會(huì)議管理工作培訓(xùn)課件

1、秘書(shū)實(shí)務(wù)篇秘書(shū)實(shí)務(wù)篇第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作一一 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述一、會(huì)議的概念一、會(huì)議的概念第一種：會(huì)議是人們有組織的會(huì)晤、議事的行為過(guò)第一種：會(huì)議是人們有組織的會(huì)晤、議事的行為過(guò)程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，為程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，為了某個(gè)確定的問(wèn)題展開(kāi)討論，以求解決方式，如工了某個(gè)確定的問(wèn)題展開(kāi)討論，以求解決方式，如工作會(huì)議、記者招待會(huì)、產(chǎn)品展銷(xiāo)訂貨會(huì)等。作會(huì)議、記者招待會(huì)、產(chǎn)品展銷(xiāo)訂貨會(huì)等。第二種：會(huì)議是一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常第二種：會(huì)議是一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，如每年三月召開(kāi)的全國(guó)兩會(huì)、上海設(shè)機(jī)構(gòu)或組織

2、，如每年三月召開(kāi)的全國(guó)兩會(huì)、上海經(jīng)濟(jì)合作領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)議等。經(jīng)濟(jì)合作領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)議等。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述二、會(huì)議的內(nèi)涵二、會(huì)議的內(nèi)涵v 會(huì)議會(huì)議:人類(lèi)群體有組織地會(huì)晤、議事人類(lèi)群體有組織地會(huì)晤、議事的行為或過(guò)程的行為或過(guò)程 v 會(huì)見(jiàn)會(huì)見(jiàn):又稱(chēng)接見(jiàn)、拜會(huì)又稱(chēng)接見(jiàn)、拜會(huì) v 會(huì)談會(huì)談:是指雙方或多方就某些重大的是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問(wèn)題，以及其政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問(wèn)題，以及其他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn) 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述二、會(huì)議的內(nèi)涵二、會(huì)議的

3、內(nèi)涵 會(huì)議的構(gòu)成要素會(huì)議的構(gòu)成要素基本要素：基本要素：目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、組織者、與會(huì)者、議題、議程等組織者、與會(huì)者、議題、議程等 其他要素：其他要素：名稱(chēng)、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專(zhuān)用設(shè)備工具、各種經(jīng)費(fèi)、文件材料、專(zhuān)用設(shè)備工具、各種消耗性材料等消耗性材料等 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述三、會(huì)議的主要種類(lèi)三、會(huì)議的主要種類(lèi)v 按組織類(lèi)型按組織類(lèi)型 內(nèi)部會(huì)議內(nèi)部會(huì)議 外部會(huì)議外部會(huì)議 正式會(huì)議正式會(huì)議 非正式會(huì)議非正式會(huì)議v 按時(shí)間方面的規(guī)定性按時(shí)間方面的規(guī)定性 定期會(huì)議定期會(huì)議

4、 不定期會(huì)議不定期會(huì)議v 按出席對(duì)象按出席對(duì)象 聯(lián)席會(huì)聯(lián)席會(huì) 內(nèi)部會(huì)內(nèi)部會(huì) 代表會(huì)代表會(huì) 群眾會(huì)群眾會(huì) 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述按功能性質(zhì)按功能性質(zhì) 決策性決策性 講座性講座性 執(zhí)行性執(zhí)行性 告知性告知性 學(xué)術(shù)性學(xué)術(shù)性協(xié)調(diào)性協(xié)調(diào)性 報(bào)告性報(bào)告性 談判性談判性 動(dòng)員性動(dòng)員性 紀(jì)念性等紀(jì)念性等按議題性質(zhì)按議題性質(zhì) 專(zhuān)題性專(zhuān)題性 綜合性綜合性 按規(guī)模大小按規(guī)模大小 特大型特大型 大型大型 中型中型 小型小型按會(huì)議采用的方式手段按會(huì)議采用的方式手段常規(guī)會(huì)常規(guī)會(huì) 廣播會(huì)廣播會(huì) 電話會(huì)電話會(huì) 電視會(huì)電視會(huì) 網(wǎng)絡(luò)會(huì)網(wǎng)絡(luò)會(huì)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工

5、作第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述四、公司常見(jiàn)會(huì)議的類(lèi)型（內(nèi)部）四、公司常見(jiàn)會(huì)議的類(lèi)型（內(nèi)部） v 經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議 v 員工例會(huì)員工例會(huì) v 股東大會(huì)和董事會(huì)議股東大會(huì)和董事會(huì)議 v 公司年會(huì)公司年會(huì) 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述四、公司常見(jiàn)會(huì)議的類(lèi)型（外部）四、公司常見(jiàn)會(huì)議的類(lèi)型（外部） v 客戶(hù)咨詢(xún)會(huì)客戶(hù)咨詢(xún)會(huì) v 產(chǎn)品展銷(xiāo)訂貨會(huì)產(chǎn)品展銷(xiāo)訂貨會(huì) v 業(yè)務(wù)洽談會(huì)業(yè)務(wù)洽談會(huì) v 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)五、會(huì)議的意義五、會(huì)議的意義 1會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議

6、管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述2 2顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在3會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議是一種群體溝通的方式第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述 六、會(huì)議的目的六、會(huì)議的目的開(kāi)展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題 資源共享開(kāi)發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣鞏固主管地位第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議工作概述會(huì)議工作概述情景案例情景案例（一）制定會(huì)議方案的一般原則（一）制定會(huì)議方案的一般原則 v減少會(huì)議次數(shù)原則減少會(huì)議次數(shù)原則 v嚴(yán)守時(shí)間原則嚴(yán)守時(shí)間原則v會(huì)議通知的明確性原則會(huì)議通

7、知的明確性原則 v缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則 v效率性原則效率性原則 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定一、會(huì)議籌備方案的擬定（二）（二）會(huì)議籌備方案的內(nèi)容會(huì)議籌備方案的內(nèi)容 確定會(huì)議的主題與議題確定會(huì)議的主題與議題 確定會(huì)議的名稱(chēng)確定會(huì)議的名稱(chēng) 確定會(huì)議的議程確定會(huì)議的議程 確定會(huì)議的時(shí)間和日期確定會(huì)議的時(shí)間和日期 確定會(huì)議所需設(shè)備和工具確定會(huì)議所需設(shè)備和工具 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定一、會(huì)議籌備方案的擬定v確定會(huì)議與會(huì)代表的組成

8、確定會(huì)議與會(huì)代表的組成v確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作制和發(fā)放工作 v確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 v確定會(huì)議住宿和餐飲安排確定會(huì)議住宿和餐飲安排 v確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu) 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定一、會(huì)議籌備方案的擬定（三）會(huì)議籌備方案的作用（三）會(huì)議籌備方案的作用 v確保會(huì)議的周密安排確保會(huì)議的周密安排 v確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位v確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議

9、管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定一、會(huì)議籌備方案的擬定（四）電話會(huì)議及視頻會(huì)議的知識(shí)（四）電話會(huì)議及視頻會(huì)議的知識(shí) 1、電話會(huì)議、電話會(huì)議v是利用程控電話的是利用程控電話的“會(huì)議電話會(huì)議電話”功能召集不同地點(diǎn)的人功能召集不同地點(diǎn)的人員舉行會(huì)議。員舉行會(huì)議。v適用于規(guī)模不大、辦公地點(diǎn)集中的企業(yè)適用于規(guī)模不大、辦公地點(diǎn)集中的企業(yè)2、視頻會(huì)議、視頻會(huì)議v利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像文字和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像文字和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。議方式。v布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等第四章第四章

10、 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定一、會(huì)議籌備方案的擬定（五）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求（五）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求 1 1、根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類(lèi)型組織人員隊(duì)伍。、根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類(lèi)型組織人員隊(duì)伍。2 2、會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。、會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。3 3、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定一、會(huì)議籌備方案的擬定可信公司技術(shù)訓(xùn)練專(zhuān)題研討會(huì)籌備方案可信公司技術(shù)訓(xùn)練專(zhuān)題研討會(huì)籌備方案會(huì)議籌備方案示例如下：會(huì)議籌備方案示例如下：第四

11、章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定一、會(huì)議籌備方案的擬定 會(huì)議籌備方案的內(nèi)容要盡可能全面和具體，開(kāi)頭要會(huì)議籌備方案的內(nèi)容要盡可能全面和具體，開(kāi)頭要闡述會(huì)議召開(kāi)的依據(jù)和目的，主體部分要條分縷析，逐闡述會(huì)議召開(kāi)的依據(jù)和目的，主體部分要條分縷析，逐條說(shuō)明，使人一目了然。對(duì)于會(huì)議的經(jīng)費(fèi)、組織機(jī)構(gòu)、條說(shuō)明，使人一目了然。對(duì)于會(huì)議的經(jīng)費(fèi)、組織機(jī)構(gòu)、會(huì)議議程和會(huì)議服務(wù)等問(wèn)題要充分協(xié)調(diào)，并將具體的安會(huì)議議程和會(huì)議服務(wù)等問(wèn)題要充分協(xié)調(diào)，并將具體的安排以附件的形式一起報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)。排以附件的形式一起報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第

12、二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序組建會(huì)議組建會(huì)議籌備委員會(huì)籌備委員會(huì)分成籌分成籌備小組備小組形成籌形成籌備方案?jìng)浞桨割I(lǐng)導(dǎo)審領(lǐng)導(dǎo)審核方案核方案1 1主題主題 會(huì)議主題是會(huì)議討論的中心議題，例如會(huì)議主題是會(huì)議討論的中心議題，例如“雙代會(huì)雙代會(huì)”的主題是選出新一屆學(xué)生會(huì)和團(tuán)委會(huì)的干部。的主題是選出新一屆學(xué)生會(huì)和團(tuán)委會(huì)的干部。2. 2. 議題議題 會(huì)議議題是會(huì)議討論的內(nèi)容，這個(gè)內(nèi)容可以是若會(huì)議議題是會(huì)議討論的內(nèi)容，這個(gè)內(nèi)容可以是若干項(xiàng)的，如干項(xiàng)的，如“雙代會(huì)雙代會(huì)”召開(kāi)的議程中包括的內(nèi)容。召開(kāi)的議程中包括的內(nèi)容。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二

13、節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序（一）會(huì)議主題和議題（一）會(huì)議主題和議題1確定會(huì)議的時(shí)間確定會(huì)議的時(shí)間 2會(huì)議議程與會(huì)議日程會(huì)議議程與會(huì)議日程 會(huì)議議程：會(huì)議議程：是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái) 會(huì)議日程：會(huì)議日程：是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序（二）會(huì)議時(shí)間的安排（二）會(huì)議時(shí)間的

14、安排安排會(huì)議議程和日程要注意的問(wèn)題安排會(huì)議議程和日程要注意的問(wèn)題1）要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開(kāi)的原因2）先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會(huì)議，根據(jù)多數(shù)人意見(jiàn)安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參加會(huì)議3）例會(huì)原則上定時(shí)召開(kāi)，且時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)。4）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序（二）會(huì)議時(shí)間的安排（二）會(huì)議時(shí)間的安排大中型會(huì)議的議程一般安排：大中型會(huì)議的議程一般安排：開(kāi)幕式、上司和來(lái)賓致辭開(kāi)幕式、上司和來(lái)賓致辭上司做報(bào)告上司做報(bào)告分組討論

15、分組討論大會(huì)發(fā)言大會(huì)發(fā)言參觀或其他活動(dòng)；參觀或其他活動(dòng)； 會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；會(huì)議總結(jié)，宣讀決議； 閉幕式。閉幕式。 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序（二）會(huì)議時(shí)間的安排（二）會(huì)議時(shí)間的安排會(huì)議議程示例會(huì)議議程示例 英豪公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程英豪公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程 公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月月25日星期一上日星期一上午午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。 一、宣布議程。一、宣布議程。 二、說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況。二、說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況。 三、宣讀并通過(guò)上次會(huì)議

16、的記錄。三、宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄。 四、東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)。四、東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)。 五、銷(xiāo)售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言。五、銷(xiāo)售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言。 六、公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組。六、公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組。 七、銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選。七、銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選。 八、下季度銷(xiāo)售目標(biāo)。八、下季度銷(xiāo)售目標(biāo)。 會(huì)議日程表示例：會(huì)議日程表示例：日期日期時(shí)間時(shí)間內(nèi)容安排內(nèi)容安排地點(diǎn)地點(diǎn)參加人參加人負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人備注備注2015年年6月月20日日8：00報(bào)到報(bào)到會(huì)議大廳會(huì)議大廳鐘秘書(shū)鐘秘書(shū)簽到桌簽到桌 紙紙 筆筆9：00-10：00總經(jīng)理講話總經(jīng)理講話小會(huì)議廳小會(huì)議廳全體代表全體代表投影

17、儀投影儀 錄音錄音 錄像錄像10：00-10：20休息休息10：20-11：50公司顧問(wèn)講話公司顧問(wèn)講話小會(huì)議廳小會(huì)議廳全體代表全體代表12：00午餐午餐天地賓館天地賓館全體代表全體代表高秘書(shū)高秘書(shū)自助餐自助餐14：00-15：30分組討論分組討論小會(huì)議廳小會(huì)議廳全體代表全體代表15：30-15：50休息休息15：50-17：30各組代表發(fā)言各組代表發(fā)言小會(huì)議廳小會(huì)議廳全體代表全體代表18：00-20：00聚餐聚餐天地賓館天地賓館全體代表全體代表趙秘書(shū)趙秘書(shū)20：00離會(huì)離會(huì)會(huì)場(chǎng)位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往會(huì)場(chǎng)位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往 會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相

18、符 場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置 場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開(kāi)鬧市區(qū)場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開(kāi)鬧市區(qū)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所 場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序（三）確定會(huì)議地點(diǎn)（三）確定會(huì)議地點(diǎn)（四）正確確定會(huì)人員范圍（四）正確確定會(huì)人員范圍 （五）準(zhǔn)備會(huì)議文件資料（五）準(zhǔn)備會(huì)議文件資料 為上司撰寫(xiě)會(huì)議文稿為上司撰寫(xiě)會(huì)議文稿 為上司準(zhǔn)備材料為上司準(zhǔn)備材料 組織好發(fā)言人的文稿組織好發(fā)言人的文稿 準(zhǔn)備資料袋準(zhǔn)

19、備資料袋 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序（六）發(fā)送會(huì)議通知（六）發(fā)送會(huì)議通知 1、會(huì)議通知的作用、會(huì)議通知的作用 周知作用周知作用 提醒作用提醒作用 憑證作用憑證作用 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作2、會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議通知的發(fā)送為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印

20、會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知。人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知。一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書(shū)如股東會(huì)議附上代理委托書(shū)如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，

21、上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名址、郵編、電話、發(fā)信人姓名對(duì)于經(jīng)常參加某類(lèi)會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多對(duì)于經(jīng)常參加某類(lèi)會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新址要注意隨情況變化不斷更新可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說(shuō)明或回如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說(shuō)明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說(shuō)執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說(shuō)明到達(dá)會(huì)址的汽車(chē)、火車(chē)等交通工具線路明到

22、達(dá)會(huì)址的汽車(chē)、火車(chē)等交通工具線路會(huì)議通知樣本要作為檔案保存會(huì)議通知樣本要作為檔案保存第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作3、會(huì)議通知的內(nèi)容、會(huì)議通知的內(nèi)容要有具體的會(huì)議名稱(chēng)要有具體的會(huì)議名稱(chēng)日期、時(shí)間、場(chǎng)所要準(zhǔn)確無(wú)誤日期、時(shí)間、場(chǎng)所要準(zhǔn)確無(wú)誤議題應(yīng)盡量具體議題應(yīng)盡量具體有附加資料時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明資料名稱(chēng)及頁(yè)數(shù)有附加資料時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明資料名稱(chēng)及頁(yè)數(shù)會(huì)議通知示例會(huì)議通知示例 會(huì)議通知會(huì)議通知尊敬的客戶(hù)：尊敬的客戶(hù)： 為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽(tīng)取客戶(hù)對(duì)我公為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽(tīng)取客戶(hù)對(duì)我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見(jiàn)，我公司擬于司產(chǎn)品和服務(wù)的意見(jiàn)，我公

23、司擬于2003年年8月月15日上午日上午9：00至下午至下午5：00在燕豐賓館召開(kāi)客戶(hù)咨詢(xún)聯(lián)誼會(huì)。敬請(qǐng)回復(fù)及光在燕豐賓館召開(kāi)客戶(hù)咨詢(xún)聯(lián)誼會(huì)。敬請(qǐng)回復(fù)及光臨。臨。 附：會(huì)議日程及路線圖附：會(huì)議日程及路線圖回執(zhí)回執(zhí) 請(qǐng)于請(qǐng)于7月月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽(yáng)區(qū)天地大廈天日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽(yáng)區(qū)天地大廈天地公司銷(xiāo)售部孫萌小姐，郵編：地公司銷(xiāo)售部孫萌小姐，郵編：100110，電話：，電話我公司參加此次會(huì)議，參加人數(shù)：我公司參加此次會(huì)議，參加人數(shù)：我公司不能參加此次會(huì)議。我公司不能參加此次會(huì)議。 姓名：姓名： 公司：公司：（七）布置會(huì)場(chǎng)（七）布置會(huì)場(chǎng) 1會(huì)場(chǎng)的整體格

24、局會(huì)場(chǎng)的整體格局 面門(mén)為上面門(mén)為上 居中為上居中為上 以遠(yuǎn)為上以遠(yuǎn)為上 前排為上前排為上 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序2 2主席臺(tái)座次的安排主席臺(tái)座次的安排 前排高于后排前排高于后排 中央高于兩側(cè)中央高于兩側(cè) 國(guó)內(nèi)政務(wù)會(huì)議左高右低國(guó)內(nèi)政務(wù)會(huì)議左高右低 國(guó)際會(huì)議右高左低國(guó)際會(huì)議右高左低 主持人：居中設(shè)座主持人：居中設(shè)座 自由擇座自由擇座 發(fā)言人：就座位置發(fā)言發(fā)言人：就座位置發(fā)言 國(guó)內(nèi)會(huì)議主席團(tuán)前面中間位置國(guó)內(nèi)會(huì)議主席團(tuán)前面中間位置 國(guó)際會(huì)議前排右前方發(fā)言國(guó)際會(huì)議前排右前方發(fā)言 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)

25、議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作3 3會(huì)場(chǎng)的整體布局類(lèi)型會(huì)場(chǎng)的整體布局類(lèi)型大中型：方形大中型：方形 半圓形半圓形小小 型：圓形型：圓形 大小方形大小方形 環(huán)形環(huán)形 回字形回字形 馬蹄形馬蹄形 等等第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序會(huì)場(chǎng)類(lèi)型會(huì)場(chǎng)類(lèi)型與會(huì)者主席團(tuán)方方 形形會(huì)場(chǎng)類(lèi)型會(huì)場(chǎng)類(lèi)型半圓形半圓形會(huì)場(chǎng)布置的各種會(huì)場(chǎng)布置的各種必要設(shè)施必要設(shè)施 1.1.橫幅：一般懸橫幅：一般懸

26、掛于來(lái)賓入口、掛于來(lái)賓入口、酒店大堂或是會(huì)酒店大堂或是會(huì)議主席臺(tái)上方，議主席臺(tái)上方，以作歡迎和明示以作歡迎和明示主題之用主題之用. .第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序2. 2. 指示牌：指示標(biāo)志對(duì)指示牌：指示標(biāo)志對(duì)于來(lái)賓們迅速地找到會(huì)場(chǎng)于來(lái)賓們迅速地找到會(huì)場(chǎng)位置非常重要，往往周到位置非常重要，往往周到的細(xì)節(jié)安排也會(huì)使與會(huì)者的細(xì)節(jié)安排也會(huì)使與會(huì)者更能體會(huì)到服務(wù)的周到，更能體會(huì)到服務(wù)的周到，指示牌也要注意統(tǒng)一整個(gè)指示牌也要注意統(tǒng)一整個(gè)會(huì)議的標(biāo)識(shí)；會(huì)議的標(biāo)識(shí)；第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)

27、議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序3. 3. 桌牌：在簽桌牌：在簽到處和貴賓位置到處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常重設(shè)備桌牌非常重要，使來(lái)賓能根要，使來(lái)賓能根據(jù)桌牌快速找到據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接自己的簽到或接待位置；待位置；第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序4. 4. 胸牌：設(shè)置統(tǒng)胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用一的胸牌，可用不同的顏色及文不同的顏色及文字區(qū)分會(huì)場(chǎng)人員字區(qū)分會(huì)場(chǎng)人員的身份，更加容的身份，更加容易識(shí)別和協(xié)調(diào)人易識(shí)別和協(xié)調(diào)人員員. .第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第

28、二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序5. 5. 簽到處：供來(lái)賓簽到處：供來(lái)賓簽到或咨詢(xún)以及辦理簽到或咨詢(xún)以及辦理手續(xù)的地方；手續(xù)的地方；6. 6. 簽到處背景板：簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能簽到處背景板，更能體現(xiàn)會(huì)議的專(zhuān)業(yè)性；體現(xiàn)會(huì)議的專(zhuān)業(yè)性；第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序7. 7. 會(huì)場(chǎng)主背景會(huì)場(chǎng)主背景板板/ /背景墻：會(huì)背景墻：會(huì)議主席臺(tái)后方通議主席臺(tái)后方通常會(huì)搭建起一塊常會(huì)搭建起一塊主題背景，上有主題背景，上有會(huì)議主

29、題及主辦會(huì)議主題及主辦機(jī)構(gòu)信息機(jī)構(gòu)信息第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序（八）準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備（八）準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備 （九）安排食宿（九）安排食宿 （十）大型會(huì)議的接（十）大型會(huì)議的接(送送)站、報(bào)到站、報(bào)到第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序（十一）大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算（十一）大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算 會(huì)議資料費(fèi)會(huì)議資料費(fèi)郵電通訊費(fèi)用郵電通訊費(fèi)用會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議宣傳交際費(fèi)會(huì)議宣傳交

30、際費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議交通費(fèi)會(huì)議交通費(fèi)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序1.會(huì)議的時(shí)間成本 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序 2.直接的會(huì)議成本 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)議籌備工作程序3.效率損失成本 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、二、會(huì)議籌備工作程序

31、會(huì)議籌備工作程序（一）會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容（一）會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容 1 1、會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。、會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。 2 2、會(huì)議期間能否排除各種干擾。、會(huì)議期間能否排除各種干擾。 3 3、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。 4 4、文件材料的準(zhǔn)備情況、文件材料的準(zhǔn)備情況 5 5、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查 6 6、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（二）會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式（二）會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式 1 1、書(shū)面形式、書(shū)面

32、形式 2 2、口頭形式、口頭形式 3 3、協(xié)調(diào)會(huì)形式、協(xié)調(diào)會(huì)形式第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（三）會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法（三）會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法 1 1、聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)。、聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)。 2 2、會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查。、會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（四）會(huì)務(wù)籌備情況檢查工作程序（四）會(huì)務(wù)籌備情況檢查工作程序 1 1、開(kāi)會(huì)檢查的程序。、開(kāi)會(huì)檢查的程序。 會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情

33、況進(jìn)行自我檢查，并以書(shū)面報(bào)告的形式報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。 領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)時(shí)間地點(diǎn)，發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知。 召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，解決相關(guān)問(wèn)題。 匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（四）會(huì)務(wù)籌備情況檢查工作程序（四）會(huì)務(wù)籌備情況檢查工作程序 2 2、現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序。、現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序。 先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門(mén)。 將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目支撐檢查單，以便記錄和匯總。 對(duì)既定項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，作出明確標(biāo)注。 對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目提出整改意見(jiàn)。第四章第四章 會(huì)議

34、管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（一）會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容（一）會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容 1 1、會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。、會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。 2 2、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。 3 3、處理會(huì)議突發(fā)事件的方法。、處理會(huì)議突發(fā)事件的方法。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案1、會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。、會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。 人員問(wèn)題。人員問(wèn)題。 場(chǎng)地問(wèn)題。場(chǎng)地問(wèn)題。

35、 設(shè)備問(wèn)題。設(shè)備問(wèn)題。 資料問(wèn)題。資料問(wèn)題。 健康與安全問(wèn)題。健康與安全問(wèn)題。 行為問(wèn)題。行為問(wèn)題。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案2、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。 在會(huì)議籌備方案中，需要明確各小組成員的職責(zé)，在會(huì)議籌備方案中，需要明確各小組成員的職責(zé)，同樣的，在會(huì)議應(yīng)急方案中，也應(yīng)明確同樣的，在會(huì)議應(yīng)急方案中，也應(yīng)明確在會(huì)議出現(xiàn)各在會(huì)議出現(xiàn)各種緊急和意外情況時(shí)種緊急和意外情況時(shí)，負(fù)責(zé)解決問(wèn)題的工作人員，并，負(fù)責(zé)解決問(wèn)題的工作人員，并在會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)中落實(shí)到人。在會(huì)

36、前協(xié)調(diào)會(huì)中落實(shí)到人。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案3、處理會(huì)議突發(fā)事件的方法。、處理會(huì)議突發(fā)事件的方法。 處理人員問(wèn)題。處理人員問(wèn)題。 處理場(chǎng)地問(wèn)題。處理場(chǎng)地問(wèn)題。 處理設(shè)備問(wèn)題。處理設(shè)備問(wèn)題。 處理資料問(wèn)題。處理資料問(wèn)題。 處理健康與安全問(wèn)題。處理健康與安全問(wèn)題。 處理行為問(wèn)題。處理行為問(wèn)題。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬

37、定會(huì)議的應(yīng)急方案四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案預(yù)測(cè)情況預(yù)測(cè)情況準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案?jìng)溥x方案討論會(huì)議討論會(huì)議緊急情況緊急情況確定會(huì)議確定會(huì)議應(yīng)急方案應(yīng)急方案（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序 1 1、預(yù)測(cè)情況。、預(yù)測(cè)情況。 會(huì)議應(yīng)急方案的制定首先要根據(jù)會(huì)議的具體情況認(rèn)真分析此次會(huì)議哪些地方容易出問(wèn)題，并能夠確切地知道籌備者可以采取哪些措施緩解問(wèn)題和解決問(wèn)題。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序（二）會(huì)議應(yīng)急方

38、案的工作程序 2 2、準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案。、準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案。 提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)各種問(wèn)題的備選方案，考慮好備選的人員，準(zhǔn)備好備選的場(chǎng)地、備用的設(shè)備和資料等。并在會(huì)議的籌備階段不斷對(duì)各種突發(fā)狀況進(jìn)行復(fù)查和調(diào)整。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序 3 3、討論會(huì)議緊急情況。、討論會(huì)議緊急情況。 在會(huì)議正式召開(kāi)前，要組織一次專(zhuān)題性的籌備檢查會(huì)，重點(diǎn)討論會(huì)議中可能出現(xiàn)的緊急情況和危機(jī)。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作

39、四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序 4 4、確定會(huì)議應(yīng)急方案。、確定會(huì)議應(yīng)急方案。 在應(yīng)急方案的制定過(guò)程中可以舉行有關(guān)人員的頭腦風(fēng)暴會(huì)，大家把問(wèn)題考慮的越全面，措施制定的越有創(chuàng)造性，會(huì)議的成功就越有保證。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案n經(jīng)過(guò)充分的準(zhǔn)備，會(huì)議召開(kāi)了，是不是秘書(shū)的工作就大功告成了？n會(huì)議中秘書(shū)人員還有哪些工作要做？n會(huì)議后還有哪些收尾工作？第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)一、會(huì)中的服務(wù)工作

40、一、會(huì)中的服務(wù)工作 （一）會(huì)場(chǎng)中的組織服務(wù)工作（一）會(huì)場(chǎng)中的組織服務(wù)工作 1 1、會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng)、會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng) 2 2、接站報(bào)到簽到、接站報(bào)到簽到 3 3、引導(dǎo)就座、引導(dǎo)就座 4 4、分發(fā)文件、分發(fā)文件 5 5、維持會(huì)場(chǎng)秩序、維持會(huì)場(chǎng)秩序 6 6、內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息、內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息 7 7、處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)、處理臨時(shí)交辦事項(xiàng) 8 8、做好會(huì)議記錄、做好會(huì)議記錄 9 9、收集會(huì)議資料、收集會(huì)議資料 1010、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 1111、其他服務(wù)工作、其他服務(wù)工作 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)如：桌椅、電源、照明、音響等設(shè)備及安全情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)如：

41、桌椅、電源、照明、音響等設(shè)備及安全情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。題及時(shí)解決。1 1、會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng)、會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng)n案例分析： 天一公司定于2003年2月15日在廣州召開(kāi)為期兩天的新產(chǎn)品推廣會(huì)，邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)外十幾家合作公司的管理人員、技術(shù)人員近百人參加。秘書(shū)李萌負(fù)責(zé)安排接站報(bào)到工作，但因春節(jié)后客流較大，她又缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，致使部分與會(huì)者沒(méi)能找到接站處，費(fèi)了很大周折才找到報(bào)到地點(diǎn)，因而損害了企業(yè)的良好形象。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)2 2、接站報(bào)到簽到、接站報(bào)到簽到1）要有統(tǒng)一的指揮系統(tǒng)，掌握到會(huì)人員的名單以及飛機(jī)、火車(chē)的班次及抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間，掌握到會(huì)人員的聯(lián)絡(luò)方式

42、。2）要備足夠的車(chē)輛和接站人員。3）對(duì)自備交通工具的人員，要通過(guò)傳真或電話告訴報(bào)到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖。4）在車(chē)站、機(jī)場(chǎng)設(shè)接待站。制作醒目的牌子，寫(xiě)上公司的名字。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)n會(huì)議報(bào)到的方式n參加會(huì)議人員報(bào)到時(shí)，秘書(shū)人員要做好下的工作：1）查驗(yàn)證件2）填登記表3）接收與會(huì)者帶來(lái)的材料4）分發(fā)會(huì)議文件、證件、文件袋等會(huì)議用品。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)2 2、接站報(bào)到簽到、接站報(bào)到簽到2 2、接站報(bào)到簽到、接站報(bào)到簽到 參加會(huì)議人員在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)一定要簽到。會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，更好地安排會(huì)議

43、工作。 簽到方法主要有以下幾種： A A小型會(huì)議由會(huì)議秘書(shū)人員、會(huì)議工作人員代為簽到。 B B大中型會(huì)議一般采用證卡簽到。 C C富有紀(jì)念意義的會(huì)議可采取簿式簽到的方法。 D D座次簽到方法。 E E電子計(jì)算機(jī)簽到。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)3 3、引導(dǎo)就座、引導(dǎo)就座 與會(huì)者第一次入場(chǎng)時(shí)，會(huì)議人員應(yīng)做好必要的引導(dǎo)，以便與會(huì)人員找到座次。 日常的小型會(huì)議，與會(huì)人員一般都有自己的習(xí)慣座位，但多數(shù)會(huì)議需要與會(huì)者按照會(huì)前安排好的座位就座。 有些會(huì)議在桌上擺置名簽，并同時(shí)印制“座次表”發(fā)給與會(huì)人員。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中

44、服務(wù)3 3、引導(dǎo)就座、引導(dǎo)就座 小竅門(mén) 與會(huì)者的座位一定要事先安排好，可以以部門(mén)為單位集中就坐，也可以劃分會(huì)區(qū)。 大多數(shù)會(huì)議的人員并不熟悉會(huì)場(chǎng)，因此，會(huì)議工作人員要引導(dǎo)座位。為減輕會(huì)議工作人員的負(fù)擔(dān)，可以采用印刷“座次表”，還可以設(shè)座位標(biāo)志，擺放名簽。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)4 4、分發(fā)文件、分發(fā)文件 一般在簽到時(shí)發(fā)放會(huì)議文件。5 5、維持會(huì)場(chǎng)秩序、維持會(huì)場(chǎng)秩序 禁止無(wú)關(guān)人員入會(huì)，保證會(huì)議安全、機(jī)密、無(wú)干擾。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)案例一 會(huì)議要保密會(huì)議要保密某高科技公司對(duì)新研制的產(chǎn)品開(kāi)會(huì)鑒定。會(huì)議期間，發(fā)

45、現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手某公司的職員悄悄進(jìn)了會(huì)場(chǎng)。公司秘書(shū)立即向經(jīng)理匯報(bào)了情況，建議停會(huì)休息，并及時(shí)要求該人員離場(chǎng)。因處理及時(shí)，保證了公司利益未受損失。點(diǎn)評(píng)分析：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，誰(shuí)掌握了高技術(shù)，誰(shuí)就可能贏得競(jìng)爭(zhēng)。而對(duì)公司技術(shù)的保密也顯得十分重要。一些對(duì)手的滲透可謂不擇手段。會(huì)議的保密工作不可小視。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)6 6、內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息、內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息 開(kāi)會(huì)時(shí)一般不接尋找與會(huì)者的電話，接傳緊急電話時(shí)要注意安全保密。7 7、處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)、處理臨時(shí)交辦事項(xiàng) 會(huì)議時(shí)出現(xiàn)一些臨時(shí)變動(dòng)，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，妥善解決。8 8、做好會(huì)議記錄、做好會(huì)議記錄 會(huì)議記錄的

46、形式可以多樣：速記、錄音、錄像。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)做好會(huì)議記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)n了解公司的業(yè)務(wù)情況，掌握專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的基本術(shù)語(yǔ)。n記錄原稿要統(tǒng)一編號(hào)，便于裝訂和復(fù)制。n會(huì)議主持人需向記錄員明確機(jī)密事項(xiàng)的范圍及處理的要求。n記錄原件要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)會(huì)議記錄示例：會(huì)議記錄示例： 藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)記錄藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)記錄 (2012年年4月月14日日)宣布：2012年4月14日上午10：00藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)在北京海淀高科技大廈公司總部會(huì)議室召開(kāi)。主持人為高杰，

47、有法定人數(shù)參加了會(huì)議，他們是：高杰(董事長(zhǎng))、劉明(副董事長(zhǎng))、白雪(秘書(shū))、歐陽(yáng)軍(財(cái)務(wù)主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龍董事、李忠董事、錢(qián)清董事。記錄：秘書(shū)白雪宣讀了2012年3月10日會(huì)議的記錄，并在宣讀后獲得通過(guò)。財(cái)務(wù)狀況：財(cái)務(wù)主管歐陽(yáng)軍提出的一份財(cái)務(wù)報(bào)告顯示，2002年3月31日公司的流動(dòng)資金余額為2576.98萬(wàn)元。財(cái)務(wù)主管的報(bào)告在宣讀后獲得通過(guò)。公司其他活動(dòng)報(bào)告：主管公司企劃部的副總經(jīng)理郭利董事報(bào)告說(shuō)，公司企業(yè)策劃活動(dòng)的下一個(gè)項(xiàng)目是為北京護(hù)城河河道清淤項(xiàng)目捐款10萬(wàn)元人民幣，這項(xiàng)公益活動(dòng)將有助于提高企業(yè)的知名度。計(jì)劃在“五一”期間舉行捐款儀式，向北京市有關(guān)部門(mén)捐

48、款。關(guān)于此事全部細(xì)節(jié)情況的材料將于4月21號(hào)寄發(fā)給所有成員新的事項(xiàng)： 安慧董事提出在5月14日舉行的下一次董事會(huì)例會(huì)上，公司董事會(huì)應(yīng)任命一人負(fù)責(zé)公司職工藝術(shù)節(jié)(將于8月初舉行)，同時(shí)董事會(huì)還應(yīng)在下次會(huì)議上為職工藝術(shù)節(jié)確定一個(gè)主題。此建議得到了郭利董事的附議并獲一致通過(guò)。休會(huì)： 已無(wú)其他問(wèn)題，會(huì)議于上午11：50結(jié)束。 秘書(shū)(簽名) 董事長(zhǎng)(簽名）9 9、收集會(huì)議資料、收集會(huì)議資料 一些會(huì)議要求收集要討論的信息，及時(shí)反饋給會(huì)議的主持者。1010、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是會(huì)議交流性和指導(dǎo)性文件，要及時(shí)編寫(xiě)分發(fā)。1111、其他服務(wù)工作、其他服務(wù)工作 會(huì)場(chǎng)的茶水供應(yīng)，攝影留念安排、做好會(huì)

49、議記錄、組織參觀活動(dòng)和娛樂(lè)活動(dòng)等。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)（二）會(huì)議場(chǎng)外的服務(wù)工作（二）會(huì)議場(chǎng)外的服務(wù)工作 1 1、經(jīng)費(fèi)經(jīng)費(fèi)：會(huì)前做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算，合理安排使用。提倡精打細(xì)算，節(jié)約開(kāi)支；反對(duì)奢侈浪費(fèi)，嚴(yán)防會(huì)議腐敗。 2 2、食宿食宿：根據(jù)與會(huì)人數(shù)預(yù)定房間、安排食宿。 3 3、交通交通：保證會(huì)議用車(chē)、停車(chē)，合理分配車(chē)次。 4 4、活動(dòng)活動(dòng)：會(huì)議期間的參觀、休閑、接見(jiàn)、宴請(qǐng)等活動(dòng)，要安排細(xì)致，時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)所、人員都要細(xì)致落實(shí)。 5 5、醫(yī)療安保醫(yī)療安保：會(huì)議期間要做好會(huì)場(chǎng)、住宿的安全保衛(wèi)工作，確保無(wú)重大事故發(fā)生。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)

50、第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)（三）監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用（三）監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用 1 1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型a.a. 與會(huì)人員交費(fèi)與會(huì)人員交費(fèi)b.b. 參展商交費(fèi)參展商交費(fèi)c.c. 聯(lián)合主辦者交費(fèi)聯(lián)合主辦者交費(fèi)d.d. 廣告、贊助和捐助廣告、贊助和捐助e.e. 公司分配公司分配f.f. 其他收入項(xiàng)目其他收入項(xiàng)目第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)（三）監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用（三）監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用 2 2、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面a.a.文件資料費(fèi)文件資料費(fèi) b.b.郵電通訊費(fèi)用郵電通訊費(fèi)用c.c.會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi) d.d.

51、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)e.e.會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi) f.f.會(huì)議宣傳交際費(fèi)會(huì)議宣傳交際費(fèi)g.g.會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi) h.h.會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議伙食補(bǔ)貼i.i.會(huì)議交通費(fèi)會(huì)議交通費(fèi) j.j.其他開(kāi)支其他開(kāi)支第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)（三）監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用（三）監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用 3 3、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的程序?yàn)椋骸?huì)議經(jīng)費(fèi)使用的程序?yàn)椋?.1. 申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)2.2. 主管領(lǐng)導(dǎo)審批主管領(lǐng)導(dǎo)審批3.3. 財(cái)務(wù)部審批財(cái)務(wù)部審批4.4. 財(cái)務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫(xiě)支票財(cái)務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫(xiě)支票5.5. 經(jīng)費(fèi)支出經(jīng)費(fèi)支出6.6. 審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出。審核

52、會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中服務(wù)會(huì)中服務(wù)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書(shū)在會(huì)議中的角色與責(zé)任秘書(shū)在會(huì)議中的角色與責(zé)任一、會(huì)前的準(zhǔn)備一、會(huì)前的準(zhǔn)備1、根據(jù)個(gè)人觀點(diǎn)研究問(wèn)題、根據(jù)個(gè)人觀點(diǎn)研究問(wèn)題2、依據(jù)所提供的文件、資料，準(zhǔn)備推斷分析的、依據(jù)所提供的文件、資料，準(zhǔn)備推斷分析的論證材料。并提出意見(jiàn)或詢(xún)問(wèn)事項(xiàng)論證材料。并提出意見(jiàn)或詢(xún)問(wèn)事項(xiàng)3、準(zhǔn)備在會(huì)間盡力發(fā)揮自己的角色、準(zhǔn)備在會(huì)間盡力發(fā)揮自己的角色4、嚴(yán)格遵守開(kāi)會(huì)時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)、嚴(yán)格遵守開(kāi)會(huì)時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書(shū)在會(huì)議中的角色與責(zé)任秘書(shū)在

53、會(huì)議中的角色與責(zé)任二、會(huì)議期間的角色方寸二、會(huì)議期間的角色方寸 1 1、認(rèn)真傾聽(tīng)他人的觀點(diǎn)、認(rèn)真傾聽(tīng)他人的觀點(diǎn)盡量避免：盡量避免：1 1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調(diào)，）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調(diào)，自己又拿不出合理的論證自己又拿不出合理的論證2 2）在論證中喋喋不休，使他人無(wú)法插話）在論證中喋喋不休，使他人無(wú)法插話3 3）盲目認(rèn)同他人觀點(diǎn)）盲目認(rèn)同他人觀點(diǎn)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書(shū)在會(huì)議中的角色與責(zé)任秘書(shū)在會(huì)議中的角色與責(zé)任2、積極發(fā)表自己的見(jiàn)解、積極發(fā)表自己的見(jiàn)解1）發(fā)言力求簡(jiǎn)要明確，注意發(fā)言時(shí)機(jī)）發(fā)言力求簡(jiǎn)要明確，注意發(fā)言時(shí)機(jī)2）讓自己的

54、行為富有積極性、合理性和說(shuō)服力）讓自己的行為富有積極性、合理性和說(shuō)服力3）發(fā)言要守時(shí)，動(dòng)作、手勢(shì)要充滿自信，但不）發(fā)言要守時(shí)，動(dòng)作、手勢(shì)要充滿自信，但不要固執(zhí)己見(jiàn)要固執(zhí)己見(jiàn)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書(shū)在會(huì)議中的角色與責(zé)任秘書(shū)在會(huì)議中的角色與責(zé)任3、關(guān)注正在討論的事項(xiàng)、關(guān)注正在討論的事項(xiàng)1）討論中要專(zhuān)心投入和他人保持和諧的交流氣氛）討論中要專(zhuān)心投入和他人保持和諧的交流氣氛2）不隨便打斷別人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯）不隨便打斷別人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與會(huì)者的權(quán)利其他與會(huì)者的權(quán)利3）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言4）自己的論點(diǎn)會(huì)

55、證明根據(jù)不足時(shí)，應(yīng)當(dāng)顯示自己）自己的論點(diǎn)會(huì)證明根據(jù)不足時(shí)，應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度，放棄己見(jiàn)的風(fēng)度，放棄己見(jiàn)5）應(yīng)服從多數(shù)人的決定）應(yīng)服從多數(shù)人的決定第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書(shū)在會(huì)議中的角色與責(zé)任秘書(shū)在會(huì)議中的角色與責(zé)任三、控制會(huì)場(chǎng)的氣氛三、控制會(huì)場(chǎng)的氣氛開(kāi)會(huì)時(shí)間準(zhǔn)時(shí)，不能因?yàn)閭€(gè)別人對(duì)會(huì)議的冷漠態(tài)度開(kāi)會(huì)時(shí)間準(zhǔn)時(shí)，不能因?yàn)閭€(gè)別人對(duì)會(huì)議的冷漠態(tài)度或尚未到場(chǎng)而耽誤大家的時(shí)間或尚未到場(chǎng)而耽誤大家的時(shí)間當(dāng)會(huì)議參加者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，要保證他們各有其座當(dāng)會(huì)議參加者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，要保證他們各有其座會(huì)議開(kāi)始后，簡(jiǎn)明扼要地引出主題，說(shuō)明討論的目會(huì)議開(kāi)始后，簡(jiǎn)明扼要地引出主題，說(shuō)明討論的目的，使每

56、一個(gè)與會(huì)者都明白會(huì)議的目的的，使每一個(gè)與會(huì)者都明白會(huì)議的目的鼓勵(lì)每一個(gè)人發(fā)表自己的見(jiàn)解鼓勵(lì)每一個(gè)人發(fā)表自己的見(jiàn)解在一段時(shí)間里要集中討論一個(gè)議題，避免跑題在一段時(shí)間里要集中討論一個(gè)議題，避免跑題第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第五節(jié)第五節(jié) 會(huì)后的工作會(huì)后的工作一、合理安排與會(huì)人員返程一、合理安排與會(huì)人員返程 做好與會(huì)人員的返程工作，對(duì)貴賓要做好與會(huì)人員的返程工作，對(duì)貴賓要先送行。會(huì)期長(zhǎng)的，在會(huì)前或會(huì)中秘書(shū)人先送行。會(huì)期長(zhǎng)的，在會(huì)前或會(huì)中秘書(shū)人員應(yīng)做好車(chē)船機(jī)票的預(yù)訂工作，對(duì)需要送員應(yīng)做好車(chē)船機(jī)票的預(yù)訂工作，對(duì)需要送行的要安排好交通工具。行的要安排好交通工具。二、提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清

57、退二、提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清退 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第五節(jié)第五節(jié) 會(huì)后的工作會(huì)后的工作三、清理會(huì)場(chǎng)和文件三、清理會(huì)場(chǎng)和文件 會(huì)后秘書(shū)人員要組織人員清理會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)會(huì)后秘書(shū)人員要組織人員清理會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)場(chǎng)原貌場(chǎng)原貌, ,帶回剩余材料、席簽等。帶回剩余材料、席簽等。 四、整理會(huì)議材料，立卷歸檔四、整理會(huì)議材料，立卷歸檔 v會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。v會(huì)議參閱文件。會(huì)議參閱文件。v會(huì)議安排的發(fā)言稿。會(huì)議安排的發(fā)言稿。v會(huì)議上的講話記錄會(huì)議上的講話記錄 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第五節(jié)第五節(jié) 會(huì)后的工作會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)五、會(huì)議的總結(jié)會(huì)議總結(jié)的要點(diǎn)會(huì)議總結(jié)的要點(diǎn):1）會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)）會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書(shū)的內(nèi)容，逐條對(duì)照檢查書(shū)的內(nèi)容，逐條對(duì)照檢查2）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合3）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬為目的）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬為目的起草會(huì)議紀(jì)要或總結(jié)報(bào)告起草會(huì)議紀(jì)要或總結(jié)報(bào)告第四章