企業(yè)檔案管理制度

1、企業(yè)檔案管理制度篇一：企業(yè)檔案管理制度公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔 案，特制訂本制度。第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部 門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所 直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑 證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、 證件等不同形式的歷史記錄。第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則， 由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。第二章 檔案歸檔第四條 歸檔范圍（ 一）（ 二 ） 通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊 申報資料等。 工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招

2、 投標文件、造價、工程管理 （變更、進度控制、質(zhì)量控制） 工程驗收、工程報批資料等。（ 三） 合同： 原輔料采購、 設備采購、 工程基建、 技術(shù)轉(zhuǎn)移、 委托合同、設計 合同、其他合同。（ 四 ） 設備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設備；生產(chǎn)部設備、工程部設備、QC部設備等。（ 五）（ 六 ） 員工培訓：培訓計劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓記錄、外部培 訓報告等。 計量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、 熱工類、長度類、計時類、 流量類等，設備內(nèi)部校驗記錄 歸于設備檔案中。（ 七 ） 產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設計、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn) 品工藝規(guī)程及空白 批記錄、質(zhì)量標準、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn) 定性試驗資料、產(chǎn)品

3、質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗 報告（含送檢或抽檢） 、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。 （ 八 ）（ 九）供應商檔案。 質(zhì)量標準：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包 裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。（ 十 ） 檢驗方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成 品、包裝材料等。 （ 十一 ） 記錄： 除批記錄以外的所有記錄。 包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、 盤存表、溫濕度記 錄、物料請驗單等；（ 十二 ） 批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、 批包裝記錄等。 （ 十三 ） 標準操作規(guī)程。（ 十四 ） 驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設 備驗證、 QC 設備驗證、 工程部設備驗證、方法驗證、工

4、藝 驗證、清潔驗證等。（ 十五 ） 行政類文件：? 行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或 由企業(yè)發(fā)行的各種標 準、規(guī)章規(guī)程等；? 各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批 復；? 各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu) 代碼證、稅務登記證、 土地證、房產(chǎn)證、商標注冊證書、 企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等； ? 人事任命、 勞動糾紛等；? 各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、 儀器設備說明書、 保修卡等；? 所有加蓋公章的文件復印件；? 在企業(yè)文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的 各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。第五條 歸檔時間（ 一

5、 ） 各類證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加 蓋公章的文件復印 件須于文件產(chǎn)生的 24 小時（一個工作日） 內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（ 二 ） 設備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標準、檢驗方法、標準操 作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨 時歸檔；（ 三 ） 員工培訓類資料按月歸檔，于每月 25 日之后次月 5 日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)；（ 四 ） 計量類資料按半年歸檔， 于每年 5 月 25 日之后 6 月 5 日之前、 11 月 25 日之后 12 月 5 日之前到檔案室辦理歸檔 手續(xù)；（ 五 ） 供應商檔案按年度歸檔， 于每年 1 月 25 日之后 2 月 5 日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

6、（ 六）（ 七）手續(xù)；（ 八 ） 驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸 檔，于每年 1 月 25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其 他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，于每月 25 日 之后次月 5 日之前到檔案室辦理歸檔 日之后 2 月 5 日之前 到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（ 九）（ 十 ） 其他文件每周一集中歸檔一次。 未按要求及時歸檔 而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據(jù)情節(jié) 輕重 予以相應處理。第六條 歸檔份數(shù)（ 一）（ 二 ） 原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。 使用頻繁的檔 案，各使用部門應復印留存自用。第七條 歸檔要求（ 一）（ 二）（ 三）（ 四 ） 由檔案室

7、和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。 對 已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。 文件必須通過 系統(tǒng)整理后再歸檔。 文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng) 導簽字確認后方可歸檔第八條 歸檔手續(xù)各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫文件歸檔單一式二 份，由歸檔部門負責人和總經(jīng)辦負責人審批，歸檔部門和檔 案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記 薄，歸檔人和檔案員共同簽字確認。第三章 檔案的收集與整理第九條 檔案的收集（ 一 ） 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文 件進行收集，并進 行分類、排列、編目后移交檔案室。（ 二 ） 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收 集，再進行系統(tǒng)的、

8、全面的整理。（ 三 ） 收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。第十條 檔案的整理（ 一）（ 二 ） 檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保 管和利用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理 步驟進行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索 檔案編號由英文字母及阿拉伯數(shù)字組成，具體說明如下：7、& 9位代表流水號001999。、 6 位為檔案柜號。、 4 位為二級分類的編號。、 2 位為一級分類的英文縮寫。第四章 檔案建檔第十一條 分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入 庫，并建立檔案明細臺賬 。第十二條

9、 檔案專用章所有歸檔的復印件及歸檔原件產(chǎn)生的復印件，每頁紙加蓋 藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用， 檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編 號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔 案編號章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案 做出的任何調(diào)整須登記備查。 第十四條 檢索目錄 所有歸檔文件，由檔案員建立對應關(guān)系的電子版檢索目 錄，并定期核對。第十五條 電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔 資料如有電子版的也應一并建檔備份。第五章 檔案使用和歸還第十六條 檔案使用（ 一 ） 文件復?。河墒褂萌颂顚憴n案復印登記薄 ，一般

10、性文件經(jīng)部門負責人 批準，重要文件同時報分管副總批準， 由檔案員復印、提供。（ 二 ） 借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫檔 案借出登記薄 ，經(jīng) 部門負責人批準，最長不超過十個工作 日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未 歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。（ 三 ） 借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記薄 ， 經(jīng)部門負責人批準， 于檔案室指定的地點查閱，不得帶離 檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。（ 四 ） 借出原始文件：由使用人填寫檔案借出登記薄 ， 經(jīng)部門負責人批準， 最長不超過五個工作日，重要文件及 特殊情況同時報分管副總批準，總經(jīng)辦會簽；五個工

11、作日后 仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出 后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準，總經(jīng)辦會簽， 檔案室保留復印件備查；（ 五 ） 外單位借出檔案時，由使用人填寫檔案借出登記 薄，須經(jīng)總經(jīng)理批準 后方可使用。（ 六 ） 按規(guī)定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記 并簽字確認方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以 200-1000 元/ 人/ 件的罰款；造成損失的， 由檔案員全額承擔， 并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。第十七條 檔案歸還（ 一 ） 檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅 自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔 案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤

12、后，應在檔案借出登記薄登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。（ 二）發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以 200-1000 元/ 人/ 件的罰 款；造成損失篇二：公司檔案管理辦法及實施細則檔案管理辦法及實施細則為進一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵與失 信懲戒機制，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，保護公民的合法權(quán)益， 促進全公司的持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī) 定，結(jié)合實際，制定本辦法。一、總則第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加 強公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟效益服務，特制定本規(guī)定。第二條 公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案 的總和。其構(gòu)成是以科學技術(shù)型檔案為主

13、體，包括公司章程、 股東名簿、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會記錄、 行政類文件、政府機關(guān)核準文件、工程設計圖、工程預 算決算書、計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應、財務管理、 勞動工資、各類合同和其他工作等方面檔案。第三條公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是 維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。第四條 公司檔案管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。二、文件材料的形成與歸檔第五條 公司要根據(jù)相應法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運轉(zhuǎn)要遵 循計劃、公司的發(fā)展、項目的進行（施工） 、技術(shù)、經(jīng)營 等項工作和文書處理的程序。第六條 公司生產(chǎn)（施工

14、）活動中形成的辦公用品及文件等 材料 由工程項目負責人指定有關(guān)人員負責積累、整理后歸檔。各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務范圍，指定有關(guān)人員負責積累、整理后歸檔，然后交給公司 檔案管理人員。1 、公司指定專門的部門及專人負責文件材料的管理。按照 各部門的工作，此類型工作由行政部門統(tǒng)一管理、分類、存檔 檔案。2 、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。3 、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件 材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政 部收集。第七條 公司文件材料歸檔的基本要求 1 、歸檔的文件材 料必須完整。2 、歸檔的文件材

15、料必須準確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營 管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。3 、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 第八條 公司必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：1 、 經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記 錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和 用戶服務工作中形成的文件材料等。2 、 財務管理方面：有財務管理中的各種帳冊、報表、憑 證和文件等。3 、 工程建設方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項目合同、工程圖紙等。4、 計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng) 計分析活動中形成的各種文件材料。5 、 勞動工資方面。有

16、定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工 資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。6 、 物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供 應和工具管理中形成的各種文件材料。7、宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中 的各種文件材料，公司行政工作、共青團工作和董事會工作中的 各種文件材料等。8、其他方面。第九條 檔案級別的劃分：檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案 類型、及常用程度劃分為四個等級。等級的劃分：一級為絕密文件二級為秘密文件三級為機密文件四級為普通文件1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總 結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。2、本公司對外的

17、正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型 文書屬秘密文件，劃分等級為二級。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會 議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文 件，劃分等級為三級。草4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬 非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。5 、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人 事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。6 、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、 亍宀 =r.錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。附表格如下：第十條歸檔時間 術(shù)項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材

18、 料組成保管單位， 由項目負責人審定后， 向檔案管理部歸檔。2 、 各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內(nèi)，要將 應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后， 向檔案部門歸檔。第十一條 公司各類文件材料一般歸檔一式一份原件及掃 描件，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份 數(shù)。第十二條 公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要 列入基建、經(jīng)營等各項管理程序；列入基建和經(jīng)營等各項活 動的工作計劃；列入公司有關(guān)部門的職責范圍和有關(guān)人員崗 位責任制。第十三條公司檔案管理要對公司文件材料的形 成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。a）檔案管理歸檔要求：1、檔案質(zhì)量總的要

19、求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應 齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件（原件） 與附件（復印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應合一歸 檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總 結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。晶5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前， 附件篇三：公司檔案管理制度公司檔案管理制度第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性 及保密性，理順工

20、作程序，明確工作職責，杜絕資料流失， 特建立檔案室并制定本制度。第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責1 、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合 管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工 作。2 、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一 收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用 管理。3 、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細 致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作 用。4 、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進 行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。第三條 歸檔制度1 、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、技術(shù)

21、 工藝及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬 歸檔范圍。公司要求歸檔范圍主要有以下幾個方面：1 1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設計、工藝、工裝的圖樣和 技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形 成的各種文件材料等。1.2 、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記 錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣 傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。1.3 、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設備 儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料， 設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件 材料等。1.4 、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)工藝、技

22、術(shù)引進、 技術(shù)改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案 等管理中形成的各種文件材料。1.5 、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、倉庫管理報表、統(tǒng)計報 表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。1.6 、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供 應和工具管理中形成的各種文件材料。1.7 、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工 資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。1.8 、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑 證和文件等。1.9 、教育培訓方面。 有干部、 職工教育和技術(shù)培訓的文件、 教材等。1.10 、科學技術(shù)研究方面和工程建設方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.11

23、、其他方面。2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任 何個人不得擅自留存。3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不 能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復印件。4 、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時 歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5 、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存 原件；屬于人事方面的資料，由綜合部保存原件；屬于工程 建設方面的，由綜合部保存原件。以上部門應將涉外事務的 復印件報綜合管理部備案。6 、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合 管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存 一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。7 、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資 料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制， 歸檔范圍外的由各部門自行保管。第四條 檔案保管制度1 、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根 據(jù)保存檔案數(shù)量， 設置存放檔案的箱柜， 并具備防火、 防潮、 防蟲等安全條件。2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。3 、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制