拿來就能用的員工出差申請費用報銷制度

1、受控狀態(tài)：文件編號： Q/ZJ-AC001-2013發(fā)放編號：版本：A員工出差申請、費用報銷制度編制日期：審核日期：批準(zhǔn)日期：發(fā)布：2013 年4月 9 日實施：20XX年 4月10日XXXXXXX科技有限公司1目的（ Objective ）:為配合公司的對外往來及業(yè)務(wù)需要，規(guī)范員工出差管理，保證公司費用的合理使用，本著勤儉節(jié)約、提高效益的原則，同時兼顧員工利益，特制定本制度。2范圍（ Scope） :本制度適用于所有離開公司外出辦事，進(jìn)行公司公務(wù)活動的員工。3定義（ Definition）:無（ N/A）4權(quán)責(zé)（ Responsibility）:各部門負(fù)責(zé)人、中心總監(jiān)：負(fù)責(zé)出差必要性的調(diào)查。

2、行政管理中心：負(fù)責(zé)出差行程的統(tǒng)一管理工作。財務(wù)中心：負(fù)責(zé)出差費用與預(yù)支款的核算、結(jié)算工作。總經(jīng)理：負(fù)責(zé)出差所有流程的審核。5程序（ Procedure ）:5 1 申請出差511 公司員工根據(jù)公司工作需要安排出差或外出的，先填寫出差申請表，明確出差日程、 出差原因、目的地、乘坐交通工具、預(yù)支差旅費金額等內(nèi)容，需要動用公司車輛或者由行政部幫訂車票的，需溝通說明；如情形特殊出差員工事前無法及時辦理各項手續(xù)，也應(yīng)盡快補(bǔ)辦后方可支給差旅費并核銷考勤記錄。5 1 2 填寫好的申請表先經(jīng)部門主管審核批準(zhǔn)簽字，再交行政管理中心處審批簽字，經(jīng)理級以上或出差時間較長的，還需總經(jīng)理審核簽字。5 1 3 出差前提前

3、一天或當(dāng)天將審批過的申請單交人事部門備案，人事部門接收時檢查表內(nèi)各項是否填寫正確、是否已審批簽字，然后根據(jù)此單所填寫的出發(fā)時間記錄考勤。5 1 4 需要預(yù)支差旅費的，憑主管和行政管理中心簽字的出差申請表原件到財務(wù)部，待總經(jīng)理審批簽字后領(lǐng)款，前期借款如未清，將不給予再次借款。5 1 5 市內(nèi)外出核準(zhǔn)由直屬中心主管簽字即可。5 2 出差返回521 員工返回后需在五個工作日內(nèi)履行出差報銷手續(xù)，連續(xù)出差或有特殊事務(wù)除外。如超出五天未履行報銷手續(xù)，視同放棄該次報銷權(quán)利，借款從當(dāng)月工資中扣除。返回遇調(diào)休的可順延相應(yīng)時間。5 2 2 員工到人事部門報到，人事部門根據(jù)車票時間或到廠時間如實填寫表中“返回時間”

4、，在“人事審核”一欄簽字并記錄考勤。5 2 3 如實填寫出差費用報銷單，此單做為報銷備案。交部門主管審核簽字，部門主管需核實費用的合理性，有不符合規(guī)定的，一律不予報銷。5 2 4 出差人員將費用報銷單和有人事審核簽字的出差申請單送至財務(wù)部審核簽字，財務(wù)部門審核所填費用金額是否正確，是否有虛假情況。5 2 5 將填寫無誤并附票據(jù)的費用報銷單交總經(jīng)理審批。5 2 6 到財務(wù)部門報銷。5.3 流程圖申請出差或外出 :填寫出差申請表及借款單申請表見第6項相關(guān)表單申請表交部門主管與行政管理中心審批市內(nèi)公出申請表交總經(jīng)理審批申請表交行政中心備案需預(yù)支差旅費的去財務(wù)部借款出差或外出返回：到行政中心核銷外出時

5、間并得到核銷人簽字填寫出差費用報銷單附上票據(jù)，連同出差報告交部門主管審核簽字出差費用報銷單、出差報告見第6項相關(guān)表單核簽好后交財務(wù)部核實，請公司總經(jīng)理審批到財務(wù)部報銷5.4 核銷標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則出差人員乘坐交通工具以火車、汽車為首選。乘坐火車、長途汽車從晚 8時至次日晨 7時之間，并且連續(xù)乘車時間在4小時以上，可按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)購買硬席臥鋪票。除因特殊情況：火車轉(zhuǎn)乘兩班以上、里程數(shù)超過1000 公里、時間超過 8 小時以上的，價格相差15%以內(nèi)等，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)者可乘飛機(jī)。如未申報或未獲批準(zhǔn)，應(yīng)按本規(guī)定乘坐相應(yīng)交通工具，或超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)部分由個人承擔(dān)。員工乘坐汽車、火車、輪船、飛機(jī)等交通工具時，按照交通憑證證明

6、進(jìn)行核支，實報實銷 ; 市內(nèi)交通費等其他零星費用均在出差津貼費內(nèi)開支，不得另行報支。住宿費按標(biāo)準(zhǔn)報銷，超出報銷標(biāo)準(zhǔn)部分由個人自付。每日住宿費應(yīng)在公司規(guī)定限額內(nèi)報銷。如出差人員投親靠友自行解決住宿問題，則按住宿費自行解決標(biāo)準(zhǔn)計發(fā)給個人。二位以上不同級別人員出差，交通及住宿標(biāo)準(zhǔn)可按高級別人員標(biāo)準(zhǔn)的 130%計算。外出和外派人員凡出差日在出差目的地工作（包括往返交通工具時間），每日按崗位級別獲出差津貼，此費用已包含三餐、電話通話費雜支（包括市內(nèi)交通費）。長途車費包括城市之間的大巴費、機(jī)場到市區(qū)的大巴費等，其費用按照車票或報銷憑證實報實銷。赴異地出差的工作人員，如食宿及其他費用由對方負(fù)擔(dān)時，不得另行報

7、銷相關(guān)費用。出差期間除因疾病、意外災(zāi)害或因工作需要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)延時外，不得因私事或借故延長出差時間，否則將不予報銷差旅費，并依情節(jié)輕重給予處罰。報銷差旅費時，員工應(yīng)據(jù)實提交發(fā)票。發(fā)票應(yīng)開公司臺頭：“ XXXXXXX科技有限公司”。經(jīng)核實如發(fā)現(xiàn)差旅報銷中有瞞報、虛報時，除追回虛假報銷款項外，還應(yīng)視情節(jié)輕重予以懲處。出差中出租車使用規(guī)范公司提倡節(jié)約成本，出差人員應(yīng)提前出門或做好出行計劃，市內(nèi)外出一律乘坐公交。除非以下特殊原因，經(jīng)上級直接主管同意，方可打車：a. 出差目的地偏遠(yuǎn)，沒有公共交通工具的；b. 攜有巨款或重要文件須確保安全的；c. 收、發(fā)貨物笨重，搬運困難或時間緊迫的；d. 陪同重要客人外

8、出的；e. 執(zhí)行特殊業(yè)務(wù)或夜間辦事不方便的；產(chǎn)生的出租車費用，注明事由、起始點，部門負(fù)責(zé)人簽字后由總經(jīng)理批準(zhǔn)后報銷。交通費必須明確填寫所屬日期及業(yè)務(wù)內(nèi)容，交通費寫明出差地點、時間、乘坐線路和車費，對于統(tǒng)一票價的車票，寫明核報金額。員工由于出差但事先經(jīng)部門主管及行政主管批準(zhǔn)就近回家探親辦事的（公司安排行程外的地點出發(fā)或到達(dá)非公司安排的目的地），交通費報銷上限是公司安排行程同程的交通費預(yù)算且只能報銷為到達(dá)目的地而發(fā)生的合理費用，因個人事務(wù)發(fā)生的費用，不予報銷。因公事上需要報銷餐飲費或禮物費，出差員工需于出發(fā)前將客戶名單及原因注明在出差申請表上，并按權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)事先獲得總經(jīng)理及總公司批準(zhǔn)。不可報銷之費用

9、 :a、個人費用：觀光、圖書、酒吧、 飲料、醫(yī)療費用、上網(wǎng)、 賓館或宿舍電話費（電話初裝費除外）、賓館消費（含洗衣費用） 、付費電視頻道 ;b、個人物品或行李失竊之損失；c、個人因素造成之罰金及額外費用；d、隨行家屬 / 朋友之費用。出差期間不得報支加班費。隨著公司業(yè)務(wù)項目的擴(kuò)大，發(fā)生其他情況的出差，其補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。出差人員住宿費最高定額按以下標(biāo)準(zhǔn)核發(fā)，不足最高定額的按照票據(jù)實報實銷，超支部分不予報銷；膳食、雜費、市內(nèi)交通等包含在出差津貼內(nèi)，所提供的票據(jù)為交通、住宿，費用按下列標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/ 天）兩人同行副總/總監(jiān)出差津貼（元/ 天）（10 級）省會及直轄市380同性別員工二12

10、0其他城市300自行解決住宿50住宿標(biāo)準(zhǔn)（元）經(jīng)理（89省會及直轄市280出差津貼（元/ 天）級）其他城市24090自行解決住宿50住宿標(biāo)準(zhǔn)（元）人同時到同一地出差（含公司各部門員工），二人住宿報銷標(biāo)準(zhǔn)按級別職務(wù)最高者的120%核銷。主管（67省會及直轄市220出差津貼（元/ 天）級）其他城市20070自行解決住宿50住宿標(biāo)準(zhǔn)（元）其他員工200出差津貼省會及直轄市（元/ 天）（ 15 級）18060其他城市自行解決住宿50深圳、廈門、珠海享受省會及直轄市標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)出差當(dāng)?shù)貙嶋H情況，按照標(biāo)準(zhǔn)住宿有困難的，需由總經(jīng)理決定。當(dāng)天往返無住宿的，出差津貼減半。工程施工部人員交通工具、交通費用標(biāo)準(zhǔn)及出差

11、津貼規(guī)定a.項目投標(biāo)、工程施工、聯(lián)網(wǎng)調(diào)試或預(yù)計連續(xù)10 日以上（含）長時間出差，出差人可在當(dāng)?shù)刈庾∶穹浚孔庥晒境袚?dān)；或根據(jù)出差地消費水平申請包住賓館（40-80 元/ 天），公司按實際消費支出予以報銷。其他補(bǔ)貼參照駐外人員辦理。b.如根據(jù)合同或雙方口頭約定由用戶提供住宿的出差活動，公司按30 元 / 天給予包干補(bǔ)貼。省會城市 / 直轄市一般城市60-80 元 / 天40-60 元 / 天6、相關(guān)表單及表單填寫要求（Available sheet）:表單填寫人應(yīng)如實填寫各項，不得弄虛作假，一經(jīng)查驗，不得報銷；表單必須使用簽字筆或鋼筆（藍(lán)黑色或黑色）填寫，字體端正，不得涂改。出差報告由各部門領(lǐng)

12、導(dǎo)擬定并按要求切實執(zhí)行，建立出差匯報制度。6 1 出差申請表6 1 1 寫明員工編號、姓名、職務(wù)、申請時間、出差地點、出差事由各項。6 1 2 如有同行人員，寫清人員數(shù)量和姓名。6 1 3“預(yù)計行程”為出發(fā)和返回及中途有可能前往的地點和時間。6 1 4“借支”為出差期間需要支出的費用金額。6 1 4“出發(fā)時間”應(yīng)與所購車票時間一致或為實際離開的時間。6 1 5“返回時間”由人事部門在員工出差返回時填寫，憑簽字去財務(wù)銷帳。序號表單記錄名使 用 處保存時責(zé)任部門文件記錄號間稱1出差申請表各部門3 年行政管理中心2費用報銷單各部門3 年財務(wù)部3出差報告各部門3 年各部門出差申請單員工編號姓名職位申請日期年月日同行人數(shù)同行人員有同行人員的須注明同行名單以便費用核銷最高職位請詳細(xì)填寫出差事由及目的出差事由說明類型（去程時間、途經(jīng)、回目的地交通工具是否訂票是否訂住宿程）汽車火車寫清出發(fā)時間飛機(jī)輪是 否是 否船其他汽車火車飛機(jī)輪是 否是 否船其他汽車火車飛機(jī)輪是 否是 否船其他汽車火車飛機(jī)輪是 否是 否船其他出差預(yù)計時間年月日 年月日共（）天是否借