化工貿(mào)易公司業(yè)務(wù)部管理制度

1、第十一章業(yè)務(wù)部管理制度第一條 業(yè)務(wù)日常管理制度1. 業(yè)務(wù)員外出必須填寫日?qǐng)?bào)表，沒有填寫日?qǐng)?bào)表的以曠工論處。2. 每日必須做好考勤記錄，因外出無考勤的，以拜訪日?qǐng)?bào)表及外出登記為依據(jù)，結(jié)算工資以考勤記錄為準(zhǔn)。3. 業(yè)務(wù)部有關(guān)文書、報(bào)告、報(bào)價(jià)、報(bào)銷單據(jù)，均需先由經(jīng)理審批，方可上報(bào)。4. 新開客戶，先由業(yè)務(wù)員陪經(jīng)理視廠后方可送貨。5. 新開客戶量在二萬以上的，每月由經(jīng)理視廠一次；6. 業(yè)務(wù)員以現(xiàn)金客戶，高利潤客戶為重點(diǎn)開發(fā)對(duì)象。7. 業(yè)務(wù)員所有報(bào)告均以書面申請(qǐng)并備案存檔。8. 客戶貨款：如果由業(yè)務(wù)員與公司催收往返四次以上仍未收到的貨款，第四次以后催收貨款的差旅費(fèi)及有關(guān)費(fèi)用由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)承擔(dān)。9. 業(yè)務(wù)員

2、的辭退（1） 長期不遵守考勤制度或其它管理規(guī)章制度，經(jīng)警告仍無改正的，給予辭退處理。（2） 不服從部門經(jīng)理管理，上班不務(wù)正業(yè)，工作長期沒有成就的，業(yè)務(wù)部經(jīng)理有權(quán)對(duì)其進(jìn)行處置直至辭退。（3） 業(yè)績連續(xù)三個(gè)月未達(dá)到公司規(guī)定的且公司無法為其調(diào)崗的。（4） 有違法亂紀(jì)行為，造成惡劣影響的，相關(guān)人員自動(dòng)離職。（5） 所有因違反公司管理制度或者業(yè)績未達(dá)標(biāo)而給予辭退的，一律不給予經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。第二條 新增客戶流程一、在前臺(tái)領(lǐng)取新增客戶申請(qǐng)表，認(rèn)真填寫表內(nèi)各項(xiàng)內(nèi)容，要求字跡工整，內(nèi)容屬實(shí)。二、 新增客戶必須具備以下資料交跟單文員及財(cái)務(wù)審核后，方交總經(jīng)理審批后即可出貨1. 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照正副本；2. 稅務(wù)登記證正

3、副本；3. 中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證；4. 危險(xiǎn)化學(xué)品生產(chǎn)、經(jīng)營許可證；5. 開票資料；6. 客戶法人代表、采購負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人名片壹張。以上資料必須齊備，如資料不全造成不能按時(shí)出貨，給客戶造成損失賠償?shù)挠蓸I(yè)務(wù)員自行負(fù)全責(zé)。第三條 新開客戶（月結(jié)）必備程序1. 先填寫清楚詳細(xì)開戶申請(qǐng)表資料；2. 財(cái)務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)經(jīng)理視廠一次；3. FAX客戶營業(yè)執(zhí)照與國稅登記證；4. 報(bào)價(jià)單；5. 報(bào)價(jià)單回傳確認(rèn)；6. 總經(jīng)理審閱；7. 送貨簽收要蓋客戶公章；8. 月營業(yè)額在五萬以上，必須由業(yè)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理與客戶法人代表、客戶財(cái)務(wù)人員接觸每月一次。月結(jié)營業(yè)額在十萬以上需總經(jīng)理視廠一次。9. 應(yīng)付款時(shí)間到

4、后，按付款態(tài)度時(shí)間，決定月結(jié)數(shù)量；10. 所有月結(jié)客戶需提供客戶負(fù)責(zé)人名片一張；11. 第三個(gè)月由業(yè)務(wù)經(jīng)理，財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理，業(yè)務(wù)員對(duì)客戶進(jìn)行評(píng)估，決定信用等級(jí)。第四條 業(yè)務(wù)員傳真報(bào)價(jià)單須知1. 所有客戶傳真報(bào)價(jià)單，只可由業(yè)務(wù)員或叫前臺(tái)文員代處理。2. 傳真報(bào)價(jià)單，先看客戶名稱，不可重復(fù)的。3. 未做的客戶，除非現(xiàn)金，可每天報(bào)價(jià)。數(shù)據(jù)一般三天至一周傳報(bào)價(jià)。連續(xù)一個(gè)月未訂單的，少報(bào)價(jià)。4. 同行少報(bào)價(jià)。5. 對(duì)每一位業(yè)務(wù)員資料保密。6. 對(duì)傳真進(jìn)來的資料及時(shí)報(bào)告經(jīng)理及總經(jīng)理。7. 同一客戶只能由一個(gè)業(yè)務(wù)員跟進(jìn)，不可同時(shí)幾個(gè)業(yè)務(wù)員跟進(jìn)。（無論開戶與否）8. 對(duì)非業(yè)務(wù)客戶詢價(jià)，及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理，由總經(jīng)

5、理處理。9. 對(duì)任何客戶電話，傳真必須及時(shí)處理。10. 對(duì)手中客戶資料必須保管好，禁止業(yè)務(wù)員翻看前臺(tái)資料。11. 管理文書需存檔。第五條 業(yè)務(wù)員拜訪管理原則1. 凡是會(huì)當(dāng)天支票、期票客戶及其它數(shù)期客戶，均需由業(yè)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理拜訪一次。2. 凡是需要拜訪的客戶，業(yè)務(wù)員需先行拜訪一次，確認(rèn)有可能合作后，方可申請(qǐng)業(yè)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理陪同拜訪。3. 所有數(shù)期客戶，必須經(jīng)拜訪后方可申請(qǐng)數(shù)期。4. 拜訪客戶一定要先與客戶聯(lián)絡(luò)好后，才去拜訪。5. 數(shù)期客戶金額在5 萬以下，可拜訪客戶采購或采購主管。6. 數(shù)期客戶在10 萬元以上，必須拜訪客戶總經(jīng)理以及老板或老板代理人。7. 拜訪客戶后，必須書面報(bào)告對(duì)客戶狀

6、況的了解程度，詳細(xì)填寫“工廠信用調(diào)查報(bào)告”。第六條 業(yè)務(wù)用車管理1. 業(yè)務(wù)部至少配備一臺(tái)業(yè)務(wù)車。2. 業(yè)務(wù)員外出拜訪需要用車，必須提前一天填寫用車申請(qǐng)，交由部門經(jīng)理安排拜訪用車。3. 部門經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)員申請(qǐng)，合理安排用車的時(shí)間和線路，做到節(jié)檢辦事。4. 未經(jīng)批準(zhǔn)和自用車的，根據(jù)實(shí)際情況每次罰款100-300 元。5. 交通違章所有費(fèi)用由駕駛員自行負(fù)責(zé)。6. 出現(xiàn)交通事故，所需相關(guān)費(fèi)用，駕駛?cè)藛T負(fù)責(zé)30%。第七條 客戶招待費(fèi)的管理1. 原則上公司對(duì)來往客戶不予招待，個(gè)別重點(diǎn)來往客戶確需公司出面招待的，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并且限定招待費(fèi)用，超出部份由相關(guān)人員自行墊付。2. 往來客戶確需招待的，其費(fèi)用

7、不能超過當(dāng)月銷售總額的0.5%，超過部分相關(guān)人員自行墊付。3. 招待往來客戶必須事先經(jīng)公司同意，并且有正規(guī)發(fā)票方可報(bào)銷。第八條 發(fā)票規(guī)定管理1. 本規(guī)定所稱發(fā)票包括普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票。2. 需要開具增值稅發(fā)票的單位需向我公司提供有關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、增值稅一般納稅人資格證復(fù)印件、蓋有“一般納稅人資格”印章的稅務(wù)登記副本復(fù)印件。由財(cái)務(wù)部督促業(yè)務(wù)員協(xié)助收款。3. 發(fā)票開具的名稱、數(shù)量、金額，原則上要與送貨的情況保持一致，特殊情況需要事先和財(cái)務(wù)部協(xié)商報(bào)總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)部可根據(jù)實(shí)際需要有關(guān)業(yè)務(wù)員和客戶單位聯(lián)系更改開票的內(nèi)容（包括品種、價(jià)格）。4. 業(yè)務(wù)員要事先和客戶單位談好是否需開具發(fā)票

8、。需要開具發(fā)票的單位，其報(bào)價(jià)必須是含稅價(jià)，同時(shí)約定好開票時(shí)間，并將開票時(shí)間書面通知財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)部及時(shí)開出發(fā)票并作好預(yù)算。5. 需要開票的單位，要根據(jù)發(fā)票的票面金額將款匯到公司的基本帳戶上。原則上先付款后開票或票到款到（什么時(shí)候付款就什么時(shí)候開票，經(jīng)同意收取遠(yuǎn)期支票也可以）。不可先開票再延期收款。6. 每月 28 日（ 2 月份為 25 日）為財(cái)務(wù)部的結(jié)算日，原則上每月28 日（ 2月份為 25 日）以后不對(duì)外開具發(fā)票，有關(guān)業(yè)務(wù)員要聯(lián)系安排好需要開票的時(shí)間，盡量在每月27 日以前將本月的發(fā)票開出。7. 任何客戶不可代開或虛開增值稅發(fā)票。8. 原則上低于公司報(bào)價(jià)的客戶不開發(fā)票。9. 有回扣的客

9、戶，回扣部分也將收取一定的開票稅負(fù)。第九條 供貨出貨管理一、供貨原則1. 開戶資料齊全，開戶必須經(jīng)過財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理批準(zhǔn)方為有效。2. 數(shù)期客戶，必須有營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證（需開增值稅發(fā)票的必須有增值班稅一般若納稅金人資格證）。3. 放數(shù)超過五萬客戶必須的呈交客戶主管卡片兩張，一張交財(cái)務(wù)部，一張交總經(jīng)理。4. 放數(shù)超過二十萬客戶必須呈交老板卡片兩張。二、無訂單客戶出貨程序1. 接聽到訂單電話后，做好筆錄。2. 由跟單文員電話聯(lián)絡(luò)客戶，明確訂單數(shù)量、單價(jià)、送貨時(shí)間、付款時(shí)間是否與訂單一致要及時(shí)通知相關(guān)人員及做出相應(yīng)處理。3. 明確需現(xiàn)金的客戶，一定要通知客戶準(zhǔn)備好現(xiàn)金，貨物會(huì)在何時(shí)送達(dá)。4. 如果

10、不能在客戶規(guī)定的時(shí)間到貨，一定要與客戶溝通，因何種原因、可能會(huì)在什么時(shí)間到。5. 無論何種原因，不能及時(shí)送貨到客戶手中，一定要通知相關(guān)業(yè)務(wù)員、文員及主管（廠務(wù)文員必須要做的事）。6. 特殊急件客戶，出貨也要通知相關(guān)文員、業(yè)務(wù)員及主管。7. 貨到客戶不能收現(xiàn)金、支票或推遲付款，一定要第一時(shí)間通知主管及相關(guān)業(yè)務(wù)人員，收到?jīng)Q定后方或執(zhí)行。8. 所有上門提貨的客戶，必須是提貨價(jià)格在公司報(bào)價(jià)以下的，均要請(qǐng)示廠長與總經(jīng)理，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后方或執(zhí)行。9. 凡是上門提貨未付款的客戶，必須由廠長簽名與總經(jīng)理電話許可后方可出貨。10. 文員、主管、廠長應(yīng)該簽字未簽字或未做好記錄的，出現(xiàn)問題由相關(guān)人 員負(fù)責(zé)。11.所有

11、出貨單必須有文員、主管、廠長簽字后方可出貨。第十條有關(guān)收取貨款的規(guī)定為了完善公司財(cái)務(wù)管理制度，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，維護(hù)公司利益，現(xiàn)對(duì)公司貨款 的收款方面統(tǒng)一做以下規(guī)定：1 .公司實(shí)行銷售與收款分工負(fù)責(zé)的原則，業(yè)務(wù)部人員負(fù)責(zé)市場營銷，客戶 的跟綜與維護(hù)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)收貨款的回收，核對(duì)，控制工作。2 .所有送貨單要求客戶簽字蓋章，不能蓋章的必須有客戶委托收款人簽收 的委托函（現(xiàn)金 除外），送貨司機(jī)必須及時(shí)將送貨單據(jù)交廠務(wù)負(fù)責(zé)人， 并由廠務(wù)部廠長將原始單據(jù)每周一，周四兩次送回財(cái)務(wù)部，如因單據(jù)回 收不及時(shí)造成推遲收貨款或不能收回貨款的，由相關(guān)人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償 責(zé)任；3 .委托貨運(yùn)公司送貨的，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員督促貨運(yùn)公司相關(guān)人員，將經(jīng)客 戶蓋章或4 .簽字的送貨單據(jù)第二天上午傳真給財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人，并于每周三，周六兩 次及時(shí)將