備品備件管理辦法

1、備品備件管理方法1. 目的為了對備品備件實(shí)施從方案、評審、采購、出入庫、使用、質(zhì)量反響直至報(bào)廢處 理的全過程管理，到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、有效性、經(jīng)濟(jì)性，保持合理庫存、 減少流動資金占用、保證備品備件質(zhì)量、降低采購本錢，特制定本方法。2. 范圍本方法適用于本公司，其它售后效勞網(wǎng)點(diǎn)參照執(zhí)行。3. 管理內(nèi)容與要求3.1備品備件方案的編制、申報(bào)及審批備品備件方案的編制及申報(bào)備品備件方案按方案周期的長短分為年度方案、季度方案及月度方案；按內(nèi)容可分為綜合方案、大修專用備件方案等。各生產(chǎn)部門每年于10月15日之前根據(jù)本年度實(shí)際消耗備品備件的情況， 結(jié)合下一年度的大方案，提出下一年度需要的零部件、XX

2、XX產(chǎn)品及通用備品備件等申請方案并報(bào)公司采購部。各部門于每季度第二個(gè)月的15日之前根據(jù)下一季度的定檢方案、生產(chǎn)計(jì) 劃編制下一季度內(nèi)實(shí)際需要的各種備品備件。各部門于每月的15日之前根據(jù)下月的定檢方案、日常維護(hù)方案及日常消 耗情況編制下月度的備品備件方案。3.1.1.5 各部門所申報(bào)的方案中如果有需要外協(xié)加工的機(jī)加工件，必須附紙質(zhì)圖 紙、電子幅員紙各一份，及時(shí)報(bào)采購部審核。自制備品備件機(jī)加工及非標(biāo)制作件按月度方案進(jìn)行申報(bào)，每月的15日之前根據(jù)下月所需編制方案后附紙質(zhì)圖紙、電子幅員紙各一份報(bào)采購部。各部門在編制備件方案時(shí)必須認(rèn)真填寫備品備件的名稱、型號、規(guī)格、重 量、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨期限等內(nèi)容，特

3、別是數(shù)量應(yīng)力求準(zhǔn)確，防止積壓或缺乏。各部門在編制方案時(shí)必須認(rèn)真核實(shí)庫存，確保數(shù)量的準(zhǔn)確，防止積壓；另 外，要了解本部門替換下的可修復(fù)利用的舊件情況，能修復(fù)利用的不再申報(bào)方案或減 少申報(bào)的數(shù)量。各部門在編制方案時(shí)要結(jié)合檢修方案、 設(shè)備的使用周期以及原來使用的一 些配件材料的使用情況進(jìn)行認(rèn)真分析，并盡可能通過多種渠道了解一些制造廠家的資 質(zhì)情況，綜合考慮后進(jìn)行編制。生產(chǎn)部門由于考慮不周或遇特殊情況需申報(bào)追加方案時(shí)，程序同上，但 每月最多只能追加一次；生產(chǎn)部門遇緊急情況需申報(bào)急件方案時(shí)，經(jīng)與采購部、生產(chǎn) 副總經(jīng)理溝通并經(jīng)口頭許可后，由采購部按緊急方式直接采購，但事后要及時(shí)補(bǔ)充申 報(bào)方案。每年由采購部

4、統(tǒng)一規(guī)劃提出備品備件更新實(shí)施方案，納入備品備件方案，不斷采用新技術(shù)、新材料、提高耐熱耐磨性能，逐漸延長設(shè)備使用周期。備品備件方案的審批生產(chǎn)各部門的備品備件方案由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)采購部。采購部根據(jù)各部門申報(bào)的方案，對備件的庫存、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參 數(shù)、推薦廠家資質(zhì)、所附加工圖紙資料等進(jìn)行詳細(xì)核對，重新匯總整理后以正式方案 形式報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)采購部。3.2備品備件方案的評審及采購采購部收到經(jīng)審批的備品備件方案并按方案內(nèi)容完成與各供應(yīng)商、制造廠家的詢價(jià)、資質(zhì)初審等一系列采購的前期準(zhǔn)備工作之后，組織各相關(guān)部門人員每個(gè)部 門至少派一名技術(shù)人員召開評審會對備選供應(yīng)商至少

5、三家的資質(zhì)、價(jià)格、付款 方式等進(jìn)行綜合評審后確定最終供應(yīng)商。322在對關(guān)鍵、大型備件的供應(yīng)商進(jìn)行評審時(shí)，如存在分歧或異議要由采購部結(jié) 合本公司、國內(nèi)同類件的使用情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研并經(jīng)再次評審后確定。評審?fù)瓿珊笥刹少彶颗c供應(yīng)商簽訂正式合同后執(zhí)行采購。采購部每半年要組織使用部門、職能部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價(jià)，選出優(yōu)秀 的供應(yīng)商，淘汰不合格的供應(yīng)商。大修理所需備品備件必須在大修理施工前1520天供應(yīng)完畢，防止影響檢修。3.3備品備件的驗(yàn)收入庫及保管對備品備件的數(shù)量、品種、規(guī)格進(jìn)行驗(yàn)收，一般采取與供貨單位一致的計(jì)量方法驗(yàn)收，在通常情況下進(jìn)行全部檢驗(yàn)特殊情況下可以抽檢，根據(jù)不同情況采取過 磅、測量、檢尺、

6、換算等方法，嚴(yán)格查明到貨備品備件在數(shù)量、品種、規(guī)格上是否與 方案、運(yùn)單、發(fā)票及合同的規(guī)定等相符。如發(fā)現(xiàn)有不相符合的情況，庫管人員要及時(shí) 與采購人員聯(lián)系處理前方可進(jìn)行下一步的驗(yàn)收入庫。沒有方案的備品備件除特殊及緊 急情況外，一律不得辦理入庫。對備品備件質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，檢驗(yàn)到貨的備品備件在質(zhì)量方面是否符合規(guī)定 的要求，倉庫保管員能檢驗(yàn)的外包裝、合格證等由倉庫保管員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)。除標(biāo)準(zhǔn) 件外，外觀檢驗(yàn)不合格、缺乏質(zhì)量證明、來源不明、損壞、質(zhì)差、無合格證的備品備 件嚴(yán)禁入庫，并立即向采購人員反響，辦理補(bǔ)送、退貨或調(diào)換等手續(xù)關(guān)鍵、重要備品備件的驗(yàn)收由采購部組織使用單位、采購部技術(shù)人員共同進(jìn)行。國外進(jìn)口備品備件

7、入庫后，必須在一周之內(nèi)進(jìn)行全面的質(zhì)量檢驗(yàn)，要求供方提供 授權(quán)資質(zhì)證書及原產(chǎn)地證明復(fù)印件。保管員根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)論，合格的給予入庫，不合格 的作退貨處理；對于讓步接收的必須經(jīng)使用部門、職能部門及生產(chǎn)副總簽字認(rèn)可前方 可入庫，并注明原因。新建備品備件的入庫驗(yàn)收由庫房管理人員與廠家人員、工程管理人員共同開箱并對照裝箱文件進(jìn)行335設(shè)備更新改造工程的產(chǎn)品、備品備件的入庫驗(yàn)收由保管員組織工程小組技術(shù) 人員或工程相關(guān)部門技術(shù)人員進(jìn)行共同驗(yàn)收。采購部負(fù)責(zé)建立健全備品備件賬本、卡片、目錄，內(nèi)容包括：備品備件的名 稱、編號、單位、數(shù)量、單重、價(jià)格、制造商、使用單位及存放地點(diǎn)等。備品備件庫要明確分工，分類保管存放，保管

8、員負(fù)責(zé)做好備品備件入庫的數(shù) 量清點(diǎn)、核實(shí)、驗(yàn)收、賬務(wù)管理和發(fā)放等工作，做到日清、月點(diǎn)、半年一清庫、每年 一總結(jié)，到達(dá)賬、物、資相符合。備品備件庫的管理要做到“防火、防盜、防腐蝕。并于每年年底結(jié)合倉庫 清點(diǎn)，組織采購部、生產(chǎn)部門技術(shù)人員對積壓的備品備件進(jìn)行共同鑒定，經(jīng)報(bào)批后集 中處理。對消耗量大的備品備件允許生產(chǎn)部門有一定的庫存量，但要妥善保管，并按二級庫房管理的要求建立賬目，采購部每年要組織檢查一次。對于經(jīng)常消耗的備品備件，采購部必須保持最低的庫存量，以保證設(shè)備日 常維修的需要。生產(chǎn)各部門在確保設(shè)備平安運(yùn)轉(zhuǎn)的前提條件下、做好備品備件的修舊利廢 工作，盡量減少庫存。為降低儲藏資金，減少供應(yīng)數(shù)量，

9、本廠同類型備品備件應(yīng)做到規(guī)格統(tǒng)一， 逐步推廣標(biāo)準(zhǔn)化、系列化。3.4備品備件的領(lǐng)用出庫各使用部門在進(jìn)行備品備件領(lǐng)用時(shí)原那么上嚴(yán)格按本單位所報(bào)方案領(lǐng)用。屬于大修專用備品備件，要經(jīng)采購部區(qū)域主管簽字同意方可出庫領(lǐng)用；屬于 技改工程、零星購置的固定資產(chǎn)類設(shè)備，要由采購部負(fù)責(zé)該工程的主管簽字同意前方 可領(lǐng)用。343對于設(shè)備更新、改造工程及生產(chǎn)新購置設(shè)備所帶的隨機(jī)專用工器具及因檢修、安裝所需新增的專用工器具由使用部門或施工單位辦理出庫手續(xù)，并負(fù)責(zé)對其進(jìn) 行妥善保管。施工單位辦理出庫的專用工具，在設(shè)備安裝完畢后，由施工主管部門組 織施工單位歸還全，如有遺失、損壞那么按價(jià)從工程款中扣除。344備品備件出庫盡量

10、遵循先進(jìn)先出的原那么，以免備品備件自然損耗或久存變質(zhì)。3.5積壓備品備件的處置設(shè)備因外調(diào)、報(bào)廢、改造等原因，經(jīng)查證本公司已無此型號設(shè)備，庫存的積壓的備品備件經(jīng)鑒定沒有用處的要及時(shí)處理消賬。凡公司之外單位求援備品備件，必須經(jīng)采購部、采購部及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意 前方可辦理手續(xù)，提運(yùn)備品備件。3.6備品備件的使用情況反響各使用部門要不斷追蹤備品備件的使用情況，如發(fā)現(xiàn)使用質(zhì)量問題要及時(shí)填寫“備件質(zhì)量反響單向采購部反響，經(jīng)采購部技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場核實(shí)后再反響到采 購部，由采購部按合同質(zhì)量保證條款與廠家進(jìn)行協(xié)商解決。采購部要經(jīng)常對關(guān)鍵大型備品備件的使用情況進(jìn)行調(diào)查分析，掌握磨損情況，為引進(jìn)價(jià)廉質(zhì)優(yōu)的備品備件、

11、為降低修理費(fèi)提供決策依據(jù)。3.7技術(shù)定額及經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)分析工作各使用部門要積極開展關(guān)鍵設(shè)備機(jī)臺備品備件消耗的統(tǒng)計(jì)分析及核算工作， 掌握磨損規(guī)律，制定合理的機(jī)臺消耗定額。采購部要根據(jù)設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定及每年各使用部門備品備件的消耗情況，會同公司采購部、財(cái)務(wù)中心制定合理的備品備件儲藏定額和資金定額。采購部要每半年按照備品備件的儲藏定額進(jìn)行一次全面的核算，掌握備件資金的周轉(zhuǎn)情況。假設(shè)周轉(zhuǎn)周期過長、占用資金過多，要在庫存?zhèn)浼膬Υ嫫贩N和數(shù)量上進(jìn)行原因分析并提出改進(jìn)措施。374采購部每月要會同財(cái)務(wù)中心對備品備件的出入庫進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)、核算4. 本方法由公司采購部負(fù)責(zé)解釋并自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件：備品備件清單表一：總部售后效勞部門備品備件