尉迪-探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

1、    尉迪:探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑    尉迪摘 要：檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位工作效率的提升具有重要的作用，完善的檔案管理能夠全面優(yōu)化工作流程，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展和決策部署提供參考依據(jù)，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)職能的良好發(fā)揮。在新形勢(shì)下，探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于規(guī)范檔案管理、提高檔案利用效率，促進(jìn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，事業(yè)單位要高度重視檔案的信息化管理工作，牢牢結(jié)合工作實(shí)際，探索行之有效的檔案信息化管理方法，不斷提升檔案信息化管理水平和質(zhì)量，扎實(shí)推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)工作高質(zhì)量開(kāi)展。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

2、建設(shè)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及人們認(rèn)知水平的提高，我國(guó)在事業(yè)單位的檔案工作上已經(jīng)取得了一定程度上的進(jìn)步，工作效率得到提升，但同西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)程度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，仍需采取一些對(duì)策促進(jìn)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題1.1 管理理念落后從管理理念上看，很多事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和必要性，甚至有很多單位對(duì)檔案法的法律法規(guī)了解甚少，以至于很多事業(yè)單位的檔案管理并沒(méi)有得到有效的重視，檔案管理工作也缺乏秩序，難以落到實(shí)處。除此之外，由于對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，在工作過(guò)程中，往往都更加注重檔案的收集、整理和保存，而忽視

3、了檔案的充分開(kāi)發(fā)和利用，從而嚴(yán)重影響其管理的有效性。1.2 檔案管理機(jī)制不健全盡管當(dāng)前許多事業(yè)單位都對(duì)檔案管理工作引起了高度重視，但在實(shí)際的管理中，還存在檔案管理機(jī)制不健全的現(xiàn)象。雖然檔案管理機(jī)制改革正在不斷推進(jìn)，但由于改革力度小，改革效果還不好。信息化建設(shè)下的事業(yè)單位檔案管理，雖然使得管理過(guò)程更加便捷有效，但與之配套的機(jī)制改革稍顯滯后，制約了事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展。此外，現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理，沒(méi)有建立起與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的管理機(jī)制，與社會(huì)發(fā)展存在明顯差距，難以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，制約了檔案管理的信息化建設(shè)。1.3 檔案管理工作人員素質(zhì)較低隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人們可以按照自己的想法來(lái)對(duì)未

4、來(lái)從事的職業(yè)進(jìn)行選擇，大部分人會(huì)選擇在發(fā)展前景良好的單位進(jìn)行就職，并對(duì)一些比較平淡沒(méi)有挑戰(zhàn)性的工作不是十分的感興趣，事業(yè)單位的檔案管理工作就是其中之一。由于事業(yè)單位的檔案管理工作比較枯燥，所以任職此項(xiàng)工作的人員知識(shí)一時(shí)興趣并不具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，而且檔案信息管理的人員也是經(jīng)常進(jìn)行更換的，這就會(huì)使記錄和整理檔案信息不是十分的準(zhǔn)確，甚至有時(shí)還會(huì)發(fā)生資料丟失的現(xiàn)象，且綜合性人才占有的比例是比較低的，大部分人員都不是相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，不具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而無(wú)法對(duì)檔案管理的相關(guān)工作進(jìn)行充分的了解與掌握。另外，還有一部分員工的職業(yè)素質(zhì)是比較低的，在工作時(shí)不能夠?qū)τ行У膶?duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。因此，為了能

5、夠使檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程變得更加完善，就需要不斷的提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，使檔案管理工作隊(duì)伍變得更加優(yōu)秀與充實(shí)。2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑2.1 建設(shè)檔案信息推廣平臺(tái)檔案管理工作需要各部門(mén)的積極參與和配合，通過(guò)建設(shè)檔案信息推廣平臺(tái)能夠進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系和溝通，確保檔案信息資料的完整性和準(zhǔn)確性，為信息化建設(shè)奠定有利的基礎(chǔ)。同時(shí)利用信息推廣平臺(tái)能夠更廣泛收集人員或者活動(dòng)信息等相關(guān)資料，管理人員審核合格后錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成電子檔案。能夠最大限度地保障檔案的完整性和真實(shí)性，提高檔案利用效率。這一過(guò)程需要相關(guān)管理人員能夠樹(shù)立數(shù)字化管理觀念，利用專(zhuān)業(yè)信息化知識(shí)建

6、設(shè)功能完善的檔案信息推廣平臺(tái)，能夠最大限度地提高檔案信息開(kāi)放程度。2.2 重視對(duì)信息化管理設(shè)備的創(chuàng)新在信息化管理設(shè)備的創(chuàng)新上具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要在資金上支持檔案管理部門(mén)，讓該部門(mén)能夠配置性能較好的信息系統(tǒng)，從而構(gòu)建出一個(gè)運(yùn)行較為穩(wěn)定的檔案管理信息平臺(tái)。其次，為了保證信息化設(shè)備不會(huì)變成一種擺設(shè)，事業(yè)單位需要形成紙質(zhì)檔案信息化的常態(tài)機(jī)制。最后，可充分利用目前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便利性，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息的優(yōu)化，并為事業(yè)單位今后的發(fā)展提供有效的檔案參考資料。2.3 提高檔案管理人員整體素質(zhì)檔案管理人員的整體素質(zhì)及水平直接影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，因此其素質(zhì)水平對(duì)檔

7、案信息化建設(shè)有著重要的意義。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要充分意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的好處，定期積極開(kāi)展相關(guān)的知識(shí)培訓(xùn)或技能實(shí)訓(xùn)，既可以提升管理人員的知識(shí)水平，又可以培養(yǎng)良好的工作素質(zhì)，更好地調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的積極性和工作熱情。同時(shí)，事業(yè)單位需要著重加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能及信息化技能培訓(xùn)，并與檔案信息化工作進(jìn)行融合，讓其對(duì)檔案信息化管理有更為清晰的定位，對(duì)工作流程及規(guī)范更加熟悉，從而更好地在工作崗位上發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，事業(yè)單位需要做好相關(guān)的激勵(lì)工作及考核，讓檔案管理人員更加主動(dòng)地參與檔案信息化管理，進(jìn)一步確保工作效率及積極性，為檔案信息化管理奠定良好的人才基礎(chǔ)。2.4 提高信息化建設(shè)的針對(duì)

8、性事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要將檔案管理的實(shí)用性考慮進(jìn)去，為其提供充足的人力、物力、財(cái)力，強(qiáng)化檔案管理信息化網(wǎng)站的實(shí)用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁(yè)的形式建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)網(wǎng)頁(yè)式的服務(wù)建設(shè)，這對(duì)于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。與此同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來(lái)。3 結(jié)束語(yǔ)在檔案管理信息化建設(shè)中，考驗(yàn)員工的素質(zhì)和能力，是處理檔案情況的一種真實(shí)表現(xiàn)，當(dāng)管理信息化水平提升了，才能提升整體水平。從當(dāng)前狀況可以看到，因?yàn)楦鞣N原因造成我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)情況比較差。所以檔案管理員工要了解其原因，并采取有關(guān)的方法