園林綠化工程中檔案管理的重要作用及措施

1、    園林綠化工程中檔案管理的重要作用及措施    劉瑜摘 要：隨著我國(guó)城市化的發(fā)展，我國(guó)城市園林綠化工程也取得了迅速發(fā)展，極大的促進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化城市的建設(shè)。而在城市建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，園林綠化檔案發(fā)揮著重要的作用，它可以為園林綠化工程的有效開(kāi)展提供數(shù)據(jù)和信息支持。本文探討了園林綠化工程中檔案管理的作用，并提出了完善我國(guó)園林綠化檔案管理的措施，希望具有借鑒意義。關(guān)鍵詞：園林綠化工程；檔案管理；重要作用；措施目前我國(guó)城市化建設(shè)加快了腳步，園林綠化工程作為城市化建設(shè)的重要內(nèi)容，一定要引起重視。在園林綠化工程中，做好檔案管理工作能夠發(fā)揮極大的數(shù)據(jù)和信息支持。為了

2、更好的開(kāi)展園林綠化工程建設(shè)，相關(guān)人員必須要明確到檔案管理的重要性，并通過(guò)采取相應(yīng)的措施來(lái)促進(jìn)檔案管理的不斷完善和優(yōu)化。1 園林綠化檔案的特點(diǎn)園林綠化檔案不但有所有檔案所具有的特點(diǎn)，還具有自身的特殊性。首先，園林綠化檔案具有成套性。無(wú)論是哪個(gè)工程，都會(huì)經(jīng)歷從設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工以及后期維護(hù)等多個(gè)環(huán)節(jié)。綠化工程項(xiàng)目也是如此，會(huì)有一套檔案來(lái)對(duì)整個(gè)生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行反映和記載，不同的階段材料既是相互區(qū)別的，同時(shí)又和總體材料內(nèi)容緊密聯(lián)系，從而讓材料具有一定的成套性1。其次，園林綠化檔案具有專(zhuān)業(yè)性。因?yàn)閳@林綠化檔案是專(zhuān)屬于園林綠化工程這一活動(dòng)的，因此有極高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性，它是對(duì)某一領(lǐng)域、某一特定技術(shù)活動(dòng)的記錄。

3、再次，園林綠化檔案具有動(dòng)態(tài)性。園林綠化檔案和其他檔案相比，其內(nèi)容和數(shù)量是處于動(dòng)態(tài)變化過(guò)程中的。然后，園林綠化檔案具有時(shí)效性。園林綠化工程的效果不是在工程完成就達(dá)到最優(yōu)程度的，而是要等到綠色植物生長(zhǎng)周期之后，工程在建成之后必須要等上較長(zhǎng)時(shí)間才能看到其最美的一面。最后，園林綠化工程具有可變性。因?yàn)閳@林綠化工程可塑性和隨意性都較強(qiáng)，要和自然相互配合，建筑者有很大的發(fā)揮空間，可以有多種工程組合。園林綠化工程具有多變性，檔案要對(duì)原來(lái)園林綠化規(guī)劃設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以滿足園林綠化工程需求，因此綠化檔案也會(huì)具有多變性，只有檔案完整和準(zhǔn)確，方可防止建設(shè)過(guò)程中存在失誤及損失2。2 園林綠化檔案的作用（整體修

4、改，第三方面作用重復(fù)了）首先，它對(duì)社會(huì)的作用。園林建設(shè)單位要想立足市場(chǎng)并開(kāi)拓優(yōu)勢(shì)，就必須貫徹創(chuàng)新理念，在項(xiàng)目施工中不斷的收集數(shù)據(jù)和資料，加大對(duì)數(shù)據(jù)資料的開(kāi)發(fā)研究，將新技術(shù)和新理論推廣應(yīng)用，從而為社會(huì)帶來(lái)好處。檔案是這些數(shù)據(jù)資料的載體，要想讓檔案資料具有及時(shí)和齊全的特點(diǎn)，就必須要加強(qiáng)管理，如此才能保證新工藝的持續(xù)更新3。其次，對(duì)生產(chǎn)企業(yè)的作用。園林建設(shè)生產(chǎn)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都在檔案中得到而來(lái)合理反映，無(wú)論是經(jīng)營(yíng)決策還是項(xiàng)目建設(shè)都會(huì)在檔案中得到記錄。檔案工作人員收集和分析部門(mén)檔案信息之后，將其用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理中，不但能夠促進(jìn)項(xiàng)目指標(biāo)的有效完成，還能為企業(yè)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和自身經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)幫助4。最后，它

5、還是工程建設(shè)的證據(jù)。園林綠化檔案是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)的記錄，是解決今后建設(shè)方、施工方、設(shè)計(jì)方以及投資商之間爭(zhēng)議的有力證據(jù)。3 如何做好園林綠化檔案管理工作一是要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。園林部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)園林綠化檔案工作的重視，只要領(lǐng)導(dǎo)重視了，職工才能從根本上加以重視，在施工過(guò)程中將作業(yè)情況合理準(zhǔn)確的記錄下來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)要將檔案工作納入重要議事日程，并納入到年度考核工作中。檔案工作常會(huì)出現(xiàn)較多的經(jīng)費(fèi)不足或者技術(shù)落后的問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)要想辦法予以解決，向檔案部門(mén)投入資金，購(gòu)置電子設(shè)備，對(duì)檔案工作人員加以重視和關(guān)懷，要鼓勵(lì)他們形成良好的職業(yè)價(jià)值觀，從而為檔案管理工作的合理開(kāi)展提供保證，以促進(jìn)園林綠化工程的順利進(jìn)行。二是要健全制

6、度。園林部門(mén)一定要根據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)施工標(biāo)準(zhǔn)，有效落實(shí)檔案管理制度的制定工作。要立足于現(xiàn)有的檔案管理制度以完成制度創(chuàng)新工作。健全和完善檔案管理制度例如檔案借閱制度、檔案入庫(kù)制度、檔案收集工作制度、檔案工作人員責(zé)任制度以及檔案開(kāi)發(fā)利用制度等。建立了制度之后，必須要做到嚴(yán)格落實(shí)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核。只要有嚴(yán)格的制度化管理，有效落實(shí)檔案資料的分類(lèi)和收集工作，只有這樣，才能讓每一份檔案都能發(fā)揮出其應(yīng)有的作用和價(jià)值5。三是要全面收集。要想讓園林檔案能夠發(fā)揮出最大作用，就必須要重視檔案的收集工作，檔案收集的越齊全越精確，就越能夠?qū)こ淌┕で闆r充分反映，讓園林檔案發(fā)揮最大效益。園林部門(mén)在檔案收集中，必須要從以下

7、幾個(gè)方面加強(qiáng)落實(shí)。其一，要對(duì)園林綠化單位要有嚴(yán)格的工作規(guī)定，無(wú)論是哪一個(gè)施工作業(yè)階段，都要對(duì)信息及時(shí)的收集起來(lái)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和流程對(duì)材料進(jìn)行篩選和整理，保證篩選之后科學(xué)合理之后便將其交于檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)審查確定無(wú)誤之后方能辦理相關(guān)手續(xù)，從而充分符合實(shí)際應(yīng)用的相關(guān)需求。其二，要充分結(jié)合工程生產(chǎn)部門(mén)，要對(duì)需要收集的內(nèi)容加強(qiáng)考核，從而讓各項(xiàng)工作能夠被合理處理，將價(jià)值程度較高的施工資料完整的記錄下來(lái)并形成檔案，檔案收集工作要有明確的計(jì)劃和目標(biāo)。另外，所有不同的園林項(xiàng)目都需要設(shè)立檔案管理人員，落實(shí)檔案信息的收集工作，并將其做成系統(tǒng)化的工程檔案。檔案管理人員一定要在收集檔案是堅(jiān)守立場(chǎng)，要做好對(duì)檔案的

8、審核和檢查共組，如果檔案管理中存在問(wèn)題，要迅速采取措施加以處理，以充分符合我國(guó)新時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀。四是要規(guī)范整理。園林工程中，信息資料被收集起來(lái)之后往往是處理零碎化和片狀式的，要想讓收集的資料能夠充分完整化和系統(tǒng)化，檔案管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)原始資料的系統(tǒng)整理。為了保證檔案整理的規(guī)范化，必須要從以下幾個(gè)方面來(lái)開(kāi)展工作。其一，在歸檔前，必須要按照保管單位的不同將文件材料分別編排，做好有針對(duì)性的處理。其二，檔案歸檔之后，要做好合理分類(lèi)，對(duì)檔案的排列以及編號(hào)也要加強(qiáng)重視。其三，檔案的鑒別，要加強(qiáng)對(duì)檔案的鑒定工作，要明確檔案的價(jià)值，對(duì)檔案妥善保存，達(dá)到全部信息資料能夠充分整合的實(shí)際效果6。五是要善于運(yùn)用

9、。檔案管理不是為了將檔案保管好，而是為了讓檔案能夠繼續(xù)發(fā)揮價(jià)值。園林綠化工程檔案不但要記錄施工信息，方便未來(lái)園林綠化工程能夠有全面的經(jīng)驗(yàn)作為借鑒。而且要為社會(huì)提供服務(wù)，發(fā)揮檔案資源的作用。園林綠化部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的利用和開(kāi)發(fā)，重視檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)。六是要嚴(yán)格監(jiān)管。檔案管理必須要結(jié)合城建檔案和園林綠化兩方面的力量。工程在預(yù)驗(yàn)收前，盡快核查和鑒定檔案。只要兩部門(mén)對(duì)工程檔案預(yù)驗(yàn)收表示肯定之后，方可驗(yàn)收。城建檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)園林綠化工程檔案的檢查。4 總結(jié)目前，我國(guó)各大城市廣泛加強(qiáng)了城市化建設(shè)，園林綠化工程是現(xiàn)代城建的主要內(nèi)容，其檔案資料是對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的記錄，必須要加強(qiáng)重視。從檔案收集、整理、保管等方面入手，更要重視對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，為今后的施工帶來(lái)借鑒意義。參考文獻(xiàn)1衛(wèi)琰.城市園林綠化工程中檔案管理的重要作用與管理措施j.企業(yè)家天地（理論版），2011，02：121-122.2趙輝.談如何加強(qiáng)城市園林綠化工程檔案管理工作j.黑龍江檔案，2012，03：83.3邵泉水.園林綠化工程施工管理中存在的問(wèn)題及管理措施探析j.門(mén)窗，2013，12：340+344.4沈東霞.淺談園