數(shù)字時(shí)代檔案保護(hù)理論研究

1、    數(shù)字時(shí)代檔案保護(hù)理論研究    摘 要：文章對(duì)數(shù)字時(shí)代檔案保護(hù)的主要理論進(jìn)行分析整理，首先介紹了文件生命周期理論的產(chǎn)生發(fā)展及其對(duì)電子文件保護(hù)的指導(dǎo)價(jià)值;其次是信息生態(tài)理論的提出及檔案保護(hù)生態(tài)中存在的問題及對(duì)策;最后是系統(tǒng)思維應(yīng)用于檔案保護(hù)的重要表現(xiàn)。關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;檔案保護(hù)理論;文件生命周期;信息生態(tài)理論;系統(tǒng)思維數(shù)字時(shí)代，人們對(duì)電子文件的保護(hù)開始逐漸突破傳統(tǒng)保護(hù)的理論模式，以電子文件自身的特性為出發(fā)點(diǎn)，從廣泛而又深厚的檔案保護(hù)實(shí)踐中不斷探索出適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、適應(yīng)檔案自身發(fā)展的檔案保護(hù)理論。1 文件生命周期理論的應(yīng)用文件生命周期理論是檔案學(xué)的基礎(chǔ)

2、理論之一，它不僅在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)中扮演重要角色，而且在數(shù)字時(shí)代對(duì)電子文件的保護(hù)依然有著重要的指導(dǎo)意義。1.1 文件生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展文件生命周期理論最早誕生于20世紀(jì)的美國(guó)。1940年，“文件生命周期”概念由美國(guó)檔案學(xué)者菲利普·布魯克斯最早提出?！爱?dāng)時(shí)美國(guó)海軍及其他部門為應(yīng)對(duì)二戰(zhàn)時(shí)的文件雪崩建立起了文件中心，英國(guó) 1950 年也在海斯（h ayes）設(shè)立了文件中心?！?從國(guó)內(nèi)來看，文件生命周期理論由陳兆祦先生在1986 年引入，并由多名檔案學(xué)者進(jìn)行了豐富和發(fā)展，最終形成了人們普遍采用的表述：“第一，文件從形成到最后消亡或永久保存，或者說從現(xiàn)行文件到歷史檔案是一個(gè)完整的生命過

3、程，即文件的運(yùn)動(dòng)具有整體性的特點(diǎn);第二，文件在全部生命過程中先后表現(xiàn)出不同的作用和價(jià)值，使其整個(gè)生命周期可以區(qū)分為不同的運(yùn)動(dòng)階段，即文件的運(yùn)動(dòng)具有階段性的特點(diǎn);第三，文件運(yùn)動(dòng)過程中各種因素之間存在著特定的內(nèi)在聯(lián)系，故在不同的運(yùn)動(dòng)階段中，應(yīng)根據(jù)文件的不同特點(diǎn)，采用適宜的存放和管理方法?！?即整體性、階段性和內(nèi)在聯(lián)系性。因此，從傳統(tǒng)角度來看，文件生命周期理論著眼于“階段性”，是對(duì)文件中心和紙質(zhì)文件階段式管理所做的科學(xué)解釋。數(shù)字時(shí)代，電子文件的特性將為豐富和發(fā)展文件生命周期理論提供新的理論思考。1.2 文件生命周期理論對(duì)電子文件的保護(hù)數(shù)字時(shí)代，以“前端控制”理念為指導(dǎo)，在電子文件生成之前即對(duì)整個(gè)生命

4、周期進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，即做好電子文件安全管理之前的準(zhǔn)備。例如，“在電子文件管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)時(shí)文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續(xù)發(fā)展理念，指導(dǎo)管理系統(tǒng)具備為電子文件的生成、系統(tǒng)運(yùn)行的過程控制和升級(jí)換代的日常維護(hù)等一切生命過程提供安全保障的功能?！?總之，文件生命周期理論在數(shù)字時(shí)代不僅沒有過時(shí)，對(duì)電子文件保護(hù)仍然具有指導(dǎo)意義，而且必然隨著新的檔案實(shí)踐工作的不斷發(fā)展和檔案學(xué)理論的不斷成熟而日益完善。2 信息生態(tài)理論的引入“信息生態(tài)一詞最早是德國(guó)學(xué)者拉卡普羅在其論文信息生態(tài)進(jìn)展中正式提出的，作者在文章中討論了信息生態(tài)平衡的重要性?！?1998年，薛春剛的檔案信息生態(tài)系統(tǒng)平衡與檔案事業(yè)的可

5、持續(xù)發(fā)展發(fā)表，將檔案信息生態(tài)概念引入檔案學(xué)界?！?2.1 信息生態(tài)視角下的檔案保護(hù)生態(tài)檔案保護(hù)生態(tài)系統(tǒng)主要由三大部分組成：檔案信息、技術(shù)環(huán)境和檔案工作者。這三部分是檔案保護(hù)生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)部的生態(tài)因子，通過保障三者的和諧統(tǒng)一，才能保證檔案保護(hù)生態(tài)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)平衡。1）檔案保護(hù)生態(tài)中存在的問題。一方面，檔案信息方面存在著信息超載、信息侵犯等諸多問題。例如，信息超載是指某些檔案部門所需要保護(hù)的檔案信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了自身的保護(hù)能力等。另一方面，檔案人員方面主要存在人才匱乏，人員整體素質(zhì)偏低等問題。所有這些顯然已經(jīng)不能滿足時(shí)代需要。2）維持檔案保護(hù)生態(tài)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)平衡。檔案信息方面，要加大對(duì)改善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施的

6、投入，從而提高工作效率以應(yīng)對(duì)海量的檔案信息;檔案人員方面，通過高?；蛘呦嚓P(guān)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培養(yǎng)具有檔案學(xué)知識(shí)、信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等構(gòu)成的新型知識(shí)結(jié)構(gòu)的人才。另外，檔案保護(hù)生態(tài)系統(tǒng)是一個(gè)人造的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)，要維持它的平衡不僅需要著眼于其內(nèi)部各要素的調(diào)整，還要關(guān)注它作為一個(gè)整體與外界的交流與共享。最終從內(nèi)外兩個(gè)方面維持檔案生態(tài)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)平衡。3 系統(tǒng)思維的指導(dǎo)系統(tǒng)思維是指人們運(yùn)用系統(tǒng)觀點(diǎn)，把與研究對(duì)象互相聯(lián)系的各個(gè)方面或功能進(jìn)行整體認(rèn)識(shí)的一種思維方法，核心在于整體性與全局觀念。3.1 打破單一實(shí)體保護(hù)觀，兼顧實(shí)體與信息安全對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，通過保護(hù)原始制成材料的安全來保障其所承載信息的真實(shí)性、完整性等等

7、，進(jìn)一步保證它的“原始記錄性”。然而，電子檔案有諸多不同，但是最突出的一點(diǎn)是它的內(nèi)容可以在不同讀取載體和系統(tǒng)間進(jìn)行遷移，信息與載體一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系被打破，原有的單一實(shí)體保護(hù)理念顯然已經(jīng)不能滿足需要。數(shù)字時(shí)代，電子檔案主要由內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息與背景信息三部分組成，只有通過保障三者的完整性，才能進(jìn)一步保證電子文件的原始記錄性。因此，在數(shù)字時(shí)代，應(yīng)該以系統(tǒng)思維為指導(dǎo)，以電子檔案保護(hù)為核心，構(gòu)建新的、適應(yīng)電子檔案特性的檔案保護(hù)理論與實(shí)踐體系，兼顧檔案的實(shí)體與信息安全，保障檔案的原始記錄性。3.2 保護(hù)技術(shù)與保護(hù)管理協(xié)調(diào)發(fā)展技術(shù)與管理并重才是文件保護(hù)的良方。一方面要加強(qiáng)預(yù)防性保護(hù)技術(shù)和治理性保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用

8、，為檔案提供可長(zhǎng)期保存的場(chǎng)所與安全環(huán)境，同時(shí)著手于修復(fù)受損檔案的原始記錄性，堅(jiān)持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”。另一方面要提升對(duì)保護(hù)管理的重視程度，從宏觀與微觀層面加強(qiáng)保護(hù)管理力度。如“檔案行政管理部門要制定長(zhǎng)期保護(hù)策略，提出我國(guó)檔案保護(hù)的管理規(guī)章、管理機(jī)制、管理模式”6和“對(duì)預(yù)防技術(shù)的管理主要集中在日常保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用中，制定各種規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)預(yù)防技術(shù)的培訓(xùn)和應(yīng)用效果的評(píng)估”7等等。3.3 樹立“大保護(hù)”發(fā)展觀，尋找新的生長(zhǎng)點(diǎn)從系統(tǒng)思維出發(fā)，將檔案保護(hù)的研究范圍拓寬至文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)這個(gè)大領(lǐng)域之中，通過與文物、圖書等部門的合作，來尋求新的大發(fā)展。具體可以建立相關(guān)專業(yè)的學(xué)會(huì)，整合圖書、文物、檔案等各方

9、面的人力、物力、財(cái)力，避免資源重復(fù)浪費(fèi)，定期召開會(huì)議加強(qiáng)交流與合作，開展學(xué)術(shù)研究、人才培養(yǎng)協(xié)作等等，實(shí)現(xiàn)技術(shù)共享、人才共享等多方面的目的，共同推動(dòng)我國(guó)文化遺產(chǎn)保護(hù)的發(fā)展?？傊?，在數(shù)字時(shí)代，信息技術(shù)不斷發(fā)展，尤其是電子文件的產(chǎn)生給傳統(tǒng)的檔案保護(hù)理論帶來了許多挑戰(zhàn)。我們必須緊跟時(shí)代步伐，以更加寬廣的視野來重新審視傳統(tǒng)理論，不斷尋求新的適合數(shù)字時(shí)代的檔案保護(hù)理論，推動(dòng)檔案保護(hù)事業(yè)的平穩(wěn)健康發(fā)展。參考文獻(xiàn)1張臻.文件生命周期理論研究進(jìn)展j.蘭臺(tái)世界，2017（13）：10-16.2何嘉蓀，傅榮校.文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究：從新角度審視檔案學(xué)基礎(chǔ)理論m.北京：中國(guó)檔案出版社，1999：46-48，55-59.3趙淑梅.試析中國(guó)電子文件安全管理指導(dǎo)思想的演變j.檔案學(xué)通訊，2015（02）：56-59.4任珊珊，劉慧.國(guó)內(nèi)外信息生態(tài)理論與應(yīng)用研究j.信息系統(tǒng)工程，20