辦公自動化系統(tǒng)在機(jī)關(guān)單位公文處理工作中的應(yīng)用

1、    辦公自動化系統(tǒng)在機(jī)關(guān)單位公文處理工作中的應(yīng)用    蔡鐳震摘要：作為機(jī)關(guān)單位的重要工作內(nèi)容，公文處理是其機(jī)關(guān)有效行使職責(zé)權(quán)利、順利開展相關(guān)工作的重要措施，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)單位上上下下的內(nèi)容。因此，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是部門工作人員，都需要配合完成公文的處理。加強(qiáng)其辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，能有效提高處理水平與效率。本文通過探索辦公自動化系統(tǒng)處理工作的實際應(yīng)用，分析其中網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)的安全防護(hù)以及應(yīng)用該系統(tǒng)處理工作對工作人員的素質(zhì)要求，以供參考。關(guān)鍵詞：辦公自動化系統(tǒng);機(jī)關(guān)單位;公文處理;工作應(yīng)用：tp317.1 ：a  ：1003-9082（2020）

2、07-00-01一、辦公自動化系統(tǒng)處理工作的實際應(yīng)用1.高效便捷利用辦公自動化系統(tǒng)處理公文工作能夠保證上級單位與下級單位直接通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)相關(guān)公文信息，整個操作界面明了簡單，流轉(zhuǎn)起來較為方便，負(fù)責(zé)公文處理的文書工作人員僅需要收發(fā)文檔管理，便能夠順利完成公文登記、審批、催辦、擬辦、傳閱等功能，根據(jù)機(jī)關(guān)單位用戶職務(wù)上的區(qū)別，辦公自動化系統(tǒng)會賦予其不同的權(quán)限，在完成公文管理整個環(huán)節(jié)之后，由文書工作人員統(tǒng)一對內(nèi)容進(jìn)行發(fā)送，保證公文處理高效快速，避免公文處理出現(xiàn)積壓。以本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)工作為例，在辦公自動化軟件中，增加一個公文處理欄目，包括15種公文文種的起草要義、公文排版標(biāo)準(zhǔn)格式、各類公文紅頭格式模版，使

3、機(jī)關(guān)工作人員在較短的時間內(nèi)掌握公文起草、公文格式的有關(guān)要求，提高公文起草、公文排版一倍以上的效率。2.清晰明確從文件起草到最終的文件分發(fā)歸檔，整個處理過程非常的嚴(yán)謹(jǐn)全面，系統(tǒng)中擁有不同權(quán)限的客戶，在工作方面可以操作的方向不同。在發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)的作用開始完成公文處理時，可以直接選擇公文起草中文種的各種不同格式直接進(jìn)入到發(fā)文流程，然后根據(jù)流程中的指示完成各個環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)工作人員只需要按照處理意見完成相關(guān)內(nèi)容，便可以直接送往下一步進(jìn)行處理。每一個環(huán)節(jié)的處理痕跡都會直接顯示在電子文件上，為后續(xù)的處理和修改提供一定依據(jù)。3.一體化管理在機(jī)關(guān)單位之中，文件與檔案之間的關(guān)系本身較為密切，前者是后

4、者的初始狀態(tài)，后者是前者的最終狀態(tài)。隨著文書流轉(zhuǎn)活動逐漸產(chǎn)生文件，這些文件具有一定的分散性和零亂性。因此，為保證后期大量儲存過程中能夠統(tǒng)一化、系統(tǒng)化，應(yīng)當(dāng)重視辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，以便于能夠更好地存儲查詢相關(guān)文件，省去手工查閱時間，便于發(fā)揮檔案的作用1。二、辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用中網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)的安全防護(hù)近些年來，雖然辦公室自動化大力推廣得到了一定的成效，也在基礎(chǔ)部門中建立了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，保證能夠結(jié)合計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用服務(wù)器為基礎(chǔ)建立安全防護(hù)體系，但由于該體系仍處于初級發(fā)展階段，網(wǎng)絡(luò)管理方面還存在較多缺陷，可能會有大量危險因素在內(nèi)外網(wǎng)上運行。因此，必須將計算機(jī)安全防護(hù)作為當(dāng)下辦公室自動化系統(tǒng)應(yīng)用的重要內(nèi)

5、容，加強(qiáng)其安全防護(hù)力度，保證信息安全。1.影響安全防護(hù)的因素目前，一些常見的操作系統(tǒng)可能會存在網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，這些漏洞將會為黑客提供切入系統(tǒng)的機(jī)會。未能使用硬件設(shè)備科學(xué)、準(zhǔn)確的分析評估系統(tǒng)安全防護(hù)性能的質(zhì)量，因此，在提出相關(guān)安全策略時缺乏可執(zhí)行性。黑客對整個系統(tǒng)的攻擊超過目前已知的病毒種類，很多攻擊都會直接對整個系統(tǒng)造成致命打擊。計算機(jī)內(nèi)游走的病毒會導(dǎo)致整個系統(tǒng)癱瘓，嚴(yán)重破壞系統(tǒng)甚至?xí)I取程序和數(shù)據(jù)，導(dǎo)致很多功能無法真正投入到使用之中。2.設(shè)置安全防護(hù)的措施2.1應(yīng)當(dāng)對機(jī)關(guān)單位利用辦公室自動化系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員身份進(jìn)行有效識別，并同時控制其訪問權(quán)限，避免出現(xiàn)非法侵入問題。若出現(xiàn)日志操作行為，則應(yīng)

6、當(dāng)記錄當(dāng)下操作的工作人員信息以及相關(guān)的時間內(nèi)容等，應(yīng)當(dāng)使用防非法使用措施完成對于電子印章、數(shù)字簽署的保護(hù)。2.2應(yīng)當(dāng)引進(jìn)身份識別技術(shù)，保證能夠為機(jī)關(guān)單位用戶的合法性奠定基礎(chǔ)，當(dāng)其進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行訪問時，可以利用代表自己個人身份的資料進(jìn)行驗證，若證明其為合法用戶便可以接受訪問，若不合法則拒絕訪問。2.3可以將系統(tǒng)中包含的數(shù)字信息文件直接設(shè)置成為只讀狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，登陸的用戶只能在進(jìn)入系統(tǒng)之后讀取到相關(guān)數(shù)據(jù)信息，而不能對數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行修改，能有效防止系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息被篡改，從而保護(hù)其數(shù)據(jù)安全2。三、應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)處理工作對工作人員的素質(zhì)要求辦公自動化系統(tǒng)對于工作人員的素質(zhì)存在較高的要求，以文書這

7、一工作環(huán)節(jié)為例，作為將文件信息上傳下達(dá)的重要工作環(huán)節(jié)，文書工作人員的綜合素質(zhì)將會直接影響到整個機(jī)關(guān)單位文件上傳下達(dá)的效率。因此，在完成文書工作時，需要保證其工作人員思想素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力不斷提升，要保證負(fù)責(zé)這一工作的工作人員擁有較好的職業(yè)道德，要熱愛自己所負(fù)責(zé)的工作，以此為基礎(chǔ)提高工作水平。除此之外，負(fù)責(zé)文書的工作人員還需要保證自己能夠保守機(jī)關(guān)的秘密，絕不可輕易泄露相關(guān)數(shù)據(jù)信息。工作人員必須保證自己在后續(xù)工作的過程中也能不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，熟練掌握各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備的應(yīng)用，尤其是辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，在日常工作中，工作人員也應(yīng)當(dāng)積極從網(wǎng)絡(luò)上學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)內(nèi)容，以保證自己的綜合素質(zhì)能夠不斷提升。工

8、作人員還需要保證在工作過程中能夠熟練掌握計算機(jī)專業(yè)技能，機(jī)關(guān)單位的日常工作本身較為復(fù)雜，工作的細(xì)節(jié)將會直接影響到最終工作的成敗，若使用辦公自動化系統(tǒng)處理文書工作，一旦在某個不起眼的數(shù)據(jù)上發(fā)生了疏忽，將會嚴(yán)重影響到整個工作內(nèi)容。因此，在辦公自動化系統(tǒng)大面積推廣的情況下，為了保證自己能夠成為一名合格的文書處理工作人員，必須不斷提高自己的計算機(jī)操作能力，可以適當(dāng)選擇合適的培訓(xùn)班，提高自己的專業(yè)技能和理論知識，并將其實際應(yīng)用在工作之中，在實際工作時也應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎操作每一步環(huán)節(jié)，及時對其進(jìn)行驗證，避免因為一時疏忽而導(dǎo)致出現(xiàn)無法挽回的問題3。結(jié)語隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化社會的到來使機(jī)關(guān)單位開始積極使用辦公自動化系統(tǒng)完成文書處理工作，能有效提高工作效率與質(zhì)量，在共享信息方面也表現(xiàn)得較為便利。需要積極研究該系統(tǒng)的作用，才能為機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)代化工作奠定堅實基礎(chǔ)。參考文獻(xiàn)1徐洪軍，張學(xué)靈.機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的