事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案

1、    事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案    摘 要：在社會快速發(fā)展的背景下，我國的經(jīng)濟(jì)正在顯著提升。在信息時代中事業(yè)單位的檔案管理也形式也逐漸發(fā)生改變，各事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利開展，應(yīng)落實(shí)檔案管理信息化，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變成為電子版檔案。但是不可否認(rèn)，在這一轉(zhuǎn)變過程中依然存在的各種問題有待完善，不僅影響著檔案管理的整體質(zhì)量，還阻礙著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。所以，這就要求相關(guān)管理人員能夠以一種正確的眼光看待在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的各種問題。因此，本文將圍繞事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與處理方案為主題來展

2、開分析，再提出促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作順利開展的可行性對策。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;信息化建設(shè);問題與解決方案1 針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在薄弱環(huán)節(jié)的探究當(dāng)前在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中依然存在著各種問題有待完善，其中主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，缺乏完善的檔案管理信息配套設(shè)施。本身對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，具有人員流動較大的特點(diǎn)，所以在對人事檔案保管時容易存在疏忽現(xiàn)象，并且對于一般的檔案管理部門來說，其檔案室是較為狹窄的，相應(yīng)的配套設(shè)施也較為匱乏，在這一背景下會導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)工作缺乏完整性以及安全性，從而對信息化建設(shè)工作形成嚴(yán)重的阻礙。第二，信息技

3、術(shù)的應(yīng)用不夠全面。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中大部分人的工作都是依靠人工落實(shí)，所以工作人員的工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，而且效率較低，從而存在著各種人為誤差。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理不僅需要各種基礎(chǔ)設(shè)施。還要具備專業(yè)性技能較強(qiáng)、綜合素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍作為支持，但是由于當(dāng)前部分人事檔案管理工作人員對信息檢索的技術(shù)應(yīng)用缺乏專業(yè)性，也就存在著信息化應(yīng)用不夠現(xiàn)象。第三，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在各種信息安全問題。如果有部分違法分子惡意將病毒融入到檔案管理中，很有可能會竊取信息，以至于信息泄露，這對事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響1。2 針對促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作開展可行性對策的探究2.1 構(gòu)建完善的管理

4、和工作制度首先，為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，應(yīng)構(gòu)建完善的管理和工作制度。在社會快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位要迎合社會的發(fā)展潮流，跟上社會發(fā)展的腳步，要認(rèn)識到事業(yè)單位本身就是具有特殊性的單位，而檔案管理部門也是一種邊緣化機(jī)構(gòu)，在我國相關(guān)法律法規(guī)完善的背景下，對事業(yè)單位的檔案管理工作也有著各種規(guī)定，所以檔案管理工作信息化建設(shè)工作要始終在法律允許的范圍中開展，實(shí)現(xiàn)受到法律法規(guī)的合理約束，促使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作有法可依。與此同時，事業(yè)單位還要加強(qiáng)對自身實(shí)際情況的掌握和認(rèn)識，依據(jù)實(shí)際情況制定檔案資料管理制度，對相關(guān)工作人員開展培訓(xùn)工作，提升其專業(yè)性技能以及工作能力。注重完

5、善監(jiān)督管理制度將會對檔案管理信息化建設(shè)的整個過程實(shí)時監(jiān)控和管理，確保整個建設(shè)過程能滿足相關(guān)要求，并處于規(guī)章制度的約束內(nèi)。而且在監(jiān)管制度完善下會促使檔案管理工作人員激發(fā)自身工作潛能，具備良好的工作意識以及主動性，實(shí)現(xiàn)保障檔案資料的信息安全。除此之外，事業(yè)單位還要實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部監(jiān)督和單位外部監(jiān)督，促使兩者相互融合，實(shí)現(xiàn)共同促進(jìn)，在第一時間掌握檔案管理信息化中存在的各種薄弱環(huán)節(jié)，并及時糾正，確保構(gòu)建專業(yè)高效的檔案管理信息化系統(tǒng)2。2.2 注重提升工作人員綜合素質(zhì)其次，注重提升工作人員綜合素質(zhì)來促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。在社會快速發(fā)展下事業(yè)單位要想落實(shí)檔案管理工作信息化，應(yīng)組織一支專業(yè)型

6、技能較強(qiáng)、綜合素質(zhì)較高的工作團(tuán)隊(duì)，確保檔案管理工作人員全面掌握信息化檔案管理的手段，所以這就要求相關(guān)管理人員培養(yǎng)和引進(jìn)更多檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才來提升檔案管理信息化的質(zhì)量。還要對現(xiàn)有的檔案管理工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，改變以往的檔案管理形式以及知識結(jié)構(gòu)。與此同時，事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)自身實(shí)際的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)來制定科學(xué)的檔案管理信息化進(jìn)程。在當(dāng)前社會中信息化技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，檔案管理信息化也是一種必然的發(fā)展趨勢，但是事業(yè)單位要避免盲目從眾，而要依據(jù)實(shí)際情況來落實(shí)信息化，在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化前要安排工作人員和專家開展科學(xué)規(guī)劃，在綜合考慮實(shí)際情況的背景下制定檔案管理信息化建設(shè)的短期目標(biāo)和長期目標(biāo)3。2.

7、3 重視建立現(xiàn)代化信息化網(wǎng)站最后，重視建立現(xiàn)代化信息網(wǎng)站。通過這種手段給相應(yīng)人員提供各種專業(yè)化的檔案信息服務(wù)。網(wǎng)頁式服務(wù)是落實(shí)檔案管理工作信息化的主要手段和途徑，這種手段會成為事業(yè)單位檔案管理信息化的主流模式。需要注意的是，在構(gòu)建檔案管理信息化網(wǎng)站時，要確保該網(wǎng)站具有更新以及再開發(fā)的能力，從而迎合社會的發(fā)展潮流，更加全面的利用計(jì)算機(jī)中的各種資源。事業(yè)單位檔案管理工作人員在合理利用計(jì)算機(jī)的背景下及時更新檔案內(nèi)容，為實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確保存各種檔案信息提供保障，還要發(fā)揮出掃描儀等各種設(shè)備的利用優(yōu)勢，加強(qiáng)對圖片以及聲像等檔案材料的保存，通過這種手段最大限度地減少檔案資料管理的資金以及空間。除此之外，在事業(yè)單位檔

8、案管理信息化建設(shè)工作中應(yīng)落實(shí)數(shù)字化。檔案信息資源數(shù)字化是對檔案原文件保存的主要手段之一，而事業(yè)單位中的管理人員應(yīng)發(fā)揮出現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的利用優(yōu)勢，把物質(zhì)化信息資源開展數(shù)字化保存，還應(yīng)構(gòu)建完善的檔案全文數(shù)據(jù)庫以及檔案目錄數(shù)據(jù)庫，落實(shí)為所有工作人員提供具有針對性的服務(wù)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化的同時，還要加強(qiáng)對傳統(tǒng)檔案管理手段的更新，實(shí)現(xiàn)兩者相互補(bǔ)充、相互影響、共同發(fā)展4。3 總結(jié)通過上述問題分析，我們充分地意識到實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性。各事業(yè)單位應(yīng)適應(yīng)社會的發(fā)展，跟上社會發(fā)展的潮流，將事業(yè)單位檔案管理信息化當(dāng)作關(guān)鍵任務(wù)之一，而相關(guān)管理人員要用一種正確的眼光看待當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的問題，其中主要包括缺乏完善的檔案管理信息配套設(shè)施、信息技術(shù)的應(yīng)用不夠全面以各種信息安全問題。因此，在后續(xù)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的管理和工作制度、注重提升工作人員綜合素質(zhì)、重視建立現(xiàn)代化信息化網(wǎng)站，為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。參考文獻(xiàn)1魏勇.檔案管理信息化若干問題的思考j.工會論壇（山東省工會管理干部學(xué)院學(xué)報），2017（4）.2路晉超，賈彥敏，林建民.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的若干問題j.黑龍江史志，2018（11）3彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問