淺談檔案歸檔管理及信息化技術(shù)的應(yīng)用

1、    淺談檔案歸檔管理及信息化技術(shù)的應(yīng)用    劉新玲摘 要檔案管理工作包括檔案的收集、管理、保管、鑒定及開發(fā)利用等方面，具有管理性、服務(wù)性、政治性特點(diǎn)。檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)最為基礎(chǔ)也是最為關(guān)鍵的一個(gè)部分，是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石，對(duì)單位工作開展及社會(huì)發(fā)展進(jìn)步都有著積極意義。本文主要從兩個(gè)方面出發(fā)，討論如何更好地進(jìn)行檔案管理和檔案的信息化管理。關(guān)鍵詞檔案；歸檔；管理；信息化doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.108g270.7 a 1673-0194（2017）20-0-02檔案管理就是指檔案的收集、整理、鑒定、

2、統(tǒng)計(jì)、保管以及后續(xù)的為他人提供便利的服務(wù)工作。工作的劃分也只是廣泛概念上的而不是絕對(duì)的，由于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的工作已經(jīng)發(fā)展成一個(gè)較為復(fù)雜的工作系統(tǒng)，按照多種層次進(jìn)行劃分，但歸根到底檔案管理最重要的環(huán)節(jié)還是歸檔管理以及結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)多媒體設(shè)備的信息化應(yīng)用兩個(gè)方面。1 新時(shí)期檔案歸檔管理工作的要求1.1 創(chuàng)新關(guān)于歸檔管理工作的觀念檔案的收集工作和整理工作是當(dāng)前新型社會(huì)環(huán)境下各個(gè)單位進(jìn)行檔案管理工作的最基本環(huán)節(jié)，任何一個(gè)脫離了檔案收集和整理的檔案管理工作都是不具備地基的高樓大廈，一切管理工作都是虛談。由于歸檔工作是整個(gè)檔案收集工作、整理工作的核心環(huán)節(jié)和基本內(nèi)容，所以歸檔工作負(fù)責(zé)人的思想對(duì)于整個(gè)

3、檔案歸檔工作的質(zhì)量和效率都會(huì)造成舉足輕重的影響。基于此，相關(guān)工作的負(fù)責(zé)人必須結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)和發(fā)展特征，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案歸檔管理思想，將可持續(xù)發(fā)展的管理理念融入歸檔工作中去，在管理中將“以人為本”的管理思想落實(shí)到工作中，將檔案歸檔和其他的檔案管理工作統(tǒng)籌兼顧，做到協(xié)調(diào)發(fā)展。必要的時(shí)候，檔案管理部門可以建立歸檔工作的二級(jí)單位，明確整個(gè)歸檔環(huán)節(jié)的核心地位，兼顧檔案歸檔工作的源頭和未來發(fā)展方向。1.2 傳遞“整合檔案”的工作理念現(xiàn)代社會(huì)各單位要想順利地開展并完成檔案的歸檔工作，就必須拓展歸檔形式，宣傳國(guó)家在檔案管理方面的規(guī)章制度，讓單位的相關(guān)工作人員將這些法律法規(guī)都落實(shí)到位，形成良好的歸檔意識(shí)。形

4、成歸檔工作二級(jí)單位的各單位也要盡可能的朝著規(guī)范化、制度化的工作標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展，可以借鑒上級(jí)單位或其他組織較為先進(jìn)、合理的歸檔經(jīng)驗(yàn)，將制度建設(shè)工作放在首位。一般情況下，歸檔工作必須做到多檔案協(xié)調(diào)統(tǒng)一、各部門各司其職、全面收集檔案、集中管理歸檔四個(gè)方面。工作人員的具體分工安排則需要充分發(fā)揮各單位辦公室等管理部門的檢查作用和協(xié)調(diào)作用，各單位可以安排專門的管理部門下派到各個(gè)分管部門進(jìn)行歸檔工作的指導(dǎo)和管理，保證全社會(huì)歸檔工作的順利、合理進(jìn)行。1.3 明確檔案歸檔管理工作人員的職責(zé)檔案的歸檔工作是一項(xiàng)較為浩大但又十分細(xì)致的工程，因此必須明確每一個(gè)檔案管理單位的具體職責(zé)，必須落實(shí)到個(gè)人，讓每一位歸檔管理工作人員

5、都明確自己責(zé)任范圍內(nèi)的工作內(nèi)容，以確保每一本檔案都能夠追溯源頭到個(gè)人，明確責(zé)任。同時(shí)，也要提升歸檔工作相關(guān)人員對(duì)于工作的責(zé)任心和積極性，要培養(yǎng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，不僅僅是歸檔工作的能力，還有數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)測(cè)試、多種檔案載體的使用能力。各單位可以聘請(qǐng)專業(yè)人員開展講座，更好地讓歸檔管理工作人員使用相關(guān)軟件。除了業(yè)務(wù)能力之外，也要提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，例如保密工作、時(shí)效性概念等。避免因?yàn)闄n案內(nèi)容的泄露或者時(shí)間因素影響，造成無法挽回的損失。提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不僅是其自身能力發(fā)展的途徑，也是更高效地完成單位檔案工作內(nèi)容的保障。在較強(qiáng)職務(wù)勝任力之下，檔案工作人員的工作壓力必然會(huì)有所緩解，工作熱情和效

6、率也會(huì)不斷提升，進(jìn)而從根本上提高單位檔案各項(xiàng)工作的管理水平。1.4 強(qiáng)化檔案歸檔后的安全管理檔案管理部門不僅要管理當(dāng)前階段的檔案內(nèi)容，還需要妥善保管以前已經(jīng)形成的原始檔案和資料，以確保檔案的真實(shí)性。尤其對(duì)于一些十分重要的或者領(lǐng)導(dǎo)審批的文字材料，更是要按照國(guó)家規(guī)定的法律法規(guī)，按照相關(guān)程序進(jìn)行修訂或者整理。妥善保管往年資料是最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，必須在這個(gè)基礎(chǔ)上及時(shí)進(jìn)行材料的歸檔工作，將各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的資料、各人員的檔案資料等都按照類別編輯成冊(cè)，裝入相應(yīng)的檔案管理工具中，以確保日后檔案服務(wù)工作能夠順利地進(jìn)行。當(dāng)然，安全管理要求管理人員具備較高的素養(yǎng)，遵守各項(xiàng)檔案管理的條例，這樣才能夠確保檔案的安全性和不

7、泄露性。除此之外，在歸檔資料的保存中要防蟲、防潮、放光，最大程度地延長(zhǎng)這些資料的使用壽命。2 有效應(yīng)用檔案信息技術(shù)的策略2.1 創(chuàng)新應(yīng)用觀念將檔案進(jìn)行信息化的處理就必須具備信息化的思想觀念及便捷化的服務(wù)理念。電子檔案館的建立對(duì)于信息化的建設(shè)有著十分重要的作用，如果電子檔案自身不能夠獨(dú)立存在、獨(dú)立得到應(yīng)用，就失去了其作為電子檔案的價(jià)值和意義，只會(huì)對(duì)檔案管理工作起到阻礙作用。在很多單位，電子文件都只是某項(xiàng)紙質(zhì)文件的附帶產(chǎn)品或者電子化形式，因?yàn)橛屑堎|(zhì)文件的保障，導(dǎo)致整個(gè)電子檔案都不受到相關(guān)單位的重視，有的人員甚至可以在電腦上隨意地對(duì)這些文件進(jìn)行修改和刪除，使一些原始的電子檔案稿件在一段時(shí)間后變得面目

8、全非，失去了作為電子檔案存在的意義。因此，信息時(shí)代的檔案管理部門工作者，必須將自己的思想認(rèn)知提高到新的層次，認(rèn)識(shí)到檔案管理電子化是更好地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，將電子檔案的歸檔工作重視起來。2.2 開發(fā)新型管理系統(tǒng)要想將檔案管理的信息化應(yīng)用進(jìn)行到底，就必須讓電子檔案的管理程序化。很多單位由于缺乏電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)或者不夠重視電子檔案的管理，導(dǎo)致電子檔案的歸類十分混亂或者繁瑣。解決這一問題的關(guān)鍵是要建立一個(gè)完整的電子檔案管理體系。除此之外，雖然電腦自身的系統(tǒng)具有保存和管理電子文檔的功能，但是它在檔案管理及應(yīng)用方面不具有專業(yè)性，因此，應(yīng)該開發(fā)新型管理系統(tǒng)，使整個(gè)檔案信息化管理的過程程序化，這樣不論是安

9、全性還是技術(shù)性都能夠得到足夠的保障。有關(guān)單位在條件許可的情況下，也可以制定一套專門保護(hù)電子檔案軟件的措施，全方位減少電子檔案被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。2.3 鑒定電子檔案價(jià)值正如一些貴重物品需要鑒定一樣，電子檔案也需要鑒定。只有鑒定后才真正了解電子檔案的價(jià)值。鑒定能幫助相關(guān)管理者、工作者判別這份電子檔案的真假。對(duì)于檔案庫(kù)中具有紕漏的電子檔案最直接的修正方法就是修改或刪除。當(dāng)前開展檔案電子化管理的單位較少，即使有些單位進(jìn)行了這項(xiàng)工作也只是將文件從計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器里通過u盤搬運(yùn)到另一個(gè)移動(dòng)硬盤中。這樣日后的工作接替者根本無法判斷移動(dòng)硬盤中電子檔案的真實(shí)性。這樣的信息化應(yīng)用是毫無意義的，因此，相關(guān)單位一定要進(jìn)行各項(xiàng)

10、電子檔案的價(jià)值鑒定工作。例如：可以成立專業(yè)的電子檔案鑒定小組，針對(duì)即將歸檔的電子文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，這樣可以讓電子檔案的完整程度、真實(shí)性、有效性完現(xiàn)出來，幫助工作人員明確哪些檔案是可以保存下來，哪些是需要進(jìn)一步考察的，降低了日后工作的繁瑣性。2.4 培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才對(duì)檔案歸檔的信息化管理和應(yīng)用不僅需要足夠的檔案管理知識(shí)，還要求工作人員具有專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作能力，但是就目前的情況而言，很少有兩者都具備的工作技術(shù)人員，一般都是只具有理論管理知識(shí)的管理人才或者只具有計(jì)算機(jī)處理能力的it人才。因此，各個(gè)單位都應(yīng)重視培養(yǎng)能夠勝任單位內(nèi)部檔案管理需求的優(yōu)秀人才，這些人才要具備扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、過硬的信息化辦公應(yīng)用技能。在專業(yè)化檔案管理人才的培養(yǎng)中，可以聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行授課、培訓(xùn)，提高工作者的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，最終通過優(yōu)異的工作質(zhì)量來保障檔案的信息化應(yīng)用。3 結(jié) 語(yǔ)隨著信息化的發(fā)展，檔案管理的歸檔環(huán)節(jié)必須進(jìn)行創(chuàng)新，并將其與信息化技術(shù)結(jié)合在一起，當(dāng)然，這樣的創(chuàng)新、改革不能一蹴而就，相關(guān)單位必須加大宣傳力度，豐富管理手