探析高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的主要問題及其措施

1、    探析高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的主要問題及其措施    秦永摘 要：高校財(cái)務(wù)檔案是指高校所有機(jī)構(gòu)的所有員工在教育教學(xué)活動(dòng)、科學(xué)研究活動(dòng)、教學(xué)管理以及學(xué)校建設(shè)與發(fā)展方面，直接形成的具有參考價(jià)值？使用價(jià)值和保存價(jià)值的各種財(cái)務(wù)收支材料。財(cái)務(wù)檔案是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，將直接影響到高校財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及高校教育事業(yè)的健康發(fā)展？本文闡述了高校財(cái)務(wù)檔案管理的主要特征，對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的主要問題及其措施進(jìn)行了探討分析，從而促進(jìn)高校的健康發(fā)展。關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù)檔案管理；特征；問題；措施高校財(cái)務(wù)檔案管理水平的高低體現(xiàn)了高校的整體管理水平，并決定了財(cái)務(wù)工作和檔案管

2、理工作的優(yōu)劣。以下就校財(cái)務(wù)檔案管理存在的主要問題及其措施進(jìn)行探討。1高校財(cái)務(wù)檔案管理的主要特征高校財(cái)務(wù)檔案管理的特征主要表現(xiàn)為：（1）財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門歸集，一般是先在財(cái)務(wù)部門保存12年以后，才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時(shí)間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時(shí)間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。（2）高校財(cái)務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個(gè)重要方面。（3）在高校財(cái)務(wù)實(shí)務(wù)中，財(cái)務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容：一方面是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料

3、，另一方面，是財(cái)務(wù)收入票據(jù)類。這兩方面的財(cái)務(wù)檔案構(gòu)成了高校財(cái)務(wù)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收入和支出情況，完整地反映高校財(cái)務(wù)狀況。（4）隨著高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的普及，會(huì)計(jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，歷年的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存，還以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。2高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的主要問題2.1財(cái)務(wù)檔案管理制度不完善、機(jī)構(gòu)不健全的問題會(huì)計(jì)法規(guī)定，出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案管理。目前。高校財(cái)務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財(cái)務(wù)檔案，一般情況下，往往是除了出納之外指定某個(gè)財(cái)務(wù)人員兼管資料檔案，分工不明確。以至于平時(shí)其他相關(guān)

4、的財(cái)務(wù)人員手中都有檔案資料，各自為政。這對(duì)財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制的實(shí)施，防止經(jīng)濟(jì)犯罪都有不利的影響。即使檔案管理由專人負(fù)責(zé)，也片面的認(rèn)為檔案只要做到不借、不亂、不丟的“三不”就可以了，這與財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理還存在一定的差距。2.2財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)問題財(cái)務(wù)檔案管理工作的目標(biāo)是為了保存歷史，服務(wù)現(xiàn)在，維護(hù)高等學(xué)校各項(xiàng)工作的正常、順利運(yùn)轉(zhuǎn)、隨著高等學(xué)校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，逐步深入教育改革，高校開始擁有越來越多的自主權(quán)，財(cái)務(wù)檔案管理作為高校管理工作中極其重要的組成部分，卻是高校管理中的薄弱環(huán)節(jié)。目前，相關(guān)很多檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的重要性，只關(guān)注了檔案管理的形式，而對(duì)檔案資料的收集

5、。資料的整理缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致很多重要的財(cái)務(wù)檔案信息流失或失真。2.3財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)問題素質(zhì)是一個(gè)綜合性的概念，其包含了文化知識(shí)、業(yè)務(wù)水平、法律常識(shí)、職業(yè)道德等一系列重要的要素。從事高校財(cái)務(wù)檔案管理工作，不僅要擁有檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，而且要能夠?qū)⒓堎|(zhì)的財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化成電子的財(cái)務(wù)檔案。3加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的措施3.1健全完善財(cái)務(wù)檔案管理制度與機(jī)構(gòu)（1）做好檔案管理工作的制度建設(shè)、制度規(guī)范人，人遵守制度，這是高校制定制度來保障財(cái)務(wù)檔案“規(guī)范化”管理的初衷、高校應(yīng)依據(jù)檔案法和財(cái)務(wù)檔案管理辦法等文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定并頒布一系列法律法規(guī)，不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理的歸檔制度、保管制度、查閱

6、和復(fù)制登記制度、銷毀制度、立卷制度、崗位責(zé)任制度、移交制度等，努力克服人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置兩者之間存在的矛盾，使高校的檔案管理工作能夠真正的做到有章可循，有法可依，確保了財(cái)務(wù)檔案管理的權(quán)威性。（2）實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的獨(dú)立性，檔案管理不能隸屬于其他職能部門或與其他部門合并，高校應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，確保其工作范圍足夠廣泛，增強(qiáng)獨(dú)立性、權(quán)威性、根據(jù)高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模，確定專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的管理人員，管理人員一方面要遵守財(cái)務(wù)相關(guān)資料的保密原則，另一方面要保管好財(cái)務(wù)資料，對(duì)所有的財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)文件、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)資料等妥善保管，按時(shí)歸檔，避免丟失。3.2增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)（1）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作

7、的認(rèn)識(shí)，大力宣傳財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的重要性，使所有人員都能夠真正的了解到高校所面臨的嚴(yán)峻形勢(shì)和檔案管理的各項(xiàng)要求。高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)人員非常重要，要形成檔案管理人人有責(zé)的氛圍。（2）組織高校負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及其他相關(guān)人員進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)。通過對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作重要性的宣傳，引導(dǎo)他們的思想，提高高校負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及其他人員的檔案管理意識(shí)，使所有人都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不只是領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門的事情，而是與所有人息息相關(guān)。此外，財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作不僅僅是審核、監(jiān)督、并管理好財(cái)務(wù)檔案，而是要加強(qiáng)對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督作用，全心全意為財(cái)務(wù)檔案的管理工作做好服務(wù)，發(fā)揮

8、好檔案部門的監(jiān)督和協(xié)調(diào)作用。3.3全面提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)（1）配備專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員。從事檔案管理的人員既要擁有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，也要具有較高的業(yè)務(wù)能力。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，財(cái)務(wù)檔案數(shù)量的逐漸增加，對(duì)檔案管理人員也提出了越來越高的要求：一方面，檔案管理人員要對(duì)會(huì)計(jì)或?qū)徲?jì)的專業(yè)知識(shí)熟練掌握，另一方面，對(duì)于檔案工作中涉及到的管理、經(jīng)濟(jì)、計(jì)算機(jī)、法律等相關(guān)的內(nèi)容，也要有一定的了解，能夠很好的應(yīng)對(duì)各種情況的發(fā)生，財(cái)務(wù)檔案管理人員要成為具有各方面綜合知識(shí)和能力的“多面手”，而不是單一的檔案管理人員，這樣，才能推動(dòng)檔案管理人員隊(duì)伍的多元化。（2）規(guī)范職業(yè)道德，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理水

9、平。首先，結(jié)合高校的實(shí)際情況，建立一套關(guān)于職業(yè)道德的規(guī)范體系，進(jìn)而使檔案管理人員都能夠做到目標(biāo)明確，整體觀念大致趨同。其次，制定高校財(cái)務(wù)檔案管理人員職業(yè)道德規(guī)范，并使其與高校制定的法律法規(guī)等保持一致，成為高校對(duì)檔案管理人員的主要道德準(zhǔn)則。同時(shí)，管理者應(yīng)該明確的向教職工傳達(dá)道德規(guī)范，并且在自己的言談和行動(dòng)中不折不扣的表現(xiàn)出來，不失時(shí)機(jī)的對(duì)教職工進(jìn)行宣傳和教育，大力推廣高校所制定的道德規(guī)范制度，使其明確了解哪些行為是可以接受的，哪些行為是不可以接受的，當(dāng)遇到不道德的行為時(shí)應(yīng)該采取什么樣的行動(dòng)來規(guī)避這種行為的發(fā)生。結(jié)束語：綜上所述，財(cái)務(wù)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)整體工作的重要組成部分，是高校有效開展各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，對(duì)高校的發(fā)展起著舉足輕重的作用。隨著會(huì)計(jì)工作改革的不斷深入，高校整體規(guī)模日益擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來日趨頻繁，既給高校的財(cái)務(wù)檔案工作帶來了機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)，所以高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作必須不斷發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)高校各項(xiàng)工作提出的新要求。參考文獻(xiàn)：1韓豐.論