01文件資料控制程序范本

1、xxx電子公司文件資料控制程序編號xxx-qp-023-2003 版本1.0 頁次1/5 1、目的對質量體系文件和資料進行控制，確保各使用場所均得到有效版本的文件。2、范圍適用于本公司質量管理體系所有文件和資料的控制。3、職責3.1 總辦負責質量手冊、程序文件、外來文件和資料等的控制和管理。（包括上述文件輸入計算機形成的磁盤文件的控制和管理）3.2 r&d 中心負責技術文件的控制和管理。3.3 各職能部門負責各自部門使用的文件和資料的領用和保管。4、工作程序4.1 文件和資料的分類(a) 質量手冊、程序文件、管理制度；(b) 技術文件如設計文件、工藝文件、檢驗文件，作業(yè)指導書；(c)

2、質量記錄；(d) 外來文件如國家、省、市發(fā)布的有關的質量法律、法規(guī)，國家、行業(yè)標準，上級有關文件及其他文件；(e) 合同文件如銷售合同、供貨合同、技術合同、委托合同等。4.2 文件的編寫4.2.1 管理者代表負責組織編寫質量手冊和程序文件。4.2.2 管理制度和記錄表單由各使用部門編寫，總辦統(tǒng)一編號、備案。4.3 文件的標識xxx電子公司文件資料控制程序編號xxx-qp-023-2003 版本1.0 頁次2/5 4.3.1 a類文件編號規(guī)則xxx xxxx 發(fā)布年號文件序號（三位阿拉伯數字、質量手冊可省略） qm質量手冊文件類型 qp 程序文件 mr管理制度企業(yè)代號4.3.2 b類文件編號規(guī)則

3、xxx 發(fā)布日期文件序號產品系列號 t表示通用 df設計文件文件類型 tf工藝文件 cf檢驗文件企業(yè)代號4.3.3 c類文件編號規(guī)則xxx xxxx 發(fā)布年號記錄序號（三位阿拉伯數字） ao總辦 md市場部 qd質管部 pd生產部 bd物控部 fd財務部 rdr&d 中心 cd商務部 asd客戶服務中心企業(yè)代號xxx電子公司文件資料控制程序編號xxx-qp-023-2003 版本1.0 頁次3/5 4.3.4 d類文件編號規(guī)則no ：流水號4.3.4 e類文件編號規(guī)則xxx xxxx xx 簽定月份簽定年號序號（三位阿拉伯數字） sc銷售合同 tc技術合同 pc供貨合同 ec委托合同

4、oc 其它合同企業(yè)代號4.4 文件的審批權限4.4.1 質量手冊由管理者代表審核、總經理批準。4.4.2 程序文件由各部門經理審核、管理者代表批準。4.4.3 設計、工藝、作業(yè)指導書、檢驗文件由r&d中心項目負責人編制，部門經理審核，管理者代表批準。4.4.4 產品企業(yè)標準由總經理批準并報上級技術監(jiān)督部門備案。4.4.5 管理制度和記錄表單由總辦統(tǒng)一管理、歸檔。4.5 文件的發(fā)放、換新和補領。4.5.1 總辦按文件所審批的發(fā)放范圍對文件進行復制和發(fā)放。發(fā)放的文件應編注發(fā)放號（受控號），并加蓋“受控”或“非受控”印章；領用人應在文件發(fā)放/ 回收登記表上簽名。4.5.2 文件因嚴重破損而影

5、響使用時，可到總辦辦理換新手續(xù)，新文件仍用原文件號，破損文件應收回。4.5.3 文件丟失由主管部門進行追查和處理，如確需補發(fā)，應按4.5.1 重新辦理手續(xù)，并備注“補領”按新文件號發(fā)放，原文件號應“注銷”。xxx電子公司文件資料控制程序編號xxx-qp-023-2003 版本1.0 頁次4/5 4.6 文件的更改4.6.1 文件需要更改時，應由原擬制（編寫）人或提出更改填寫文件更改申請單，說明更改原因，必要時應提供背景資料，由原審批部門負責人審批。4.6.2 實施更改時，應注明更改標志和更改時間， 并按原發(fā)放對象發(fā)放更改后的文件。更改文件一律應附發(fā)文件更改通知單。4.6.3 文件的換版文件因多

6、次更改（一般規(guī)定為十次）或修改內容超過1/3 ，應進行換版。發(fā)放新版本（仍沿用原發(fā)放號）時應收回舊版文件，同時在文件發(fā)放/ 回收登記表上登記。4.7 文件的銷毀4.7.1 收回的舊文件由總辦在文件上加蓋 “作廢”印章，同時填寫文件銷毀申請單 ，經管理者代表批準后集中銷毀，并登記目錄。4.7.2 作廢文件的留用需留作資料用的作廢文件，由留用人填寫文件留用申請單，經管理者代表批準后，由總辦加蓋“保留資料”印章，方可留用。4.8 文件的歸檔經批準的文件原稿，由總辦按類歸檔，填寫文件歸檔登記表，并列入受控文件清單。4.9 文件的借閱借閱人借閱文件應填寫文件借閱/ 復制登記表，經管理者代表或總辦批準，方可借閱，并按指定日期歸還。5、記錄文件會簽單文件發(fā)放范圍審批表文件發(fā)放 / 回收登記表文件更