泉州迎賓館酒店 采購部工作手冊P24

1、泉州迎賓館簡介泉州迎賓館是一家集政府接待、餐飲、住宿、商務(wù)、會議、休閑為一體的綜合性接待賓館。賓館位于海上絲綢之路起點、光明之城泉州通港東街168號，處于泉州灣濱海城市新區(qū)的核心地帶，背枕國家重點風(fēng)景名勝區(qū)清源山，東臨500多公頃的泉州國家森林公園，南看泉州晉江大橋、東海灣，與市政府新行政服務(wù)中心近在咫尺。泉州迎賓館總占地近千畝，建筑面積約10萬平方米，賓館外觀為古典紅瓦白墻的閩南式建筑風(fēng)格，由迎賓樓、四棟國賓接待樓宇及體育運(yùn)動中心依山傍水而建。迎賓館距市中心僅4公里、到泉州機(jī)場15公里，交通極為便捷。泉州迎賓館自2008年8月1日開業(yè)以來，以“和諧山水 真情歲月”為理念，用其完善的設(shè)施和卓越

2、的服務(wù)品質(zhì)與周圍的青山綠水融為一體，現(xiàn)已成功接待了國務(wù)院總理溫家寶、全國政協(xié)副主席王鋼、前國務(wù)院副總理吳儀、參加第六屆全國農(nóng)民運(yùn)動會各省市代表團(tuán)等多位國家領(lǐng)導(dǎo)及廣大賓客，取得廣泛贊譽(yù)，滿意度達(dá)到98%，成為政要、商旅人士理想的應(yīng)酬居停之所。泉州迎賓館委托全國知名酒店管理公司金陵酒店管理公司進(jìn)行全權(quán)管理，賓館的經(jīng)營目標(biāo)除政府各項公務(wù)接待外，結(jié)合自身特點調(diào)整產(chǎn)品和服務(wù)，通過提供個性化、特色化和專業(yè)化產(chǎn)品和服務(wù)，招徠更多會議、度假、商務(wù)等客源。附：迎賓館組織結(jié)構(gòu)圖總經(jīng)理室總經(jīng)理辦公室市場營銷部前廳部餐飲部客房部康體部娛樂部高爾夫部人力資源部財務(wù)部工程部安全部采購部第十二章 采購部目錄第一章 采購、概

3、述3第二節(jié) 崗位職責(zé)4第三節(jié) 程序標(biāo)準(zhǔn)9第四節(jié) 管理制度12第五節(jié) 工作表格17第一章 采購部第一節(jié)概述采購部是負(fù)責(zé)酒店采購工作的職能部門。采購部在酒店統(tǒng)管理下，根據(jù)實際工作要求，適時、適量、適價、經(jīng)濟(jì)合理地采購各部門所需要的物品，確保酒店經(jīng)營活動的正常進(jìn)行。 采購部的采購工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行酒店的采購制度，嚴(yán)格按照采購程序辦理，確保所采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、價格和交貨期符合要求，并嚴(yán)格控制采購成本。采購部員工必須樹立“心為酒店“的采購供應(yīng)意識。 附：采購部組織機(jī)構(gòu)圖采購中心/總經(jīng)理秘書采購員司機(jī)采購部副經(jīng)理第二節(jié) 崗位職責(zé)一、采購經(jīng)理1 隸屬關(guān)系1.1 直接上司：總經(jīng)理、副總經(jīng)理1.2 直接下屬

4、：采購員2 素質(zhì)要求2.1 具有大專畢業(yè)學(xué)歷或同等文化程度，并受過旅游飯店物資管理專業(yè)培訓(xùn)。2.2 掌握一門外語，能閱讀有關(guān)專業(yè)資料。2.3 從事物資管理工作5年以上，2.4 最佳年齡：30-55周歲。3 崗位職責(zé)3.1全面負(fù)責(zé)采購部的管理和日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作。3.2根據(jù)酒店各種物品消耗情況和市場供應(yīng)情況，制定合理的庫存和采購周期，實行計劃管理相結(jié)合的原則，控制庫存資金和采購費(fèi)用。3.3負(fù)責(zé)對員工的管理教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，工作評估。3.4完成總經(jīng)理交辦的其他工作事項4 工作內(nèi)容4.1 參加酒店有關(guān)會議。4.1.1每周一總經(jīng)理主持的每周例會。4.1.2每月一次服務(wù)質(zhì)量分析會。4.1.3每季一次的餐飲成本分

5、析會和房務(wù)系統(tǒng)經(jīng)營情況分析會。4.2 主持采購部有關(guān)會議4.2.1 每周一次采購會議。4.2.2 每半年召開一次部門工作報告會議。4.2.3 有關(guān)突發(fā)性專項會議。4.3 每日工作4.3.1檢查當(dāng)日食品采購種有無短缺現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施。4.3.2檢查物資采購項目的進(jìn)度及落實情況。4.3.3審閱市場價格調(diào)查表，控制采購價格、質(zhì)量。4.3.4審閱采購申請單。4.3.5審核采購費(fèi)用報銷單和進(jìn)貨付款申請。4.4 根據(jù)市場調(diào)查信息、采購周期、消耗情況，調(diào)整和完善采購供應(yīng)計劃。4.5 定期進(jìn)行工作總結(jié)4.5.1每月底總結(jié)部門各項工作任務(wù)完成情況，分析存貨狀況及原因，并與各部門協(xié)調(diào)，4.5.2每年

6、末進(jìn)行年度工作總結(jié)，對員工及各班組工作進(jìn)行考核評估。五、采購員1 隸屬關(guān)系1.1 直接上司：采購經(jīng)理1.2 直接下屬：2 素質(zhì)要求2.1具有高中畢業(yè)學(xué)歷或同等文化程度，了解經(jīng)濟(jì)合同法、衛(wèi)生防疫知識、酒店食品和物資鐵使用要求、質(zhì)量屬性、鑒別方法、運(yùn)輸及保管要求。2.2 能看懂進(jìn)口物資(食品)的英文標(biāo)識及說明。2.3從事酒店食品、物資保管工作或烹飪、服務(wù)工作3逐步形成以上。2.4最佳年齡：25-50周歲。3 崗位職責(zé)3.1負(fù)責(zé)各類食品、物資的詢價、市場調(diào)查，開辟供貨渠道，收信新產(chǎn)品信息，努力降低采購費(fèi)用和成本。3.2選擇價格合理，品質(zhì)優(yōu)良、交貨及時、符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、有生產(chǎn)期、保質(zhì)期和中文標(biāo)識的商品，

7、填寫“詢價采購分析表”交經(jīng)理審批。3.3根據(jù)經(jīng)理確定的采購方案和審批過的采購申請單，完成采購任務(wù)。3.3.1直撥食品、水產(chǎn)、蔬菜、水果的采購。3.3.1.A調(diào)查了解當(dāng)日水產(chǎn)、蔬菜、水果等的市場價格填寫價格表。3.3.1.B對照三農(nóng)以上供應(yīng)商的報價單，選擇價格合理的供應(yīng)商。3.3.1.C每天上午收貨，查驗質(zhì)量、規(guī)格、價格、數(shù)量等，對于應(yīng)到而未到的食品及時向領(lǐng)班匯報，防止脫脫貨。3.3.1.D及時完成領(lǐng)班分配的應(yīng)急食品采購任務(wù)。3.3.2現(xiàn)貨物資采購3.3.2.A可從市場直接采購的日常用品，必須在7天之內(nèi)購進(jìn)。3.3.2.B數(shù)量少、金額小的物品可從市場上直接采購。3.3.2.C 核定供應(yīng)商的供貨質(zhì)

8、量、價格，通知供應(yīng)商供貨。3.3.3入庫食品和期貨資的采購3.3.3.A進(jìn)口食品采購必須在60天內(nèi)完成，外埠食品采購必須在30天內(nèi)完成，本市現(xiàn)貨食品采購必須在7天內(nèi)完成。3.3.3.B進(jìn)口物資采購必須在2-4個月內(nèi)完成，定制物品采購必須在1-3個月內(nèi)完成。3.3.3.C對供應(yīng)商的供貨能力、貨物質(zhì)量、價格、交貨期、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)期、保質(zhì)期、進(jìn)口中文標(biāo)識等進(jìn)行調(diào)查，分析比較，選擇供應(yīng)商，報經(jīng)理審核。3.3.3.D數(shù)量多、金額大、珍品、新品、定制產(chǎn)品的定貨業(yè)務(wù)洽談要請經(jīng)理一道參加。3.3.3.E定貨合同文本交經(jīng)理審核簽字，并加蓋合同專用單后交秘書存檔。3.3.3.F督促供應(yīng)商按質(zhì)、按期交貨、確保供應(yīng)

9、。3.4到店貨物的驗收3.4.1采購的食品、物資到貨后，根據(jù)合同條款，封樣的要求進(jìn)行驗收，嚴(yán)格把關(guān)，堅決拒收不合格的食品、物資，并向領(lǐng)班、經(jīng)理匯報，采取措施，防止脫貨。3.4.2將驗收合格的食品、物資交財務(wù)部驗貨組驗收，并在發(fā)票上加蓋驗收合格章，如果出現(xiàn)問題，須查清原因，立即匯報。3.4.3將驗貨組收合格的直撥食品點交各分點廚師長驗收，并在直撥單上簽字。3.4.4將驗貨組驗收合格的入庫食品和物資交保管員驗收，辦理入庫手續(xù)。3.4.5將到貨食品、物資的發(fā)票、入庫單或直抗逆性 交經(jīng)理審核、簽字后，去財務(wù)部辦理報銷、結(jié)帳手續(xù)。3.4.6認(rèn)真做好新品選樣、打樣工作。3.4.7開辟市場供貨渠道，了解業(yè)務(wù)

10、信息，努力降低采購費(fèi)用和成本。3.4.8主動與保管員聯(lián)系，了解庫存情況，確保供應(yīng)，防止積壓。六、辦公室秘書1 隸屬關(guān)系 1.1直接上司：經(jīng)理1.2直接下屬： 2 崗位提要2.1在經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，撰寫、審核酒店各類應(yīng)用文稿，辦理辦公室內(nèi)部日常事務(wù)，負(fù)責(zé)酒店文印、文書檔案管理工作。3 素質(zhì)要求3.1 具有高中以上學(xué)歷或同等文化程序。 3.2 能熟練使用電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備。3.3 熟悉酒店業(yè)務(wù)，掌握酒店的各項規(guī)章制度及服務(wù)的規(guī)格水平。3.4 具有嚴(yán)肅認(rèn)真、積極主動的工作態(tài)度和嚴(yán)格的組織紀(jì)律性。3.5最佳年齡：2545周歲。4 崗位職責(zé)4.1按規(guī)定出席經(jīng)理主持的會議，并作會議記錄和紀(jì)要。4.2

11、草擬各類通知、報告、總結(jié)、計劃、簡報、講話稿等。4.3 收發(fā)、保管各類文件。4.4 接待來訪客人、轉(zhuǎn)接電話。4.5 完成經(jīng)理、辦公室交辦的其他事項。5 工作內(nèi)容 5.1每日做好有關(guān)會議記錄。5.2做好酒店內(nèi)部各類文件和有關(guān)采購申請、合同等資料的整理、歸檔工作。5.3收取各類報表和文件，整理后送經(jīng)理室。5.4協(xié)助上司做好與各部門的聯(lián)系工作。5.5負(fù)責(zé)部門員工的考勤工作。5.6整理每天的采購單和收據(jù)，核對供貨商的送貨結(jié)帳情況等，及時匯報給上司采購單到貨情況。5.7 保管部門印章，依據(jù)主任指令，為有關(guān)文件、證明加蓋印章。5.8 完成經(jīng)理及辦公室交辦的其他事項。七、駕駛員1 隸屬關(guān)系 1.1直接上司：

12、經(jīng)理1.2直接下屬： 2 崗位提要2.1保證經(jīng)理和采購用車的準(zhǔn)時、安全。3 素質(zhì)要求3.1 具有高中畢業(yè)文化程度。 3.2 能熟練掌握辦公室各種車型駕駛的技巧和一般故障的排除方法。3.3 具有安全行車十萬公里的記錄。3.4 工作嚴(yán)肅認(rèn)真、積極主動、吃苦耐勞，組織紀(jì)律性強(qiáng)。3.5最佳年齡：2545周歲。4 崗位職責(zé)4.1遵守交通法規(guī)、按章駕車，確保安全行車無事故。4.2對駕駛的車輛勤檢勤修，出車前后主動擦洗車輛，始終保持車輛完好狀態(tài)。4.3 完成總經(jīng)理辦公室主任下達(dá)的各項任務(wù)。5 工作內(nèi)容 5.1每日檢查車輛的安全、衛(wèi)生狀況，不帶病出車。第三節(jié) 工作程序1 一、采購報價、確認(rèn)程序工作程序工作標(biāo)準(zhǔn)

13、1、采購部門按照采購申請單的要求、編號、登記分派給具體經(jīng)辦的采購員。2、采購員收到申購單后，在規(guī)定的時間內(nèi)提供三家以上的供貨商的地址、電話、報價單3、采購經(jīng)理根據(jù)采購員提供的供應(yīng)商資料，確定最低價格的供應(yīng)商4、鮮活食品每十天進(jìn)行一次定價，每個供應(yīng)商應(yīng)先報價.采購、成本控制分別派人對市場調(diào)查，5、提供書面價格資料，最后由財務(wù)、餐飲、采購共同確定價格6、對于新品種除按正常的采購申報外，還須提供樣品、試驗報告，經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)確認(rèn)后，方可洽談7、工程改造、裝修經(jīng)審批立項后，由專人負(fù)責(zé)選擇推薦施工單位并提供兩家以上報價，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行1、堅持先報價確認(rèn)，后采購物資2、貨比三家、價比三家、從優(yōu)選擇二、采購

14、報銷付款程序工作程序工作標(biāo)準(zhǔn)1、采購員應(yīng)熟悉銀行結(jié)算辦法，了解各種票據(jù)及結(jié)算方法的特點和適用范圍2、每筆開支在100元（含100元）以上的購貨，付款時應(yīng)使用轉(zhuǎn)賬結(jié)算.不足100元的可支付現(xiàn)款3、使用轉(zhuǎn)賬支票付款時，采購員應(yīng)向供貨單位取得準(zhǔn)確付款數(shù)，由出納員填制支票，交采購員與對方結(jié)算4、凡在外地訂購的物資，均需向銀行辦理委托付款或匯款支付，不得支付現(xiàn)金，不得從郵局匯款5、采購員付款應(yīng)將經(jīng)過批準(zhǔn)的證明交給出納員，以便付款三、采購審批程序工作程序工作標(biāo)準(zhǔn)1、使用部門的采購申請必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字審批后，報采購部門2、采購組接到各類申請單，在完成報價后，經(jīng)采購經(jīng)理審批簽字再報財務(wù)部3、財務(wù)部經(jīng)理接到申

15、請單后審查價格，并根據(jù)庫存、預(yù)算等情況簽批。4、財務(wù)部經(jīng)理審批后，報總經(jīng)理審批，然后再到采購部門進(jìn)行采購5、酒店對外簽定的各類合同，應(yīng)逐層審批，并將推薦的供應(yīng)商的書面報價單以及合同文本附后6、緊急采購的物品，使用部門必須書面報告，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可先購買，后補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)1、所有采購申請必須逐級審批簽字2、特殊情況下，零星購買先采購后補(bǔ)辦手續(xù)四、采購物品的結(jié)算程序工作程序工作標(biāo)準(zhǔn)1、市內(nèi)采購物品在規(guī)定結(jié)算金額以上的領(lǐng)取轉(zhuǎn)帳支票，規(guī)定結(jié)算金額以下的領(lǐng)取現(xiàn)金2、采購員辦理結(jié)算時需提供發(fā)票、驗收單、入庫單，連同領(lǐng)用支票的存根到財務(wù)部報帳3、采購員領(lǐng)取現(xiàn)金和支票應(yīng)先填寫“現(xiàn)金申請單”“支票申請單”，經(jīng)

16、采購主管、財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用5、外埠采購的結(jié)算由采購員憑采購單、送貨單、驗收單、發(fā)票到財務(wù)部辦理匯款手續(xù)6、按合同規(guī)定付款須填寫訂貨合同用款申請表，填列標(biāo)的、合同總價、需要付款的數(shù)額，并將合同及“采購單”附后7、一切物品的結(jié)算必須通過采購統(tǒng)一結(jié)算，財務(wù)部根據(jù)資金狀況，安排付款1、一切采購物資統(tǒng)一由采購組辦理結(jié)算手續(xù)2、憑證必須齊全3、一切采購物資統(tǒng)一由采購組辦理結(jié)算手續(xù)第四節(jié) 采購管理制度1 采購計劃制度：1.1由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測，在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核。1.2計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務(wù)部審核。1.3采購計劃一

17、式四份，自存一份，其它三份交財務(wù)部。2 審批采購制度：2.1財務(wù)部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進(jìn)行審核2.2財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)預(yù)測3做3 采購物資的預(yù)算制度：3.1將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批。3.2經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。4 物資采購制度：4.1采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進(jìn)行采購，以保證及時供應(yīng)。4.2大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要

18、求。4.3餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進(jìn)行采購，以保證供應(yīng)。4.4計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)董事會或總經(jīng)理室授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購，以保證需用。5 物資驗收入庫制度：5.1無論是直拔還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收5.2倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。以采購計劃或申購單為依據(jù)。6 報銷及付款制度：6.1采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計劃預(yù)內(nèi)，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)及董事會相關(guān)人員核準(zhǔn)后方

19、可給予報銷。7 采購部業(yè)務(wù)操作制度7.1按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表7.2向分管領(lǐng)導(dǎo)呈報調(diào)查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案7.3在經(jīng)理安排下，按聯(lián)合確定的采購方案著手采購7.4按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購7.5貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應(yīng)即時查清原因，并向主管匯報7.6貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。7.7將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關(guān)部門，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同。7.8將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務(wù)部校對審核，并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。8 物品、原材料采購制

20、度：8.1物品庫存量應(yīng)根據(jù)酒店貨源渠道的特點，以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應(yīng)以兩月使用量為限，物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。8.2堅持“貨比三家，價比三家，就近采購”原則。8.3計劃外采購或特殊、急用物品的采購，各部門知會財務(wù)部并報總經(jīng)理審批同意后，方可采購。8.4凡購進(jìn)物料，尤其是定制品，采購部門應(yīng)堅持先取樣品，征得使用部門同意后，報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后方可進(jìn)行定制或采購。8.5高額進(jìn)貨和長期定貨，均應(yīng)通過簽訂合同的辦法進(jìn)行。8.6凡不按上述規(guī)定采購者，財務(wù)部以及業(yè)務(wù)部門的財會人員，應(yīng)一律拒絕支付，并上報給總經(jīng)理處理。9 食品采購管理制度：9.1由倉庫部根據(jù)餐飲部門

21、需要、訂出各類正常庫存貨物的月使用量，制定月度采購計劃一式四份，交財務(wù)總監(jiān)審批，然后交采購部采購。9.2當(dāng)采購部接到總經(jīng)理審批同意的采購計劃后，倉管部、食品采購組、采購部經(jīng)理、總經(jīng)理室各留一份備查，由倉管部根據(jù)食品部門的需求情況，定出各類物資的最低庫存量和最高庫存量。9.3為提高工作效率，加強(qiáng)采購工作的計劃性，各類貨物采取定期補(bǔ)給的辦法。10 能源采購管理制度：10.1酒店工程部油庫根據(jù)各類能源的使用情況，編制各類能源的使用量，制定出季度使用計劃和年度使用計劃。10.2制定實際采購使用量的季度計劃和年度計劃（一式四份）交財務(wù)總監(jiān)及分管總經(jīng)理審批，同意后交采購部按計劃采購。10.3按照酒店設(shè)備和

22、車輛的油、氣消耗情況以及營業(yè)狀況，定出油庫、氣庫在不同季節(jié)的最低、最高庫存量，并填寫請購單，交采購部經(jīng)理呈報總經(jīng)理審批同意后，交能源采購組辦理。10.4超出季節(jié)和年度使用計劃而需增加能源的請購，必須另填寫請購單。10.5當(dāng)采購部接到工程部油庫請購單后，應(yīng)立即進(jìn)行報價，將請購單送總經(jīng)理審批同意后，將請購單其中一聯(lián)送回工程部油庫以備驗收之用，一聯(lián)交能源采購組。11 能源提運(yùn)管理制度11.1采購部根據(jù)油庫請購單提出的采購能源品名、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行采購。11.2采購部將采購能源的手續(xù)辦理好后，將有關(guān)單據(jù)、發(fā)票或隨貨同行單、提貨單、提貨單、提貨地點、單位地址、電話等以及辦妥提運(yùn)證后，連同填寫委托提貨單據(jù)，

23、交油庫辦理簽收手續(xù)，便以安排提運(yùn)。11.3各類油類、氣類的驗收手續(xù)，按油庫驗收的有關(guān)細(xì)則辦理。11.4提貨完畢，應(yīng)及時通知鐵路卸車專線負(fù)責(zé)人，把空車拖走。11.5驗收情況要及時報告采購部。12 辦公會議制度12.1經(jīng)理辦公會議（每周）會議主要內(nèi)容有：12.2通報本周各項經(jīng)營接待方面的工作和服務(wù)質(zhì)量情況；12.3提出下一周主要工作的安排和設(shè)想，供討論；12.4討論本周各部門呈送上來要總經(jīng)理室討論研究決定的各類報告和有關(guān)工作；12.5與會者提出其他有關(guān)問題；13 辦公桌椅使用管理規(guī)定13.1領(lǐng)用辦公桌椅，由部門填寫物品領(lǐng)用單經(jīng)部門經(jīng)理簽字，報總辦批準(zhǔn)。13.2桌椅乍然損壞，經(jīng)工程部認(rèn)可，由部門填單

24、報損，至辦公室辦理更換手續(xù)。13.3未經(jīng)同意私自挪用其它部門辦公桌椅罰款100元，并限期歸還。13.4由于保管不善而損失的，酌情賠償。13.5由于使用不善損壞，視損壞程度賠償。14 文件傳閱規(guī)定14.1需傳閱的文件由總辦秘書填寫辦文單交總辦主任簽署擬辦意見，分發(fā)有關(guān)方面。14.2各部門需送總經(jīng)理室審閱的文件，由部門經(jīng)理簽署后送總辦，辦公室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理。14.3經(jīng)總經(jīng)理批閱的文件，由總辦秘書根據(jù)批示精神下達(dá)有關(guān)部門，部門傳閱結(jié)束后，將文件送回歸檔。14.4 復(fù)印下發(fā)至部門的文件，部門閱后應(yīng)歸檔保存。14.5文件應(yīng)及時呈轉(zhuǎn)圈閱，閱后及時退還。14.6 文件傳閱，一律在工作場所進(jìn)行，不得隨意帶出，不得

25、任意擴(kuò)大傳閱范圍。15 印鑒使用規(guī)定15.1印鑒由采購秘書專人保管，不得隨身攜帶，使用印鑒需辦理登記手續(xù)，以備查詢。15.2以酒店名義對內(nèi)、外行文用印，憑總經(jīng)理在文稿上簽字執(zhí)行。15.3 介紹信使用印簽，需由部門經(jīng)理在存根聯(lián)上簽名。15.4無存根證明信或?qū)ν獍l(fā)函，須辦理登記手續(xù)。15.5不準(zhǔn)在空白紙頁和空白介紹信上蓋印，如特殊需要，必須總經(jīng)理簽字。15.6凡不符合規(guī)定之用印者，總辦有權(quán)拒絕用印。15.7 員工要開證明信，應(yīng)本人向部門申請，經(jīng)部門經(jīng)理和總辦主任同意后方可用印。15.8 如發(fā)生印鑒遺失或被私自使用事件要及時追查處理。16 采購部辦公室保密規(guī)定16.1凡涉及國家利益、企業(yè)利益，尚未公

26、開或不準(zhǔn)公開的內(nèi)容均須保密。16.2秘書在領(lǐng)送文件時，須持專用文件袋，并且不得在路途逗留。16.3公文處理中必須嚴(yán)格執(zhí)行保密法，按照國家機(jī)關(guān)公文處理辦法辦理公文。傳達(dá)、傳閱文件須嚴(yán)格按文件規(guī)定的范圍執(zhí)行。各種文件不得帶出辦公室，文件閱后須及時退還。銷毀文件要進(jìn)行登記并監(jiān)督執(zhí)行。16.4接觸機(jī)密文件者應(yīng)做到“保守機(jī)密，慎之又慎”。任何人不得借工作之便將機(jī)密文件、資料帶出辦公室。16.5在接待工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守酒店的保密制度，不得擅自將酒店的經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)的資料外傳。16.6文印室是機(jī)要場所，除辦公室有關(guān)人員外，其他人員一概謝絕入內(nèi)。第五節(jié) 工作表格款 項 支 付 單20 年 月 日收款單位全稱結(jié)算方式:現(xiàn)金( )轉(zhuǎn)帳( )其他( )付 款 事 由合同金額:￥ 元已付金額:￥ 元合同簽訂:是( ) 否( )附件: 張(大寫)人民幣金額 (大寫)票面金額(大寫): 佰 拾 萬 仟 佰