試論加強電力檔案管理的有效措施

1、    試論加強電力檔案管理的有效措施    張玉霞摘 要：電力檔案管理是電力企業(yè)至關(guān)重要的一項工作，在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展中，電力檔案管理體系隨著信息技術(shù)的引用也在不斷進步，管理人員在進行檔案管理工作中，通過信息技術(shù)的手段可以更規(guī)范的完成檔案管理工作，減少了工作量，提高了管理人員的工作效率。為了電力檔案管理更好的在企業(yè)中發(fā)揮作用，需要提高檔案管理水平，使檔案管理工作在企業(yè)中得到重視。本文通過對電力檔案管理現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進行分析，探討出解決電力檔案管理問題的相應(yīng)措施。關(guān)鍵詞：電力檔案管理;問題;解決措施在信息化時代，加強電力檔案管理模式是促進電力檔案管理

2、工作發(fā)展的重要途徑，電力檔案管理工作的快速發(fā)展使檔案管理資料逐漸增多，增加了管理人員的工作量，也會相應(yīng)的出現(xiàn)諸多問題，本文通過作者自身的工作經(jīng)驗，分析出電力檔案管理中出現(xiàn)的問題并提出相應(yīng)的解決措施，希望可以提升電力檔案管理工作的規(guī)范性，提高工作效率，促進電力檔案管理的有效發(fā)展。1 電力檔案管理的含義檔案管理顧名思義就是檔案管理人員對企業(yè)的檔案進行整理及保存工作，促進電力企業(yè)其他部門的工作可以有效進行，在進行檔案管理工作時，會遇到很多難點，一是電力檔案管理資料整理過程復(fù)雜繁重，加大了檔案管理人員工作量;二是需要對檔案資料分類保存，是一個耗時耗力的工作步驟;三是需要對整理好的資料進行多方面因素的考

3、慮合理歸檔，保證檔案資料的安全性及便捷性;四是對檔案資料進行年份的劃分，做好分類編輯工作，方便相關(guān)人員查閱及使用。在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展下，電力企業(yè)對檔案管理大多使用電子檔案錄入形式，通過電子設(shè)備實現(xiàn)檔案資料快速錄入以及保存，方便相關(guān)人員查閱的同時提高了管理人員的工作效率，促進電力檔案管理的迅速發(fā)展。2 電力檔案管理出現(xiàn)的問題1）對電力檔案管理的重視程度不夠。在工作中，大部分企業(yè)員工對檔案管理工作理解有誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是對企業(yè)的相關(guān)資料進行輸入以及保存的工作，沒有把檔案管理工作放到比較重要的位置，而大部分領(lǐng)導(dǎo)投入大量人力物力去管理檔案，嚴(yán)重影響了電力企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展，很多電力企業(yè)注重電力的工程建

4、設(shè)，往往忽視了檔案管理建設(shè)，使企業(yè)員工對檔案管理工作缺乏主動性，對上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查報以應(yīng)付了事的態(tài)度，沒有以對企業(yè)負(fù)責(zé)任的態(tài)度去完成檔案管理工作。2）電力檔案管理工作落后。由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致在檔案管理的建設(shè)上投入資金較少，使企業(yè)的檔案部門沒有相應(yīng)的管理軟件及技術(shù)，企業(yè)員工還是以手工錄入方式進行工作，降低了檔案管理的工作效率。有一部分電力企業(yè)的檔案部門有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，但仍然與其他部門的工作做不到有效接洽，企業(yè)員工在進行檔案管理工作時整理資料相對困難，從而體現(xiàn)出電力檔案管理工作的落后。3）電力檔案管理人員素質(zhì)較低。大部分電力檔案管理人員都是沒有相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)證書，沒

5、有受過相應(yīng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，導(dǎo)致對電力檔案的管理工作并不是很了解，其次很多檔案管理人員都是企業(yè)年齡較大或者身體素質(zhì)較差的員工來擔(dān)任的，由于年齡大的緣故很適合這種安逸的工作環(huán)境，失去了工作熱情，缺乏對工作的主動性以及創(chuàng)新性，以循規(guī)蹈矩的方式進行工作，降低了電力檔案管理的工作效率，也使檔案管理人員的素質(zhì)有所下降。4）檔案記錄不完善。電力檔案管理人員只注重數(shù)據(jù)資料的收集，對照相、攝像以及錄音設(shè)備沒有很好的利用，就算利用了聲像設(shè)備同時進行了收集，檔案管理人員沒有及時的進行歸檔保存，也會造成大量聲像資料丟失現(xiàn)象，影響了聲像檔案管理的有效進行。檔案管理人員對檔案管理的記錄收集方式也不規(guī)范，比如同一件事情會用

6、多種方式進行記錄，增加了管理人員的工作量也使查驗工作難度加大。5）電力檔案管理體系不健全。電力企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)對電力工程建設(shè)的高度重視，從而忽視了電力檔案管理以及資料收集工作，對進一步開展檔案管理工作增加了難度，使檔案管理人員處于被動狀態(tài)，只能靠經(jīng)驗進行管理，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進展。很多檔案都是等企業(yè)完工后開始進行檔案歸檔工作，由于不是開工開始時進行的檔案管理，導(dǎo)致部分資料的丟失，使管理人員只能憑記憶整理資料進行歸檔工作，加大了管理人員的工作量也使整個檔案管理體系得不到規(guī)范管理。3 提高電力檔案管理的有效措施1）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。電力企業(yè)在招聘檔案管理人員時，應(yīng)優(yōu)先選擇有工作經(jīng)驗或

7、者專業(yè)院校畢業(yè)人員，提高了檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時也提升了整個檔案管理工作效率，調(diào)動了員工工作積極性。對企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的管理人員，應(yīng)定期的進行檔案管理知識培訓(xùn)，更好的掌握檔案管理知識及相關(guān)技能，促進檔案管理工作有效進展。2）提升管理意識，促進檔案工作的規(guī)范化開展。不斷增強檔案管理人員的思想意識對促進電力企業(yè)檔案工作的規(guī)范化開展有著積極影響。電力企業(yè)要幫助檔案管理工作人員樹立正確的思想理念，提高相關(guān)工作者的管理理念和管理意識，這樣才能提高檔案管理能力，為電力企業(yè)檔案管理工作的高效開展提供保障。同時。要想進一步提高電力企業(yè)檔案管理工作水平，必須要加強這項工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保檔案管理工作能夠得到

8、有序開展。3）推動電子檔案的快速發(fā)展。近年來，隨著電力事業(yè)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)各門類檔案也不斷增長，隨之也給檔案保管和查找利用帶來了很大的困難。而信息技術(shù)的迅猛發(fā)展可以對各門類紙質(zhì)檔案實行數(shù)字化加工掃描，大批量轉(zhuǎn)化為電子文件。電子檔案代替紙質(zhì)檔案，給檔案的保存、查找和利用帶來了很大的便利，既節(jié)約了時間又減少了工作量，電子檔案管理實踐的廣泛運用，有助于理清檔案學(xué)科框架，促進電子檔案管理領(lǐng)域?qū)W術(shù)的正常交流，推動檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。4）提高管理人員對電力檔案管理的重視。電力檔案管理人員對檔案管理的不夠重視，使電力檔案管理工作的開展受到了一定程度的阻礙。提高管理人員的工作效率應(yīng)增加管理人員對檔案管理工作的

9、重視程度，應(yīng)大力宣傳檔案管理知識，將管理人員的被動工作狀態(tài)調(diào)整為積極狀態(tài)，了解檔案管理工作的性質(zhì)，使員工不是為了工作而工作，從而以飽滿的熱情投入到工作中，掌握專業(yè)知識的同時也提升了工作效率。5）加強電力檔案管理制度，融入電腦信息技術(shù)。促進電力檔案管理工作的進一步發(fā)展，需要對相關(guān)的管理工作制定相關(guān)的規(guī)章制度，檔案管理人員按照制度去進行工作，提高了電力檔案管理的工作水平。用先進的電腦信息技術(shù)替代管理人員現(xiàn)有的工作技術(shù)方式。檔案管理工作資料比較復(fù)雜繁重，整理較困難，需要管理人員有足夠的耐心以及專業(yè)技術(shù)能力去完成工作，但也避免不了發(fā)生錄入錯誤情況，而運用現(xiàn)代化信息技術(shù)可以解決這種情況，大多數(shù)的檔案管理人員都是通過手工錄入的方式進行檔案管理工作，由于每個人的書寫方式不同，使檔案管理人員查閱時出現(xiàn)看不懂的情況，通過電腦信息技術(shù)的介入，可以減少檔案管理人員工作中的工作量，保證檔案管理工作的完整性，提高工作效率。綜上所述，電力檔案管理工作的管理好壞直接影響電力企業(yè)的發(fā)展，檔案管理人員在工作中也會出現(xiàn)很多問題，應(yīng)通過提高管理人員素質(zhì)、加大宣傳力度使檔案管理工作得到重視、制定相關(guān)管理制度、投入先進設(shè)備及技術(shù)等措施，提高電力檔案管理人員的工作效率以及檔案工作質(zhì)量，運用科學(xué)的技術(shù)手段對檔案資料進行錄入以及整理工作，從而促進電力企業(yè)的發(fā)展