園林綠化工程中檔案管理的重要作用及措施

1、    園林綠化工程中檔案管理的重要作用及措施    劉瑜摘 要：隨著我國城市化的發(fā)展，我國城市園林綠化工程也取得了迅速發(fā)展，極大的促進我國現(xiàn)代化城市的建設(shè)。而在城市建設(shè)和發(fā)展過程中，園林綠化檔案發(fā)揮著重要的作用，它可以為園林綠化工程的有效開展提供數(shù)據(jù)和信息支持。本文探討了園林綠化工程中檔案管理的作用，并提出了完善我國園林綠化檔案管理的措施，希望具有借鑒意義。關(guān)鍵詞：園林綠化工程；檔案管理；重要作用；措施目前我國城市化建設(shè)加快了腳步，園林綠化工程作為城市化建設(shè)的重要內(nèi)容，一定要引起重視。在園林綠化工程中，做好檔案管理工作能夠發(fā)揮極大的數(shù)據(jù)和信息支持。為了

2、更好的開展園林綠化工程建設(shè)，相關(guān)人員必須要明確到檔案管理的重要性，并通過采取相應(yīng)的措施來促進檔案管理的不斷完善和優(yōu)化。1 園林綠化檔案的特點園林綠化檔案不但有所有檔案所具有的特點，還具有自身的特殊性。首先，園林綠化檔案具有成套性。無論是哪個工程，都會經(jīng)歷從設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工以及后期維護等多個環(huán)節(jié)。綠化工程項目也是如此，會有一套檔案來對整個生產(chǎn)活動進行反映和記載，不同的階段材料既是相互區(qū)別的，同時又和總體材料內(nèi)容緊密聯(lián)系，從而讓材料具有一定的成套性1。其次，園林綠化檔案具有專業(yè)性。因為園林綠化檔案是專屬于園林綠化工程這一活動的，因此有極高的專業(yè)技術(shù)性，它是對某一領(lǐng)域、某一特定技術(shù)活動的記錄。

3、再次，園林綠化檔案具有動態(tài)性。園林綠化檔案和其他檔案相比，其內(nèi)容和數(shù)量是處于動態(tài)變化過程中的。然后，園林綠化檔案具有時效性。園林綠化工程的效果不是在工程完成就達到最優(yōu)程度的，而是要等到綠色植物生長周期之后，工程在建成之后必須要等上較長時間才能看到其最美的一面。最后，園林綠化工程具有可變性。因為園林綠化工程可塑性和隨意性都較強，要和自然相互配合，建筑者有很大的發(fā)揮空間，可以有多種工程組合。園林綠化工程具有多變性，檔案要對原來園林綠化規(guī)劃設(shè)計方案進行修改和補充，以滿足園林綠化工程需求，因此綠化檔案也會具有多變性，只有檔案完整和準確，方可防止建設(shè)過程中存在失誤及損失2。2 園林綠化檔案的作用（整體修

4、改，第三方面作用重復了）首先，它對社會的作用。園林建設(shè)單位要想立足市場并開拓優(yōu)勢，就必須貫徹創(chuàng)新理念，在項目施工中不斷的收集數(shù)據(jù)和資料，加大對數(shù)據(jù)資料的開發(fā)研究，將新技術(shù)和新理論推廣應(yīng)用，從而為社會帶來好處。檔案是這些數(shù)據(jù)資料的載體，要想讓檔案資料具有及時和齊全的特點，就必須要加強管理，如此才能保證新工藝的持續(xù)更新3。其次，對生產(chǎn)企業(yè)的作用。園林建設(shè)生產(chǎn)單位經(jīng)營活動都在檔案中得到而來合理反映，無論是經(jīng)營決策還是項目建設(shè)都會在檔案中得到記錄。檔案工作人員收集和分析部門檔案信息之后，將其用于生產(chǎn)經(jīng)營和管理中，不但能夠促進項目指標的有效完成，還能為企業(yè)提升市場競爭力和自身經(jīng)濟效益帶來幫助4。最后，它

5、還是工程建設(shè)的證據(jù)。園林綠化檔案是對整個工程建設(shè)的記錄，是解決今后建設(shè)方、施工方、設(shè)計方以及投資商之間爭議的有力證據(jù)。3 如何做好園林綠化檔案管理工作一是要加強領(lǐng)導。園林部門領(lǐng)導要加強對園林綠化檔案工作的重視，只要領(lǐng)導重視了，職工才能從根本上加以重視，在施工過程中將作業(yè)情況合理準確的記錄下來。領(lǐng)導要將檔案工作納入重要議事日程，并納入到年度考核工作中。檔案工作常會出現(xiàn)較多的經(jīng)費不足或者技術(shù)落后的問題，領(lǐng)導要想辦法予以解決，向檔案部門投入資金，購置電子設(shè)備，對檔案工作人員加以重視和關(guān)懷，要鼓勵他們形成良好的職業(yè)價值觀，從而為檔案管理工作的合理開展提供保證，以促進園林綠化工程的順利進行。二是要健全制

6、度。園林部門一定要根據(jù)國家制定的相關(guān)施工標準，有效落實檔案管理制度的制定工作。要立足于現(xiàn)有的檔案管理制度以完成制度創(chuàng)新工作。健全和完善檔案管理制度例如檔案借閱制度、檔案入庫制度、檔案收集工作制度、檔案工作人員責任制度以及檔案開發(fā)利用制度等。建立了制度之后，必須要做到嚴格落實，加強監(jiān)督和考核。只要有嚴格的制度化管理，有效落實檔案資料的分類和收集工作，只有這樣，才能讓每一份檔案都能發(fā)揮出其應(yīng)有的作用和價值5。三是要全面收集。要想讓園林檔案能夠發(fā)揮出最大作用，就必須要重視檔案的收集工作，檔案收集的越齊全越精確，就越能夠?qū)こ淌┕で闆r充分反映，讓園林檔案發(fā)揮最大效益。園林部門在檔案收集中，必須要從以下

7、幾個方面加強落實。其一，要對園林綠化單位要有嚴格的工作規(guī)定，無論是哪一個施工作業(yè)階段，都要對信息及時的收集起來，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和流程對材料進行篩選和整理，保證篩選之后科學合理之后便將其交于檔案部門。檔案部門經(jīng)過審查確定無誤之后方能辦理相關(guān)手續(xù)，從而充分符合實際應(yīng)用的相關(guān)需求。其二，要充分結(jié)合工程生產(chǎn)部門，要對需要收集的內(nèi)容加強考核，從而讓各項工作能夠被合理處理，將價值程度較高的施工資料完整的記錄下來并形成檔案，檔案收集工作要有明確的計劃和目標。另外，所有不同的園林項目都需要設(shè)立檔案管理人員，落實檔案信息的收集工作，并將其做成系統(tǒng)化的工程檔案。檔案管理人員一定要在收集檔案是堅守立場，要做好對檔案的

8、審核和檢查共組，如果檔案管理中存在問題，要迅速采取措施加以處理，以充分符合我國新時代檔案管理現(xiàn)狀。四是要規(guī)范整理。園林工程中，信息資料被收集起來之后往往是處理零碎化和片狀式的，要想讓收集的資料能夠充分完整化和系統(tǒng)化，檔案管理人員必須要加強對原始資料的系統(tǒng)整理。為了保證檔案整理的規(guī)范化，必須要從以下幾個方面來開展工作。其一，在歸檔前，必須要按照保管單位的不同將文件材料分別編排，做好有針對性的處理。其二，檔案歸檔之后，要做好合理分類，對檔案的排列以及編號也要加強重視。其三，檔案的鑒別，要加強對檔案的鑒定工作，要明確檔案的價值，對檔案妥善保存，達到全部信息資料能夠充分整合的實際效果6。五是要善于運用

9、。檔案管理不是為了將檔案保管好，而是為了讓檔案能夠繼續(xù)發(fā)揮價值。園林綠化工程檔案不但要記錄施工信息，方便未來園林綠化工程能夠有全面的經(jīng)驗作為借鑒。而且要為社會提供服務(wù)，發(fā)揮檔案資源的作用。園林綠化部門要加強對檔案資源的利用和開發(fā)，重視檔案價值的開發(fā)。六是要嚴格監(jiān)管。檔案管理必須要結(jié)合城建檔案和園林綠化兩方面的力量。工程在預驗收前，盡快核查和鑒定檔案。只要兩部門對工程檔案預驗收表示肯定之后，方可驗收。城建檔案管理部門要加強對園林綠化工程檔案的檢查。4 總結(jié)目前，我國各大城市廣泛加強了城市化建設(shè)，園林綠化工程是現(xiàn)代城建的主要內(nèi)容，其檔案資料是對工程項目建設(shè)全過程的記錄，必須要加強重視。從檔案收集、整理、保管等方面入手，更要重視對檔案的開發(fā)利用，為今后的施工帶來借鑒意義。參考文獻1衛(wèi)琰.城市園林綠化工程中檔案管理的重要作用與管理措施j.企業(yè)家天地（理論版），2011，02：121-122.2趙輝.談如何加強城市園林綠化工程檔案管理工作j.黑龍江檔案，2012，03：83.3邵泉水.園林綠化工程施工管理中存在的問題及管理措施探析j.門窗，2013，12：340+344.4沈東霞.淺談園