精細化管理在工程檔案管理中的應用

1、    精細化管理在工程檔案管理中的應用    劉杰摘 要：目前，我國工程項目日益發(fā)展，很多大型工程建設的實施與完工不僅僅會給一個企業(yè)帶來深遠影響，有時也關系到國家、社會的興榮。工程檔案管理順應時代發(fā)展，在管理過程中引進精細化管理模式，可對工程建設項目的發(fā)展起到很好的推動作用，同時也帶動企業(yè)的科學發(fā)展，形成企業(yè)獨特的管理模式，促進工程技術的不斷發(fā)展與進步。關鍵字：檔案管理 精細化管理 工程檔案工程檔案管理是工程建設項目發(fā)展中極具重要意義的環(huán)節(jié)，它包含內容廣泛，從工程建設初期搜集資料開始，至工程建設項目收尾竣工，可能持續(xù)時間長達數(shù)年，每天所產生的數(shù)據、信息

2、都會作為檔案資料保存，這樣所涉及范圍之廣，內容之細，是其他工程管理工作所未有過的，因此，需要應用特殊的管理模式處理，這樣，較為先進的精細化管理模式恰恰能解決工程檔案管理所面臨的困境。但在我國，工程檔案管理中應用精細化管理模式，依然存在一些問題，本文針對這些缺憾，提出一些參考性意見，以供各工程單位加以借鑒，促進我國工程建設的良性發(fā)展。1 工程檔案精細化管理中存在的問題1.1 企業(yè)管理體制落后，管理意識不足精細化管理模式起源于日本，眾所周知，這個民族的嚴謹工作態(tài)度值得每個國家和企業(yè)學習。“精”與“細”實質上是將這種嚴謹?shù)墓ぷ骶駧氲狡髽I(yè)，讓員工秉承這種優(yōu)良作風，認真做工。目前，我國工程檔案管理中

3、，依然存在傳統(tǒng)檔案管理意識，紙質保存，放置不理，當用時僅僅應付了事，未能體現(xiàn)檔案的有序存放。這其實源于企業(yè)對工程檔案管理意識薄弱，沒有建立良好的保障機制，管理不到位。精細化管理模式的引進，讓傳統(tǒng)工程檔案管理人員舉手無措，在未能掌握精細的標準及管理技術的前提下，工程檔案管理工作僅僅流于形式。1.2 工程檔案搜集力度不夠，檔案信息未能建立連接工程檔案信息數(shù)量大，涵蓋內容廣，僅僅依靠搜集，簡單堆砌，這樣只會形成繁瑣的日常工作，例如信息之間不建立有效連接，信息與信息之間斷點，這種情況目前依然在工程檔案管理工作中出現(xiàn)；隨意抽查，不即刻分析與處理，所有工作都將會無效。檔案管理的關鍵即檔案數(shù)據與信息，數(shù)據與

4、數(shù)據之前必須要建立連接，否則無法對檔案形成完整認識，單單分析數(shù)據，沒有連接的解析是無法促進工程檔案管理工作繼續(xù)發(fā)展。目前，精細化管理模式并未改變這種現(xiàn)狀，在日常管理過程中，檔案管理混亂，搜集力度薄弱，處理檔案信息錯誤，精與細的意義變成了繁瑣與低效，工程檔案管理呈現(xiàn)出混亂局面，也在一定程度上影響了工程建設的步伐與舉措。1.3 精細化管理模式監(jiān)管不夠由于工程施工項目內容繁多、程序復雜，部分單位將精力集中于施工而忽略了對檔案的管理，存在檔案精細化監(jiān)管觀念不足的問題和現(xiàn)象1。這種現(xiàn)象集中表現(xiàn)在人才與技術的缺失，學習精細化管理模式的前提是工程單位認識到這種管理模式可以幫助我們的工程檔案管理改進以往的傳統(tǒng)

5、模式落后的狀態(tài)，這種模式能推動檔案管理工作進步，幫助工程建設良性運作，而不是對外宣稱精細化管理是一種優(yōu)良舉措。監(jiān)管不到位，造成檔案管理工作僅僅是紙上談兵，不具有可操作性，運行中也便出現(xiàn)了混亂局面。監(jiān)管人員不能對檔案進行有效歸類與總結、建檔，專業(yè)知識的缺失使得監(jiān)管不力。2 針對工程檔案精細化管理中存在的問題提出的解決措施2.1 企業(yè)應給工程檔案管理人員灌輸精細化管理意識精細化管理是企業(yè)管理在規(guī)范化基礎上提出的進一步要求，日本國的這種管理模式被引進到我國數(shù)幾十年，很多行業(yè)都在應用精細化管理。這種管理模式有它獨特的價值體現(xiàn)，精與細是我們做工作應持有的一種態(tài)度，工程檔案管理中應用精細化管理是明智的，首

6、先必須要做的就是給管理員工灌輸精細化管理理念，為什么要對檔案精細化，如何對檔案管理精細化，怎么樣改進管理模式，為工程檔案管理所用，讓員工從理念上接收精細化模式，才能更好應用這種管理模式。2.2 將精細化技術應用到檔案管理上當企業(yè)員工樹立了精細化管理理念，各項工作才能有條不紊開展。首先表現(xiàn)在資料搜集上，精細化技術基于前期的工程假設與調研，搜集有效市場調研資料，對工程建設開展提供了數(shù)據支撐。其次，歸納已有資料并建立檔案科目。分類匯總這是中期工程檔案管理內容，精細化技術的引進，會將資料編制成樹狀圖，上下條目之間建立連接，保障了信息效用性，應用篩選技術是精細化管理中不容小覷的重要環(huán)節(jié)，信息篩查使得條目

7、清晰，最后，處理信息與反饋信息。不斷調整精細標準，信息與信息之間有效傳遞，有助于工程建設順利開展。2.3 提升監(jiān)管人員素質，建立保障機制精細化管理模式在工程檔案管理中應用，監(jiān)管很重要。力度強，勢必會將精細化模式深入人心，乃至形成一種企業(yè)文化。監(jiān)管不到位，流于形式，信息處理有誤，不利于工程建設。因此監(jiān)管力度加強，依靠企業(yè)管理階層建立有效促進機制，培訓監(jiān)管人員掌握精細化管理要求，監(jiān)管工程檔案管理人員的日常工作，如定期檢查制度。可供參考日本“6s”精細管理模式，細化日常工作并且為每項工作粘貼標簽，把無效信息刪除，這樣便呈現(xiàn)出有序、整潔的工作環(huán)境，各項工作位置一目了然，工作人員操作簡單方便，定期委派監(jiān)管人員檢查、抽查，直接建立獎懲機制，檢查結果與績效工資掛鉤，這樣就保證了精細化管理模式在工程檔案管理中強制實施。3 結語工程檔案管理工作不同于其他管理工作，它是一項長期工程，從工程建設初期搜集資料到后期竣工，都需要我們在日常管理工作中，增強企業(yè)與員工的管理意識，發(fā)揮精細化管理模式的優(yōu)勢，改進一些精細化管理技術，完善定期檢查監(jiān)管制度，建立企業(yè)獎懲機制，保障工程檔案管理工作有效進行，只有這樣，才能確保工程檔案