辦公自動化系統(tǒng)在鐵路運輸行業(yè)中的應(yīng)用

1、辦公自動化系統(tǒng)在鐵路運輸行業(yè)中的應(yīng)用摘要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，自動化的辦公系統(tǒng)已經(jīng)在許多行業(yè)領(lǐng)域得 到應(yīng)用，鐵路運輸行業(yè)作為國家運輸網(wǎng)絡(luò)中的重要分支，如何將辦公自動化系統(tǒng) 成熟的運用到鐵路運輸業(yè)的辦公中去，實現(xiàn)辦公的高質(zhì)高效，成為從業(yè)者們共同 關(guān)心的問題。本文從辦公自動化系統(tǒng)的特點、優(yōu)勢入手，并就應(yīng)用方式提出策略, 以期為廣大同行提供參考。關(guān)鍵詞:辦公自動化鐵路運輸應(yīng)用方法辦公系統(tǒng)自動化就是將通訊信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、軟件開發(fā)技術(shù)相結(jié)合再 _齊運用到辦公活動中的新型辦公方式,鐵路運輸業(yè)較早的引進(jìn)了信息系統(tǒng)辦 公，但隨著科技不斷發(fā)展更新，開發(fā)建立更加完善的自動化辦公系統(tǒng)和積極發(fā)揮 其功能以促

2、進(jìn)辦公的高質(zhì)高效具有十分重要的現(xiàn)實意義。、自動化辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢l迅速便捷的處理速度鐵路運輸辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為載體，以龐大的數(shù)據(jù)信息流為存儲、處理的對象，而鐵路運輸行業(yè)又是一個異常復(fù)雜的網(wǎng)狀系統(tǒng)，每一條分支其中又牽扯 到大量記錄信息，包括實時更新的動態(tài)內(nèi)容，將如此繁雜的信息內(nèi)容以人工處理 為手段逐一進(jìn)行分析、統(tǒng)計、運算要耗費大量的時間精力。而依托自動化的辦公 系統(tǒng)則可以輕松、簡單的應(yīng)對。自動化辦公系統(tǒng)憑借多媒體技術(shù)的應(yīng)用，首先能 夠以強大的圖片、文字處理功能直觀的展現(xiàn)給辦公人員，讓人一目了然；其次, 多媒體系統(tǒng)可以第一時間發(fā)布新的數(shù)據(jù)、信息，對提高辦公效率、減輕工作任務(wù) 量有著積極作用；此外

3、，高速媒體處理使搭載大量信息內(nèi)容的數(shù)據(jù)傳輸可以便捷 的完成，用戶可以對媒體及時傳達(dá)的信息進(jìn)行閱覽，方便與快捷的體驗是從前人 工辦理所難以想象的，而今在使用自動化辦公系統(tǒng)后則可以使愿景得以實現(xiàn)。2 增強交流互動性鐵路運輸涉及到部門眾多，范圍也較為寬泛，要將如此多的部門人員統(tǒng)一協(xié) 作起來是具有難度的，但是自動化辦公系統(tǒng)則完美的解決了這一問題。辦公自動 化系統(tǒng)清晰的將鐵路運輸行業(yè)所涉及的工作內(nèi)容步驟一件件拆分開來，給使用者 以清楚明白的操作感受，所謂拜哪位神仙就進(jìn)哪座廟"，完成什么任務(wù)，查詢 什么信息 倒下一個流程時如何處理等，當(dāng)這些情況出現(xiàn)時可以直截了當(dāng)?shù)拈_展 工作，減少不必要的波折，不

4、必有你方唱罷我才能排隊登場的窘境，而 是人人都有了可自己發(fā)揮的舞臺。此夕卜啟動化的辦公系統(tǒng)還能夠加強各部門同 事之間的溝通交流與信息共享，對于構(gòu)建和諧愉快、協(xié)同一致的辦公環(huán)境有著積 極意義。大家不再是你追我趕的一副匆匆忙忙的樣子，取而代之的是井井有條的 有序進(jìn)行。3 .辦公自動化是發(fā)展的必然要求縱觀現(xiàn)實生活中的種種實例，首先來講，社會的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步也從 旁印證了,緊跟時代步伐才不會被落后淘汰。辦公系統(tǒng)自動化正是把對行業(yè)脈 搏的正確一招，辦公自動化系統(tǒng)在鐵路運輸行業(yè)的運用也是保證其行業(yè)先進(jìn)性 的要求之一；其次,自動化的辦公也對節(jié)省人力資源、降低行政管理的成本、提 高辦公效率從而改善公共服

5、務(wù)質(zhì)量有著有利影響，辦公效率的提升一方面為客戶 帶來良好體驗，另一方面對于推進(jìn)智能化、信息化、高速網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化辦公模 式開辟了捷徑；此外，在辦公自動化系統(tǒng)的使用過程中也是使用者能力提升的過程，具體到如何使用操作也促使著使用者努力學(xué)習(xí)、完善自身，在學(xué)習(xí)摸索中又 不斷的提升自己的綜合素質(zhì)水平，這些收獲也最終會回饋到工作建設(shè)中去，使得 行業(yè)得到蓬勃發(fā)展。據(jù)此，辦公自動化系統(tǒng)的運用是具有深厚基礎(chǔ)和美好前景 的。二、辦公自動化系統(tǒng)的實例使用系統(tǒng)概述以神華鐵路貨車會議及督辦管理系統(tǒng)為例，辦公自動化系統(tǒng)平臺由法務(wù) 系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、會議系統(tǒng)、督辦系統(tǒng)等四個方面組成，會議系統(tǒng)涵蓋的內(nèi)容包 括會前準(zhǔn)備、會議議題

6、管理、會議紀(jì)要管理、過程文件四項，督辦管理系統(tǒng)由任 務(wù)中心、查詢統(tǒng)計、督辦報告組成。在會議管理系統(tǒng)操作流程介紹到，按照新建簽報、會議準(zhǔn)備、議題紀(jì)要管理、 會議過程文件,簽報的內(nèi)容包含公文系統(tǒng)審批簽報,會前要對會議發(fā)起、創(chuàng)建、 清單預(yù)審、處室領(lǐng)導(dǎo)審批、領(lǐng)導(dǎo)審批、審批結(jié)果匯總、上傳最終材料,進(jìn)行到議 題管理時則要求手動創(chuàng)建議題、公文議題自動抓起和會議材料上傳，完成紀(jì)要審 核后便是常務(wù)會和月度例會自動關(guān)聯(lián)、代辦提醒參與領(lǐng)導(dǎo)秘書上傳會議文件，領(lǐng) 導(dǎo)秘書在線上傳本月總結(jié)、下月計劃。在督辦管理系統(tǒng)中則是先在任務(wù)中心集中展示跟蹤督辦、視圖樹形展示任務(wù) 分解過程、領(lǐng)導(dǎo)交辦、決議督辦、重點工作、發(fā)起督辦、反饋進(jìn)

7、度、任務(wù)無限層 層分解、任務(wù)下發(fā)后催辦、任務(wù)辦結(jié)后智能限制，還有在查詢時組合條件查詢搜 索、查詢結(jié)果實施展示，最后在督辦報告自動生成和情況通報，生成情況統(tǒng)計表 和明細(xì)表。從任務(wù)的創(chuàng)建到下發(fā)、分解、反饋、變更等都有著明確說明，整個過 程也流暢清晰。以會議系統(tǒng)為例，在以前的人工辦公模式中，工作人員要準(zhǔn)備將 會議準(zhǔn)備的事項逐一通知，效率十分低下，等通知到了有時還會岀現(xiàn)參會者工作 檔期有沖突，需要互相協(xié)調(diào)、核對日期，甚至?xí)绗F(xiàn)參會人員不齊，等到全員參 加時會議一拖再拖，耽誤了工作進(jìn)程的情況。此夕卜”會議的過程中還要記錄內(nèi)容、 整理文件，面對如此繁多的會議材料文件，岀現(xiàn)錯漏也時有發(fā)生。而采用自動化 系統(tǒng)

8、的時候，在準(zhǔn)備會議這一項中，提前公布與會人員參會時間，讓有時間沖突 的人員預(yù)先做好調(diào)整，再將準(zhǔn)備好的會議資料和記錄同步到網(wǎng)絡(luò)上去，使管理更 加的規(guī)范,既節(jié)省了時間又提高工作的質(zhì)量。從中我們不難看出，運用辦公自動化系統(tǒng)在行業(yè)發(fā)展中有著舉足輕重的作 用，能夠最大限度的發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益,尤其在鐵路運輸行業(yè)中的應(yīng)用，更加的通用 化、包容化、現(xiàn)代化，使鐵路運輸行業(yè)邁進(jìn)了新的歷史進(jìn)程。1辦公自動化系統(tǒng)使用應(yīng)當(dāng)遵循的原則使用辦公自動化系統(tǒng)不是毫無限制的，也需要遵守一定的原則。首先，自動 化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)不是一蹴而就的”通訊技術(shù)的發(fā)展也需要從點滴的積累開始” 由量變引起質(zhì)變。這個建設(shè)系統(tǒng)的過程需要制定統(tǒng)一的制度和

9、設(shè)立集中領(lǐng)導(dǎo)小 組，采用嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，以標(biāo)準(zhǔn)制度化管理作為保障；其次所有的硬件、 軟件都要以相關(guān)要求為標(biāo)尺，設(shè)備要具有規(guī)范性，這些對于建設(shè)的順利和成果維 護(hù)具有前瞻性的意義；最后要注意保障內(nèi)容的機(jī)密性和安全性，雖然網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建 設(shè)立足于系統(tǒng)資源共享，但也面臨著承擔(dān)泄密、資源流失等問題,因此還要遵循 著保護(hù)私密性和資源獨有性。2.辦公自動化系統(tǒng)運用發(fā)展展望經(jīng)過改革開放后多年的信息化發(fā)展研究，自動化系統(tǒng)的科技運用已經(jīng)取得了些顯著成績，但同時也面臨著很多問題。自動化辦公系統(tǒng)也還有許多難關(guān)尚未攻克這些問題主要包括以下三個方面：第一，經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度不同與傳統(tǒng)行業(yè) 對于自動化的科技成果的輕視造成一些地域

10、、行業(yè)發(fā)展程度不平衡；第二，我們 的科技水平尚處在一個需要突破的時期,在發(fā)展內(nèi)容上還有許多局限性;第三， 安全方面還存在漏洞。雖然這些問題切實存在，但辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)依舊有 著重要的進(jìn)步意義，幫我們解決了日常工作中的許多難題，需要我彳門以發(fā)展的眼 光去看待。例如，對于督辦系統(tǒng)的建設(shè),在完善督辦系統(tǒng)的管理機(jī)制時，可以對 督查督辦的事務(wù)做到有序化的管理，促進(jìn)督辦事項落到實處、督辦問題盡快解決、 齊抓共管上行下效,將及時整理出的領(lǐng)導(dǎo)指示納入辦公自動化的公文管理系統(tǒng)， 使得督辦工作做到無縫對接和有序跟進(jìn)。督辦系統(tǒng)的功能得到充分的發(fā)揮,對于 促成辦公自動化系統(tǒng)的升級和對于鐵路運輸行業(yè)的建設(shè)完善有著重要的意義，也 具有極好的發(fā)展前景。辦公自動化系統(tǒng)正處于勢頭正盛的發(fā)展期，但與此同時也注意促進(jìn)其資源更 合理的配置，減少人工因素的參與和影響，讓工作人員在實際的工作中提高警惕, 嚴(yán)防漏洞，通過不斷的進(jìn)步完善來達(dá)到，實現(xiàn)在信息高速路上高歌猛進(jìn)目的。三、結(jié)束語伴隨國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，鐵路運輸行業(yè)的信