淺談如何有效地加強醫(yī)院票據(jù)管理

1、    淺談如何有效地加強醫(yī)院票據(jù)管理    摘 要：票據(jù)是實現(xiàn)醫(yī)院收入的工具，記錄著醫(yī)院的每一筆收入業(yè)務(wù)。現(xiàn)如今，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院的經(jīng)濟總量和收入不斷增長，加強醫(yī)院票據(jù)管理日趨重要，這也是防范醫(yī)院資金安全、強化財務(wù)內(nèi)控制度的一個重要手段，筆者就如何有效加強醫(yī)院票據(jù)管理談四點體會。關(guān)鍵詞：醫(yī)院；票據(jù)管理；收費；制度目前，大部分醫(yī)院使用的票據(jù)主要有醫(yī)療機構(gòu)門診收費票據(jù)（手工）、醫(yī)療機構(gòu)門診收費票據(jù)（機制）、醫(yī)療機構(gòu)住院收費票據(jù)（手工）、醫(yī)療機構(gòu)住院收費票據(jù)（機制）、住院預交金收據(jù)以及當?shù)刎斦纸y(tǒng)一使用的行政事業(yè)單位往來結(jié)算憑證、各地市稅務(wù)局提供

2、的應(yīng)統(tǒng)一發(fā)票等。以上這些票據(jù)是實現(xiàn)醫(yī)院收入的重要工具，也是資金安全管理的一個重要環(huán)節(jié)。由于醫(yī)院內(nèi)部收費網(wǎng)點多，票據(jù)收發(fā)頻繁、使用量特別大，管理起來難度很大。近年來有些醫(yī)院疏忽了票據(jù)管理工作，片面地認為空白票據(jù)僅僅只是幾張紙，疏于管控，導致某些收費人員心存歪念，利用管理的漏洞，從中挪用大額資金，給醫(yī)院造成重大損失和不良影響。有效地加強醫(yī)院票據(jù)管理，可以防范醫(yī)院資金安全，強化財務(wù)內(nèi)控制度，確保醫(yī)院安全、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。1 嚴格專人管理和登記制度，把控好“源頭”關(guān)要加強醫(yī)院票據(jù)管理，首先要選擇責任心強、工作認真負責、細心的會計人員專人專門從事票據(jù)管理工作，專設(shè)票據(jù)管理崗位，建立票據(jù)登記制度，按票據(jù)

3、種類設(shè)置票據(jù)領(lǐng)用登記薄，登記各種票據(jù)的領(lǐng)用和注銷情況，主要內(nèi)容包括票據(jù)購買入庫、部門領(lǐng)用、存根收回的時間、數(shù)量、票據(jù)起訖號，以及領(lǐng)用人簽名、結(jié)存數(shù)量、摘要、備注等。有條件的單位可以自主研發(fā)或購買票據(jù)管理系統(tǒng)進行發(fā)票的請領(lǐng)、下發(fā)、注銷管理，定期組織結(jié)存數(shù)量盤點，確保賬、薄與實際相符。對于因人員調(diào)動、崗位輪換或臨時離崗等原因退回的未用完票據(jù)，如票據(jù)還需繼續(xù)使用的嚴格交接手續(xù)，如不再使用或過期的票據(jù)，未用完的票據(jù)號除了按規(guī)定在登記簿和管理系統(tǒng)中注銷外，均應(yīng)剪角或加蓋作廢章，避免被人加蓋財務(wù)章后繼續(xù)使用，造成收不入賬等經(jīng)濟損失。2 實行票據(jù)“三限”管理制度，把控好“收發(fā)”關(guān)2.1 限量領(lǐng)用 票據(jù)管理員

4、每年年底組織一次當年票據(jù)使用量統(tǒng)計，以便根據(jù)醫(yī)院的實際需要測算下年度各種票據(jù)的預計使用量，向相關(guān)單位申請購買。如未能組織認真測算，購買多了過期作廢，浪費不說，還存在著嚴重安全隱患。部門領(lǐng)用亦采取同樣的辦法，由部門按需求提出領(lǐng)用申請，原則上控制在57天的使用量為周轉(zhuǎn)，使用完收回，注銷多少本后再請領(lǐng)多少本。2.2 限額交款 醫(yī)院的收費網(wǎng)點多，如收費處、病歷復印室、費用清單打印室、陪護辦理處、單位內(nèi)部藥廠、編輯部、食堂等均掌握有現(xiàn)金，所以對各收費網(wǎng)點采取限額交款的辦法，按資金流動量對各收費網(wǎng)點限定庫存現(xiàn)金限額，庫存現(xiàn)金積存超過限額的必須上交醫(yī)院財務(wù)部門，財務(wù)部門及時核對交款數(shù)并注銷對應(yīng)的發(fā)票，這樣既

5、可以防止現(xiàn)金失竊，又可以杜絕收費人員公款挪作私用。若收費處是由金融押運公司每日按時點上門來收款，則不存在庫存現(xiàn)金超限的問題，收費人員手頭僅保留固定數(shù)額的零錢周轉(zhuǎn)即可。2.3 限時交回 票據(jù)管理員要經(jīng)常查閱票據(jù)領(lǐng)用登記簿，收費票據(jù)不能在收費人員手中停留太久，要限時交回。如遇到收費人員請假較長的應(yīng)先將收費票據(jù)收回，上班后重新辦理申領(lǐng)；如遇到收費人員辭職或調(diào)離，更應(yīng)收回全部收費票據(jù)或與接交人辦理完整的交接手續(xù)，以防止收費票據(jù)遺失或收費人員收款不交。3 健全票據(jù)日常審核和檢查制度，把控好“使用”關(guān)3.1 加強票據(jù)審核，實施有效監(jiān)督 對于收費人員所使用的收費票據(jù)，有的是采取先交款后審核的辦法，有的是采取

6、先審核后交款的辦法，但無論采取哪種形式，都必須及時審核，有效監(jiān)督，對收費票據(jù)審核的內(nèi)容應(yīng)該包括：（1）收費人員所使用過的收費票據(jù)是否連號，逐張匯總開票總金額是否與交款數(shù)相符，與收費統(tǒng)計報表匯總數(shù)一致。（2）交款日期與收款日期是否一致。（3）手工開票的收費票據(jù)要素是否齊全、大小寫金額是否一致，有無涂改。（4）作廢的收費票據(jù)是否每聯(lián)俱在，是否按規(guī)定作廢（藥房缺藥、病人交款后不愿接受檢查治療要求退款等原因而作廢的票據(jù)，還要求必須由藥房經(jīng)辦人、經(jīng)治醫(yī)生簽字確認才能報稽核人員作廢，以防止收費人員與交款人勾結(jié)收款后拿交款人不需要報銷的收費票據(jù)來作廢票據(jù)，貪污公款）。若仍然采取手工開具收費票據(jù)的醫(yī)院或醫(yī)院內(nèi)

7、實行手工開具收費票據(jù)的收費網(wǎng)點，一定要嚴格執(zhí)行開票收款分開制度，有效落實內(nèi)控制度和監(jiān)督制約機制，收款人員收款不開票，開票人員開票不收款，同時要求交款人必須在存根上簽字，確認交款項目、單價、實際交款數(shù)是否與票面信息一致，這樣可以有效防止收款人員收款不開票，開小發(fā)票或套開發(fā)票等違規(guī)操作行為。3.2 落實定期和不定期抽查 財務(wù)部門定期、不定期組織到各收費網(wǎng)點進行抽查。定期抽查每月或每季組織一次，在收費處進行，每次抽查一個或幾個收費人員在某個收費時間段內(nèi)所收的門診收費票據(jù)或住院收費票據(jù)，以及預交金收據(jù)，檢查開票總金額是否與收費統(tǒng)計報表的收款總額一致，防止收費人員貪污公款；不定期抽查其他收費網(wǎng)點的收費情

8、況：查看票據(jù)領(lǐng)用總數(shù)是否與登記簿上登記的一致，檢查其庫存現(xiàn)金數(shù)額是否超過規(guī)定限額未交，是否與開出收費票據(jù)一致，檢查收費票據(jù)是否由開票人保管，有無嚴格落實開票收款分開，收費票據(jù)開票是否規(guī)范，交款人是否確認簽字等。4 建立三級安全管理運行機制，把控好“操作”關(guān)醫(yī)院收入基本上通過開票收款實現(xiàn)，資金量大，且目前大部分醫(yī)院的收費處均已使用計算機收費，計算機收費管理有其特殊性，更要建立健全監(jiān)控措施，制訂和完善相應(yīng)的安全管理運行機制及各類人員崗位責任制，各類人員按程序、按規(guī)范操作。4.1 建立收費、稽核、管理三級內(nèi)控制度 建立三級內(nèi)控制度，收費人員、稽核人員和票據(jù)管理員職責分清，各司其職：（1）收費人員僅能

9、對本人的收費數(shù)據(jù)進行查閱，收費內(nèi)容一經(jīng)錄入確認，本人無權(quán)修改，確需修改的須報醫(yī)院有權(quán)部門審批，同意后憑審批單由稽核人員修改。（2）稽核人員負責對收費人員的收費行為進行監(jiān)督，匯總收費報表和清點收款數(shù)額，可對收費人員的收費數(shù)據(jù)進行查閱、修改和匯總，并負責作廢收費票據(jù)和修改錯誤數(shù)據(jù)。（3）票據(jù)管理員負責對收費人員和稽核人員的工作進行審核，核對收費報表和收款金額是否一致，并可審核稽核人員作廢的收費票據(jù)，瀏覽錯誤數(shù)據(jù)的修改情況，調(diào)整報表。4.2 建立系統(tǒng)、授權(quán)、程序三級加密機制 計算機收費系統(tǒng)實行三級安全機制：（1）系統(tǒng)加密，每個收費人員以各自的用戶名，各自獨立的密碼進入計算機收費系統(tǒng)進行收費操作和發(fā)票

10、打印。有些單位雖然對進入系統(tǒng)設(shè)定了密碼，但形同虛設(shè)，每個收費人員密碼是默認的，都一樣，從未修改，容易導致出現(xiàn)錯誤難以查清責任歸屬；（2）授權(quán)加密，對計算機收費系統(tǒng)操作員授權(quán)必須由信息部門的人員憑密碼操作，各級人員根據(jù)職責分工被賦予相應(yīng)的操作權(quán)限，個人無法更改，確需更改操作權(quán)限的必須報有權(quán)部門嚴格審查，批準后由信息部門執(zhí)行更改；（3）程序加密，杜絕掌握計算機編程的人員一人保管所有后臺運行密碼，采取按程序?qū)蛹壏謱蛹用?，分人掌握密碼的原則，防止信息人員伙同收費人員篡改數(shù)據(jù)，謀取私利?？偠灾?，醫(yī)院票據(jù)管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是財務(wù)管理的重要內(nèi)容。加強票據(jù)管理，不僅可以維護醫(yī)院會計核算的真實合法性，堵塞財務(wù)漏洞，還能提高醫(yī)院的財務(wù)管理水平和工作效率，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷拓展，票據(jù)管理工作也越來越復雜，只有在管理過程中不斷地思考和學習，不斷地改進工作，才能保證醫(yī)院的資