會議管理巧用卡片管理對會議低效說“NO”

1、巧用卡片管理對會議低效說“no”作者：吳浪雄明源地嚴:研究院資深咨詢顧問更新時間：2011-07-29會議卡片是對會議所指向的人、事、主題、時間、資料等相關(guān)會議耍素和莫他內(nèi)容記錄具有一處標準化程度的文本，是為了促進會前充分準備、會小聚焦議題、會后檢查跟蹤的一種手段和工具。會議的合理規(guī)劃解決了會議體系問題，是對“開什么會”的有效解答，屬于規(guī)劃范疇；而基于決策管理工具化的“會議卡片”，解決的是“如何開會，高效開會”的問題，屬于效率范疇。本篇便針對如何提升開會效率，提出“決策管理工具化”的策略，而決策管理工具化具體表現(xiàn)為以“會議卡片”為代表的工具落地和執(zhí)行。一、決策管理工具化的“三化策略”1, 會議

2、卡片標準化會議卡片是什么？是對會議所指向的人、事、主題、時間、資料等相關(guān)會議耍素和其他內(nèi)容記錄具有一定標準化程度的文本（如圖1）,是為了促進會前充分準備、會中聚焦議題、會后檢査跟蹤的一種手段和工具。應(yīng)該說會議卡片的制作和使用是對之前粗放會議管理的一種規(guī)范化、標準化約束，有效支撐會議高效規(guī)范運作。s1會議卡片標準化會議會議h的為什么咚開介？介議燼解決的主msn足什么輕達到什么的結(jié)來會議發(fā)忽人級織柑關(guān)人員衿會促逍妙會人城的介議內(nèi)客冰備wa會議時間以便今會人捉曲進行】作安h 安措?yún)r何及參金酬的爪hr參會人員堀定腿些人參會會前準備參介屆由型諒備什么內(nèi)存，wo到什么樣的曾也 在al應(yīng)淺負 商邨方面的

3、工作會議內(nèi)客諂雄會議的玉密內(nèi)窯及會議進軒成星清單*次會玫應(yīng)諛產(chǎn)空的成采的關(guān)成泉整理人會議 成果成果審批人會議成栗應(yīng)畫細hb屆成果接收人些人慮該知曉會諫姑黒上報集團成果 清單應(yīng)匕報至蠻團的會誼成柬上報集團對象上報至如團的戚架接收人會后 執(zhí)行執(zhí)存監(jiān)督人負說監(jiān)骨會議決議執(zhí)疔的貴任人1會議卡片的制作本身就屈于會議管理工具的標準化范疇，它充分界定會議的各種相關(guān)要熬使得會議主題明確，參與人、決策人、匯報人角色清晰，而且能夠從機制上和信息上為會前、會中和會后提供服務(wù)和記錄，解決了很多會前會后信息傳遞和溝通效果不佳的問題。某標桿房企w企業(yè)針對h身的16級會議體系，專門設(shè)置了 16個會議卡片，比如產(chǎn)品定位決策會

4、議卡片便將會議名稱.時間、地點、組織者.參加人、會議議題、匯報人、決策人、上會材料、提交人、會議決策和對應(yīng)的行動負責人都進行了規(guī)范設(shè)置和固化（如圖2）。這要求w企業(yè)所冇項目的產(chǎn)品定位決策會議需要首先填寫并按照這個會議卡片去推動和兌現(xiàn)。合議名禰m開片利拎農(nóng)時問參加人嚴品疋位矣奴項ii門型際1 個乍”內(nèi)/*&<«£« iittl業(yè)乍業(yè)&代&嚴品決妝 總員介代農(nóng)會儀儀n忙報人1產(chǎn)2定位鉅飛kd決簽9彳劃皆卅£罰介2討論岸瞬足理目的&略hi*| 3上合材料規(guī)交人介議決儀行動負竇人也場會曲溥尺itill彳傳介岀出11場小人it

5、況妁仝化2, 上會資料模板化上會資料準備的標準化程度是一個企業(yè)項目運營會議規(guī)范高效的關(guān)鍵。諸多標桿房企對上會資料實現(xiàn)了標準化和模板化管理，比如必須準備哪些資料、報告，并且將毎個資料的模板標準化（如圖3）。上會資料的標準化（資料模板的標準化）提升了資料準備、閱讀、批閱的整體效率,也使所冇關(guān)聯(lián)人更加聚焦標準模板里的內(nèi)容本身。比如某標桿房企在項目啟動會上就規(guī)定，第一次項h啟動會的成果必須包含總經(jīng)理初定項h成功標尺、地塊條件交底紀要、項h棊本建設(shè)程序及報建風險點，地塊周邊帀政接口，市場調(diào)研及客戶訪談。1.門動會址迢過衣次會議.知時何高強i如 高效札橢最眸力完成對頊口第一次也覽如幣嬰 的次決策.實現(xiàn)瑣冃

6、馮朋轉(zhuǎn).3勿次門動介以處1）«總經(jīng)齊m疋wi1肢功你尺 （包括項ii©譏苗2）堆塊篆（t後跌處心3）攻ii從木建儀川序從報建他対點4）地塊用邊巾政憶！ i5）巾場說研及八訪談4.攻|啟力介址終成果1）項ii成功ur）2> ««my化及用案3）巾場宣位>4產(chǎn)叢足位紫履訟計任齊1門5> «休約“迭址定位及開魏計劃6產(chǎn)ph造毎冷7> ctl % ihttl （提父到計劃妣）>8）«khh"卜段木儀存為戎劃（梟勸版）縊仝刊 成專廉址9）分折根電（川動尅>3, 會議議程規(guī)范化房企內(nèi)部會議哪怕是尤為關(guān)

7、鍵的項目運營里程碑會議，對于議程和大致對應(yīng)的時間都是模糊粗放的，這導(dǎo)致了會議整體決策效率低下。比如華南某標桿房企y企業(yè)就針對會議的議程主題和對應(yīng)時間做了標準化的規(guī)范：第一議程：首先進行階段成果回顧與檢視，時間規(guī)定為1小時以內(nèi)；第二議程：針對項目投資收益進行階段性檢視，時間規(guī)定為2個小時；第三議程：完成前面兩大議程后，就針對下階段業(yè)務(wù)事項進行研討和審議；第四議程：經(jīng)驗總結(jié)和知識沉淀的溝通交流，時間為30分鐘；第五議程：針對以上議程討論的內(nèi)容、知識經(jīng)驗的沉淀等進行總結(jié)，時間為1小時。二、“會議卡片”的高效應(yīng)用一個會議是否成功主要取決于會議的準備是否充分、會議是否聚焦議程并形成了冇效成果以 及對會議

8、決議的后期執(zhí)行檢查。在整個會議過程中，會議卡片應(yīng)該貫穿其間，發(fā)揮模板、記錄、 審批、參照執(zhí)行的價值，使得整個項h運營會議在會議卡片的支掠和約束下從粗放走向規(guī)范。1, 會前充分準備很多企業(yè)忽視了召開關(guān)鍵會議的會前準備的重要性，而規(guī)范高效的會議管理則要求會議牽頭人做足會前粧備和檢查。一是對上會資料的完備性和質(zhì)量進行把關(guān)。具體扌旨橫向?qū)ο嚓P(guān)資料進行意見匯總，這些資料包含但不限于集團主責部門準備的資料，集團關(guān)聯(lián)部門準備的資料和地區(qū)公司主責部門準備的資料。這樣的h的是促進與會者提詢對項h運營的實際現(xiàn)狀有個提前了解,并給出各方成果意見，真正讓會議開始就能聚焦解決項目運營實際問題，而不是將時間浪費在匯報上。

9、因此，在實踐中必須規(guī)定，對于沒冇任何準備，或準備不充分的議題盡量不要放入會議。二是對會議人員的界定，包括嚴格界定參會人員、列席人員的范圍，以及參會人的會議責任,盡量避免擴大會議。在參會人員選擇上，對于不愿承擔責任、不敢承擔責任、隱瞞事實、胡亂承諾的人員不得成為與會關(guān)鍵成員；不能決策、無決策能力或權(quán)力的人員不得參會。三是對每類會議議題的準備資料要提出明確要求，尤其是對于固足的會議，盡量能給出固定模版。模版應(yīng)包含的主要信息有：會議名稱、時間、地點、參會人、會議成果接收人、主持人、記錄人、會議議程、會議內(nèi)容及結(jié)果、會后行動計劃、會議成果等等。下面看看某企業(yè)的月度運營會議卡片（如圖4）:就城市公司而言

10、，與運營相關(guān)的會議除了職 能專項會議外（如工程例會、營銷例會等），最具運營管理幣體性的例會就是月度計劃運營會議。 城市公司的月度汁劃運營會議一般在每月末28日一每月初3日召開，會議由計劃經(jīng)理召集，由 城市公司總經(jīng)理主持，各分管副總及部門負責人參加，會議不僅是對上h計劃工作的回顧、下月 計劃工作的部署，同時也是部門橫向協(xié)同的集中決策，還涵蓋了對公司年度經(jīng)營計劃的回顧。2, 會中聚焦議程會屮是幣個會議管理的核心，是對項目運營分歧和問題的群體溝通和決策，也是會后執(zhí)行兌現(xiàn)意見的生成。具體而言，首先需要聚焦投資收益來檢視，以此保證各個階段項h運營的投資收益能夠達到既定目標。其次，需要對階段成果進行檢視和

11、回顧，客觀、準確評價此前項目運營工作的質(zhì)量；最后，盂要對下階段工作作出安排及布置，并對需要花錢的事項進行決策和制定相應(yīng)的費用計劃。會議主持人人多由項目總經(jīng)理擔任，他應(yīng)注意會議的控制，避免會議過度發(fā)散。在會議中判斷匯報人是否隱瞞事實、胡亂承諾的方法是就其表述及承諾進行迫問,對一時難以決定的議題,應(yīng)立即指定專人主持專題會議，且指定反饋時間，并由召集人擔任跟蹤檢查者。每次會議必須做出決策，且主要決議通常要在會上宣讀一次，確認參會人員的理解一致。項目運營關(guān)鍵會議不能為了開會而開會，而是充分聚焦議題和議程，核心在于:上會資料評審強調(diào)對先行提交上會的工作成果的質(zhì)量評審，強化階段性成果的管理，并在此基礎(chǔ)上推

12、進知識沉淀和流程優(yōu)化。財務(wù)收益檢視一從財務(wù)收益的角度對項目收益進行監(jiān)控和分析，需要結(jié)合新的成本形勢、 新的銷售趨勢、對銷售額、銷貨成本、總成本、毛利潤、凈利潤等盈利性關(guān)鍵指標的章新測算。下一步工作安排對工作的系統(tǒng)性進行檢査，而不是站在單一部門考慮項目運營問題，需要站在項目運營整個高度和價值鏈協(xié)同角度考慮工作的關(guān)聯(lián)性和整體價值。知識沉淀一很多注垂知識沉淀和學習的企業(yè)，大多會對項h運營里程碑會議所沉淀的關(guān)鍵知識和有效經(jīng)驗進行沉淀、記錄和分享，以供其他項目和今后項目借鑒。3, 會后跟蹤兌現(xiàn)高效的會議不僅耍求會前充分準備，會中解決問題，更強調(diào)針對會中的決策懣見通過直接固化流程進行審批，審批的價值在于與各個關(guān)聯(lián)部門、對應(yīng)責任人以及配合方進行再次確認和強化,最終使會議的決策意見能夠在后期有效地快速地被執(zhí)行。另外，在會議完成后，需要進行反思，發(fā)現(xiàn)問題，如果某人總傾向于把其玄屬上級拉進與他項忖相關(guān)的決策會議，表明其能力有待提升；項