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文檔簡介

1、淺談在excel中財務票據(jù)“套打”模板的制作扌商要:根據(jù)當前財務電算化的使用情況,為提高財務工作效率,以實例制作,靈活應用設計技巧, 設計出套打印模板,不僅消除了手工填寫費時費力易出錯等弊端,而且提高了工作效率。關鍵詞:excel套打模板制作在會計電算化高度發(fā)展的今天,會計原始憑證的手工填制越來越顯得繁瑣,手工憑證不 僅難以實現(xiàn)整齊化、標準化、規(guī)范化管理,而且填制麻煩,差錯率高。部分會計從業(yè)人員希 望有一套方便適用的程序解決憑證套打問題,這只是一個美好的愿望,實際上根本不對能實 現(xiàn)。因為原始憑證種類多種多樣、層出不窮,沒有一套程序能預知后來的憑證格式;再者, 已有的憑證也格式不一,同一類憑證也

2、存在因印刷的原因導致邊距位置的偏差,如果開發(fā) 出一個套打程序,操作者也勢必面臨根據(jù)憑證邊距偏差手工多次調整紙張位置的問題,因此 程序根本沒辦法全部解決工作中精確打卬的問題。其實,相信大家對excel都比較熟悉,只 耍挖掘excel的潛在功能h,而運川得當,是可做到準確定位輸出的。筆者經過多次試驗,摸索岀成功定位的方法,可以在幾乎不用試打的情況下,很容易地 在印刷的財務票據(jù)上打印出需要填寫的數(shù)據(jù)。本文以設計現(xiàn)金支票套打模板為例,在 excel2003上詳細講解套打模板實施步驟,以期給廣人同行提供一種設計思路。一、利用圖像掃描技術,取得財務票據(jù)圖片將憑證放入掃描儀,最好在憑證背面放上色差較大的普通

3、彩色墊板,以便于將來進行圖 象編輯。將掃描儀的掃描模式設為“雜志類”、“彩色24位”,分辨率選擇口定義,設為9478dpi (視掃描儀型號不同而冇所變化,筆者所用清華紫光掃描儀設為96 dpi)。設置完畢后進行 掃描,取得憑證圖象。隨后將取得的圖象導入acdsee 4. 0 powerpack中的編輯器中進行編 輯。掃描所得的圖象中憑證與背景有強烈色蘇,利于剪裁。利用編輯器百接將憑證剪裁出來, 另存為新文件。山于掃描儀掃描出來的文件通常都是bmp或tft格式的,通常述要進行格式轉換,將其轉換為jpg格式以減少文件體積,acdsee 4.0 powerpack 供的格式轉換功能很容易實現(xiàn)。最厲,

4、獲得的圖象文件就是我們所需要的票據(jù)圖片。如圖-所示:中國工商銀行 現(xiàn)金支票存根(w)中國工商銀行現(xiàn)金支票汁 鶻67250937*刖加們息k 月出累日期(大寫) 收款人:鶻67250937111 471j w上列款項請從 我靈戶內支付 出票人簽章h付款行名稱:出衆(zhòng)人賬號:會計紙位kft8(圖一)二、分析票據(jù)格式,取得需套打的元素在設計財務票據(jù)套打模板時,要詳細分析票據(jù)中需要套打的內容,比如哪些內容耍人工 輸入,哪些可以通過電腦自動計算牛成。以現(xiàn)金支票為例,耍套打的內容主耍有時期大寫和 小寫年、月、口,收款人,付款行名稱,出票人賬號,金額有大寫、小寫、小寫分位填寫, 用途及附加信息籌。通過分析,要

5、每次手工輸入的項目有收款人、金額、用途及附加信息; 時期大寫和小寫、金額大寫和小寫分位可通過電腦計算牛成;相対固定的是付款行名稱和出 票人賬號。三、利用excel數(shù)據(jù)處理功能,處理好需要套打的基礎數(shù)據(jù)在exce1中建立二個工作表,分別命名為“數(shù)據(jù)錄入”、“基礎數(shù)據(jù)”。1、“數(shù)據(jù)錄入” t作表制作。數(shù)據(jù)錄入工作表是為將原始數(shù)據(jù)錄入集中到一個指定位置, 讓系統(tǒng)自動讀取。在現(xiàn)金支票套打中,要輸入的信息有:收款人、金額、用途、附加信息、付款行名、出票人賬號,出票口期由電腦自動取系統(tǒng)時間,簡耍設計如卜(見圖二),2tjn目內左3壓磁人466pt寸力口仙&782田59?人峽號011111±

6、;111112222245670320n e tl(圖二)2、“基礎數(shù)據(jù)”工作表的制作。基礎數(shù)據(jù)工作是為了制作打印模板取數(shù)方便而制作的,以現(xiàn)金支票打印分析的情況,制作基礎數(shù)據(jù)表如下(見圖三),表中數(shù)據(jù)來源于“數(shù)據(jù)錄入”工作表,取數(shù)方法和有關利用excel函數(shù)計算方式,下面分別說明建立過程如卜:b2o(圖三)在表示“金額”的單元格b3中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!b4”;在表示“大寫金額”的單元格b4中輸入“二if(iserr0r(find(,b3), numberstring(int(b3), 2)&圓整",if(iserror(numberstrtng(mid(b3, find(&q

7、uot;. “,b3) +2, 1), 2), numberstring(int(b3), 2)&元"&numberstring(mid(b3, find(". ", b3)+l, 1), 2)&角整,numberstrtng (tnt (b3), 2) & 元 &numberstring(mid(b3, find(. ”、b3)+l, 1), 2) & 角 &numberstrtng (mid (b3, find (. , b3)+2, 1), 2) &分)”;在表示“收款人”的單元格b6中輸入“二

8、數(shù)據(jù)錄入!b3”;在表示“付款人賬號”的單元格b8中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!旳”;在表示“付款人開戶行”的單-元格b9中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!b8”;在表示“年”的單元格b11中輸入“二year (today ()”;在表示“月”的單元格b12中輸入“二month (today ()”;在表示“日”的單元格b13中輸入“二day (today ()”;在表示“年(大寫)”的單元格 b14 中輸入 “=text(mid(b11, 1, 1), dbnum2)&text(m id(b11,2, 1)dbnum2,z) &text (mid (bl 1, 3,1) / dbnum2')

9、 &text (mid (bl 1, 4, l),dbnum 2)”在表示“月(大寫)”的單元格b14中輸入“二tf(b12>10,text(b12,dbnum2),零 &text(b12,dbnum2")”;在表示“日(大寫)”的單元格 b14 中輸入“二if(and(b13<>20,b13>10),text(b13,d bnum2),零&text(b13, dbnum2)”;在表示“用途”的單元格b18中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!b5”;在表示“附加信息”的單元格b19中輸入“二數(shù)據(jù)錄入!b6”;在表示“分列小寫金額”的“億”至“分”的單元

10、格d4至n4中分別輸入“二if(or(le n($b$3*100)14-c0lumn(), $b$3二),if(len($b$3*100)二 14-column(),¥,mid($b$3* 100, (column()-14+len($b$3*100), 1) ”。通過這些公式的輸入,現(xiàn)金支票套打的所有項目準備就緒了,公式的解析不是本文重點, 就不再贅述。四、利用掃描的票據(jù)圖片,實現(xiàn)精準的票據(jù)套打在exce1中增加一個工作表,命名為“打印模板”,在表上利用票據(jù)圖片為基準,將要 套打的耍素對準相應的位置,通過打卬區(qū)域、頁邊距設置,實行精確套打。實施步驟如f:1、執(zhí)行菜單上:“插入圖片來

11、自文件”,選取掃描和制作厲的票據(jù)圖片,并鼠標右鍵 執(zhí)行“證放次序置于底層”,將圖片放置最低層;2、執(zhí)行菜單上:“視圖工具檔繪圖”,出現(xiàn)繪圖工具,點擊文木框,將要套打的要素 用文本框按圖片相應位置,并調節(jié)人小疊加在票據(jù)圖片之上。下而具體說明一個要素。添加一個文本框,將文本框移動至附加信息處,設置文本框格式,將顏色與線條設置為 “無填充顏色“和“無線條顏色”,并在上而有矗i厲而輸入“二”厲,用鼠標選擇“基礎數(shù)據(jù)”工作衣對應的單元格后,按1111車鍵完成公式輸入(見圖i丿4)。犬本框4bc中er工命銀行 現(xiàn)金支skiym 1 167250937:凹文件(z)鋼hs視sj(y)插入x) 裕式(q) 工

12、貝(x) 數(shù)摒®a和肋os)-71234567891011121314i用于去美國考察: 學習 * * . * - . 1516171819盤 >3rj|20鴛2咗.存框枯式(圖四)現(xiàn)金支票套打要素有26個,用上述方法逐一添加。添加完成厲,為了方便以厲的微調, 可以分別將小寫和人寫fi期的年、月、日三個文本框組合,將分列顯示的小寫金額的兒個文 本框纟h合,方法是:比如人寫fi期先選取人寫fi期的“年”框,按住ctrl鍵再用鼠標左鍵 點“月”和“日”文本框,松開ctrl鍵,點鼠標右鍵,執(zhí)行“紐合纟r合”就將三個文本框 組合成一個了。在設置完各打印元素厲,要設置票據(jù)圖片的格式,將圖

13、片的“打印對象”詢的小取消,以防止在打印時打印出圖片,方法是:用鼠標點擊票據(jù)圖片,右鍵“設置圖片格式”, 選“屬性”,取消打打卬對彖(見圖五)。(圖五)五、利用excel的隱藏和加密保護功能,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全用戶在農格中錄入信息時,難免會因為操作失誤而改動農格結構,修改損壞運算公式, 從而破壞系統(tǒng)。利川excel的表格隱藏和加密保護功能,町限定川戶在指定單元格按規(guī) 足操作,從血確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性。在現(xiàn)金支票套打模板設計中,為保證“數(shù)據(jù)錄入”工作衣,防止錄入信息時,無意損壞 工作表中的有關單元格數(shù)據(jù),我們選取那些要輸入數(shù)據(jù)的單元格,打鼠標右鍵,選“設置單 元格格式”,將選擇頁保護中的鎖定前的“

14、 去掉后點確定(見圖六),然后在菜單操作“工 具-保護-保護丄作衣”,通過這些設置后,工作衣就只能在設置小元格格式的地方錄入數(shù)據(jù)。“基礎數(shù)據(jù)”工作表,可以隱藏,方法是:選取該工作表,執(zhí)行菜單上“格式-工作表-隱藏”。“打卬模板”工作衣,可以執(zhí)行“工具-保護-保護工作衣”,保證不能被修改。b3各(圖六)六、設置excel打印參數(shù),完成套打系統(tǒng)設計在完成了 “打印模板”工作表的建立厲,就需對工作表進行頁而設置,設置打印區(qū)域,方法是:在系統(tǒng)菜單上執(zhí)行“文件頁而設置”,選多選框“工作表”在內而填寫“b2: l15”作為打印區(qū)域(見圖七),再調整頁邊距等,就可以試著套打了。(圖七)七. 結束語在結束之而,先看看運行情況:k基礎數(shù)據(jù)錄入悄況,如圖所示。abc1換金支錄肩扌j棗入彳臺急2換目內肴3收畝人弓長三412345. 655f甘黑廉唐6附力口街恵、用于去共國n班于習78中國人民建諄電良彳亍9田題人啡號43060202

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