辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的缺陷及對(duì)策研究

1、    辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的缺陷及對(duì)策研究    烏吉斯古欏摘要：對(duì)于辦公室而言，文書(shū)與文書(shū)檔案管理是重要的職能所在，通過(guò)對(duì)文書(shū)與文書(shū)檔案的分析，可以精準(zhǔn)把握企業(yè)改革發(fā)展的內(nèi)容，而且企業(yè)形成階段的信息內(nèi)容也全部包括在其中。從某種角度而言，辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理水平，直接決定著企業(yè)的現(xiàn)代化管理質(zhì)量水準(zhǔn)，這也是企業(yè)在現(xiàn)代化進(jìn)程中，對(duì)文書(shū)與文書(shū)檔案重視程度不斷提高的原因所在。但是，由于文書(shū)與文書(shū)檔案管理的復(fù)雜性、多樣化，導(dǎo)致在實(shí)際管理上還存在著不少問(wèn)題，需要針對(duì)性的進(jìn)行解決。關(guān)鍵詞：新形勢(shì)下;辦公室;文書(shū)與文書(shū)檔案;管理缺陷;對(duì)策研究當(dāng)前，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)

2、的發(fā)展，企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程在不斷加快，對(duì)于企業(yè)而言承受的競(jìng)爭(zhēng)壓力也在持續(xù)加大。其中，如何管理好文書(shū)與文書(shū)檔案就是一個(gè)重要方面。文書(shū)與文書(shū)檔案管理是一個(gè)非常精細(xì)化的任務(wù)作業(yè)，涵蓋了企業(yè)改革發(fā)展、日常管理等各個(gè)層面的信息內(nèi)容，通過(guò)對(duì)文書(shū)與文書(shū)檔案的研究，可以對(duì)企業(yè)的改革發(fā)展策略、發(fā)展推進(jìn)思路等形成有效的把握。為此，需要對(duì)于文書(shū)與文書(shū)檔案在管理上必須要給予足夠的重視，切實(shí)將文書(shū)與文書(shū)檔案管理與企業(yè)的市場(chǎng)化改革發(fā)展結(jié)合起來(lái)，這樣才能重視文書(shū)與文書(shū)檔案管理，也才能推動(dòng)相關(guān)的管理制度切實(shí)落到實(shí)處。一、辦公室文書(shū)檔案管理的特征分析對(duì)于辦公室而言，涉及的文書(shū)檔案資料非常多，主要是以紙質(zhì)材料呈現(xiàn)出來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)

3、應(yīng)用的普及，電子化的文書(shū)檔案也在逐步增多。綜合相關(guān)理論研究，辦公室文書(shū)檔案管理的對(duì)象包括了各種事件的記錄、過(guò)程的記載、物品的保管存檔等，其最為核心的職能管理是對(duì)資料的收集與保管。這些文書(shū)檔案資料都按照不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)編目與保存，對(duì)于后續(xù)資料查找等發(fā)揮著重要幫助作用。辦公室文書(shū)工作和檔案工作存在著極為密切的關(guān)系，辦公室文書(shū)工作的內(nèi)容就是對(duì)各種類型的文書(shū)材料進(jìn)行整理，這其中有非常多是有歸檔保存價(jià)值的檔案材料，由此可以看出，文書(shū)與文書(shū)檔案是相互交織、緊密聯(lián)系的。二、當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理的基本現(xiàn)狀（一）文書(shū)檔案重視程度不夠隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的深入，企業(yè)自身承受的競(jìng)爭(zhēng)壓力在不斷加大，

4、企業(yè)將更多的精力用到了市場(chǎng)開(kāi)拓、產(chǎn)品生產(chǎn)加工等方面，對(duì)于文書(shū)檔案給予的重視程度明顯不夠，更多的是將文書(shū)檔案當(dāng)作了一種輔助類型的業(yè)務(wù)。例如，有的企業(yè)僅僅是安排非常少的員工負(fù)責(zé)文書(shū)檔案工作，在整體的員工隊(duì)伍建設(shè)上力度明顯不夠，也不符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展建設(shè)的基本需要。有的員工沒(méi)有這方面的工作經(jīng)驗(yàn)，他們對(duì)于文書(shū)檔案的理解較為狹隘，認(rèn)為文書(shū)檔案就是將各種文書(shū)材料、檔案資料等做好日常整理工作，沒(méi)有站到企業(yè)改革發(fā)展的層面對(duì)如何高質(zhì)量的分析和應(yīng)用文書(shū)檔案進(jìn)行把握，這些都導(dǎo)致企業(yè)上下對(duì)于文書(shū)檔案管理重視程度不夠，很多重要的文書(shū)檔案資料在收集與整理階段出現(xiàn)了疏漏，與一些不重要且較為零散的資料摻雜到了一起，沒(méi)有及時(shí)按

5、照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)挑選出來(lái)，沒(méi)有做到及時(shí)進(jìn)行歸檔，這對(duì)于企業(yè)今后的查找等造成了很大困難，如果是技術(shù)性非常強(qiáng)的文書(shū)檔案，一旦丟失，不僅會(huì)導(dǎo)致商業(yè)秘密的泄露，而且還會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。以往的時(shí)候，曾經(jīng)發(fā)生過(guò)不少這些的典型案例，由于對(duì)文書(shū)檔案資料重視程度不夠，很多的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)創(chuàng)新等基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)被泄露，對(duì)企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力造成了直接影響。（二）文書(shū)檔案信息化建設(shè)不夠進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)有了很大發(fā)展，國(guó)家與國(guó)家、地區(qū)與地區(qū)之間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，從本質(zhì)上而言，這些都是圍繞著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)展開(kāi)的。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的提出，信息技術(shù)對(duì)于各個(gè)企業(yè)帶來(lái)的影響相當(dāng)深刻，企業(yè)能否將信息技術(shù)有效地融入

6、企業(yè)管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)當(dāng)中，對(duì)于企業(yè)實(shí)際效益的促進(jìn)和影響作用是相當(dāng)明顯的，這其中，對(duì)于文書(shū)檔案的影響也非常突出的，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案資料工作，在實(shí)際開(kāi)展上，主要是以紙質(zhì)形式來(lái)完成，不僅需要耗費(fèi)大量的紙張資料，而且還需要大量的人力參與到其中，不少文書(shū)檔案在形成以后，由于管理不到位，很容易出現(xiàn)紙質(zhì)文書(shū)檔案被破壞等的情況，不利于文書(shū)檔案長(zhǎng)期保管的基本需要。但是，在“互聯(lián)網(wǎng)+”推動(dòng)下，將信息技術(shù)與文書(shū)檔案相結(jié)合，不僅可以提高文書(shū)檔案的收集、保管等水平，而且還可以與紙質(zhì)檔案形成雙向保管，對(duì)于文書(shū)檔案的安全等發(fā)揮著重要作用，一旦紙質(zhì)文書(shū)檔案在保管當(dāng)中出現(xiàn)了破損等情況，可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)版文書(shū)檔案的作用，對(duì)于傳統(tǒng)文書(shū)

7、檔案工作形成了非常好的互補(bǔ)。但是，有的企業(yè)出于成本管控等的考慮，在文書(shū)檔案信息化建設(shè)的投入力度明顯不夠，沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，往往是單純的增加一臺(tái)電腦或者添加掃描儀等，這對(duì)于海量的文書(shū)檔案資料而言，實(shí)際的信息化建設(shè)是明顯滯后的，一旦遇到突發(fā)事件或者其他問(wèn)題，紙質(zhì)文書(shū)檔案資料被損壞，一些重要的數(shù)據(jù)信息是難以修復(fù)的，這對(duì)于企業(yè)帶來(lái)的影響是極為深遠(yuǎn)的。（三）文書(shū)檔案管理的規(guī)范化不夠?qū)τ谖臅?shū)檔案管理而言，工作人員的素質(zhì)是重要的影響因素。由于重視程度不夠，導(dǎo)致企業(yè)現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理人員，在工作積極性上不夠，文書(shū)檔案在收集、整理、編目與歸檔等方面表現(xiàn)得比較混亂，這對(duì)于后續(xù)參考查閱是非常麻煩的，例如

8、，通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)出于成本管控的考慮，在文書(shū)檔案工作上一直沒(méi)有引進(jìn)新人，而是安排了一些年齡偏大的員工負(fù)責(zé)相關(guān)工作，這些員工在思想上較為傳統(tǒng)，對(duì)于紙質(zhì)文書(shū)檔案基本的重要性認(rèn)識(shí)不夠，單純的認(rèn)為只要整理好相關(guān)資料，把領(lǐng)導(dǎo)交辦的歸檔即可，這對(duì)于文書(shū)檔案整理、歸檔等的規(guī)范化開(kāi)展是明顯不夠的。同時(shí)，在文書(shū)檔案管理上，很少有企業(yè)建立專門(mén)的制度，在文書(shū)檔案的收集、整理等方面表現(xiàn)得非常隨意，在面對(duì)不同類型的文書(shū)檔案資料時(shí)，不能精準(zhǔn)把握哪些是最為重要的，這些都影響了文書(shū)檔案管理的規(guī)范性、成效性。三、新形勢(shì)下提高辦公室文書(shū)檔案管理水平的基本策略隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，對(duì)于文化檔案工作需要給予足

9、夠的重視，注重將文書(shū)檔案與自身發(fā)展等緊密結(jié)合起來(lái)，這樣才能確保當(dāng)前文書(shū)檔案存在問(wèn)題有效解決。（一）提高對(duì)文書(shū)檔案工作的重視程度一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將文書(shū)檔案放到與其他業(yè)務(wù)開(kāi)展同等重要的位置上，制定完善的考核管理辦法，在日常會(huì)議召開(kāi)等的過(guò)程中，注重對(duì)相關(guān)重要文書(shū)檔案收集、整理、歸檔等的調(diào)度。對(duì)于存在的問(wèn)題，堅(jiān)持以現(xiàn)場(chǎng)辦公推動(dòng)文書(shū)檔案工作的落實(shí)，這對(duì)于激發(fā)各個(gè)層面對(duì)于文書(shū)檔案的重要性認(rèn)識(shí)具有重要意義。同時(shí)，在生產(chǎn)建設(shè)、技術(shù)研發(fā)等會(huì)議上，鼓勵(lì)文書(shū)檔案人員參與，發(fā)揮文書(shū)檔案的指導(dǎo)作用，這對(duì)于文書(shū)檔案人員充分認(rèn)識(shí)自身角色的價(jià)值性具有重要意義。（二）增強(qiáng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的力度在辦公室文書(shū)檔案管理上，應(yīng)當(dāng)充分

10、認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)應(yīng)用的重要性，在對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行全面認(rèn)真收集、整理等的基礎(chǔ)上，還需要加快文書(shū)檔案的信息化進(jìn)程。一方面，需要將各種可能的文書(shū)檔案資料進(jìn)行信息化改造，將更多的內(nèi)容通過(guò)信息化平臺(tái)呈現(xiàn)出來(lái)，這對(duì)于文書(shū)檔案管理的信息化、長(zhǎng)遠(yuǎn)化具有重要意義，可以顯著減少文書(shū)檔案管理的成本開(kāi)支;另一方面，需要企業(yè)制定完善的文書(shū)檔案信息化實(shí)施方案，結(jié)合自身文書(shū)檔案信息化基本需要，及時(shí)添置各種高配置計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施。（三）提升文書(shū)檔案管理的規(guī)范化水平對(duì)于文書(shū)檔案管理規(guī)范化而言，需要加快各項(xiàng)規(guī)章制度的建立，以制度的形式對(duì)文書(shū)檔案收集、整理等每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化與明確，以流程圖的形式對(duì)文書(shū)檔案形成閉合管理，這樣可以避免任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，從而提升了文書(shū)檔案的整體化管理水平。同時(shí)，在規(guī)范化建設(shè)上，還需要抓好文書(shū)檔案人員的教育培訓(xùn)工作，注重培訓(xùn)他們的操作標(biāo)準(zhǔn)、軟件應(yīng)用等，這對(duì)于文書(shū)檔案紙質(zhì)化與信息化的深層次結(jié)合發(fā)揮著重要影響，也有助于更好的體現(xiàn)文書(shū)檔案的價(jià)值作用。四、結(jié)語(yǔ)綜上所述，本篇文章主要是分析了文書(shū)檔案的基本特征，明確了當(dāng)前企業(yè)文書(shū)檔案管理的缺陷不足，進(jìn)