行政運(yùn)營制度及流程

1、行政管理工作制度與流程人事工作流程1、根據(jù)編制，各部門經(jīng)理依據(jù)實(shí)際工作需要，填寫“人員增補(bǔ)申請(qǐng)單”2、行政人事部應(yīng)調(diào)查所申請(qǐng)人員是否為編制內(nèi)所需要，其薪金職位是否在控制中，其需要?jiǎng)訖C(jī)是否恰當(dāng)并呈總經(jīng)理批準(zhǔn)3、通過適當(dāng)渠道招募人員（建立公司人才資料庫）一般面試由行政人事部與部門經(jīng)理共同執(zhí)行，薪金待遇由行政人事部洽談，由總經(jīng)理最終決定。4、新進(jìn)人員報(bào)道時(shí)，應(yīng)攜帶個(gè)人資料（身份證、學(xué)歷證書、專業(yè)證書、登記照片 2 張，并如實(shí)填寫員工檔案表 ，簽定保密合同、 擔(dān)保書5、行政人事部應(yīng)引導(dǎo)新進(jìn)人員辦理如下事宜：* 領(lǐng)取工卡、考勤卡* 借閱員工手冊(cè)，并在限期內(nèi)歸還并簽字* 安排辦公位置及用具，有必要的填寫*

2、 引導(dǎo)其向主管報(bào)到，并介紹公司人員及職責(zé)。6、行政人事部應(yīng)在員工檔案表上注明其報(bào)到日期、職位，試用薪金。并存檔7、試用期滿由部門主管填寫試用期滿通知書，由行政人事部該員工如轉(zhuǎn)為正式員工，應(yīng)簽定勞動(dòng)合同書8、行政人事部應(yīng)將人員及薪金變動(dòng)及時(shí)以書面形式通知財(cái)務(wù)部，并在每月3 號(hào)前整理上月員工出勤情況，編制統(tǒng)計(jì)表各兩份，一份送財(cái)務(wù)核計(jì)薪金，一份公布，限三日內(nèi)更正申請(qǐng)。行政事務(wù)管理一、檔案管理1、 歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)營情況/ 人事檔案 / 會(huì)議記錄、決定、決議、委任書、通知、通告 / 協(xié)議、合同 / 客戶資料 / 其他資料2、 檔案管理由專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始

3、資料及單據(jù)完全齊整，密級(jí)檔案必須保證安全3、 檔案的借閱與索取：凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可提取，副總經(jīng)理以下提取一般檔案由公司行政主管批準(zhǔn)。借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔、嚴(yán)禁涂改、注意安全和保密、嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。4、 檔案的銷毀任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料如需銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案必須經(jīng)總理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀，并由檔案管理人員記錄及填寫銷毀清單。二、印鑒管理1、公司印鑒由公司行政主管或總經(jīng)理負(fù)責(zé)保管。2、公司印鑒的使用一律有總經(jīng)理簽字許可后方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成后果由直接負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，每次均進(jìn)行登記、存檔。3

4、、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明以及對(duì)外開除的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔4、公司一般不允許開具空白介紹信、證明、如因工作需要或其他特殊原因需要開具時(shí)，必須由主管副總經(jīng)理簽字方可開出，持空白介紹信外出工作，回來時(shí)必須向公司匯報(bào)用途，為使用者必須交回。三、辦公用品的管理1、 行政部指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算，各部門每月25 日將所需物品報(bào)到，根據(jù)資金運(yùn)用狀況，由主管總監(jiān)批準(zhǔn)后購回，由使用人領(lǐng)取。四、郵發(fā)管理 1 、公司行政部負(fù)責(zé)為各部門郵發(fā)信件、郵件所有公發(fā)郵件由前臺(tái)文員登記，負(fù)責(zé)寄發(fā)。 2 、前臺(tái)文員每天須查看公司郵箱有無信件并分發(fā)到各部門。五、書籍、報(bào)刊管理1、 公司行

5、政部負(fù)責(zé)公司書籍、報(bào)刊的購買及保管，購買書籍及訂閱報(bào)刊，需由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。購回新書必須先入庫蓋章后方可借出2、 公司人員填寫借書登記表可借閱公司書籍，借期一個(gè)月。到期不還者，從工資中扣除該書雙倍價(jià)格以賠償。續(xù)借者需攜帶書籍給經(jīng)辦人過目。經(jīng)辦人不按本條辦理，失書扣款由經(jīng)辦人承擔(dān)。3、 報(bào)刊均上報(bào)夾，每天的新報(bào)紙放于總經(jīng)理辦公臺(tái)面。報(bào)刊保留一周，并進(jìn)行剪報(bào)。余下者定期賣給廢品收購者六、前臺(tái)工作管理指導(dǎo)1、 前臺(tái)文員負(fù)責(zé)公司各員工的考勤記錄。2、 員工外出工作，應(yīng)要求其登記外出工作表3、 接待來訪電話及客人，要禮貌大方、熱情周到，來訪電話要先報(bào)公司名稱，問清找誰、并通知被找人詢問是否接聽，

6、然后轉(zhuǎn)接并填寫來訪來電登記表。4、 對(duì)來訪客人，要先請(qǐng)其填寫來訪來電登記表 ，問清找誰、事先有無預(yù)約及來訪事由，并通知被找人詢問是否接見。5、 客人來訪后，應(yīng)主動(dòng)遞送茶水，客人離開后，應(yīng)及時(shí)收拾茶杯、煙缸及搞好會(huì)議室的衛(wèi)生。6、 每天早上應(yīng)主動(dòng)為總經(jīng)理、總監(jiān)級(jí)別整理臺(tái)面、收拾茶杯及煙缸、保持辦公室的環(huán)境衛(wèi)生。7、如有面試人員報(bào)到，需填寫個(gè)人資料，填寫完后需交由部門主管跟進(jìn)。8、前臺(tái)文員在一般情況下應(yīng)推遲10 分鐘下班，并檢查所有電源是否關(guān)閉。如其他部門正在開會(huì)或有客人在場(chǎng)，非經(jīng)同意不得離開。4、每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算，各部門每月25 日前將所需物品報(bào)到，根據(jù)資金運(yùn)用狀況，由行政主管批準(zhǔn)后購回，

7、由使用人領(lǐng)取，前臺(tái)文員負(fù)責(zé)登記及管理派發(fā)。5、報(bào)刊均上報(bào)夾， 每天的新報(bào)紙放于總經(jīng)理辦公臺(tái)面，報(bào)刊保留一周， 并進(jìn)行剪報(bào)及管理工作，余下者定期交給大廈回收站。6、各部門郵發(fā)信件，郵件所有公發(fā)郵件由前臺(tái)文員登記，負(fù)責(zé)寄發(fā)。7、前臺(tái)文員負(fù)責(zé)粘貼通知，通告，公告并及時(shí)通知與會(huì)人員每月最后一個(gè)周五下午召開員工大會(huì)；每周六下午為部門經(jīng)理會(huì)議時(shí)間；各部門每周必須進(jìn)行一次例會(huì)，具體由部門經(jīng)理安排。8、負(fù)責(zé)辦公室文書處理，日常行政事務(wù)跟進(jìn)。9、制定并執(zhí)行公司日常辦公規(guī)章制度，進(jìn)行公司內(nèi)部傳達(dá)，協(xié)調(diào)各部門有關(guān)人員工作。8、保存各類資料，文件，檔案。9、負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)系和公關(guān)業(yè)務(wù)。10、負(fù)責(zé)協(xié)助整理，歸檔，輸入客

8、戶原始合同，服務(wù)卡，售后服務(wù)卡，保險(xiǎn)的保管工作。七、會(huì)議管理公司行政部負(fù)責(zé)籌備公司各種會(huì)議，并負(fù)責(zé)公告并及時(shí)通知與會(huì)人員。八、鑰匙管理規(guī)定1、 總公司鑰匙由行政部（辦公室）統(tǒng)籌管理、復(fù)制。2、 總公司大門鑰匙分配四把，各部門大門鑰匙分配二把。3、 如因公需使用鑰匙，得向保管人說明使用目的，用畢后應(yīng)立即歸還。4、 鑰匙保管人應(yīng)遵守下列條件，否則所受損失由保管人負(fù)擔(dān)責(zé)任，并視情節(jié)輕重論處或依法查辦。離職時(shí)應(yīng)將鑰匙繳交行政部（辦公室）負(fù)責(zé)人；鑰匙遺失時(shí)，應(yīng)立即向管理單位報(bào)備；非經(jīng)管理單位同意不得復(fù)印制；不能任意借予外人使用。5、 辦公場(chǎng)所的桌、抽屜等鑰匙應(yīng)由行政部（辦公室） 、部門的由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一

9、保管一套，并依類保管，以備急需。九、車 輛 管 理 規(guī) 定1、 為加強(qiáng)本公司車輛的保管及有效運(yùn)用，特制定本辦法。2、 本辦法所指車輛指公司的客、貨車輛。3、 本公司的車輛由行政部管理，并指派專人負(fù)責(zé)保養(yǎng)。4、 車輛應(yīng)由專任司機(jī)駕駛，需由他人駕駛時(shí)，應(yīng)善盡駕駛?cè)素?zé)任。專任司機(jī)應(yīng)每周實(shí)施定期檢查及保養(yǎng)，以維持機(jī)件壽命，確保行車安全。5、 車輛的有關(guān)證件及保險(xiǎn)資料統(tǒng)由行政保管，并負(fù)責(zé)一切違規(guī)費(fèi)的繳納及維修。6、 單位需要使用車輛時(shí)，應(yīng)事先填妥“派車單” ，經(jīng)廠部主管核準(zhǔn)后調(diào)派。7、“派車單”應(yīng)詳填用途及裝載品名、數(shù)量，也可以用“貨品清單”代替。門衛(wèi)人員應(yīng)就“派車單”寫的所載品名、數(shù)量、規(guī)格與實(shí)際相核

10、對(duì)，若有不符，應(yīng)即報(bào)請(qǐng)行政部處理。8、 無“派車單”擅自出車，或不接受守衛(wèi)人員查點(diǎn)載貨者，應(yīng)予懲處。9、 車輛每日行駛應(yīng)登記“行車登記表” ，司機(jī)、使用人員及主管應(yīng)如實(shí)填寫，嚴(yán)格執(zhí)行。每星期由司機(jī)將“行車登記表”上交行政部查核。10、各單位派車交貨、洽談時(shí)，應(yīng)依下列規(guī)定辦理：車輛為運(yùn)送公司商品及公務(wù)物品專用車輛；車輛不得運(yùn)載任何與公務(wù)無關(guān)的職員或物品；車輛行前應(yīng)特別注意安全檢查；車輛行車途中應(yīng)特別注意安全行駛及遵守交通規(guī)則，若有違規(guī)罰款，由駕駛員負(fù)擔(dān)；車輛抵達(dá)廠商時(shí)，除妥善停置車輛外，應(yīng)將“出貨清單”交廠商點(diǎn)收，并將簽認(rèn)的單據(jù)妥為保管， 于返廠時(shí)交有關(guān)單位處理。 取貨時(shí)應(yīng)詳細(xì)清點(diǎn)數(shù)量、 查看規(guī)

11、格后方得簽收。11、司機(jī)根據(jù)“派車單”的資料于每日填報(bào) “行車登記表” 呈主管審核，并核對(duì)實(shí)際里程。12、“行車登記表”（附表）上所載里程數(shù)應(yīng)與車輛里程表相符，不符的數(shù)應(yīng)由司機(jī)負(fù)責(zé)繳納差數(shù)里程的汽油費(fèi)。13、每日行車完畢， 司機(jī)應(yīng)將車輛鑰匙交回主管， 由公司妥善保管， 翌日行車方可領(lǐng)取鑰匙。14、節(jié)假日或上班時(shí)間外車輛的使用應(yīng)呈請(qǐng)行政部經(jīng)理核準(zhǔn)后始準(zhǔn)調(diào)派。15、經(jīng)呈準(zhǔn)的非公用派車， 應(yīng)負(fù)擔(dān)使用里程的油資， 由申請(qǐng)人于派車翌日連同行車證、 車鑰匙一并繳交行政部，否則停止其以后的使用權(quán)。16、車輛駛回后應(yīng)停放在公司指定場(chǎng)所，并將車門鎖妥。十、司 機(jī) 管 理 規(guī) 定1、 公司司機(jī)必須遵守中華人民共和

12、國道路交通管理?xiàng)l例及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車，同時(shí)還應(yīng)遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度。2、 司機(jī)應(yīng)愛惜公司的車，平時(shí)要注意車的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車的主要機(jī)件。每月至少用半天時(shí)間對(duì)自己所開的車進(jìn)行檢修，確保其正常行駛。3、 司機(jī)應(yīng)每天抽適當(dāng)時(shí)間擦洗自己所開的車，以保持車的清潔（包括車內(nèi)、車外和引擎的清潔） 。4、 出車前，要例行檢查車的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時(shí)，要立即加補(bǔ)或調(diào)整。出車回來，要檢查存油量，以現(xiàn)存油不足一格時(shí)，應(yīng)立即加油，不得出車時(shí)才臨時(shí)去加油。5、 司機(jī)發(fā)現(xiàn)所駕的車有故障時(shí)要立即檢修。不會(huì)檢修的，應(yīng)立即報(bào)告管理人員，并提出具體的維修意見（包括維修項(xiàng)目和大致需

13、要的經(jīng)費(fèi)等）。未經(jīng)批準(zhǔn)，不許私自將車送廠維修。6、 出車在外或出車歸來停放車，一定要注意選取停放地點(diǎn)和位置，不能在不準(zhǔn)停車的路段或危險(xiǎn)地段停車。司機(jī)離開車時(shí)，要鎖好保險(xiǎn)鎖，防止車被盜。7、 司機(jī)對(duì)自己所開車輛各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時(shí)一定保證證件齊全。8、 晚間司機(jī)要注意休息，不準(zhǔn)開疲勞車，不準(zhǔn)灑后駕車。9、 司機(jī)駕車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車，不認(rèn)危險(xiǎn)駕車（包括高速、爬頭、緊跟、爭道、賽車等）。10、司機(jī)因故意違章或證件不全被罰款的，費(fèi)用不予報(bào)銷。違章造成后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。11、車內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。 本公司員工在車內(nèi)吸煙時(shí)， 應(yīng)吸禮貌地制止； 公司外的客人在車內(nèi)吸煙時(shí)，可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪

14、同人，但不能直接制止。12、司機(jī)對(duì)乘車人要熱情、禮貌，說話應(yīng)文明。車內(nèi)客人談話時(shí)，除非客人主動(dòng)搭話，不準(zhǔn)隨便插嘴。13、接送員工上下班的司機(jī)，要準(zhǔn)時(shí)出車，不得誤點(diǎn)。14、上班時(shí)間內(nèi)司機(jī)未被派出車的，應(yīng)隨時(shí)在位置等候出車；不準(zhǔn)隨便亂竄其他辦公室。有要事確需離開本人位置時(shí)，要告知管理人員去向和所需時(shí)間，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開；出車外出回來，應(yīng)立即到管理人員處報(bào)到。15、司機(jī)對(duì)管理人員聽工作安排， 應(yīng)無條件服從， 不準(zhǔn)借幫拖延或拒不出車。 對(duì)工作安排有意見的，事后可向行政部經(jīng)理反映。16、司機(jī)出車有招待任務(wù)， 遇特殊情況不能按時(shí)返回的， 應(yīng)及時(shí)設(shè)法通知管理人員， 并說明原因。17、不論什么時(shí)間， 司機(jī)身上必須帶傳呼機(jī)或手機(jī)。 對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的傳呼， 應(yīng)盡快復(fù)機(jī)。情況特殊確實(shí)不能復(fù)機(jī)的，事后一定要說明原因。18、下班后，應(yīng)將車停放適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)保管，不準(zhǔn)私自用車。19、司機(jī)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 不得將自己