《物業(yè)檔案管理制度》

1、物業(yè)檔案管理制度物業(yè)檔案管理制度物業(yè)檔案管理制度 11、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確

2、認后方可離任。6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的， 公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。物業(yè)檔案管理制度 21、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子

3、檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性;5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的.隱私，維護公司良好形象;6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。物業(yè)檔案管理制度 3加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化， 便于房屋及設(shè)施設(shè)

4、備的檢查、 維護、 更新和與業(yè)主的溝通、 聯(lián)系。(一)管理內(nèi)容：1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。(二)管理措施：1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行;2、專人管理(由負責內(nèi)勤的管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;3、科學(xué)管理

5、，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達 100%;4、逐步實現(xiàn)智能化管理，計時可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。物業(yè)檔案管理制度 41、客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負責。2、客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。3、每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。4、每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。5、客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。6、客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。7、客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借

6、出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。8、原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。9、客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計算機管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。物業(yè)客戶檔案管理制度一、制度內(nèi)容為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。二、管理目標客戶檔案資料全面、準確、有效。三、適用范圍客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：1、 收集客戶單位資料2、 客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金3、 客戶裝修工程文件4、 客戶遷入時填具之資料5、 客戶資料補充6、 客戶聯(lián)絡(luò)資料7、 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料8、 客戶與管理處往來文件9、 客戶違規(guī)事項與欠費記錄10、 客戶維修記錄11、 客戶投訴記錄12、 客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序四、注意事項1、 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)及時、準確，認