維持秩序7現(xiàn)場信息采集負責(zé)拍攝產(chǎn)品和現(xiàn)場氛圍8后勤保障負責(zé)安排工作人員午餐、飲水a(chǎn) 媒體對接：負責(zé)引導(dǎo)媒體人士，協(xié)助采訪9 媒體和行業(yè)對接b 業(yè)內(nèi)對接：負責(zé)合理引導(dǎo)業(yè)內(nèi)人士與領(lǐng)導(dǎo)溝通a 緊盯采購單，防止飛單產(chǎn)生，及時與采購商溝通。做好每晚訂單匯報小結(jié)。10 * 訂單和客戶跟蹤引導(dǎo)人員3.18-3.20引導(dǎo)人員支援展員國際部10 * 訂單和客戶跟蹤b 做好空白區(qū)域城市經(jīng)銷商溝通國內(nèi)部各區(qū)經(jīng)理1訂單和經(jīng)銷商統(tǒng)計整理統(tǒng)計所有定單國際部、國內(nèi)部整理所有意愿合作經(jīng)銷商國際部、國內(nèi)部2資料收集展會照片、視頻收集，意見匯總企劃部展會后期3活動結(jié)束清場a 公司物品清點：負責(zé)將公司物品運回公司（根據(jù)物品清單整理，重點保