哈佛商學(xué)多媒體網(wǎng)絡(luò)課程—會議管理

1、哈佛商學(xué)多媒體網(wǎng)絡(luò)課程哈佛管理導(dǎo)師 MBA/EMBA學(xué)員，企業(yè)管理人員必修課，是迅速掌握商務(wù)技能及商務(wù)語言的有力工具，有效幫助您迅速有效地提升管理能力；該課程由哈佛商學(xué)院的資深教授和管理領(lǐng)域公認(rèn)的專家結(jié)合自己多年的教學(xué)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)設(shè)計(jì)而成的。哈佛管理導(dǎo)師 涵括20多個(gè)主題，與經(jīng)理人每天的管理挑戰(zhàn)和日常職責(zé)密切相關(guān)，哈佛管理導(dǎo)師已經(jīng)成為經(jīng)理人必不可少的學(xué)習(xí)資源！ 哈佛管理導(dǎo)師Harvard ManageMentor PLUS 主持會議 整個(gè)主題主題摘要 本主題包含如下各項(xiàng)的相關(guān)信息：· 何時(shí)召開會議以及使用哪種決策流程· 如何計(jì)劃并準(zhǔn)備一個(gè)富有成效的會議· 如何主

2、持一次成功的會議以及會后如何跟進(jìn)· 會議期間如何管理不當(dāng)行為以及如何在關(guān)鍵時(shí)刻進(jìn)行干預(yù)主題列表 主題概述 如果是您，您會怎么做？主題列表主題摘要導(dǎo)師簡介主題使用說明核心概念 會議的類型與目的準(zhǔn)備會議團(tuán)隊(duì)如何決策主持會議在什么情況下，好心安排的會議卻事與愿違？結(jié)束事項(xiàng)會后的跟進(jìn)虛擬會議步驟 策劃、主持會議及會后跟進(jìn)的步驟討論問題的步驟建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟技巧 會議準(zhǔn)備的技巧主持會議的技巧處理問題行為的技巧在關(guān)鍵時(shí)刻介入的技巧結(jié)束會議的技巧現(xiàn)場記錄的技巧練習(xí) 說明工具 會議日程表會議計(jì)劃者的檢查表會議紀(jì)要表自測 說明學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 在線文章文章著作導(dǎo)師簡介 Interaction A

3、ssociates, Inc. Interaction Associates, Inc. 是一家致力于提高企業(yè)績效的公司，并提供一整套強(qiáng)大的協(xié)作咨詢與培訓(xùn)服務(wù)。該公司為客戶提供實(shí)用的新策略、新技能和新理念，以便他們能夠充分利用協(xié)作行動(dòng)的影響力來解決問題并創(chuàng)造商機(jī)。自 1969 年以來，Interaction Associates 一直在幫助全球的領(lǐng)先企業(yè)、財(cái)富100 強(qiáng)和政府部門成功應(yīng)對各種最嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。琳達(dá)·希爾 (Linda A. Hill) 憑借 20 多年豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，琳達(dá)·希爾一直在幫助管理者在當(dāng)今更加扁平化和日益多變的組織中創(chuàng)造有效的管理環(huán)境。她是 Har

4、vard Business School 的教授，是“領(lǐng)導(dǎo)力計(jì)劃”(Leadership Initiative) 的主講教授。她還是暢銷書 Becoming a Manager(Harvard Business School Press) 的作者，以及 Harvard Business School Publishing 獲獎(jiǎng)互動(dòng)項(xiàng)目 Coaching for Results 和 Managing Direct Reports的內(nèi)容專家。如果是您，您會怎么做？ 上個(gè)星期，朱迪主持了一個(gè)很棒的會議。她邀請了合適的人員，提前分發(fā)了會議日程，并清楚地闡述了會議目標(biāo)：對他們的戰(zhàn)略做出決策。她仔細(xì)傾聽，

5、牢牢掌控著會場局面，并且讓團(tuán)隊(duì)成員達(dá)成了共識。團(tuán)隊(duì)做出了一個(gè)深思熟慮的決策并且制定了一個(gè)既現(xiàn)實(shí)又新穎的戰(zhàn)略。只有一個(gè)問題。會議結(jié)束后，沒有人再談?wù)撨@項(xiàng)決策或戰(zhàn)略了。每個(gè)人仍然從事著會議前的項(xiàng)目并且沒有改變工作的優(yōu)先順序。朱迪想知道，如果她原先采取哪些不同的做法，就可以讓團(tuán)隊(duì)將工作重點(diǎn)放在她的戰(zhàn)略行動(dòng)上。如果是您，您會怎么做？這時(shí)您會怎么做？ 在會議期間，朱迪本可以讓一名與會者記錄下重點(diǎn)以及所做出的決定。在會議即將結(jié)束時(shí)，她可以總結(jié)出團(tuán)隊(duì)的會議成果并提出需要執(zhí)行的任務(wù)。在會議后，她可以制定一份行動(dòng)和溝通計(jì)劃，分發(fā)給所有與會者和主要干系人。這份計(jì)劃中可以列出會議成果、要完成的任務(wù)、各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人

6、以及任務(wù)完成日期。如果時(shí)機(jī)合適，朱迪可以安排一個(gè)后續(xù)會議來檢查、評估行動(dòng)和溝通計(jì)劃，并查看任務(wù)進(jìn)度。在本主題中，您將學(xué)習(xí)如何制定會議目標(biāo)、制定切實(shí)可行的日程、按照會議禮節(jié)與他人配合以及制定將決策付諸行動(dòng)的計(jì)劃。了解了本主題中闡述的各種觀點(diǎn)后，請點(diǎn)擊“練習(xí)”，參與互動(dòng)場景練習(xí)、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時(shí)反饋。主題使用說明 主題架構(gòu) “主持會議”主題分成下列幾個(gè)部分。屏幕頂部顯示了進(jìn)入各部分的鏈接。 主題概述 點(diǎn)擊“主題概述”可查看對這一主題的介紹。首先瀏覽“如果是您，您會怎么做？”中的虛擬場景，然后查看“這時(shí)您會怎么做？”中的回答?！爸黝}列表”提供了“站點(diǎn)地圖”，其中包含指向本主題中所有

7、要素的鏈接。 核心概念 點(diǎn)擊“核心概念”，可詳細(xì)了解這一主題的主要思想。您不僅將學(xué)習(xí)何時(shí)召開會議，還將學(xué)習(xí)如何準(zhǔn)備和主持會議、如何進(jìn)行會后跟進(jìn)以及如何挽救陷入困境的會議。步驟 點(diǎn)擊“步驟”可就會前、會中以及會后該如何做獲得全面的分步建議。技巧 點(diǎn)擊“技巧”可獲得有關(guān)如何處理會議期間所遇困難的小提示。練習(xí) 點(diǎn)擊“練習(xí)”，可參與互動(dòng)場景練習(xí)，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時(shí)反饋。工具 點(diǎn)擊“工具”可查看并打印您可以用來計(jì)劃會議日程并傳達(dá)后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃的工作表。自測 點(diǎn)擊“自測”，可檢驗(yàn)?zāi)鷮χ鞒謺h部分內(nèi)容的學(xué)習(xí)情況。您將會獲得針對您所做選擇的即時(shí)反饋。摘要頁面列出了參考資料

8、的鏈接。學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 點(diǎn)擊“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”，可閱讀兩篇與本主題相關(guān)的文章。同時(shí)，您將看到其他文章和資料的列表，并附有簡要的介紹。主題導(dǎo)航 點(diǎn)擊屏幕頂部和左側(cè)的鏈接，可瀏覽本主題中的內(nèi)容。點(diǎn)擊屏幕頂部的鏈接，您將看到屏幕左側(cè)的鏈接有相應(yīng)變化。按以下步驟，可循序漸進(jìn)瀏覽本主題的全部內(nèi)容：· 從左到右點(diǎn)擊頂部的鏈接，訪問本主題的各個(gè)部分。 · 從上到下點(diǎn)擊左側(cè)的鏈接，查看各部分中的內(nèi)容。 · 在“練習(xí)”部分中，點(diǎn)擊“下一頁”可繼續(xù)場景練習(xí)。在需要選擇答案時(shí)，請選擇一個(gè)選項(xiàng)，并閱讀相應(yīng)反饋。然后再嘗試其他選項(xiàng)，以了解更多信息。再次點(diǎn)擊“下一頁”繼續(xù)。 · 在“工

9、具”部分中，點(diǎn)擊圖標(biāo)可打開相應(yīng)工具。您可以將工具打印出來以便脫機(jī)使用。或者，您也可以在線填寫工具，并將其保存到您的硬盤。 · 最后，參加“自測”中的測驗(yàn)，并閱讀“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”中的“在線文章”，至此完成整個(gè)主題的學(xué)習(xí)。 會議的類型與目的 什么是會議？簡單來說，會議是人們?yōu)榱颂幚順I(yè)務(wù)而集合在一起。會議只是推動(dòng)業(yè)務(wù)的動(dòng)力之一。然而，許多會議似乎（而且經(jīng)常）只是浪費(fèi)時(shí)間！只有極少數(shù)開明人士能夠有效地利用會議。除了了解何時(shí)集合，了解如何集合也同等重要，做到這兩點(diǎn)可讓會議變得卓有成效，甚至可能輕松有趣，同時(shí)能夠節(jié)省金錢和腦力。您想實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？ 會議有幾種基本類型，分別服務(wù)于不同的目的。在問題

10、解決會議中，參與者先明確問題，然后制定出解決方案。這種會議的參與者不僅必須認(rèn)識到問題，而且還必須具有糾正問題的精力和專長。在決策會議中，團(tuán)隊(duì)選定要實(shí)施的解決方案。要使會議成功，團(tuán)隊(duì)必須就決策流程達(dá)成一致：是通過一致性原則或少數(shù)服從多數(shù)的投票方式進(jìn)行決策，還是僅由某些個(gè)人給出意見？還有一些類型的會議是為了溝通、報(bào)告和反饋的目的而舉行的。項(xiàng)目的工作狀態(tài)會議旨在讓團(tuán)隊(duì)的每個(gè)人跟上最新的進(jìn)展。顯然，舉行會議的目的可以不止一個(gè)。例如，員工會議既可以提供最新信息，又可以解決特定的問題。但無論開會的目的是一個(gè)還是多個(gè)，會議的召開時(shí)間都是由會議的目的來決定的。通常在下列情況下可以召開會議：· 當(dāng)您需

11、要整個(gè)團(tuán)隊(duì)提供信息或建議時(shí)· 當(dāng)您希望團(tuán)隊(duì)參與制定決策或解決問題時(shí)· 當(dāng)您希望與整個(gè)團(tuán)隊(duì)分享信息、成功或分擔(dān)憂慮，或想讓每個(gè)人了解特定情況時(shí)· 當(dāng)您正在處理的問題需要不同團(tuán)隊(duì)具有不同觀點(diǎn)或日程的成員提供意見時(shí)· 當(dāng)您發(fā)現(xiàn)需要明確某個(gè)問題、事項(xiàng)或領(lǐng)域的責(zé)任時(shí)· 當(dāng)您發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)強(qiáng)烈感覺有必要集合到一起時(shí)在下列情況下最好不要舉行會議：· 主題是最好一對一處理的個(gè)人問題· 您沒有時(shí)間準(zhǔn)備· 另一種溝通方法能達(dá)到同樣或更好的效果，例如利用備忘錄、電子郵件或電話進(jìn)行溝通· 問題已有定論· 主題不值得每個(gè)人付出

12、時(shí)間· 團(tuán)隊(duì)感到泄氣，需要先分開一段時(shí)間再去解決沖突或挫折的根源另請參見在線文章：如何讓每個(gè)會議開得有意義。準(zhǔn)備會議 通過確定會議的目的來開始您的準(zhǔn)備工作。會議的目的是通報(bào)信息、引出想法、解決問題、確定行動(dòng)方針、明確角色和職責(zé)，還是這幾個(gè)目的的某種組合？特定的目標(biāo)將決定您應(yīng)該邀請誰參加會議以及如何主持會議。應(yīng)邀請下列人員參加會議：· 所涉及問題的關(guān)鍵決策者· 能提供相關(guān)意見的人員· 對問題具有義務(wù)、利害關(guān)系或作用的人員· 需要了解您要報(bào)告的信息以執(zhí)行其任務(wù)的人員· 需要實(shí)施所做的任何決策的人員您將有非常好的機(jī)會以個(gè)人名義邀請關(guān)鍵人物參

13、加會議，并且依照他們的日程來安排會議時(shí)間。同時(shí)，要向他們說明他們將在會議上扮演特定的角色，而且還要強(qiáng)調(diào)他們參加會議的好處。您需要考慮的下一個(gè)問題是邀請多少人?？煽紤]使用 8-18-1800 法則：· 如果您需要解決問題或做出決策，則邀請的人員不應(yīng)超過八名。若超過八個(gè)人，則會議帶來的問題可能比它解決的問題還要多。· 如果您想進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，則可以邀請 18 人之多；然而，參與者如此之多，要想達(dá)成一致可能比較困難。· 如果會議的目的是重整團(tuán)隊(duì)，則人數(shù)越多越好?？裳?1800 人或者更多。對于超過四個(gè)人的團(tuán)隊(duì)，可增加結(jié)構(gòu)級別。如果您希望每個(gè)人都參與此過程，可以考慮根據(jù)時(shí)

14、間段將較大的會議劃分為多個(gè)小組。一旦您確定了會議的目的和參加會議的人員，即應(yīng)創(chuàng)建日程、確定地點(diǎn)和期限并分配角色和責(zé)任。創(chuàng)建日程 盡可能在會議之前創(chuàng)建日程。使用以下列表建立您的特定日程：· 會議的目的· 目標(biāo)或期望的結(jié)果· 會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)· 會議的召集者· 集會團(tuán)隊(duì)的名稱或參與者的姓名· 參與者的角色· 會議形式的特殊之處· 任何外部參與者的姓名和角色· 涉及的日程事項(xiàng)以及相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和分配的時(shí)間· 會議持續(xù)的時(shí)間· 任何背景材料或預(yù)期的準(zhǔn)備工作另請參見建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟

15、。所包含的討論事項(xiàng)不應(yīng)超過團(tuán)隊(duì)在所分配的時(shí)間內(nèi)實(shí)際能夠解決的范圍。通常的指南是，假設(shè)處理一個(gè)話題至少需要 30 分鐘，處理五個(gè)話題至少需要兩個(gè)小時(shí)，但是請記住，特定問題的時(shí)間分配可能各有不同。對于團(tuán)隊(duì)在給定的時(shí)間范圍內(nèi)能夠處理多少問題，寧可低估不要高估。此外，應(yīng)盡量對日程事項(xiàng)進(jìn)行排序，以創(chuàng)建一個(gè)理想的會議流程。· 找出互相牽扯的問題。· 將信息通報(bào)事項(xiàng)與解決問題或制定決策的事項(xiàng)分開。· 從一些簡單的問題開始，然后逐步上升到最復(fù)雜或最具爭議的問題，但不要以回避這些難題為代價(jià)。請注意為最重要的問題留出時(shí)間。在持續(xù)時(shí)間較長的會議中，應(yīng)盡量在成員頭腦最清醒、最富創(chuàng)造力的時(shí)

16、候?qū)⒆罴值膯栴}提出來討論。· 將復(fù)雜的問題分解為多個(gè)易處理的部分。另請參見會議日程表。會議應(yīng)持續(xù)多長時(shí)間？這取決于會議的目的和日程。業(yè)務(wù)會議一般持續(xù) 30 分鐘到兩個(gè)小時(shí)，通常時(shí)間越短越好。規(guī)劃環(huán)境和地點(diǎn) 會議的目標(biāo)還可以幫助您確定會議的環(huán)境和地點(diǎn)。向自己提出以下問題：· 多大的房間、什么樣的座位布局最有利于實(shí)現(xiàn)您的目標(biāo)？例如，如果您希望人們自由地交換信息和看法，則非正式的環(huán)境和座位布局會有所幫助。桌子的擺放應(yīng)使大家能夠彼此看到。圓桌可以淡化層級結(jié)構(gòu)，方桌則可以突出結(jié)構(gòu)。· 您將需要哪些器材（電話、投影儀、白板等等）？請務(wù)必在會議之前檢查所有器材，從科技器材（計(jì)

17、算機(jī)、投影屏幕）到傳統(tǒng)器材（筆具、橡皮）。當(dāng)您準(zhǔn)備會議時(shí)，請確保包含必要的角色和職責(zé)。一個(gè)人可能在會議中充當(dāng)幾個(gè)角色。基本的角色有：· 領(lǐng)導(dǎo)者?？赡苤鞒忠部赡懿恢鞒謺h，但由該領(lǐng)導(dǎo)者明確會議的目的、目標(biāo)、約束條件和職權(quán)范圍，并承擔(dān)會后跟進(jìn)的責(zé)任。· 主持者。在會議的討論階段、問題解決階段和決策階段指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)?？赡茇?fù)責(zé)會前會后的后勤工作。· 記錄員。記錄會議中產(chǎn)生的要點(diǎn)、想法和決策，最好是記錄在掛紙板或白板上?？赡苓€起草會議的正式記錄或會后記錄。· 發(fā)言者。通過提出想法并幫助維持討論的正常進(jìn)行而積極參與會議。· 專家。根據(jù)需要為特定問題提供專業(yè)知識

18、。如果專家不是團(tuán)隊(duì)的正式成員，他們可能不會經(jīng)常參與會議的其他方面。關(guān)于專家的一點(diǎn)建議：仔細(xì)確定他們的角色并在會議之前向他們簡要說明您希望從他們身上獲取什么知識。讓他們了解會議的哪些方面他們不需要參加。做好準(zhǔn)備工作 會議之前可以做哪些準(zhǔn)備工作？· 收集相關(guān)的文件與數(shù)據(jù)資料。· 預(yù)先分發(fā)其他相關(guān)信息，尤其是在這些信息有助于縮短會議時(shí)間的情況下。· 分發(fā)您已創(chuàng)建的日程，包括對會議目的和目標(biāo)的說明、預(yù)期成果列表以及分配給每個(gè)問題的建議時(shí)間量。· 與參與者談?wù)撍麄兊目捶ê湍繕?biāo)，讓他們知道您對他們的想法很感興趣。· 鼓勵(lì)參與者做好準(zhǔn)備工作。· 向

19、不參加會議但關(guān)注會議結(jié)果的管理者和其他高級經(jīng)理做簡要匯報(bào)。另請參見會議計(jì)劃者的檢查表和準(zhǔn)備會議的技巧。團(tuán)隊(duì)如何決策 如果會議的目的是進(jìn)行決策，應(yīng)確保會議室的每個(gè)人都清楚這一點(diǎn)。預(yù)先向參與者提供準(zhǔn)確的信息可確保團(tuán)隊(duì)成員在掌握充足信息的情況下做出決策。此外，還要確保所有參加會議的人員了解決策將如何制定。有些團(tuán)隊(duì)根據(jù)少數(shù)服從多數(shù)的原則投票決策。有些團(tuán)隊(duì)則要求一致通過：全體成員都同意支持該決策，即使他們并不同意實(shí)際的決策。還有一些團(tuán)隊(duì)是由領(lǐng)導(dǎo)者來做出所有決策。每種方法都有其利弊。多數(shù)人投票：可在較短時(shí)間內(nèi)做出決策，且通常被視為最公平的方法。它可能需要大家在某個(gè)問題上公開表態(tài)，這可能會將他們置于一種或贏

20、或輸?shù)木车?。團(tuán)隊(duì)一致通過：意味著每個(gè)人都了解、可以支持并愿意幫助實(shí)施所做的決策。有些成員可能仍然認(rèn)為其他選擇更可取，但當(dāng)所有成員就特定的行動(dòng)方針站到一起時(shí)，真正的一致便會達(dá)成。那么，您如何知道何時(shí)已經(jīng)達(dá)成了真正的一致？以下評論可能是信號：· “我對方案 A 有所保留，但我認(rèn)為它是最可行的方法?！?#183; “方案 A 不是我的首選，但我確實(shí)認(rèn)為它結(jié)合了每個(gè)人的需要。”· “我認(rèn)為方案 A 不能完全滿足我們所有的標(biāo)準(zhǔn)，但我愿意盡可能徹底地實(shí)施它?！币_(dá)成一致通常更加困難，而且通常要花更多的時(shí)間。然而，如果需要所有參與者一致理解和支持必要的變革，或需要整個(gè)團(tuán)隊(duì)的專長來設(shè)計(jì)這種

21、變革，亦或是團(tuán)隊(duì)本身非常擅長一致性決策的方法，則采用此方法比較可取。人們更有可能支持他們一致做出的決策。但是該決策流程通常需要有個(gè)應(yīng)急方案，在限制的時(shí)間內(nèi)無法達(dá)成一致時(shí)可以使用該備選方案。因此，在緊急情況下采用一致性決策是不切實(shí)際的。在結(jié)果應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)者獨(dú)自負(fù)責(zé)的情況，這種方法也收效不佳。領(lǐng)導(dǎo)者做決策：在領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人應(yīng)對結(jié)果負(fù)責(zé)或在幾乎沒有時(shí)間做出無不利影響的決策的情況下，這種決策方法最有效，但前提是所有成員都了解是由領(lǐng)導(dǎo)者在做決策以及決策的原因。例如，某位領(lǐng)導(dǎo)宣布了其關(guān)閉一條裝配線的決策，原因是最近收到了關(guān)于產(chǎn)品污染的通知。然而，讓所有成員感到領(lǐng)導(dǎo)聽取了他們的意見也非常重要。如果在做出決策之前有時(shí)

22、間與他人協(xié)商，領(lǐng)導(dǎo)者可以：· 個(gè)別地征集意見。如果決策需要征求少數(shù)人的專業(yè)看法，或只有少數(shù)人代表干系人的利益，則采用該戰(zhàn)略最有效；或者· 召開會議收集意見。如果決策涉及多數(shù)人的利益，或者可以提供創(chuàng)造協(xié)同效應(yīng)、達(dá)成共同理解或?yàn)閷?shí)施決策打下基礎(chǔ)的機(jī)會，則采用該戰(zhàn)略更可取。即便時(shí)間有限，也應(yīng)盡量讓所有參會人員陳述自己的看法，以便讓他們感到領(lǐng)導(dǎo)聽取了自己的意見，感到自己對決策流程很重要。另請參見 Harvard ManageMentor 主題業(yè)務(wù)決策。主持會議 遵循一些簡單的指南可以幫助您避免一些讓會議成為噩夢的最常見的問題。這樣做還能讓大家看到您的會議管理技能。· 準(zhǔn)時(shí)

23、開始會議。等人都到齊后再開始會議只會助長他們的拖沓行為。· 如果參與者互不相識，可以留出時(shí)間進(jìn)行個(gè)人介紹。· 展開一個(gè)介紹性的簡要討論，以確保團(tuán)隊(duì)明確會議的日程、目標(biāo)和期望結(jié)果，然后做出任何必要的調(diào)整。如果事先沒有制定日程，現(xiàn)在便可“即時(shí)”創(chuàng)建。· 建立或回顧基本原則。基本原則是團(tuán)隊(duì)成員一致同意的一些行為與原則，其目的是確保會議的建設(shè)性。另請參見建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟。基本原則應(yīng)包括哪些內(nèi)容？ · 準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束會議的約定。· 由誰處理日程事項(xiàng)的協(xié)定。· 如何做決策的協(xié)定。· 解決每個(gè)問題或做出每個(gè)決策的時(shí)間限制。在延長

24、分配給特定話題的時(shí)間之前應(yīng)征得團(tuán)隊(duì)的同意。· 對任何問題存在的限制進(jìn)行說明，例如，一些可能限制團(tuán)隊(duì)選擇范圍的上級管理層的決策或預(yù)算限制。· 對每個(gè)事項(xiàng)的最終決策者進(jìn)行確定。· 要求每個(gè)人參與提出并樂意接受新的想法。· 如何處理沖突的協(xié)定。· 會后如何跟進(jìn)的協(xié)定?；A(chǔ)原則如果得到清楚表達(dá)和一致同意，則有助于促進(jìn)參與。您作為領(lǐng)導(dǎo)者和主持者的行為方式也可以促進(jìn)參與，即營造一個(gè)鼓勵(lì)大家發(fā)言的環(huán)境并保證討論的正常進(jìn)行。當(dāng)您主持會議時(shí)，請記住以下建議。遵照日程 讓會議始終切中主題，不談?wù)撈渌幌嚓P(guān)的話題。在討論進(jìn)行的過程中，對問題和時(shí)間要做到心中有數(shù)。您可

25、以在掛紙板上總結(jié)會議的進(jìn)展，甚至著重標(biāo)出某些評論。當(dāng)您感覺到大家對某個(gè)問題興趣濃厚時(shí)，應(yīng)關(guān)注想發(fā)言的每個(gè)人并聆聽他們的想法。通過眼神交流、點(diǎn)頭或“讓我們依次聽取休、羅布和艾麗西婭的想法”之類的話語來回應(yīng)這些人。要讓團(tuán)隊(duì)始終切中任務(wù)，可以先確定團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在何時(shí)達(dá)成一致，并讓所有人都意識到這一點(diǎn)，然后再繼續(xù)進(jìn)行。確保大家都參與到會議中 為確保所有觀點(diǎn)都能被聽取，可采取以下方法：· 請某人做唱反調(diào)的人。· 征求對特定討論的反饋：有什么還沒有考慮到？邀請尚未發(fā)言的人發(fā)言。· 劃分為多個(gè)小組，然后讓每個(gè)小組分別匯報(bào)，尤其對于較大的團(tuán)隊(duì)更應(yīng)采取這種方法。· 不要倉促投票

26、或做出決策。· 要確保每個(gè)人都發(fā)言，您可能需要在會議室走動(dòng)以詢問每個(gè)人的意見。所有的觀點(diǎn)都很有價(jià)值，但不一定都同等重要。會議中最資深的人士應(yīng)何時(shí)發(fā)言，應(yīng)發(fā)言多長時(shí)間？答案取決于會議的目的。通過讓高級經(jīng)理說明會議的目的和目標(biāo)來開始會議可能很有意義?；蛘?，如果聽取每個(gè)人的看法才最為重要，并且您擔(dān)心下級成員會保持沉默，則可以請資深成員等到其他每個(gè)人都發(fā)完言后再發(fā)言。即便在您征詢每個(gè)人的看法時(shí)，讓會議切中主題也很重要。要做到這一點(diǎn)，您可以經(jīng)常使用掛紙板上記錄的日程和任何想法進(jìn)行總結(jié)和回顧。著重標(biāo)出從一個(gè)日程事項(xiàng)或目標(biāo)到下一個(gè)日程事項(xiàng)或目標(biāo)的過渡也有助于保持團(tuán)隊(duì)圍繞主題。始終記住您是領(lǐng)導(dǎo)者 您

27、的行為方式營造的氣氛可以決定人們是受到鼓勵(lì)進(jìn)行發(fā)言還是寧可保持沉默。記住以下內(nèi)容：· 監(jiān)控您自己的參與程度，以確保您沒有在討論中發(fā)言過多。· 為沉默靦腆的人提供發(fā)言的機(jī)會，避免他人打斷或發(fā)言過多。· 積極看待人們提出的觀點(diǎn)并鼓勵(lì)他們提出建議。· 如果有參與者批評或攻擊其他成員的發(fā)言，應(yīng)予以調(diào)解。· 強(qiáng)調(diào)協(xié)定的內(nèi)容，從而增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的共同之處，并防止團(tuán)隊(duì)回到已經(jīng)解決的問題上。· 討論問題時(shí)在掛紙板上記錄大家的意見。您可以使用此信息來制作會議的正式記錄。另請參見主持會議的技巧。另請參見 Harvard ManageMentor 主題演講。在什

28、么情況下，好心安排的會議卻事與愿違？ 即使您遵照了主持有效會議的簡單指南，有些問題也難以避免。在關(guān)鍵時(shí)刻，團(tuán)隊(duì)可能會遇到困境、感到困惑、陷入沉默或者不直接應(yīng)對問題。沒錯(cuò)，有時(shí)還會爆發(fā)公開沖突。如果您愿意使用適當(dāng)?shù)慕槿爰记蓙硖幚磉@些事情，它們應(yīng)該不會使您亂了陣腳。但是您需要找出問題之所在才能有效地介入，歸根結(jié)底就是做一名積極的聆聽者。做一名積極的聆聽者 積極的聆聽者會注意參與者的語言和非語言表達(dá)，并對這些表達(dá)做出回應(yīng)。· 此人在描述什么？· 此人有何感想？· 此人的話語中哪些是重點(diǎn)或精華？· 什么吸引了此人的興趣或注意力？· 此人使用了哪些措辭、

29、暗喻或比喻？· 此人的身體語言傳達(dá)了什么信息？例如，如果湯姆將兩只手臂緊緊地交叉在胸前，他可能壓抑了一些需要表達(dá)的評論。另外，如果一貫沉默寡言的布列塔在談話時(shí)揮動(dòng)著雙手，則她可能非常在乎自己的觀點(diǎn)。您可以根據(jù)聆聽和分析問題的結(jié)果，采取以下用于典型問題的介入技巧作為您的第一道救助措施，幫助您使團(tuán)隊(duì)回到正軌。如果參與者遲到或早退：· 始終準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束會議。· 如果可以，應(yīng)找出該行為的潛在原因可能是什么。· 向此人分配一項(xiàng)要在會議中執(zhí)行的任務(wù)。· 在會議開始時(shí)，應(yīng)詢問團(tuán)隊(duì)是否每個(gè)人都能一直呆到指定的結(jié)束時(shí)間。如果不能，可以考慮調(diào)整會議的時(shí)間長度。&

30、#183; 會議結(jié)束后私下詢問此人為何未能完整地出席會議。如果少數(shù)參與者在討論中發(fā)言過多：· 如果您站著，那么請盡可能地靠近他們。· 對他們的發(fā)言表示感謝，然后邀請其他人發(fā)言。· 要求團(tuán)隊(duì)變換角色，以便讓沉默的人發(fā)言，讓一直在發(fā)言的人暫停一會兒。· 如果有參與者接過別人的話語，應(yīng)請這些參與者讓他人自己陳述。· 對于習(xí)慣打斷他人講話的人，可以在休息期間請他們大致記下自己的想法，然后等到他人停下的時(shí)候再發(fā)表這些想法。另請參見處理問題行為的技巧。如果團(tuán)隊(duì)遇到困境或感到困惑：· 詢問團(tuán)隊(duì)發(fā)生了什么。提醒團(tuán)隊(duì)會議正進(jìn)行到日程的哪個(gè)階段以及具體的

31、目標(biāo)是什么（指向掛紙板或白板）。· 盡可能消除障礙。找出團(tuán)隊(duì)陷入困境的原因是因?yàn)槿狈ψ銐虻男畔⑦€是對任務(wù)或如何進(jìn)行下去不夠明確。· 回顧所有問題。詢問團(tuán)隊(duì)是否準(zhǔn)備好繼續(xù)進(jìn)行或是否有要點(diǎn)或問題尚未提出。· 建議短暫休息。休息之后重新回到面臨的話題，或?qū)⒃撛掝}轉(zhuǎn)移到日程表稍后的階段或另一次會議。另請參見 Harvard ManageMentor 主題堅(jiān)持團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。如果團(tuán)隊(duì)陷入沉默：· 讓團(tuán)隊(duì)沉默一分鐘。· 確認(rèn)發(fā)生了什么，大家在想什么。· 詢問大家他們是否希望您明確什么東西。· 詢問大家您是否未意識到某個(gè)要點(diǎn)或問題，或者您是否造

32、成了某些疑惑。· 稍等一會再向他們提供建議。不要過快打破沉默。· 確保您的行為不是問題所在。· 劃分為更小的小組以鼓勵(lì)更多的參與。如果團(tuán)隊(duì)不直接應(yīng)對問題或只關(guān)注于一個(gè)問題而不顧其他問題，可能是因?yàn)槌蓡T害怕提出特定的主題。然而，您需要請發(fā)言人準(zhǔn)確地說明問題、事項(xiàng)或機(jī)會的本質(zhì)。然后查明問題、事項(xiàng)或機(jī)會存在了多久，牽涉到何人及其結(jié)果如何。還要記住以下內(nèi)容：· 如果有人提出一個(gè)引起爭議的或與眾不同的觀點(diǎn)，務(wù)必要向此人表示感謝。強(qiáng)化這樣一種觀點(diǎn)，即建設(shè)性爭論通常是獲得最佳答案的關(guān)鍵。· 讓團(tuán)隊(duì)了解提出所有選擇方案、疑慮和問題是多么重要，即便它們難以提出。

33、· 使他們相信您不會“扼殺信使”。遵守您的承諾，否則您將失去他人的信任。如果團(tuán)隊(duì)不斷重復(fù)已經(jīng)提出過的觀點(diǎn)：· 在掛紙板或白板上跟蹤列明觀點(diǎn)。務(wù)必要確認(rèn)您已了解已經(jīng)提出的觀點(diǎn)。· 如果有人開始重復(fù)已經(jīng)列出的觀點(diǎn)，可以指向掛紙板或白板并詢問“這里不是已經(jīng)有這個(gè)觀點(diǎn)了嗎？您有什么新的內(nèi)容要補(bǔ)充嗎？”之類的話。當(dāng)發(fā)生沖突時(shí)：· 叫停任何爭吵。· 讓成員了解滿腔熱情是好事，但應(yīng)要求無法控制脾氣的人在會議室外面解決他們的問題。· 重申已經(jīng)達(dá)成一致的行為規(guī)范。· 關(guān)注觀點(diǎn)或看法的實(shí)質(zhì)，而不是發(fā)言人的個(gè)人風(fēng)格或在組織中的地位。·

34、鼓勵(lì)大家提供積極向上的建設(shè)性評論并盡量全面地考慮引起爭議的問題。· 防止成員過快地評估觀點(diǎn)。例如，當(dāng)成員似乎容易被彼此的建議激怒時(shí)，您可以說“這也是一種觀點(diǎn)，但我們暫時(shí)不作評論，我先把它記下來，然后再聽聽還有其他什么觀點(diǎn)?！?#183; 使用試探性的提問使成員擺脫固執(zhí)和凜然不可侵犯的狀態(tài)，并幫助發(fā)現(xiàn)根本問題所在。· 若實(shí)在不行，只有請爭論者離開會場。另請參見在關(guān)鍵時(shí)刻介入的技巧和討論問題的步驟。領(lǐng)導(dǎo)者的其他角色 此處討論的介入技巧意味著在會議過程中，除了之前描述的基本角色外，領(lǐng)導(dǎo)者還必須準(zhǔn)備暫代其他角色。根據(jù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的動(dòng)態(tài)，領(lǐng)導(dǎo)者有時(shí)必須履行下列職責(zé)：· 監(jiān)督者：

35、確保日程得到遵照，想發(fā)言的每個(gè)人都獲得了發(fā)言的機(jī)會，并且沒有人發(fā)言過多。· 異見者：對可能過早（即欠缺充分考慮）出現(xiàn)的意見一致提出質(zhì)疑。· 一致建立者：發(fā)現(xiàn)并強(qiáng)調(diào)成員之間的一致之處。· 贊揚(yáng)者：在適當(dāng)?shù)牡胤浇o予成員誠摯的贊揚(yáng)。· 詼諧者：緩解緊張氣氛并提醒成員他們之間存在共同紐帶。另請參見在線文章：“Is Your Company As Dull and Unproductive As Its Meetings?”結(jié)束事項(xiàng) 了解何時(shí)、如何結(jié)束會議可以幫助您激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員執(zhí)行一致同意的行動(dòng)計(jì)劃。何時(shí)結(jié)束 如果團(tuán)隊(duì)在結(jié)束最后一個(gè)事項(xiàng)時(shí)遇到困難，或大家在您結(jié)束會

36、議之前就開始起身離開，您該怎么做？這些應(yīng)該解釋為一種警示信號，說明會議可能到了該結(jié)束的時(shí)候了。這些警示信號通常與超時(shí)相關(guān)。下列建議可以幫助您防止會議超過協(xié)定的時(shí)間并贏得您同事的長久感謝。· 做出準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會議的承諾。· 掌握時(shí)間，或請一位團(tuán)隊(duì)成員擔(dān)任計(jì)時(shí)員。定時(shí)提醒團(tuán)隊(duì)剩余的時(shí)間以及尚未處理的日程事項(xiàng)。如果時(shí)間即將用完，應(yīng)優(yōu)先處理或推遲一些事項(xiàng)。· 如果某些事項(xiàng)需要更多時(shí)間，應(yīng)先征求團(tuán)隊(duì)的同意再延長時(shí)間，或安排另一次會議繼續(xù)討論。請記住，會議應(yīng)提前結(jié)束為宜。如果所有的目標(biāo)都已達(dá)到、人們似乎過于煩躁不安，或者發(fā)生了激烈的沖突，只有通過分開才能平息，請注意了，這些都預(yù)示

37、著結(jié)束會議可能比較好。如何結(jié)束 · 重申或總結(jié)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)、所有要點(diǎn)或決策，并說明它們將如何傳達(dá)給干系人。· 明確后續(xù)步驟并強(qiáng)調(diào)行動(dòng)事項(xiàng)和溝通計(jì)劃的重要性。· 強(qiáng)調(diào)每個(gè)人的觀點(diǎn)和想法的重要性。· 如果合適，安排另一次會議。· 請團(tuán)隊(duì)幫助評估會議并獲取有關(guān)下一次會議如何做得更好的建議。一旦結(jié)束會議，務(wù)必感謝所有到會人員。另請參見結(jié)束會議的技巧。會后的跟進(jìn) 主持會議最容易忽略的一個(gè)步驟通常是確保會后采取行動(dòng)。對于缺席會議的干系人，這尤其麻煩。會后認(rèn)真徹底地進(jìn)行跟進(jìn)可以使當(dāng)次會議和隨后的會議獲得成功。在結(jié)束時(shí)沒有形成行動(dòng)和溝通計(jì)劃的會議在會議室之外不會

38、有生命力。制定行動(dòng)和溝通計(jì)劃 行動(dòng)和溝通計(jì)劃為參與者提供結(jié)論并帶來成就感。它還能提醒所有干系人注意關(guān)鍵決策，并有助于確保所有的人獲知的是相同的訊息。行動(dòng)和溝通計(jì)劃應(yīng)具備三個(gè)要素：什么、何人及何時(shí)。· 什么具體決策和成果產(chǎn)生于此次會議以及會后需要完成什么任務(wù)？· 何人負(fù)責(zé)這些任務(wù)？如果與會者自發(fā)地承諾負(fù)責(zé)某些特定行動(dòng)，則他們更可能完成這些任務(wù)。· 何時(shí)必須完成這些任務(wù)？讓參與者現(xiàn)實(shí)地對計(jì)劃安排做出承諾，以幫助確保任務(wù)真正得到落實(shí)。會議結(jié)束后，稍微調(diào)整行動(dòng)和溝通計(jì)劃表，然后與跟進(jìn)備忘錄一起發(fā)給所有與會者。還要將備忘錄發(fā)給那些沒有到會但需要得到相關(guān)信息的人員。如果他們把

39、行動(dòng)和溝通計(jì)劃視作實(shí)際的責(zé)任、義務(wù)或契約，那么這些計(jì)劃更可能被執(zhí)行。另請參見會議紀(jì)要表。跟進(jìn)備忘錄包括什么內(nèi)容？最好的跟進(jìn)備忘錄是根據(jù)會議期間掛紙板或白板上記錄的要點(diǎn)或是您或記錄員所做的筆記整理而成的。寫跟進(jìn)備忘錄的目的在于讓沒有到會的人了解會議的情況。它包括：· 出席者· 會議目標(biāo)· 所討論的關(guān)鍵主題· 所做的重要決策· 后續(xù)步驟或行動(dòng)計(jì)劃· 下次會議或者后續(xù)會議的日期· 對與會者的感謝問題解決會議的跟進(jìn)備忘錄可能還包括：· 問題的確定· 分析方法· 備選方案· 決策制定標(biāo)準(zhǔn)

40、3; 決策· 后續(xù)步驟· 預(yù)期結(jié)果進(jìn)一步關(guān)注那些對會議感到不滿意或發(fā)言不多的人員尤為重要。這將幫助您獲取有關(guān)會議及其流程的反饋，或者至少可以幫助修復(fù)工作關(guān)系。此外，還要與決策流程中的所有干系人進(jìn)行溝通。跟進(jìn)備忘錄是讓他們獲取信息的好方法。您何以得知會議是否有效？通過結(jié)果判斷：· 該到會的人是否都到會了？· 團(tuán)隊(duì)是否合作良好？· 會議是否實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)？另請參見策劃、主持會議及會后跟進(jìn)的步驟。虛擬會議 最好的會議是面對面的會議。當(dāng)爭議極大的事項(xiàng)到了緊要關(guān)頭，或主題的性質(zhì)比較刺激或敏感時(shí)，面對面的會議將是唯一奏效的選擇。然而，當(dāng)今商界的現(xiàn)實(shí)是，越來越多

41、的會議不是圍著一張會議桌，而是通過科技手段來進(jìn)行的，這些會議實(shí)際上是虛擬會議。這些虛擬會議與面對面的會議大體上適用相同的原則。然而，您還是需要注意一些區(qū)別：視頻會議 視頻會議可讓在不同地點(diǎn)工作的同事在不離開辦公室的情況下“會面”。但是，視頻會議往往非常復(fù)雜，而且需要技術(shù)人員的協(xié)助。每位與會者必須具備基本的視頻條件：計(jì)算機(jī)、攝像頭、話筒、軟件以及 Internet 連接。遺憾的是，不同供應(yīng)商提供的系統(tǒng)并不總能與不同的計(jì)算機(jī)兼容。也就是說，如果您擁有兼容的設(shè)備，視頻會議在參加方已經(jīng)見過面并建立了信任的情況下很有用，但對初次會議并不理想。如果大家曾一起工作并建立了和諧的關(guān)系，視頻會議便可以提供一種省

42、時(shí)的方式，將相距遙遠(yuǎn)的團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)系到一起進(jìn)行定期會議?；?Internet 的音頻會議 如果您必須將相距遙遠(yuǎn)的與會者聯(lián)系到一起，并需要實(shí)時(shí)交換一些視覺材料或數(shù)據(jù)，則基于 Internet 的音頻會議可作為視頻會議的有效替代手段。如果您要交換大量數(shù)據(jù)，則應(yīng)確保所有參與方具有高速 Internet 連接，否則令人沮喪的遲滯將使一些與會者跟不上步調(diào)。應(yīng)預(yù)先全面測試 Internet 連接，如果有人不熟悉軟件或網(wǎng)站，則應(yīng)在呼叫開始時(shí)向每個(gè)人提供快速教程。網(wǎng)絡(luò)會議 這個(gè)詞語可以包括大量的可能性，從網(wǎng)站上簡單的幻燈片共享到完整的流式視頻。通常，需要的帶寬越大，嘗試的傳輸越復(fù)雜，會議進(jìn)展不順利的可能性也就

43、越大。應(yīng)預(yù)先全面測試技術(shù)，并選擇盡可能簡單的連接。另請參見 Harvard ManageMentor 主題管理虛擬團(tuán)隊(duì)。策劃、主持會議及會后跟進(jìn)的步驟 會前 1. 確保會議有必要召開。在下列情況下可召開會議：o 您需要團(tuán)隊(duì)提供信息或建議o 您希望團(tuán)隊(duì)參與制定決策或解決問題o 您需要處理的問題無法通過一對一的交流得到解決o 您希望與整個(gè)團(tuán)隊(duì)分享信息、成功或分擔(dān)憂慮o 您發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)希望集合到一起o 您正在處理的問題需要不同團(tuán)隊(duì)具有不同觀點(diǎn)或日程的成員提供意見o 您遇到了一個(gè)需要澄清的問題且您不確定誰應(yīng)對其負(fù)責(zé)o 您希望多名干系人獲知相同的訊息并理解該訊息。在下列情況下最好 不要 舉行會議：o 關(guān)于人

44、員問題o 您沒有時(shí)間準(zhǔn)備o 另一種方法可以達(dá)到同樣或更好的效果，如利用備忘錄、電子郵件或電話進(jìn)行溝通o 問題已有定論o 會議主題不值得大家付出時(shí)間o 團(tuán)隊(duì)感到泄氣，需要先花時(shí)間解決問題再一起協(xié)同工作2. 確定并明確會議的目標(biāo)與流程。o 會議的目標(biāo)是通報(bào)信息、解決問題、引出想法還是做出決策？o 會議的目標(biāo)將決定由誰參加會議以及如何主持會議。有些會議可能具有多個(gè)目標(biāo)。o 目標(biāo)需具體、明確且可以衡量。會議中的每個(gè)人都將知道何時(shí)才算達(dá)到了該目標(biāo)。o 確定誰是決策者，例如您、您的管理者、客戶或團(tuán)隊(duì)。o 確定決策方法，例如領(lǐng)導(dǎo)者決策、團(tuán)隊(duì)投票決策或按照團(tuán)隊(duì)一致同意的原則進(jìn)行決策。3. 邀請合適的人員參加會

45、議。盡量包含下列人員：o 最終決策者o 有權(quán)力支持或阻止決策的人員o 與問題有關(guān)聯(lián)或受結(jié)果影響的人員o 能提供相關(guān)意見的人員o 對問題具有義務(wù)的人員o 必須實(shí)施決策的人員o 可以代表所有干系人的觀點(diǎn)的人員您將有非常好的機(jī)會以個(gè)人名義邀請關(guān)鍵人物參加會議，并且依照他們的日程來安排會議時(shí)間。同時(shí)，要向他們說明他們將在會議上扮演特定的角色，而且還要強(qiáng)調(diào)他們參加會議的好處。4. 預(yù)先提供日程。包括以下列表中的適當(dāng)內(nèi)容：o 會議的目的o 目標(biāo)或期望的結(jié)果o 日期、時(shí)間和地點(diǎn)o 會議的召集者o 集會團(tuán)隊(duì)的名稱或參與者的姓名o 參與者的角色o 會議形式的特殊之處o 任何外部參與者o 涉及的日程事項(xiàng)、相應(yīng)的負(fù)

46、責(zé)人和分配的時(shí)間o 任何可用于準(zhǔn)備工作或有助于縮短會議時(shí)間的背景材料o 會議要花多長時(shí)間5. 預(yù)先試探關(guān)鍵的參與者。如果您能事先了解關(guān)鍵參與者對重要問題的想法，則可以更好地準(zhǔn)備會議?；〞r(shí)間討論您希望他們與其他參會人員分享的觀點(diǎn)。然后您可以選擇根據(jù)您在會議之前從這些參與者那里獲得的信息來調(diào)整日程。6. 準(zhǔn)備要做出的討論和決策。會前做好準(zhǔn)備工作。o 收集相關(guān)的文件與數(shù)據(jù)資料。o 與參與者談?wù)撍麄兊目捶ê湍繕?biāo)。o 鼓勵(lì)參與者做好準(zhǔn)備工作并讓他們知道您對他們的想法很感興趣。o 向不參加會議但關(guān)注會議結(jié)果的管理者和其他高級經(jīng)理或主管做簡要匯報(bào)。o 分發(fā)日程和相關(guān)的背景信息。會前 會中 7. 說明會議的目

47、的和目標(biāo)。如果您在會議之初說明會議的目的和目標(biāo)，則可以最大程度地避免參與者離題或介紹無關(guān)的材料。這將有助于您保證會議的正常進(jìn)行。8. 讓每個(gè)人都發(fā)言。o 監(jiān)控您自己的參與程度以確保自己沒有發(fā)言過多。o 對打斷他人講話和發(fā)言過多的人進(jìn)行控制；為沉默寡言的人提供發(fā)言的機(jī)會。o 積極看待人們提出的觀點(diǎn)并鼓勵(lì)他們提出建議。o 如果有參與者批評或攻擊他人的發(fā)言，應(yīng)予以調(diào)解。o 在掛紙板上記錄意見。o 當(dāng)您感覺到大家對討論某個(gè)要點(diǎn)興趣濃厚時(shí)，應(yīng)關(guān)注想發(fā)言的每個(gè)人并聆聽他們的想法。通過眼神交流、點(diǎn)頭或“讓我們依次聽取羅布、休和托尼奧的想法”之類的話語來回應(yīng)他們。o 為獲取每個(gè)人的意見，您可以在會議室走動(dòng)以詢

48、問每個(gè)人的意見。o 確保聽取到所有的觀點(diǎn)。o 請某人做唱反調(diào)的人。o 詢問人們的想法。邀請尚未發(fā)言的人發(fā)言。o 將團(tuán)隊(duì)分為兩人或三人小組，然后讓每個(gè)小組分別匯報(bào)。o 不要倉促投票或做出決策。9. 對每個(gè)問題都要得出結(jié)論。要做出決策，團(tuán)隊(duì)可以通過投票或達(dá)成一致（相互同意）的方式，也可以由領(lǐng)導(dǎo)者做出決策。每種方法都有其利弊。o 投票可在較短時(shí)間內(nèi)得出結(jié)果。它可能需要大家公開表態(tài)，這可能最終會將某些成員置于或贏或輸?shù)木车?。o 團(tuán)隊(duì)一致通過通常更加困難且要花更多的時(shí)間。人們更有可能支持他們一致做出的決策。這種方法通常不適合緊急情況或領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人應(yīng)對決策負(fù)責(zé)的情況。在一致通過的情況下，可能并非每個(gè)人都同意

49、該決策，但他們都同意支持該決策。o 領(lǐng)導(dǎo)者決策通?？稍谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。如果成員了解是由領(lǐng)導(dǎo)在做決策以及決策的原因，則這種方法可能是有效的可選方案。在這種情況中，有必要讓所有成員感覺到領(lǐng)導(dǎo)聽取了他們的觀點(diǎn)。10. 結(jié)束會議時(shí)應(yīng)形成行動(dòng)和交流計(jì)劃。制定行動(dòng)和溝通計(jì)劃通常是最容易忽略的步驟，并且可能成為與會者和其他未到會的干系人抱怨的根源。如果會議結(jié)束時(shí)沒有制定出任何行動(dòng)計(jì)劃和溝通計(jì)劃，離開會議室后就不會有實(shí)際行動(dòng)。行動(dòng)和溝通計(jì)劃應(yīng)具備三個(gè)要素：什么、何人及何時(shí)。o 什么具體決策和成果產(chǎn)生于此次會議以及會后需要完成什么任務(wù)？o 何人負(fù)責(zé)這些任務(wù)？如果與會者自發(fā)地承諾負(fù)責(zé)某些特定行動(dòng)，則他們更可能完

50、成這些任務(wù)。o 何時(shí)必須完成這些任務(wù)？讓參與者現(xiàn)實(shí)地對計(jì)劃安排做出承諾，以確保任務(wù)真正得到落實(shí)。行動(dòng)和溝通計(jì)劃可以提供結(jié)論并帶來成就感。它還可以確保讓所有干系人了解決策或信息，并有助于確保他們獲知的是相同的訊息。會議結(jié)束后，稍微調(diào)整行動(dòng)和交流計(jì)劃表，然后將其發(fā)給所有與會者。還要將該計(jì)劃發(fā)給那些沒有到會但需要得到相關(guān)信息的人員。如果他們把行動(dòng)計(jì)劃確實(shí)視為責(zé)任、義務(wù)或契約，那么這些行動(dòng)計(jì)劃更可能被執(zhí)行。會前 會中 會后 11. 通過包含會議記錄的備忘錄快速跟進(jìn)。最好的跟進(jìn)備忘錄是根據(jù)會議期間掛紙板或白板上記錄的要點(diǎn)或是您或記錄員所做的筆記整理而成的。寫跟進(jìn)備忘錄的目的在于讓沒有到會的人了解會議的情

51、況。它包括：o 出席者o 會議目標(biāo)o 所討論的關(guān)鍵主題o 所做的重要決策o 后續(xù)步驟或行動(dòng)計(jì)劃o 下次會議或者后續(xù)會議的日期o 對所有與會者的感謝問題解決會議的跟進(jìn)備忘錄可能還包括：o 問題的確定o 分析方法o 備選方案o 決策制定標(biāo)準(zhǔn)o 決策o 由誰跟進(jìn)，跟進(jìn)到何時(shí)o 預(yù)期結(jié)果12. 與那些沒有發(fā)言或?qū)Y(jié)果感到不滿意的人員進(jìn)行非正式會面。會議期間，應(yīng)留意成員對所做決策感到不滿意的信號，并在會后找這些人溝通。會后的談話可以使您獲得重要的反饋，并可能防止簡單的問題無謂地復(fù)雜化。您還可以安撫那些您可能長期需要他們支持的參與者的自尊心。13. 提供承諾的資源。確保讓參與者獲得完成其分配到的任務(wù)所需的

52、資源。否則，他們將感到泄氣且無法完成這些任務(wù)。如果您無法提供資源，應(yīng)解釋原因。14. 按您的決策采取行動(dòng)。按照會議中所做的任何決策盡快地采取行動(dòng)。這將顯示您作為團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的效率。大家最終將更多得根據(jù)您的行動(dòng)而不是您的語言來評判您的工作。討論問題的步驟 當(dāng)與會者遇到問題時(shí)，應(yīng)依次通過下列問題引導(dǎo)他們：1. 成員們對此問題有何看法？此問題持續(xù)了多長時(shí)間？目前的情況如何？2. 對問題達(dá)成一致的認(rèn)識。3. 我們認(rèn)為此問題的原因是什么？4. 有哪些解決此問題的方案？每種方案有何后果或好處？如果問題得不到解決，會有哪些后果？5. 我們?nèi)绾芜x出一個(gè)方案？有哪些關(guān)鍵因素（如時(shí)間、資源、財(cái)務(wù)和價(jià)值等等）？6.

53、就某個(gè)方案達(dá)成一致。建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟 1. 要求團(tuán)隊(duì)成員對需要討論的問題進(jìn)行集體討論，而不是進(jìn)行評估。 每個(gè)問題的期望結(jié)果是什么，成員需要多少時(shí)間來處理每個(gè)問題？2. 根據(jù)團(tuán)隊(duì)頭腦風(fēng)暴所產(chǎn)生的事項(xiàng)創(chuàng)建日程。3. 根據(jù)需要調(diào)整日程。如果您需要縮短日程以適應(yīng)分配的時(shí)間，則應(yīng)讓團(tuán)隊(duì)確定哪些事項(xiàng)可以稍后處理，或者哪些事項(xiàng)可以委派給可以在下次會議中匯報(bào)的任務(wù)組。會議準(zhǔn)備的技巧 僅邀請需要參加會議且能夠幫助實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)的人員參加會議。 對于較大的團(tuán)隊(duì)，應(yīng)提供更多的結(jié)構(gòu)。 選擇適當(dāng)?shù)臅h場所并確認(rèn)場地和任何所需設(shè)備的可用性。 擬定日程。會議沒有日程就像是搜查隊(duì)沒有地圖。 對于小型團(tuán)隊(duì)工作會議來說計(jì)

54、劃三十分鐘到兩個(gè)小時(shí)，并且始終應(yīng)低估團(tuán)隊(duì)可以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。 在能夠?qū)崿F(xiàn)會議目標(biāo)的前提下盡量縮短會議的時(shí)間。 收集會議所需的任何相關(guān)數(shù)據(jù)或文件。 主持會議的技巧 準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束會議。 從簡單的問題開始。初期的成功通常可以促進(jìn)后來的成功。 隨后再討論較困難的事項(xiàng)，但要確保預(yù)留足夠的時(shí)間來處理它們。 會議記錄：盡可能記下一切會議內(nèi)容。 征求每個(gè)人的意見。 做一名感恩的交警：鼓勵(lì)大家輪流發(fā)言并對他們的發(fā)言以及他們愿意提出疑難問題表示感謝。 告訴他們前進(jìn)的方向、目前所處的位置以及走過的路線。 處理問題行為的技巧 遲到的成員 準(zhǔn)時(shí)開始會議。 找出可以激勵(lì)遲到的人員準(zhǔn)時(shí)到會的辦法。 向此人分配一項(xiàng)要在會議中執(zhí)

55、行的任務(wù)。 會后私下詢問此人遲到的原因。 早退的成員 找出此人經(jīng)常早退的原因。 在會議一開始，詢問是否每個(gè)人都能呆到指定的結(jié)束時(shí)間。如果不能，可以考慮變更會議的時(shí)間長度。 不斷重復(fù)一個(gè)話題的成員 在掛紙板上指出他們的發(fā)言。 口頭確認(rèn)您聽取了他們關(guān)注的問題。 將此話題擱置到未來討論。 嘲笑他人或找他人岔子的成員 邀請參與者提出可能對團(tuán)隊(duì)有價(jià)值的建議或想法。 要求團(tuán)隊(duì)同意在所有想法發(fā)表完畢之前不評論他人觀點(diǎn)。 提醒對此協(xié)定表示懷疑的人并向他們保證將有一段時(shí)間用來評估。 對于說“那是蠢話”之類的話或使用身體語言暗示否定性判斷的人，您可以說“等一下。每個(gè)人的想法在此都很重要?！?如果此行為繼續(xù)出現(xiàn)，您

56、可能必須請此人離開會場。 使用夸張的、破壞性的非語言反應(yīng)的成員 回應(yīng)他們的行為并問他們想說什么。 在休息期間，巧妙地指出這種行為具有破壞性。說明此行為對您和團(tuán)隊(duì)有何影響。 如果此行為繼續(xù)出現(xiàn)，應(yīng)要求他們予以控制。 會議期間處理其他事情的成員 提出一個(gè)問題并將違規(guī)者包含在您想聽取其意見的人員之中。 在休息期間與他們交流。 在會議開始時(shí)指出基本規(guī)則。 竊竊私語 要求只關(guān)注一個(gè)中心，例如，可以問“我們在這里可以只開一個(gè)會議嗎？” 詢問竊竊私語的與會者他們是否可以與大家分享談話或稍后再完成談話。 在休息期間，詢問他們開會時(shí)在談什么。 少數(shù)成員在談話中發(fā)言過多 如果您站著，那么請盡可能地靠近他們。 對他

57、們的發(fā)言表示感謝，然后邀請其他人發(fā)言。 要求團(tuán)隊(duì)更換角色，以便讓沉默的人發(fā)言，并讓一直在發(fā)言的人暫停一會兒。 最后，您可能必須指出他們在會議中發(fā)言過多了。 攻擊他人的成員 如果他們攻擊其他參與者，應(yīng)詢問問題所在。如果問題與會議無關(guān)，應(yīng)請他們會后再解決。 使用掛紙板或白板將他們的注意力重新集中到正在討論的主題上，并記錄他們對該主題分歧的實(shí)質(zhì)。 作為最后一招，您可能不得不請他們離開會場。如果他們的意見或支持至關(guān)重要，應(yīng)設(shè)法在會后獲取他們的意見或支持。 替他人完成發(fā)言的成員 請他們讓他人自己發(fā)言。 向被打斷的人確認(rèn)完成他們發(fā)言的人是否準(zhǔn)確陳述了他們想表達(dá)的意思。 表現(xiàn)得像是無所不知的成員 承認(rèn)他們的專長。 請他們耐心聽完他人的想法和觀點(diǎn)。 打斷他人 對正在發(fā)言的人說“阿特，慢慢來”之類的話。 對打斷他人講