會(huì)議管理巧用卡片管理對(duì)會(huì)議低效說(shuō)“NO”

1、巧用卡片管理對(duì)會(huì)議低效說(shuō)“no”作者：吳浪雄明源地嚴(yán):研究院資深咨詢顧問(wèn)更新時(shí)間：2011-07-29會(huì)議卡片是對(duì)會(huì)議所指向的人、事、主題、時(shí)間、資料等相關(guān)會(huì)議耍素和莫他內(nèi)容記錄具有一處標(biāo)準(zhǔn)化程度的文本，是為了促進(jìn)會(huì)前充分準(zhǔn)備、會(huì)小聚焦議題、會(huì)后檢查跟蹤的一種手段和工具。會(huì)議的合理規(guī)劃解決了會(huì)議體系問(wèn)題，是對(duì)“開(kāi)什么會(huì)”的有效解答，屬于規(guī)劃范疇；而基于決策管理工具化的“會(huì)議卡片”，解決的是“如何開(kāi)會(huì)，高效開(kāi)會(huì)”的問(wèn)題，屬于效率范疇。本篇便針對(duì)如何提升開(kāi)會(huì)效率，提出“決策管理工具化”的策略，而決策管理工具化具體表現(xiàn)為以“會(huì)議卡片”為代表的工具落地和執(zhí)行。一、決策管理工具化的“三化策略”1, 會(huì)議

2、卡片標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議卡片是什么？是對(duì)會(huì)議所指向的人、事、主題、時(shí)間、資料等相關(guān)會(huì)議耍素和其他內(nèi)容記錄具有一定標(biāo)準(zhǔn)化程度的文本（如圖1）,是為了促進(jìn)會(huì)前充分準(zhǔn)備、會(huì)中聚焦議題、會(huì)后檢査跟蹤的一種手段和工具。應(yīng)該說(shuō)會(huì)議卡片的制作和使用是對(duì)之前粗放會(huì)議管理的一種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化約束，有效支撐會(huì)議高效規(guī)范運(yùn)作。s1會(huì)議卡片標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議會(huì)議h的為什么咚開(kāi)介？介議燼解決的主msn足什么輕達(dá)到什么的結(jié)來(lái)會(huì)議發(fā)忽人級(jí)織柑關(guān)人員衿會(huì)促逍妙會(huì)人城的介議內(nèi)客冰備wa會(huì)議時(shí)間以便今會(huì)人捉曲進(jìn)行】作安h 安措?yún)?huì)時(shí)何及參金酬的爪hr參會(huì)人員堀定腿些人參會(huì)會(huì)前準(zhǔn)備參介屆由型諒備什么內(nèi)存，wo到什么樣的曾也 在al應(yīng)淺負(fù) 商邨方面的

3、工作會(huì)議內(nèi)客諂雄會(huì)議的玉密內(nèi)窯及會(huì)議進(jìn)軒成星清單*次會(huì)玫應(yīng)諛產(chǎn)空的成采的關(guān)成泉整理人會(huì)議 成果成果審批人會(huì)議成栗應(yīng)畫細(xì)hb屆成果接收人些人慮該知曉會(huì)諫姑黒上報(bào)集團(tuán)成果 清單應(yīng)匕報(bào)至蠻團(tuán)的會(huì)誼成柬上報(bào)集團(tuán)對(duì)象上報(bào)至如團(tuán)的戚架接收人會(huì)后 執(zhí)行執(zhí)存監(jiān)督人負(fù)說(shuō)監(jiān)骨會(huì)議決議執(zhí)疔的貴任人1會(huì)議卡片的制作本身就屈于會(huì)議管理工具的標(biāo)準(zhǔn)化范疇，它充分界定會(huì)議的各種相關(guān)要熬使得會(huì)議主題明確，參與人、決策人、匯報(bào)人角色清晰，而且能夠從機(jī)制上和信息上為會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后提供服務(wù)和記錄，解決了很多會(huì)前會(huì)后信息傳遞和溝通效果不佳的問(wèn)題。某標(biāo)桿房企w企業(yè)針對(duì)h身的16級(jí)會(huì)議體系，專門設(shè)置了 16個(gè)會(huì)議卡片，比如產(chǎn)品定位決策會(huì)

4、議卡片便將會(huì)議名稱.時(shí)間、地點(diǎn)、組織者.參加人、會(huì)議議題、匯報(bào)人、決策人、上會(huì)材料、提交人、會(huì)議決策和對(duì)應(yīng)的行動(dòng)負(fù)責(zé)人都進(jìn)行了規(guī)范設(shè)置和固化（如圖2）。這要求w企業(yè)所冇項(xiàng)目的產(chǎn)品定位決策會(huì)議需要首先填寫并按照這個(gè)會(huì)議卡片去推動(dòng)和兌現(xiàn)。合議名禰m開(kāi)片利拎農(nóng)時(shí)問(wèn)參加人嚴(yán)品疋位矣奴項(xiàng)ii門型際1 個(gè)乍”內(nèi)/*&<«£« iittl業(yè)乍業(yè)&代&嚴(yán)品決妝 總員介代農(nóng)會(huì)儀儀n忙報(bào)人1產(chǎn)2定位鉅飛kd決簽9彳劃皆卅£罰介2討論岸瞬足理目的&略hi*| 3上合材料規(guī)交人介議決儀行動(dòng)負(fù)竇人也場(chǎng)會(huì)曲溥尺itill彳傳介岀出11場(chǎng)小人it

5、況妁仝化2, 上會(huì)資料模板化上會(huì)資料準(zhǔn)備的標(biāo)準(zhǔn)化程度是一個(gè)企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)會(huì)議規(guī)范高效的關(guān)鍵。諸多標(biāo)桿房企對(duì)上會(huì)資料實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化和模板化管理，比如必須準(zhǔn)備哪些資料、報(bào)告，并且將毎個(gè)資料的模板標(biāo)準(zhǔn)化（如圖3）。上會(huì)資料的標(biāo)準(zhǔn)化（資料模板的標(biāo)準(zhǔn)化）提升了資料準(zhǔn)備、閱讀、批閱的整體效率,也使所冇關(guān)聯(lián)人更加聚焦標(biāo)準(zhǔn)模板里的內(nèi)容本身。比如某標(biāo)桿房企在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上就規(guī)定，第一次項(xiàng)h啟動(dòng)會(huì)的成果必須包含總經(jīng)理初定項(xiàng)h成功標(biāo)尺、地塊條件交底紀(jì)要、項(xiàng)h棊本建設(shè)程序及報(bào)建風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，地塊周邊帀政接口，市場(chǎng)調(diào)研及客戶訪談。1.門動(dòng)會(huì)址迢過(guò)衣次會(huì)議.知時(shí)何高強(qiáng)i如 高效札橢最眸力完成對(duì)頊口第一次也覽如幣嬰 的次決策.實(shí)現(xiàn)瑣冃

6、馮朋轉(zhuǎn).3勿次門動(dòng)介以處1）«總經(jīng)齊m疋wi1肢功你尺 （包括項(xiàng)ii©譏苗2）堆塊篆（t後跌處心3）攻ii從木建儀川序從報(bào)建他対點(diǎn)4）地塊用邊巾政憶！ i5）巾場(chǎng)說(shuō)研及八訪談4.攻|啟力介址終成果1）項(xiàng)ii成功ur）2> ««my化及用案3）巾場(chǎng)宣位>4產(chǎn)叢足位紫履訟計(jì)任齊1門5> «休約“迭址定位及開(kāi)魏計(jì)劃6產(chǎn)ph造毎冷7> ctl % ihttl （提父到計(jì)劃妣）>8）«khh"卜段木儀存為戎劃（梟勸版）縊仝刊 成專廉址9）分折根電（川動(dòng)尅>3, 會(huì)議議程規(guī)范化房企內(nèi)部會(huì)議哪怕是尤為關(guān)

7、鍵的項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)里程碑會(huì)議，對(duì)于議程和大致對(duì)應(yīng)的時(shí)間都是模糊粗放的，這導(dǎo)致了會(huì)議整體決策效率低下。比如華南某標(biāo)桿房企y企業(yè)就針對(duì)會(huì)議的議程主題和對(duì)應(yīng)時(shí)間做了標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范：第一議程：首先進(jìn)行階段成果回顧與檢視，時(shí)間規(guī)定為1小時(shí)以內(nèi)；第二議程：針對(duì)項(xiàng)目投資收益進(jìn)行階段性檢視，時(shí)間規(guī)定為2個(gè)小時(shí)；第三議程：完成前面兩大議程后，就針對(duì)下階段業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行研討和審議；第四議程：經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和知識(shí)沉淀的溝通交流，時(shí)間為30分鐘；第五議程：針對(duì)以上議程討論的內(nèi)容、知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的沉淀等進(jìn)行總結(jié)，時(shí)間為1小時(shí)。二、“會(huì)議卡片”的高效應(yīng)用一個(gè)會(huì)議是否成功主要取決于會(huì)議的準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議是否聚焦議程并形成了冇效成果以 及對(duì)會(huì)議

8、決議的后期執(zhí)行檢查。在整個(gè)會(huì)議過(guò)程中，會(huì)議卡片應(yīng)該貫穿其間，發(fā)揮模板、記錄、 審批、參照?qǐng)?zhí)行的價(jià)值，使得整個(gè)項(xiàng)h運(yùn)營(yíng)會(huì)議在會(huì)議卡片的支掠和約束下從粗放走向規(guī)范。1, 會(huì)前充分準(zhǔn)備很多企業(yè)忽視了召開(kāi)關(guān)鍵會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備的重要性，而規(guī)范高效的會(huì)議管理則要求會(huì)議牽頭人做足會(huì)前粧備和檢查。一是對(duì)上會(huì)資料的完備性和質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。具體扌旨橫向?qū)ο嚓P(guān)資料進(jìn)行意見(jiàn)匯總，這些資料包含但不限于集團(tuán)主責(zé)部門準(zhǔn)備的資料，集團(tuán)關(guān)聯(lián)部門準(zhǔn)備的資料和地區(qū)公司主責(zé)部門準(zhǔn)備的資料。這樣的h的是促進(jìn)與會(huì)者提詢對(duì)項(xiàng)h運(yùn)營(yíng)的實(shí)際現(xiàn)狀有個(gè)提前了解,并給出各方成果意見(jiàn)，真正讓會(huì)議開(kāi)始就能聚焦解決項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)實(shí)際問(wèn)題，而不是將時(shí)間浪費(fèi)在匯報(bào)上。

9、因此，在實(shí)踐中必須規(guī)定，對(duì)于沒(méi)冇任何準(zhǔn)備，或準(zhǔn)備不充分的議題盡量不要放入會(huì)議。二是對(duì)會(huì)議人員的界定，包括嚴(yán)格界定參會(huì)人員、列席人員的范圍，以及參會(huì)人的會(huì)議責(zé)任,盡量避免擴(kuò)大會(huì)議。在參會(huì)人員選擇上，對(duì)于不愿承擔(dān)責(zé)任、不敢承擔(dān)責(zé)任、隱瞞事實(shí)、胡亂承諾的人員不得成為與會(huì)關(guān)鍵成員；不能決策、無(wú)決策能力或權(quán)力的人員不得參會(huì)。三是對(duì)每類會(huì)議議題的準(zhǔn)備資料要提出明確要求，尤其是對(duì)于固足的會(huì)議，盡量能給出固定模版。模版應(yīng)包含的主要信息有：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、會(huì)議成果接收人、主持人、記錄人、會(huì)議議程、會(huì)議內(nèi)容及結(jié)果、會(huì)后行動(dòng)計(jì)劃、會(huì)議成果等等。下面看看某企業(yè)的月度運(yùn)營(yíng)會(huì)議卡片（如圖4）:就城市公司而言

10、，與運(yùn)營(yíng)相關(guān)的會(huì)議除了職 能專項(xiàng)會(huì)議外（如工程例會(huì)、營(yíng)銷例會(huì)等），最具運(yùn)營(yíng)管理幣體性的例會(huì)就是月度計(jì)劃運(yùn)營(yíng)會(huì)議。 城市公司的月度汁劃運(yùn)營(yíng)會(huì)議一般在每月末28日一每月初3日召開(kāi)，會(huì)議由計(jì)劃經(jīng)理召集，由 城市公司總經(jīng)理主持，各分管副總及部門負(fù)責(zé)人參加，會(huì)議不僅是對(duì)上h計(jì)劃工作的回顧、下月 計(jì)劃工作的部署，同時(shí)也是部門橫向協(xié)同的集中決策，還涵蓋了對(duì)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的回顧。2, 會(huì)中聚焦議程會(huì)屮是幣個(gè)會(huì)議管理的核心，是對(duì)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)分歧和問(wèn)題的群體溝通和決策，也是會(huì)后執(zhí)行兌現(xiàn)意見(jiàn)的生成。具體而言，首先需要聚焦投資收益來(lái)檢視，以此保證各個(gè)階段項(xiàng)h運(yùn)營(yíng)的投資收益能夠達(dá)到既定目標(biāo)。其次，需要對(duì)階段成果進(jìn)行檢視和

11、回顧，客觀、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)此前項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)工作的質(zhì)量；最后，盂要對(duì)下階段工作作出安排及布置，并對(duì)需要花錢的事項(xiàng)進(jìn)行決策和制定相應(yīng)的費(fèi)用計(jì)劃。會(huì)議主持人人多由項(xiàng)目總經(jīng)理?yè)?dān)任，他應(yīng)注意會(huì)議的控制，避免會(huì)議過(guò)度發(fā)散。在會(huì)議中判斷匯報(bào)人是否隱瞞事實(shí)、胡亂承諾的方法是就其表述及承諾進(jìn)行迫問(wèn),對(duì)一時(shí)難以決定的議題,應(yīng)立即指定專人主持專題會(huì)議，且指定反饋時(shí)間，并由召集人擔(dān)任跟蹤檢查者。每次會(huì)議必須做出決策，且主要決議通常要在會(huì)上宣讀一次，確認(rèn)參會(huì)人員的理解一致。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)關(guān)鍵會(huì)議不能為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，而是充分聚焦議題和議程，核心在于:上會(huì)資料評(píng)審強(qiáng)調(diào)對(duì)先行提交上會(huì)的工作成果的質(zhì)量評(píng)審，強(qiáng)化階段性成果的管理，并在此基礎(chǔ)上推

12、進(jìn)知識(shí)沉淀和流程優(yōu)化。財(cái)務(wù)收益檢視一從財(cái)務(wù)收益的角度對(duì)項(xiàng)目收益進(jìn)行監(jiān)控和分析，需要結(jié)合新的成本形勢(shì)、 新的銷售趨勢(shì)、對(duì)銷售額、銷貨成本、總成本、毛利潤(rùn)、凈利潤(rùn)等盈利性關(guān)鍵指標(biāo)的章新測(cè)算。下一步工作安排對(duì)工作的系統(tǒng)性進(jìn)行檢査，而不是站在單一部門考慮項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)問(wèn)題，需要站在項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)整個(gè)高度和價(jià)值鏈協(xié)同角度考慮工作的關(guān)聯(lián)性和整體價(jià)值。知識(shí)沉淀一很多注垂知識(shí)沉淀和學(xué)習(xí)的企業(yè)，大多會(huì)對(duì)項(xiàng)h運(yùn)營(yíng)里程碑會(huì)議所沉淀的關(guān)鍵知識(shí)和有效經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行沉淀、記錄和分享，以供其他項(xiàng)目和今后項(xiàng)目借鑒。3, 會(huì)后跟蹤兌現(xiàn)高效的會(huì)議不僅耍求會(huì)前充分準(zhǔn)備，會(huì)中解決問(wèn)題，更強(qiáng)調(diào)針對(duì)會(huì)中的決策懣見(jiàn)通過(guò)直接固化流程進(jìn)行審批，審批的價(jià)值在于與各個(gè)關(guān)聯(lián)部門、對(duì)應(yīng)責(zé)任人以及配合方進(jìn)行再次確認(rèn)和強(qiáng)化,最終使會(huì)議的決策意見(jiàn)能夠在后期有效地快速地被執(zhí)行。另外，在會(huì)議完成后，需要進(jìn)行反思，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，如果某人總傾向于把其玄屬上級(jí)拉進(jìn)與他項(xiàng)忖相關(guān)的決策會(huì)議，表明其能力有待提升；項(xiàng)