行政部調(diào)度管理流程

1、行政部業(yè)務(wù)操作流程示意圖項(xiàng)目要求單（業(yè)務(wù)提供給行政部，格式1）領(lǐng)取合同（業(yè)務(wù)到行政部領(lǐng)用合同）返回合同（業(yè)務(wù)將合同返回到行政部） 分解任務(wù)（行政部）費(fèi)用預(yù)算（格式2） 任務(wù)通知單（格式3）行政負(fù)責(zé)通知外部資源： （舞臺(tái)、演出類等）制作任務(wù)單（格式4）行政負(fù)責(zé)通知制作任務(wù)：（印刷品、彩噴、條幅等） 活動(dòng)物品進(jìn)場(chǎng)表 （格式5）見格式5行政負(fù)責(zé)準(zhǔn)備物品進(jìn)場(chǎng)表： 行政負(fù)責(zé)準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)所用零星物品、活動(dòng)流程資料現(xiàn)場(chǎng)反饋表、活動(dòng)施工人員考勤表（格式6、9） 現(xiàn)場(chǎng)管理正 / 負(fù)激勵(lì)單（格式7）活動(dòng)結(jié)束后，收集現(xiàn)場(chǎng)物品并反饋信息，并作出處理意見物品增減明細(xì)表（格式8） 庫(kù)存物品入庫(kù)資料整理歸檔，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)事故匯總備

2、注：以上涉及財(cái)務(wù)部門單據(jù)，需活動(dòng)結(jié)束后一并返回財(cái)務(wù)，作為結(jié)帳依據(jù)。行政調(diào)度操作制度1、輔助行政經(jīng)理處理公司的行政事務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的行政部調(diào)度管理流程。2、所有工作和業(yè)務(wù)，均以表格化為準(zhǔn)。嚴(yán)格把控每一個(gè)細(xì)節(jié)。3、“前管理，后總結(jié)”，每次作業(yè)前需要進(jìn)行規(guī)劃，業(yè)務(wù)不分大小，采取完全匯報(bào)制，向部門經(jīng)理匯報(bào)；作業(yè)后每單在三天內(nèi)附所有通知任務(wù)單。4、每月月底把本月事故及處理結(jié)果，以書面形式呈報(bào)部門經(jīng)理。 5、對(duì)二級(jí)單位的管理及公司運(yùn)營(yíng)中成本的控制負(fù)責(zé)，凡因本崗位管理不善而造成的損失自行責(zé)任。6、按時(shí)給二級(jí)單位結(jié)帳。除演職人員現(xiàn)場(chǎng)結(jié)帳外，其他長(zhǎng)期合作的二級(jí)單位每月26日對(duì)單，28日結(jié)帳。7、定期對(duì)合作

3、單位所提供樣品進(jìn)行更新，保證樣品的完整性。8、調(diào)度的工作應(yīng)做到范本化、模式化。因該崗位涉及到的內(nèi)容較鎖碎，故在處理各項(xiàng)單據(jù)、歸類、存檔時(shí)，都應(yīng)做到模式化，各有其位，不要因個(gè)人喜好隨意放置，如有變化需進(jìn)行相關(guān)的通知；對(duì)于二級(jí)單位的管理、手續(xù)申請(qǐng)、采買等，都應(yīng)做到范本化，制定相關(guān)內(nèi)容的文本并存檔，保證該工作的延續(xù)性。9、活動(dòng)結(jié)束后，調(diào)度、現(xiàn)場(chǎng)管理人員應(yīng)積極配合，立刻入庫(kù)。入庫(kù)時(shí)依據(jù)“任務(wù)單”核查，如發(fā)現(xiàn)物品有損耗或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)損或辦理出庫(kù)手續(xù)。10、要求本部職員通訊工具24小時(shí)暢通，并嚴(yán)格執(zhí)行通訊工具管理?xiàng)l例 11、積極主動(dòng)配合財(cái)務(wù)部及上級(jí)主管進(jìn)行不定期的抽查。12、有效擴(kuò)大合作資源（對(duì)本崗位工

4、作量有影響的部分）12、嚴(yán)格控制成本，有效降低費(fèi)用（對(duì)本崗位工作量有影響的部分）13、提高公司庫(kù)存物品利用率。14、行政調(diào)度在分解任務(wù)時(shí)，必須統(tǒng)一調(diào)配合作單位，經(jīng)營(yíng)同種項(xiàng)目的合作輪流使用，不得連續(xù)合作，確保動(dòng)作順暢。15、行政人員在分解任務(wù)單時(shí)，根據(jù)合同項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫任務(wù)單，須經(jīng)責(zé)任人簽字確認(rèn)，合同項(xiàng)目之外的服務(wù)，需事先打開支申請(qǐng)。16、分解任務(wù)時(shí)，首先調(diào)配長(zhǎng)期合同的、有質(zhì)量保證金的，其次調(diào)虎離山用新的合作伙伴。17、調(diào)配新項(xiàng)目時(shí)須至少尋找3家執(zhí)行方，價(jià)格優(yōu)惠者先考慮；但在特殊執(zhí)行時(shí)，必須考慮執(zhí)行方的資質(zhì)及執(zhí)行力。行政部與業(yè)務(wù)部對(duì)接工作示意圖業(yè)務(wù)部到行政部領(lǐng)取合同業(yè)務(wù)部第一時(shí)間將合同返回到行政部

5、業(yè)務(wù)部提交項(xiàng)目要求單 行政部控制成本，作出費(fèi)用預(yù)算行政部分解合同，填寫任務(wù)單 業(yè)務(wù)部審核任務(wù)單，簽字確認(rèn)凡需要制作、印刷的，業(yè)務(wù)部提供打印稿；需要行政安排的所有附件都需業(yè)務(wù)部簽字確認(rèn)行政部通知企劃部電子傳圖,行政必須親自審核業(yè)務(wù)部對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行檢查活動(dòng)前期籌備會(huì)議，由行政部、業(yè)務(wù)部進(jìn)行會(huì)議安排行政部準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)反饋表，待活動(dòng)結(jié)束后，業(yè)務(wù)部反饋信息,行政部做處理意見 行政部與業(yè)務(wù)部對(duì)接工作注意事項(xiàng)簽定合同后，活動(dòng)執(zhí)行流程分為四個(gè)階段（需業(yè)務(wù)、行政配合）第一階段：分配任務(wù)第二階段：檢查驗(yàn)收第三階段；會(huì)前準(zhǔn)備第四階段；善后總結(jié)第一階段：分配任務(wù)1、 業(yè)務(wù)人員提交合同及項(xiàng)目要求單，計(jì)算成本控制預(yù)算。2、 業(yè)務(wù)

6、部、行政部召開第一次會(huì)議。參會(huì)人員有：行政調(diào)度、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人講解活動(dòng)方案，并提交合同項(xiàng)目要求及各種附件合同項(xiàng)目要求見表格一，需詳細(xì)填寫項(xiàng)目要求、尺寸、完成時(shí)間等附件包括：條幅內(nèi)容、彩噴畫面內(nèi)容、及其他需要制作內(nèi)容的尺寸、小樣。注意：合同項(xiàng)目要求、各種附件必須有業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)字樣3、 行政口岸對(duì)方案進(jìn)行理解及消化，然后下任務(wù)單，在當(dāng)天集中時(shí)間，統(tǒng)一由業(yè)務(wù)人員進(jìn)行審核并簽字確認(rèn)。4、 行政調(diào)度內(nèi)部進(jìn)行任務(wù)分解，分解前需內(nèi)部召開碰頭會(huì)議，合理調(diào)配資源，嚴(yán)格按成本預(yù)算進(jìn)行控制。5、 行政調(diào)度根據(jù)具體執(zhí)行時(shí)的尺寸，可以要求設(shè)計(jì)人員直接進(jìn)行更改，但需告知業(yè)務(wù)人員更改的原因。6、 業(yè)務(wù)部隨時(shí)增

7、加的物品也必須提供項(xiàng)目要求單及附件。第二階段：檢查驗(yàn)收1、 行政調(diào)度下單完畢后，按制作要求監(jiān)督合作單位的進(jìn)度。2、 行政人員組織業(yè)務(wù)人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，例如：條幅、彩噴、旗子等。3、行政調(diào)度、業(yè)務(wù)人員需每天核對(duì)一次合同明細(xì)及進(jìn)度，以便及時(shí)、準(zhǔn)確的落實(shí)每個(gè)項(xiàng)目，檢查是否有漏項(xiàng)。有需提前交給客戶的物品，行政調(diào)度需將物品交接單及物品一起交于業(yè)務(wù)人員。4、 提前進(jìn)入場(chǎng)地進(jìn)行安裝與施工的，行政調(diào)度需與業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)任人進(jìn)行溝通并安排現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管人員。5、 需與酒店協(xié)調(diào)內(nèi)容，先由2個(gè)部門進(jìn)行溝通，然后再與酒店方協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)工作可由2部門共同完成，協(xié)調(diào)內(nèi)容請(qǐng)以文件的形式交于酒店負(fù)責(zé)人。第三階段：會(huì)前準(zhǔn)備1、 業(yè)務(wù)部在活

8、動(dòng)前三天提交客戶確認(rèn)的活動(dòng)流程、主持稿及各種文字資料。2、在每場(chǎng)活動(dòng)的前一天由行政和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)議布置（人員安排、物品安排、車輛安排）。2、 行政調(diào)度、業(yè)務(wù)部組織人員開會(huì)，進(jìn)行工作安排。3、 活動(dòng)前一天打印相關(guān)的文字資料，例如：主持稿、活動(dòng)流程等。第四階段：善后工作1、 現(xiàn)場(chǎng)結(jié)束后，業(yè)務(wù)人員與客戶進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接，請(qǐng)?zhí)崆皽?zhǔn)備物品交接單。2、 不能現(xiàn)場(chǎng)交接的，但是客戶還要留存的，請(qǐng)?zhí)崆案嬷姓藛T。行政人員安排統(tǒng)一存放，然后交于客戶。3、 活動(dòng)結(jié)束后，行政人員通知二級(jí)單位撤場(chǎng)及給相關(guān)人員結(jié)帳；如有事故發(fā)生的或現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)不好的，行政做出處理決定，并將事故記錄。4、 行政人員組織人員對(duì)公司的物品進(jìn)行整

9、理。例如：桌布、自宣物品、工具箱、X展架等。5、 活動(dòng)完畢后，業(yè)務(wù)人員整理活動(dòng)照片，將需要洗的照片交于行政部；如需制作影像資料的需將制作內(nèi)容交于行政部。行政部在活動(dòng)結(jié)束后的三天內(nèi)將照片、碟等資料交于業(yè)務(wù)部。6、 業(yè)務(wù)人員在活動(dòng)結(jié)束后的一天內(nèi)將合同的補(bǔ)充明細(xì)做出，交于行政；行政在活動(dòng)結(jié)束的三天后將所有單據(jù)返回財(cái)務(wù)。項(xiàng)目要求單活動(dòng)名稱： 活動(dòng)地點(diǎn)： 活動(dòng)時(shí)間：項(xiàng)目名稱數(shù)量完成時(shí)間配套物品備注 業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人： 業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人： 格式2：費(fèi)用預(yù)算單活動(dòng)名稱： 活動(dòng)地點(diǎn)： 活動(dòng)時(shí)間：項(xiàng)目數(shù)量金額備注合計(jì)金額（大寫）： ￥：人員通知單(執(zhí)行方: )活動(dòng)名稱: 活動(dòng)地點(diǎn): 完成時(shí)間:項(xiàng)目數(shù)量單價(jià)金額服務(wù)內(nèi)容及要

10、求到位時(shí)間合計(jì)金額（大寫）： ￥：說(shuō)明1、每次活動(dòng)，執(zhí)行方須提前接單，并按該通知單要求執(zhí)行，憑單支付費(fèi)用。2、如執(zhí)行方時(shí)間延誤30分鐘以內(nèi)，向甲方支付該項(xiàng)目30%的違約金；若執(zhí)行方時(shí)間延誤超過(guò)30分鐘，扣除相應(yīng)的人工費(fèi)，并賠償因此造成的損失。3、在執(zhí)行期內(nèi)乙方出現(xiàn)的任何違法行為或事故，甲方不承擔(dān)任何責(zé)任，均由乙方負(fù)責(zé)。4、執(zhí)行方在服務(wù)期內(nèi)代表甲方形象，不得自行與客戶交流，更不得發(fā)生不利于甲方形象的言行。否則扣除全部人工費(fèi)，并賠償因此造成的損失。下單人: 業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人: 接單人:制作通知單(執(zhí)行方: )活動(dòng)名稱： 活動(dòng)地點(diǎn)： 完成時(shí)間：項(xiàng)目材質(zhì)數(shù)量及規(guī)格單價(jià)金額備注合計(jì)金額：（大寫）： ￥：說(shuō)明1、每次活動(dòng)，執(zhí)行方須提前接單，并按該通知單要求執(zhí)行，憑單支付費(fèi)用。2、如執(zhí)行方時(shí)間延誤30分鐘以內(nèi)，向甲方支付該項(xiàng)目30%的違約金；若執(zhí)行方時(shí)間延誤超過(guò)30分鐘，扣除相應(yīng)的人工費(fèi)，并賠償因此造成的損失。3、在執(zhí)行期內(nèi)乙方出現(xiàn)的任何違法行為或事故，甲方不承擔(dān)任何責(zé)任，均由乙方負(fù)責(zé)。4、執(zhí)行方在服務(wù)期內(nèi)代表甲方形象，不得自行與客戶交流