公司公文管理制度

1、精品word文檔值得下載值得擁有LOGO公司名稱文件編號：頁 碼：第 頁共頁版 號：公文管理制度生效日期：2012年月 日一、目的：為使公司公文管理制度化、規(guī)范化，特訂定本規(guī)定二、范圍：本規(guī)則所稱公文管理，指公司在經(jīng)營管理過程中所產(chǎn)生的各種公文，以及與外界來往的公文，包括常用公文類別、行文格式規(guī)范、擬定、審批、收 (發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與 控制。三、職責(zé)公司的公文由行政部統(tǒng)一進行管理，公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全四、公司的公文主要分為內(nèi)部公文和外部公文(一)、內(nèi)部公文的管理：1、公司常用公文類別主要有：請示、批復(fù)、通知、報告、通報、決定、決議、函、會議記錄、會議紀要、工作總結(jié)

2、、工作計劃、簡報、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。2、公文擬制：(1)行文格式的要求：包括對標(biāo)題、正文(行文格式、層次序號使用、標(biāo)點符號使用、數(shù)字的使用、時間的寫法)和落款及時間的要求。具體規(guī)定以附件一 行文格式要求為準(zhǔn)。(2)、行文格式規(guī)范，具體規(guī)范以附件二行文格式規(guī)范為準(zhǔn)，主要規(guī)范內(nèi)容有：規(guī)范頁面設(shè)計。規(guī)范標(biāo)題、小標(biāo)題所用字體、字號、行距、排布。規(guī)范正文格式：行文格式，所用字體、字號、行距、層次序號、標(biāo)點符號、數(shù)字、時間寫 法。規(guī)范落款及時間。規(guī)范主題詞、詞目所用字體、字號。(3)常見公文寫作具體格式：具體以附件三常見公文寫作格式與范文。(4)文件擬制的基本要求：準(zhǔn)確反映公司決策和領(lǐng)導(dǎo)意圖。聯(lián)合行文，要征求

3、各聯(lián)合部門的意見或由各聯(lián)名部門共同起草。行政部對文件印制質(zhì)量、行文的文種與格式負責(zé)審核。要求公文類別定位準(zhǔn)確，行文規(guī)范 按上述規(guī)定執(zhí)行。對外文件由行政部負責(zé)審核。3、行文模式：分對內(nèi)行文和對外行文，具體分為：上行文、平行文、下行文和其他行文 模式。具體格式見附件四 行文模式。4、公文的審批：(1)文件發(fā)文前均應(yīng)送分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批，明確發(fā)文范圍。文稿一經(jīng)審批，一 般不得再行修改。如確需修改的，需報經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。領(lǐng)導(dǎo)審批稿件應(yīng)歸檔保存，以 備查閱。(2)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)分工，文件審批權(quán)限為：凡政策性強、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內(nèi)部重大政策的財務(wù)、預(yù)算、計劃、人 事任免(依據(jù)干

4、部任免權(quán)限)、機構(gòu)設(shè)置及編制、經(jīng)濟合同、協(xié)議以及以公司名義發(fā)布、 上報等方面的文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽審后報總經(jīng)理審批。凡公司的重大決策、重大項目、重要人事(部門經(jīng)理及以上)調(diào)整等，對公司產(chǎn)生重大 影響的文件，送總經(jīng)理審閱后，還需呈公司董事長簽發(fā)。(2)、內(nèi)部行文程序上行文件行文程序：所有上行的文件，在部門擬定文件內(nèi)容后須填寫公司統(tǒng)一印制的文件呈批件按審批權(quán)限，逐級報批。下行文件行文程序：公司的下行文件主要有通知、通報、會議紀要、決定或決議。經(jīng)報批后的文件如需各部門知悉或執(zhí)行進行發(fā)文時，可以按批示后內(nèi)容，依公司規(guī)定直接 發(fā)文。規(guī)章制度等文件下發(fā)前，應(yīng)填寫公司統(tǒng)一印制的發(fā)文稿紙。按審批權(quán)限簽署意見批準(zhǔn)

5、后行文。5、公文印制發(fā)放：(1)印制文件時，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)審批的范圍份數(shù)進行印制，做到迅速準(zhǔn)確、字樣清晰、裝訂 整齊、符合格式。校對人對復(fù)印的稿件負責(zé)。秘密文件的印刷、校對按保密制度指定專人 進行。(2)公司內(nèi)部行文：文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部統(tǒng)一編號印制，發(fā)與各部門及相關(guān)人員。發(fā)文同時由收文者在公司統(tǒng)一的 發(fā)文登記簿上簽收。(3)各部門收到文件后要及時將文件內(nèi)容傳達給部門員工進行學(xué)習(xí)或知悉，同時做好建檔工作，按年度文件類型分類存檔。(4)對外行文：一式最少兩份，一份交與接受單位，一份由接受單位簽收后返回行政部 存檔備查。(5)利用傳真系統(tǒng)傳送文件時，必須確認文件的實收情況。凡需存檔或送請領(lǐng)導(dǎo)批示的

6、傳真件，應(yīng)復(fù)制后再行處理，以利長期保存9、文件追蹤：指的是具有工作指導(dǎo)性的、要求性、限時性、目標(biāo)性的文件，行政部要根據(jù)文件內(nèi)容規(guī)定 對各部門的工作進行追蹤，對未按規(guī)定完成的部門予以提醒，以利工作進展。(二)外來文件處理程序1、各部門收到的外來文件需要公司進行辦理或知悉的應(yīng)一律送行政部進行統(tǒng)一登記、編 號，并填寫外來文件處理單。2 、行政部文員將外來文件連同文件處理單呈主管審閱，審閱后呈總經(jīng)理簽署(如一 般性公文，由行政部主管簽署即可)。3 、外來文件簽署后，將文件及文件處理單返回行政部文員。由行政部文員按簽署意 見送相關(guān)部門閱辦或進行發(fā)文。4 、各部門主管應(yīng)在文件規(guī)定期限內(nèi)按要求及時辦理。5

7、、文件之內(nèi)容按要求閱辦之后，由行政部統(tǒng)一進行存檔。(三)、文件處理期限1 收發(fā)人員收文時，快遞、電報、傳真、機密文件等原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。2 內(nèi)部下發(fā)文件，要在公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，上午批下午發(fā)，下午批次日上午發(fā)，如果在 批示后能發(fā)的要及時發(fā)到各部門。 精品word文檔 值得下載 值得擁有精品word文檔值得下載值得擁有3外來義件要在文件收到后，一小時內(nèi)完成文件的文件處理單的填寫報領(lǐng)導(dǎo)。4文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲/、得逾二日。5呈批文件，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)工作情況，一般情況下文件送達后應(yīng)及時審批，如果工作較忙或外出的，行政部文員要及時跟蹤，以便及時進行文件簽批，以

8、利后續(xù)工作。（四）文件的借閱、復(fù)印和清退各部門因工作需要借閱或復(fù)印一般文件時，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，行政部經(jīng)理同意后辦理；對有密級的文件須總經(jīng)理同意后方可辦理。借閱復(fù)印文件時，應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，在 文件借閱復(fù)印登記表 上進行記錄。原 則上就地閱看，帶走的要按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在 文件上用筆勾劃。定期對已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作，如發(fā)現(xiàn)文件 丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。五、信件：公司的信件一由行政部負責(zé)收發(fā)，收發(fā)時填寫公司信件收發(fā)登記表。六、文件存檔：（一）呈批文件：審批后的呈批件的所有原件送行政部，行政部按“類別一一年度一一部門”方式進行存檔備查。（二）各部門的文件，根據(jù)文件內(nèi)容、秘級，按“年度一一公文類別”分類法進行存檔，行政部每年2月份對各部門年度的檔案進行收集，同時各部門應(yīng)做好文件檔案規(guī)范收 集管理工作，對于重要文件要及時歸檔。具體實施以公司檔案管理辦法執(zhí)行。七、文件作廢及銷毀對于公司制度，莊文件，根據(jù)公司發(fā)展需要出臺新的制度后，原制度作廢后要加蓋“作 廢文件”章，按保管期限到期的文件或經(jīng)過一段時間無用的文件進行銷毀時，要填寫“文 件銷毀”清單請示領(lǐng)導(dǎo)，一般文件經(jīng)行政部主任批