關(guān)于現(xiàn)代化檔案管理的探討

1、    關(guān)于現(xiàn)代化檔案管理的探討    張路軍摘要：信息技術(shù)時(shí)代的檔案管理已經(jīng)與傳統(tǒng)管理方法大不相同，然而，在現(xiàn)代化的檔案管理中也存在一些問(wèn)題，本文將對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行梳理，并提出相應(yīng)的解決策略。關(guān)鍵詞：檔案管理 信息技術(shù)所謂檔案管理的現(xiàn)代化，是指在科學(xué)的思想指導(dǎo)下，運(yùn)用合理有效的方法和手段，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。得益于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理事業(yè)遇到了新的發(fā)展機(jī)遇，也遇到了新的挑戰(zhàn)。信息化、虛擬化、標(biāo)準(zhǔn)化成了現(xiàn)代檔

2、案管理的新名詞，本文將分析現(xiàn)代化檔案管理遇到的問(wèn)題并提出相應(yīng)的解決策略。一、當(dāng)前檔案管理工作面臨的問(wèn)題第一，信息技術(shù)的快速發(fā)展賦予了檔案管理新的內(nèi)涵。信息技術(shù)賦予了檔案管理一些新的特點(diǎn)：快速、高效、分析、智能，然而原始記錄性這一檔案管理的本質(zhì)屬性永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。因此，保持檔案的原始記錄性必然成為現(xiàn)代化檔案管理的基本屬性，當(dāng)然，這在技術(shù)上也是可以輕松實(shí)現(xiàn)的。信息技術(shù)下的信息載體也發(fā)生了巨大的變化，電腦主機(jī)硬盤(pán)、便攜式存儲(chǔ)設(shè)備、光盤(pán)等都使得檔案管理空間大幅縮減，然而，新的技術(shù)總是充滿著一些不穩(wěn)定因素，我們也要認(rèn)清，信息技術(shù)檔案管理系統(tǒng)方法也并不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)的信息存儲(chǔ)媒介。傳統(tǒng)和現(xiàn)代更應(yīng)該是一種互

3、補(bǔ)的關(guān)系，信息技術(shù)使得檔案的分類、整理、查閱等變得快速高效，而傳統(tǒng)的管理方法和載體賦予了檔案管理一定的安全性，使得檔案管理工作變得更加全面細(xì)致。第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。信息科技的發(fā)展給了檔案管理工作新的壓力和改革的動(dòng)力，因此，信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展為檔案管理工作提供了更加便捷高效智能的選擇。在這一壓力和動(dòng)力面前，只有提高自身信息技術(shù)水平，方能跟上信息科技的發(fā)展步伐，才能使得檔案管理事業(yè)更加現(xiàn)代化，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐?；厥资嗄暧?jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)的發(fā)展歷史，從一開(kāi)始上個(gè)世紀(jì)末在高校的少量配備，到如雨后春筍般在全國(guó)各地出現(xiàn)，為我國(guó)的教育、管理、生產(chǎn)、物流、銷售等各個(gè)領(lǐng)域

4、帶來(lái)了信息技術(shù)的春風(fēng)。因此，在這樣的形勢(shì)下，將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理不是要不要的問(wèn)題而是變成了怎么要的問(wèn)題。這對(duì)我們檔案管理單位和人員提出了新的要求。第三，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法?，F(xiàn)代化的管理思想和方法也是與信息技術(shù)的發(fā)展相伴而生的。若想實(shí)踐新的管理方法和理念就需要更新現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和設(shè)備。因此，檔案管理事業(yè)面臨的挑戰(zhàn)和壓力，使得變革必然發(fā)生。在先進(jìn)的現(xiàn)代化的管理思想和方法的指導(dǎo)之下，我們需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利

5、用效率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結(jié)合。第四，現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。人才是現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)向前發(fā)展的潤(rùn)滑劑，高素質(zhì)的人才不僅要具備檔案管理傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，也需要較高的信息技術(shù)水平。如系統(tǒng)功能的軟件開(kāi)發(fā)、維護(hù)、應(yīng)用等能力，這樣的人才不僅僅會(huì)給單位帶來(lái)工作方法上的創(chuàng)新，而且也會(huì)帶動(dòng)單位原有人才素質(zhì)的提升。二、現(xiàn)代化檔案管理的工作建議第一，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過(guò)程中，檔案工作人員要更新與我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形

6、成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門(mén)、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。第二，加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，人才的培養(yǎng)也要跟上這種變化的腳步。因此，隨著現(xiàn)代化檔案管理工作的不斷深化，我們相關(guān)工作人員的素質(zhì)也要不斷提升。首先，從職稱評(píng)定上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的考核力度，讓所有工作人員都具備基本的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的操作能力。在此基礎(chǔ)上，我們要積極組織人員出去培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并督促其將學(xué)習(xí)內(nèi)容盡快轉(zhuǎn)化成工作能力，并且?guī)?dòng)同事素質(zhì)的提升。第三，加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。硬件是信息

7、技術(shù)的載體，信息技術(shù)的飛速發(fā)展是伴隨著硬件的不斷升級(jí)而實(shí)現(xiàn)的?，F(xiàn)代化的檔案管理事業(yè)中，必要的硬件投入是最基本的環(huán)節(jié)。一些基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等已經(jīng)成為了檔案管理工作的必備。隨著新的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，虛擬現(xiàn)實(shí)等已經(jīng)走入了生活，走人了各行各業(yè)，我們也應(yīng)該密切關(guān)注這些新技術(shù)新設(shè)備與本行業(yè)的關(guān)系。跟上信息數(shù)字化的發(fā)展步伐。第四、重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。為防止檔案管理中出現(xiàn)無(wú)章可循，無(wú)法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障，同時(shí)也是促進(jìn)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過(guò)程中，需要在專業(yè)內(nèi)取得一致的認(rèn)識(shí)，為總結(jié)、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機(jī)會(huì)。同時(shí)，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定，必須汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，來(lái)充實(shí)和發(fā)展檔案管理學(xué)。第五、正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系?，F(xiàn)代化的檔案管理工作要將傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合在一起，如前文分析所指出的，兩者不是互相替代的關(guān)系，而是可以相輔相成。因此，從觀念上，我們要改變僵化的觀念。從技術(shù)上，我們要將傳統(tǒng)的技術(shù)加以提