淺談社保檔案管理中存在的體制分工定位問(wèn)題與對(duì)策

1、    淺談社保檔案管理中存在的體制分工定位問(wèn)題與對(duì)策    摘 要：自從天津社保檔案系統(tǒng)優(yōu)化后，把業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程和檔案管理過(guò)程高度融合，理想狀態(tài)下，業(yè)務(wù)辦理的同時(shí)完成材料收集、整理、著錄、組卷等檔案工作，整個(gè)過(guò)程中關(guān)注的是業(yè)務(wù)受理和審核，檔案管理過(guò)程由信息系統(tǒng)自動(dòng)完成，避免人為干預(yù)。但是，由于在管理中存在著體制和分工定位的問(wèn)題，給實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案一體化帶來(lái)了不小的影響。本文將結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中存在的體制和分工定位問(wèn)題展開討論。關(guān)鍵詞：社保檔案;體制問(wèn)題;分工定位;一體化1 前言長(zhǎng)期以來(lái)，業(yè)務(wù)檔案管理的對(duì)象是紙質(zhì)檔案，業(yè)務(wù)材料的收集、整理、組卷、著錄等操作

2、都要靠人工來(lái)完成，而經(jīng)辦人員分身乏術(shù)，不可能在辦理業(yè)務(wù)的同時(shí)做檔案管理工作，只能在完成業(yè)務(wù)辦理完成以后集中進(jìn)行檔案整理，自然地把業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案管理割裂開來(lái)，涇渭分明。自從天津社保檔案系統(tǒng)優(yōu)化后，把業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程和檔案管理過(guò)程高度融合，理想狀態(tài)下，業(yè)務(wù)辦理的同時(shí)完成材料收集、整理、著錄、組卷等檔案工作，整個(gè)過(guò)程中關(guān)注的是業(yè)務(wù)受理和審核，檔案管理過(guò)程由信息系統(tǒng)自動(dòng)完成，避免人為干預(yù)。但是，由于在管理中存在著體制和分工定位的問(wèn)題，給實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案一體化帶來(lái)了不小的影響。2 體制機(jī)制問(wèn)題2.1 管理辦法粗線條化管理辦法和法律法規(guī)缺位，現(xiàn)在對(duì)社保檔案的指導(dǎo)辦法只有社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）（第3號(hào)令）

3、，還僅僅是一個(gè)粗略化的指導(dǎo)意見，對(duì)業(yè)務(wù)材料的界定不明晰，需要大量的主觀判斷，各省市理解不同只能摸索著根據(jù)自身實(shí)際制定歸檔范圍和保管期限表，各省市要求的經(jīng)辦要件千差萬(wàn)別，跨省市辦理的群眾可能因?yàn)閿y帶的材料不符合要求而兩地奔波，甚至?xí)⒄`辦理的事項(xiàng)，難免會(huì)產(chǎn)生情緒，不利于辦理秩序的和諧，也不利于未來(lái)全國(guó)社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦的互聯(lián)互通。2.2 問(wèn)題反饋本末倒置變更管理不到位，檔案模塊的變更，每次都是分中心發(fā)現(xiàn)、反饋問(wèn)題至檔案館，然后由檔案館到信息中心再到軟件公司提出需求，再由軟件公司到信息中心再到檔案館進(jìn)行答復(fù)和變更，而且不同的業(yè)務(wù)還需要對(duì)接信息中心不同的部門，流程耗時(shí)長(zhǎng)，會(huì)消耗大量的時(shí)間和精力去溝通和協(xié)調(diào)

4、，極大地影響了變更效率。3 分工定位問(wèn)題3.1 業(yè)務(wù)處室溝通不暢許多業(yè)務(wù)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中上線，檔案系統(tǒng)不能跟上業(yè)務(wù)系統(tǒng)的步子，經(jīng)常在分中心提醒下，才后知后覺。這也從側(cè)面說(shuō)明機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)處室在上線一項(xiàng)新業(yè)務(wù)時(shí)，未考慮到業(yè)務(wù)材料的歸檔問(wèn)題，沒(méi)有看到檔案的重要性。在業(yè)務(wù)上線后，歸檔出現(xiàn)問(wèn)題，才會(huì)想到與檔案館聯(lián)系，配置系統(tǒng)接口。3.2 檔案管理權(quán)責(zé)分配混亂檔案管理權(quán)責(zé)不明晰，檔案留存哪些要件、以何種方式歸檔都應(yīng)由業(yè)務(wù)處室來(lái)制訂，業(yè)務(wù)材料的收集、整理和立卷等在形成業(yè)務(wù)檔案之前的流程都應(yīng)分中心來(lái)完成。然而在多次培訓(xùn)后，仍有部分人員認(rèn)為有關(guān)檔案的一切都應(yīng)由檔案館負(fù)責(zé)，使檔案管理部門工作很被動(dòng)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦指南總在實(shí)時(shí)更

5、新，而在這個(gè)過(guò)程中總是忽視了業(yè)務(wù)材料的重新匹配，業(yè)務(wù)材料歸檔方法的更新跟不上業(yè)務(wù)經(jīng)辦意見的更新，導(dǎo)致分中心經(jīng)辦無(wú)所適從，可能會(huì)產(chǎn)生無(wú)效歸檔。3.3 分中心檔案人員不重視分中心兼職檔案人員流動(dòng)頻繁，不利于長(zhǎng)周期的業(yè)務(wù)材料的收集、整理和歸檔，經(jīng)手人員過(guò)多，難免產(chǎn)生遺漏和錯(cuò)序，而且業(yè)務(wù)檔案利用率偏低，經(jīng)手人員提不起重視。檔案驗(yàn)收時(shí)?？梢园l(fā)現(xiàn)主表關(guān)鍵信息打印不清、影像拍攝模糊不清、主表缺失、附件缺失、影像黑屏、整卷白屏、附件與主表信息無(wú)關(guān)、電子條目與影像條碼不一致等問(wèn)題。兼職檔案管理人員可能急于完成歸檔工作，對(duì)于高拍、掃描等工作沒(méi)有仔細(xì)檢查實(shí)物與電子條目順序是否對(duì)應(yīng)、光線是否合適，也沒(méi)有仔細(xì)核查業(yè)務(wù)材

6、料是否收集齊全、簽章是否齊全等可能出現(xiàn)的問(wèn)題，專職檔案員后期也沒(méi)有做好對(duì)兼職檔案人員移交過(guò)來(lái)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。4 解決辦法與對(duì)策4.1 明確管理辦法，細(xì)化經(jīng)辦材料在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）（第3號(hào)令）的基礎(chǔ)上，詳細(xì)修訂各種社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)所需的經(jīng)辦材料，做到全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息共享，規(guī)范各個(gè)省市的歸檔范圍和保管期限表，爭(zhēng)取全國(guó)統(tǒng)一，使跨省市經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員“只跑一次”。為早日實(shí)現(xiàn)全國(guó)社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦的互聯(lián)互通打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。4.2 源頭發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，快速解決問(wèn)題由于每次的變更模塊與系統(tǒng)，都是由相關(guān)業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)處室提出變更需求，提交信息中心，最后由軟件公司開發(fā)。鑒于系統(tǒng)開發(fā)流程，我們應(yīng)在模塊系統(tǒng)上線

7、之初，由業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)處室牽頭，檔案館配合，前往分中心做模塊上線之初的調(diào)研工作，在源頭發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，快速反應(yīng)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題。4.3 密切部門聯(lián)系，搭建溝通橋梁檔案工作是在業(yè)務(wù)辦結(jié)后對(duì)經(jīng)辦材料的收集、整理、著錄、組卷、利用，在檔案中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，已經(jīng)為時(shí)已晚。檔案系統(tǒng)跟不上業(yè)務(wù)系統(tǒng)的步子，存在滯后性。造成這種情況的原因主要是由于在業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊上線之初未與檔案系統(tǒng)做好銜接。今后的工作中，各業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)處室應(yīng)在變更模塊和系統(tǒng)之時(shí)及時(shí)與檔案館做好銜接工作，檔案館也應(yīng)該及時(shí)跟進(jìn)各相關(guān)業(yè)務(wù)處室的腳步，對(duì)模塊和系統(tǒng)的變更及時(shí)作出反應(yīng)。4.4 明確指導(dǎo)意見，減少冗余數(shù)據(jù)各相關(guān)業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)處室變更業(yè)務(wù)檔案留存要件和歸

8、檔方式時(shí)，應(yīng)通知各分中心，并及時(shí)下發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦指導(dǎo)意見，使分中心有據(jù)可依。檔案館也可根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦指導(dǎo)意見及時(shí)反應(yīng)，幫助各業(yè)務(wù)處室解答分中心反饋的歸檔問(wèn)題。轉(zhuǎn)變檔案館和社保分中心“一臉懵”的狀態(tài)，從而有效遏制無(wú)效歸檔的產(chǎn)生，減少冗余數(shù)據(jù)。4.5 提高員工認(rèn)知，強(qiáng)化人員素質(zhì)社保分中心只配備了一名專職檔案人員，而經(jīng)手業(yè)務(wù)檔案的多為兼職檔案人員，他們平時(shí)除了整理業(yè)務(wù)檔案之外還需要經(jīng)辦社保業(yè)務(wù)，精力不足，對(duì)業(yè)務(wù)檔案的態(tài)度消極。基于這種情況，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予兼職檔案員檔案工作的認(rèn)可和鼓勵(lì)，保證檔案工作的順利開展。除此之外，我們還應(yīng)做到以下四點(diǎn)：一是完善兼職檔案人員的培訓(xùn)體制，制定獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)兼職檔案人員的工

9、作積極性;二是加強(qiáng)培訓(xùn)，“按崗施教”，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行精準(zhǔn)的技術(shù)培訓(xùn);三是提高兼職檔案員的法律意識(shí)，做好普法工作，加強(qiáng)兼職檔案員的保密意識(shí);四是加強(qiáng)兼職檔案人員的責(zé)任心，普及檔案知識(shí)，使其明白檔案工作的特殊性和重要性，在工作中要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，更好的完成檔案工作。社保檔案關(guān)系到民生，聯(lián)系著群眾，社保檔案工作者秉承著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為當(dāng)前服務(wù)，替未來(lái)著想”的理念，秉持著為社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦和廣大參保對(duì)象做好服務(wù)的精神，改革現(xiàn)有檔案管理體制，明確分工定位，做好人員培訓(xùn)，提高工作效率。我們相信，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作在現(xiàn)階段的基礎(chǔ)上會(huì)更進(jìn)一步！參考文獻(xiàn)1楊海英.檔案管理的不足與優(yōu)化措施j.決策與信息，2013（5）.2陳自秋.試談檔案管理工作的重要性j.中國(guó)井礦鹽，2013（3）.3曹怡喆.對(duì)基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考j.中國(guó)證券期貨，2013（3）.作者簡(jiǎn)介吳燕（1989-），女，漢族，天津市大港區(qū)，本科，助理館員，天津市社