人事檔案管理人員勝任力探究

1、    人事檔案管理人員勝任力探究    白芝梅【摘要】在我國越來越注重人才培養(yǎng)的今天，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，使之在各自的崗位上充分發(fā)揮作用，為促進(jìn)企事業(yè)單位更好發(fā)展作出貢獻(xiàn)。就以人事檔案管理人員來說，了解人事檔案管理工作需要根據(jù)管理人員的實(shí)際情況，有意識地強(qiáng)化管理人員的勝任力，可以使其在落實(shí)各項(xiàng)管理工作的過程中有良好的表現(xiàn)，使各項(xiàng)管理工作高質(zhì)高效地完成，提高人事檔案的利用價(jià)值，為企事業(yè)單位更好地制定戰(zhàn)略決策或工作方針提供依據(jù)。由此看來，不斷強(qiáng)化人事檔案管理人員的勝任力是非常必要的。以下本文將通過分析勝任力的概念，進(jìn)而探究如何強(qiáng)化人事檔案管理

2、人員的勝任力。【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理人員；勝任力人事檔案管理人員是負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作人員，在提高人事檔案管理水平方面發(fā)揮著重要作用?；诖?，可以保證人事檔案管理人員水平的提高，可以使人事檔案管理各項(xiàng)工作有效且合理地落實(shí)，充分發(fā)揮作用，提高人事檔案的利用價(jià)值，為企事業(yè)單位更好地制定戰(zhàn)略決策或工作方針提供重要依據(jù)。但是，通過對我國企事業(yè)單位的了解，確定人事檔案管理人員的勝任力不強(qiáng)，難以切實(shí)有效地執(zhí)行各項(xiàng)人事檔案管理工作，導(dǎo)致管理作用難以充分發(fā)揮。對此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理人員勝任力的調(diào)查研究，進(jìn)而提出有針對性的措施來強(qiáng)化人事檔案管理人員，提高人事檔案管理人員的

3、整體水平。一、勝任力及勝任力模型分析有關(guān)權(quán)威專家以績效標(biāo)準(zhǔn)為參照，認(rèn)為勝任力是形成個(gè)人績效的深層原因，并且不排斥個(gè)人的潛在特性或行為，將勝任力作為特質(zhì)和行為的不同面的組合。但并不是所有的行為都是勝任力的表現(xiàn)，穩(wěn)定的、可描述的、能預(yù)測高績效的那部分行為被視為勝任力。基于此，學(xué)術(shù)界將“勝任力”定義為：在實(shí)際情景中能預(yù)測并能成功解決問題的因素和特質(zhì)，即個(gè)體所具備的、能夠以之在某個(gè)或者某些具體職位上取得最優(yōu)績效表現(xiàn)的內(nèi)在穩(wěn)定特征或特點(diǎn)。這充分說明了人們應(yīng)當(dāng)具備勝任力，只有具備了勝任力，才能勝任崗位工作，并且高質(zhì)高效地完成崗位工作，這對于自身未來的發(fā)展有很大幫助。二、人事檔案管理人員勝任力的調(diào)查研究（一

4、）研究對象。出于深入了解人事檔案管理人員勝任力情況，筆者以某地區(qū)國有企業(yè)人事檔案管理人員為對象，展開相關(guān)資料的調(diào)查研究工作。（二）研究工具。通過筆者所掌握的某地區(qū)國有企業(yè)人事檔案管理人員相關(guān)研究資料，采用的研究工具有兩種，即一般資料和測評工具。一般資料包括人事檔案管理人員姓名、性別、年齡、職稱、學(xué)歷、工作年限等方面的信息；而測評工具是指通過大量資料回顧，進(jìn)行類比分析、綜合對照，提出勝任力測評標(biāo)準(zhǔn)，公平公正、合情合理地進(jìn)行分析研究工作。（三）研究范圍。考慮到研究材料是否合理將直接影響后續(xù)人事檔案管理人員勝任力，在進(jìn)行人事檔案管理人員調(diào)查研究設(shè)計(jì)中，結(jié)合人事檔案管理工作實(shí)際情況及管理人員的日常表現(xiàn)

5、，確定對人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識儲備能力、檔案價(jià)值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統(tǒng)計(jì)分析能力、檔案保管與維護(hù)能力、信息檢索能力、應(yīng)對突發(fā)事件能力、信息化管理能力等方面進(jìn)行考察。（四）調(diào)查結(jié)果與分析。經(jīng)過以上調(diào)查研究的執(zhí)行，最終顯示的調(diào)查結(jié)果是人事檔案管理人員的勝任力與年齡、職稱、工作年限有很大關(guān)系，與學(xué)歷的關(guān)聯(lián)甚少?；谡{(diào)查研究結(jié)果顯示，確定人事檔案管理人員勝任力調(diào)查研究之中，對專業(yè)知識、信息檢索、應(yīng)對突發(fā)事件、信息化管理等方面進(jìn)行了考察，最終確定人事檔案管理人員的年齡、職稱及工作年限對其勝任力影響較大，這充分說明了人事檔案管理人員隨著年齡的不斷增長、工作年限的不斷增長、崗位工作的

6、不斷了解，能夠使管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)更加豐富、知識儲備更多、工作技能更強(qiáng)，進(jìn)而提升了檔案管理人員的勝任力。當(dāng)然，調(diào)查結(jié)果也說明了學(xué)歷對人事檔案管理人員勝任力影響不大，這側(cè)面說明了我國高等人事檔案管理教育不佳，尤其是本科教育，缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理教育標(biāo)準(zhǔn)及課程體系，導(dǎo)致人事檔案管理人員在學(xué)習(xí)期間未能得到有效的教育和培養(yǎng)，促使其人事檔案管理知識掌握不扎實(shí)，管理技能不強(qiáng)。三、人事檔案管理人員勝任力研究通過對我國企事業(yè)單位人事檔案管理人員勝任力表現(xiàn)情況來看，確定人事檔案管理人員的勝任力有待提高。又因上文調(diào)查之中，確定人事檔案管理人員勝任力與年齡、職稱及工作年限等方面有很大關(guān)系，所以要想真正意義上提高人

7、事檔案管理人員的勝任力，筆者建議采取以下措施：（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理意識。人事檔案管理要做到與時(shí)俱進(jìn)，如此才能使其真正發(fā)揮作用，規(guī)范、監(jiān)督、控制人事檔案的各個(gè)方面，提高人事檔案的利用價(jià)值。當(dāng)然，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，需要改變企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的意識，也就是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及管理者的現(xiàn)代化管理意識，使其能夠充分認(rèn)識到現(xiàn)代化人事檔案管理實(shí)施的重要性，如此才能加大人事檔案信息化建設(shè)力度，提高人事檔案管理信息化水平，以便更加合理、有效、科學(xué)地實(shí)施各項(xiàng)管理工作，加強(qiáng)人事檔案收集、整理、分析等方面的監(jiān)管，提高人事檔案的利用價(jià)值。（二）構(gòu)建規(guī)范人事檔案管理人員勝任力模型。在我國進(jìn)行新一輪改革的今天

8、，為了使企事業(yè)單位能夠適應(yīng)這種新形勢，并且在市場環(huán)境之中良好發(fā)展，應(yīng)當(dāng)注意強(qiáng)化人事檔案管理人員的勝任力，使之可以在各種崗位上作出貢獻(xiàn)，以便在制定戰(zhàn)略決策或工作計(jì)劃時(shí)能夠充分利用人事檔案，為企事業(yè)單位找出路、謀發(fā)展。對于人事檔案管理人員勝任力的強(qiáng)化，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建規(guī)范化的人事檔案管理人員勝任力模型，分析影響管理人員勝任力的因素，以此為依據(jù)制定針對性的培訓(xùn)或教育活動(dòng)，使管理人員在這一過程中能夠完善知識結(jié)構(gòu)、強(qiáng)化管理技能、提升綜合素質(zhì)等，以便其更好地勝任崗位工作。在此需要說明的是，勝任力模型有兩種，即冰山模型和洋蔥模型，兩者模型之間存在一定的區(qū)別，所以在構(gòu)建勝任力模型時(shí)，需要了解人事檔案管理實(shí)際情況及管理

9、人員的實(shí)際情況，選擇適合的模型，那么后續(xù)人事檔案管理人員勝任力影響因素的分析才準(zhǔn)確。四、結(jié)束語通過對企事業(yè)單位人事檔案管理人員勝任力表現(xiàn)情況的了解，確定人事檔案管理人員勝任力的高低，直接決定人事檔案管理質(zhì)量的高低。而目前諸多企事業(yè)單位人事檔案管理人員勝任力不強(qiáng)，難以有效地處理崗位工作，致使人事檔案管理作用大打折扣。針對此種情況，筆者建議實(shí)施強(qiáng)化企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理意識、規(guī)范人事檔案管理人員勝任力模型等措施，如此可以提高人事檔案管理人員的勝任力，使之更好地勝任人事檔案管理工作，做好一系列的管理工作，提高人事檔案的利用價(jià)值。所以，強(qiáng)化人事檔案管理人員的勝任力，利于將其培養(yǎng)成優(yōu)秀管理人才，為企事業(yè)單位作出貢獻(xiàn)?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1張利珍.人事檔案管理職員工作勝任力調(diào)查分析j.新西部（下旬刊），2016（5）：71.2武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑j(luò).中國行政管理，2013（6）：99-102.3陳晶晶.高校人事檔案管理人員的工作定位與發(fā)展j.蘭臺世界，2012（35）：77-78.4洪彬.淺談全面提高人事檔案管