淺談在EXCEL中財務票據(jù)“套打”模板的制作

1、淺談在excel中財務票據(jù)“套打”模板的制作扌商要：根據(jù)當前財務電算化的使用情況，為提高財務工作效率，以實例制作，靈活應用設計技巧， 設計出套打印模板，不僅消除了手工填寫費時費力易出錯等弊端，而且提高了工作效率。關鍵詞：excel套打模板制作在會計電算化高度發(fā)展的今天，會計原始憑證的手工填制越來越顯得繁瑣，手工憑證不 僅難以實現(xiàn)整齊化、標準化、規(guī)范化管理，而且填制麻煩，差錯率高。部分會計從業(yè)人員希 望有一套方便適用的程序解決憑證套打問題，這只是一個美好的愿望，實際上根本不對能實 現(xiàn)。因為原始憑證種類多種多樣、層出不窮，沒有一套程序能預知后來的憑證格式；再者, 已有的憑證也格式不一，同一類憑證也

2、存在因印刷的原因導致邊距位置的偏差，如果開發(fā) 出一個套打程序，操作者也勢必面臨根據(jù)憑證邊距偏差手工多次調整紙張位置的問題，因此 程序根本沒辦法全部解決工作中精確打卬的問題。其實，相信大家對excel都比較熟悉，只 耍挖掘excel的潛在功能h,而運川得當，是可做到準確定位輸出的。筆者經過多次試驗，摸索岀成功定位的方法，可以在幾乎不用試打的情況下，很容易地 在印刷的財務票據(jù)上打印出需要填寫的數(shù)據(jù)。本文以設計現(xiàn)金支票套打模板為例，在 excel2003上詳細講解套打模板實施步驟，以期給廣人同行提供一種設計思路。一、利用圖像掃描技術，取得財務票據(jù)圖片將憑證放入掃描儀，最好在憑證背面放上色差較大的普通

3、彩色墊板，以便于將來進行圖 象編輯。將掃描儀的掃描模式設為“雜志類”、“彩色24位”,分辨率選擇口定義，設為9478dpi （視掃描儀型號不同而冇所變化，筆者所用清華紫光掃描儀設為96 dpi）。設置完畢后進行 掃描，取得憑證圖象。隨后將取得的圖象導入acdsee 4. 0 powerpack中的編輯器中進行編 輯。掃描所得的圖象中憑證與背景有強烈色蘇，利于剪裁。利用編輯器百接將憑證剪裁出來, 另存為新文件。山于掃描儀掃描出來的文件通常都是bmp或tft格式的，通常述要進行格式轉換，將其轉換為jpg格式以減少文件體積,acdsee 4.0 powerpack 供的格式轉換功能很容易實現(xiàn)。最厲，

4、獲得的圖象文件就是我們所需要的票據(jù)圖片。如圖-所示:中國工商銀行 現(xiàn)金支票存根（w）中國工商銀行現(xiàn)金支票汁 鶻67250937*刖加們息k 月出累日期（大寫） 收款人：鶻67250937111 471j w上列款項請從 我靈戶內支付 出票人簽章h付款行名稱:出衆(zhòng)人賬號:會計紙位kft8（圖一）二、分析票據(jù)格式，取得需套打的元素在設計財務票據(jù)套打模板時，要詳細分析票據(jù)中需要套打的內容，比如哪些內容耍人工 輸入，哪些可以通過電腦自動計算牛成。以現(xiàn)金支票為例，耍套打的內容主耍有時期大寫和 小寫年、月、口，收款人，付款行名稱，出票人賬號，金額有大寫、小寫、小寫分位填寫, 用途及附加信息籌。通過分析，要

5、每次手工輸入的項目有收款人、金額、用途及附加信息; 時期大寫和小寫、金額大寫和小寫分位可通過電腦計算牛成；相対固定的是付款行名稱和出 票人賬號。三、利用excel數(shù)據(jù)處理功能，處理好需要套打的基礎數(shù)據(jù)在exce1中建立二個工作表，分別命名為“數(shù)據(jù)錄入”、“基礎數(shù)據(jù)”。1、“數(shù)據(jù)錄入” t作表制作。數(shù)據(jù)錄入工作表是為將原始數(shù)據(jù)錄入集中到一個指定位置, 讓系統(tǒng)自動讀取。在現(xiàn)金支票套打中，要輸入的信息有：收款人、金額、用途、附加信息、付款行名、出票人賬號，出票口期由電腦自動取系統(tǒng)時間，簡耍設計如卜（見圖二）,2tjn目內左3壓磁人466pt寸力口仙&782田59?人峽號011111±

6、;111112222245670320n e tl（圖二）2、“基礎數(shù)據(jù)”工作表的制作。基礎數(shù)據(jù)工作是為了制作打印模板取數(shù)方便而制作的，以現(xiàn)金支票打印分析的情況，制作基礎數(shù)據(jù)表如下（見圖三），表中數(shù)據(jù)來源于“數(shù)據(jù)錄入”工作表，取數(shù)方法和有關利用excel函數(shù)計算方式，下面分別說明建立過程如卜:b2o（圖三）在表示“金額”的單元格b3中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!b4”；在表示“大寫金額”的單元格b4中輸入“二if(iserr0r(find(，b3), numberstring(int(b3), 2)&圓整"，if(iserror(numberstrtng(mid(b3, find(&q

7、uot;. “，b3) +2, 1), 2), numberstring(int(b3), 2)&元"&numberstring(mid(b3, find(". ", b3)+l, 1), 2)&角整,numberstrtng (tnt (b3), 2) & 元 &numberstring(mid(b3, find(. ”、b3)+l, 1), 2) & 角 &numberstrtng (mid (b3, find (. , b3)+2, 1), 2) &分)”;在表示“收款人”的單元格b6中輸入“二

8、數(shù)據(jù)錄入!b3”；在表示“付款人賬號”的單元格b8中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!旳”；在表示“付款人開戶行”的單-元格b9中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!b8”；在表示“年”的單元格b11中輸入“二year (today ()”；在表示“月”的單元格b12中輸入“二month (today ()”；在表示“日”的單元格b13中輸入“二day (today ()”；在表示“年(大寫)”的單元格 b14 中輸入 “=text(mid(b11, 1, 1), dbnum2)&text(m id(b11,2, 1)dbnum2,z) &text (mid (bl 1, 3,1) / dbnum2')

9、 &text (mid (bl 1, 4, l),dbnum 2)”在表示“月(大寫)”的單元格b14中輸入“二tf(b12>10,text(b12,dbnum2)，零 &text(b12,dbnum2")”；在表示“日(大寫)”的單元格 b14 中輸入“二if(and(b13<>20,b13>10),text(b13,d bnum2)，零&text(b13, dbnum2)”；在表示“用途”的單元格b18中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!b5”；在表示“附加信息”的單元格b19中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!b6”；在表示“分列小寫金額”的“億”至“分”的單元

10、格d4至n4中分別輸入“二if(or(le n($b$3*100)14-c0lumn(), $b$3二)，if(len($b$3*100)二 14-column(),¥，mid($b$3* 100, (column()-14+len($b$3*100), 1) ”。通過這些公式的輸入，現(xiàn)金支票套打的所有項目準備就緒了，公式的解析不是本文重點, 就不再贅述。四、利用掃描的票據(jù)圖片，實現(xiàn)精準的票據(jù)套打在exce1中增加一個工作表，命名為“打印模板”，在表上利用票據(jù)圖片為基準，將要 套打的耍素對準相應的位置，通過打卬區(qū)域、頁邊距設置，實行精確套打。實施步驟如f：1、執(zhí)行菜單上：“插入圖片來

11、自文件”，選取掃描和制作厲的票據(jù)圖片，并鼠標右鍵 執(zhí)行“證放次序置于底層”，將圖片放置最低層；2、執(zhí)行菜單上：“視圖工具檔繪圖”，出現(xiàn)繪圖工具，點擊文木框，將要套打的要素 用文本框按圖片相應位置，并調節(jié)人小疊加在票據(jù)圖片之上。下而具體說明一個要素。添加一個文本框，將文本框移動至附加信息處，設置文本框格式，將顏色與線條設置為 “無填充顏色“和“無線條顏色”，并在上而有矗i厲而輸入“二”厲，用鼠標選擇“基礎數(shù)據(jù)”工作衣對應的單元格后，按1111車鍵完成公式輸入（見圖i丿4）。犬本框4bc中er工命銀行 現(xiàn)金支skiym 1 167250937:凹文件（z）鋼hs視sj（y）插入x） 裕式（q） 工

12、貝（x） 數(shù)摒®a和肋os）-71234567891011121314i用于去美國考察： 學習 * * . * - . 1516171819盤 >3rj|20鴛2咗.存框枯式（圖四）現(xiàn)金支票套打要素有26個，用上述方法逐一添加。添加完成厲，為了方便以厲的微調, 可以分別將小寫和人寫fi期的年、月、日三個文本框組合，將分列顯示的小寫金額的兒個文 本框纟h合，方法是：比如人寫fi期先選取人寫fi期的“年”框，按住ctrl鍵再用鼠標左鍵 點“月”和“日”文本框，松開ctrl鍵，點鼠標右鍵，執(zhí)行“紐合纟r合”就將三個文本框 組合成一個了。在設置完各打印元素厲，要設置票據(jù)圖片的格式，將圖

13、片的“打印對象”詢的小取消，以防止在打印時打印出圖片，方法是：用鼠標點擊票據(jù)圖片，右鍵“設置圖片格式”, 選“屬性”，取消打打卬對彖（見圖五）。（圖五）五、利用excel的隱藏和加密保護功能，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全用戶在農格中錄入信息時，難免會因為操作失誤而改動農格結構，修改損壞運算公式, 從而破壞系統(tǒng)。利川excel的表格隱藏和加密保護功能，町限定川戶在指定單元格按規(guī) 足操作，從血確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性。在現(xiàn)金支票套打模板設計中，為保證“數(shù)據(jù)錄入”工作衣，防止錄入信息時，無意損壞 工作表中的有關單元格數(shù)據(jù)，我們選取那些要輸入數(shù)據(jù)的單元格，打鼠標右鍵，選“設置單 元格格式”，將選擇頁保護中的鎖定前的“

14、 去掉后點確定（見圖六），然后在菜單操作“工 具-保護-保護丄作衣”，通過這些設置后，工作衣就只能在設置小元格格式的地方錄入數(shù)據(jù)。“基礎數(shù)據(jù)”工作表，可以隱藏，方法是：選取該工作表，執(zhí)行菜單上“格式-工作表-隱藏”。“打卬模板”工作衣，可以執(zhí)行“工具-保護-保護工作衣”，保證不能被修改。b3各（圖六）六、設置excel打印參數(shù)，完成套打系統(tǒng)設計在完成了 “打印模板”工作表的建立厲，就需對工作表進行頁而設置，設置打印區(qū)域，方法是：在系統(tǒng)菜單上執(zhí)行“文件頁而設置”，選多選框“工作表”在內而填寫“b2： l15”作為打印區(qū)域（見圖七），再調整頁邊距等，就可以試著套打了。（圖七）七. 結束語在結束之而，先看看運行情況:k基礎數(shù)據(jù)錄入悄況，如圖所示。abc1換金支錄肩扌j棗入彳臺急2換目內肴3收畝人弓長三412345. 655f甘黑廉唐6附力口街恵、用于去共國n班于習78中國人民建諄電良彳亍9田題人啡號43060202