論開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用_1

1、    論開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用    陳忠海+高勝楠摘 要：開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用是推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合的體現(xiàn)，是對(duì)數(shù)字中國(guó)建設(shè)的積極響應(yīng)。通過(guò)分析開放存取視角下檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問(wèn)題以及開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的適用性分析，針對(duì)形成檔案的個(gè)人和收集檔案的機(jī)構(gòu)分別提出建立云存儲(chǔ)的電子檔案和實(shí)施開放存取倉(cāng)儲(chǔ)聯(lián)盟的實(shí)現(xiàn)途徑，指出應(yīng)用的方法和注意事項(xiàng)。關(guān)鍵詞：開放存??；檔案網(wǎng)站；信息資源；資源建設(shè)abstract： application of open access on archives we

2、bsite information resource construction is the reflect of the depth integration of the information technology and archival work， it is a positive response to the digital china construction. by analyzing the problems of open access perspective archives information resources construction site and the

3、applicability of the usage of open access archives in the website information resource construction，for individuals and organizations formed archives collection archives，respectively proposed the establishment of electronic archives and implementation of cloud storage way open access storage allianc

4、e，and overview application methods and precautions.keywords： open access；archives website；information resource；resource construction1 引言20世紀(jì)80年代，參與出版期刊的商業(yè)機(jī)構(gòu)為追求利益最大化，通過(guò)各種壟斷行為逐年提高學(xué)術(shù)期刊價(jià)格，使得科研人員和學(xué)術(shù)交流機(jī)構(gòu)無(wú)力購(gòu)買太多的學(xué)術(shù)期刊，引發(fā)“期刊價(jià)格危機(jī)”，致使學(xué)術(shù)研究成果不能廣泛傳播，學(xué)術(shù)交流受阻。20世紀(jì)90年代后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展推廣，基于成本壓力和技術(shù)動(dòng)力，國(guó)際學(xué)術(shù)界、出版界和圖書情報(bào)界發(fā)起了一場(chǎng)免費(fèi)零障礙獲取

5、和傳播學(xué)術(shù)資源的“開放存取”運(yùn)動(dòng)。之后，國(guó)外研究人員紛紛從不同的角度，闡發(fā)了自己對(duì)開放存取的獨(dú)到認(rèn)識(shí)。一般認(rèn)為，布達(dá)佩斯開放存取先導(dǎo)計(jì)劃（boai）中給出的“開放存取”的定義是普遍被認(rèn)可的。該文件指出：對(duì)文獻(xiàn)的“開放存取”不應(yīng)存在不同的政策和權(quán)限，用戶可以通過(guò)internet免費(fèi)閱讀、下載、復(fù)制、傳播、打印和檢索作品，實(shí)現(xiàn)對(duì)作品全文的鏈接，為作品建立索引，將作品作為數(shù)據(jù)傳遞給相應(yīng)軟件，或者進(jìn)行任何其他出于合法目的的使用，而這些使用方式除網(wǎng)絡(luò)本身的物理障礙和出于對(duì)作者著作權(quán)保護(hù)的考慮外，不應(yīng)受經(jīng)濟(jì)、法律和技術(shù)的任何限制。1國(guó)內(nèi)對(duì)開放存取的研究始于2004 年，研究成果多集中在圖書館學(xué)領(lǐng)域，而同屬

6、信息服務(wù)領(lǐng)域的檔案學(xué)界對(duì)此的研究成果卻寥寥無(wú)幾。筆者于2016年3月25日登錄中國(guó)知網(wǎng)，以“開放存取”為主題詞，分別在“圖書館學(xué)、圖書館事業(yè)”和“檔案學(xué)、檔案事業(yè)”學(xué)科目錄下進(jìn)行高級(jí)檢索，分別得到相關(guān)文獻(xiàn)1772篇和26篇，足見開放存取亟待引起國(guó)內(nèi)檔案學(xué)者的關(guān)注。與此同時(shí)，現(xiàn)有的少量研究成果側(cè)重于開放存取理念與檔案信息資源開發(fā)理念的宏觀對(duì)比、開放存取環(huán)境下高校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)、歷史檔案網(wǎng)絡(luò)存取等方面，學(xué)者們對(duì)開放存取在檔案領(lǐng)域應(yīng)用方法的關(guān)注不多，研究成果極少。因此，本文從開放存取視角下檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問(wèn)題以及開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的適用性展開探討，同時(shí)提出開放存取

7、在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑、方法和注意事項(xiàng)。2 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問(wèn)題及開放存取的適用性分析檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)在國(guó)家政策支持和檔案學(xué)術(shù)研究的推動(dòng)下，有了較大進(jìn)步和發(fā)展，但站在開放存取視角下觀察，目前仍然存在很多問(wèn)題，而開放存取的“開放共享、互聯(lián)互通、即時(shí)存取、多元參與”的特點(diǎn)恰好能夠彌補(bǔ)這些問(wèn)題帶來(lái)的缺陷。2.1 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問(wèn)題分析2.1.1 可用資源類型單一，內(nèi)容單調(diào)。大部分檔案網(wǎng)站只是把紙質(zhì)檔案拍成照片，以非文本的圖像形式上傳，類型單一；網(wǎng)站上公布的檔案信息以目錄級(jí)數(shù)據(jù)為主，缺乏檔案全文信息和專題信息，檔案內(nèi)容豐富的特性難以呈現(xiàn)。2.1.2 各自為政，存在

8、信息孤島現(xiàn)象。利用者進(jìn)入一個(gè)檔案網(wǎng)站所獲取到的檔案信息資源僅僅限于本館擁有的檔案，想找到特定信息就要去瀏覽不同的網(wǎng)站。雖然大部分檔案網(wǎng)站已提供了對(duì)本區(qū)域范圍內(nèi)或全國(guó)乃至世界范圍部分檔案網(wǎng)站的超鏈接，但基本只是鏈接到相應(yīng)的檔案館網(wǎng)址，本質(zhì)上仍然沒有解決在線檔案資源內(nèi)容的整合與跨庫(kù)檢索。即每個(gè)檔案網(wǎng)站從內(nèi)容管理這一層面看，仍然是一個(gè)個(gè)獨(dú)立的信息孤島。22.1.3 信息更新速度慢，缺乏時(shí)效性。檔案網(wǎng)站信息更新速度是滿足用戶信息需求、提高檔案網(wǎng)站訪問(wèn)和利用率的重要指標(biāo)，我國(guó)檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)整體較落后，網(wǎng)站內(nèi)容相對(duì)貧乏，訪問(wèn)率、利用率較低，拋開用戶利用動(dòng)機(jī)，網(wǎng)站信息更新速度慢、時(shí)效性差是重要影響因素

9、之一。2.1.4 資源建設(shè)與對(duì)社會(huì)需求的認(rèn)知存在偏差。當(dāng)前的檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)主體單一、用戶參與不夠，這源于對(duì)社會(huì)需求認(rèn)知的不足。檔案用戶類型眾多，不同的用戶對(duì)文件信息的需求不同，每個(gè)用戶使用資源的側(cè)重點(diǎn)也不同，因而有必要以用戶需求為中心來(lái)拓展檔案網(wǎng)站信息資源范圍，遵循圍繞用戶需求（顯性需求和隱性需求），服務(wù)于資源開發(fā)和利用的原則，開展網(wǎng)站信息資源建設(shè)。3 2.2 開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的適用性分析2.2.1 開放共享增強(qiáng)資源多樣性。開放共享使得社會(huì)需求多樣化，多樣化需求需要改進(jìn)檔案服務(wù)，這就要求檔案網(wǎng)站成為應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，檔案資源豐富，能夠提供多種角度查詢、瀏覽及多種方式獲取

10、檔案知識(shí)的多元化服務(wù)網(wǎng)站。2.2.2 互聯(lián)互通提高資源流動(dòng)性。利用互聯(lián)互通的現(xiàn)代化技術(shù)，簡(jiǎn)化利用方式，切實(shí)推動(dòng)檔案資源跨館利用、跨館出證。開放存取環(huán)境下用戶對(duì)開放檔案的使用權(quán)限增大，用戶可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)免費(fèi)檢索、閱覽，只要注明相應(yīng)的著作權(quán)信息即可。2.2.3 即時(shí)存取加快資源更新速度。對(duì)于眾多的可開放檔案，進(jìn)行數(shù)字檔案保管的主要任務(wù)是對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行更新和維護(hù)。數(shù)字檔案的更新是存檔過(guò)程的延續(xù)，需要將最新積累的經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化處理的有價(jià)值的數(shù)字檔案資源定期或不定期地存儲(chǔ)到云端，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新。42.2.4 多元參與提高資源建設(shè)效率。在開放存取環(huán)境中，用戶對(duì)信息享有了較為充分的訪問(wèn)權(quán)、獲取權(quán)與使用權(quán)，開放

11、存取通過(guò)促進(jìn)檔案價(jià)值鑒定、保密范圍、密級(jí)劃分、保密期限、開放模式和開放范圍的變革，使更多的檔案資料以開放存取方式為更多用戶獲取，把多元用戶的多元需求融入檔案信息資源建設(shè)的全過(guò)程，擴(kuò)展檔案信息資源開發(fā)體系中開發(fā)主體的合作范疇與廣度，可以有效提高資源建設(shè)效率。53 開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑與方法借鑒開放存取在圖書情報(bào)和網(wǎng)絡(luò)出版領(lǐng)域的應(yīng)用實(shí)踐以及相關(guān)研究成果，提出開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑和方法。3.1 開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑3.1.1 針對(duì)形成檔案的個(gè)人，建立云存儲(chǔ)的電子檔案。這是檔案網(wǎng)站在收集個(gè)人檔案過(guò)程中對(duì)開放存取利用的主要方式，其實(shí)現(xiàn)過(guò)程

12、可分為現(xiàn)行利用和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展兩個(gè)階段：第一階段，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案對(duì)自我的絕對(duì)開放。隨著數(shù)字檔案的不斷增加，人們面對(duì)的數(shù)字存檔的壓力也不斷增大，從當(dāng)前云存儲(chǔ)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，有越來(lái)越多的人把數(shù)字檔案資源存儲(chǔ)在云端。6在云存儲(chǔ)之前，個(gè)人檔案是一種對(duì)自我的相對(duì)開放，只能在存儲(chǔ)檔案的指定設(shè)備中查閱利用，而云存儲(chǔ)之后則可以擺脫存儲(chǔ)設(shè)備的限制，從而實(shí)現(xiàn)先行利用的開放存取。第二階段，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案對(duì)社會(huì)的相對(duì)開放。個(gè)人是檔案的形成主體之一，個(gè)人檔案是社會(huì)檔案資源的重要組成部分。當(dāng)個(gè)人檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)從個(gè)人向社會(huì)的轉(zhuǎn)化后，就會(huì)產(chǎn)生社會(huì)利用需求，一旦其滿足向社會(huì)開放的條件，利用者就能在自身可利用范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)開放獲取，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)

13、人檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的開放存取。3.1.2 針對(duì)收集檔案的機(jī)構(gòu)，實(shí)施開放存取倉(cāng)儲(chǔ)聯(lián)盟。在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的開放存取倉(cāng)儲(chǔ)應(yīng)包括機(jī)構(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)和主題倉(cāng)儲(chǔ)。個(gè)人認(rèn)為，各檔案館建立的檔案網(wǎng)站實(shí)際上是開放存取倉(cāng)儲(chǔ)中機(jī)構(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)的一種，也就是說(shuō)目前機(jī)構(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)建設(shè)正在進(jìn)行之中，在開放存取理念下可以有意識(shí)地引導(dǎo)其朝著統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和合作建設(shè)的方向發(fā)展，即檔案網(wǎng)站建設(shè)者將完整的作品版本和授權(quán)使用許可協(xié)議以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化格式即時(shí)存貯在檔案網(wǎng)站的在線倉(cāng)儲(chǔ)中，確?？砷_放存取檔案信息的開放訪問(wèn)、自由傳播、統(tǒng)一檢索和長(zhǎng)期存檔。7同樣的方式可以構(gòu)建主題檔案開放存取倉(cāng)儲(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站的開放存取倉(cāng)儲(chǔ)聯(lián)盟，提高網(wǎng)站信息發(fā)布水平，為用戶實(shí)

14、現(xiàn)便利的跨庫(kù)檢索創(chuàng)造條件，使利用者不論身在何處，都能方便地找到自己需要的可開放檔案信息。3.2 開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的方法3.2.1 構(gòu)建開放存取資源庫(kù)。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的資源基礎(chǔ)。隨著國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)，以及國(guó)家檔案工作“十二五”規(guī)劃的順利實(shí)施，檔案館藏得到了極大的豐富和優(yōu)化，已經(jīng)初步具備了建立開放存取資源庫(kù)的資源條件。在資源庫(kù)建設(shè)中重視開放存取目錄中心建設(shè)，開展檔案目錄資源基礎(chǔ)體系建設(shè)，建立國(guó)家層面的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)。加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)施國(guó)家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程，以開放存取資源庫(kù)為基礎(chǔ)開

15、展檔案數(shù)據(jù)開放計(jì)劃，履行開放共享和存取便利的方針。逐步實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化服務(wù)的新模式：凡是經(jīng)過(guò)鑒定開放的數(shù)字檔案， 一旦被存放到檔案網(wǎng)站上，就應(yīng)按照開放獲取的原則允許利用者免費(fèi)獲取，包括閱讀、下載、復(fù)制、傳遞、打印、檢索，實(shí)現(xiàn)“無(wú)限制使用”和“充分共享”。83.2.2 完善相應(yīng)的制度、法規(guī)。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的基本規(guī)范和法律保障。完善制度可從兩個(gè)層面考慮：一是從單位層面，實(shí)行制度化管理。將檔案管理納入單位整體制度化管理中去，建立嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制和審查體系，對(duì)檔案信息形成過(guò)程加強(qiáng)質(zhì)量控制，明確規(guī)定要嚴(yán)格審核檔案信息內(nèi)容的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確等情況。二是從檔案部門層面，

16、進(jìn)一步完善檔案鑒定制度和適宜開放存取檔案的管理制度。將每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案原件鑒定及檔案信息鑒定工作形成制度，從制度上明確符合開放存取要求的檔案范圍。法規(guī)需要明確即時(shí)歸檔和及時(shí)提供服務(wù)的法定責(zé)任?？茖W(xué)規(guī)劃和推進(jìn)與開放存取相關(guān)的法規(guī)體系建設(shè)，將檔案法規(guī)的制定與檔案網(wǎng)站信息資源的建設(shè)相結(jié)合，依法保障開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的科學(xué)、合理應(yīng)用。就我國(guó)現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)來(lái)看，其內(nèi)容側(cè)重于檔案的管理與保護(hù)，而對(duì)檔案的公開和利用限制較多，因此，國(guó)家在宏觀的法律法規(guī)和政策方面應(yīng)當(dāng)給開放存取以明確的宣示和引導(dǎo)。3.2.3 實(shí)施存取質(zhì)量控制。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的核心要素。首先，確立質(zhì)量評(píng)價(jià)

17、標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容主要包括：檔案著錄格式標(biāo)準(zhǔn)、描述與標(biāo)引語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)以及獲取技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等通用標(biāo)準(zhǔn)。只有嚴(yán)格推行和遵循不同層次的標(biāo)準(zhǔn)，才能將不同檔案館組建成一個(gè)互聯(lián)的共享網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與兼容。9其次，嚴(yán)格控制實(shí)施。檔案信息形成者必須改變思想觀念、提高認(rèn)識(shí)水平，這是優(yōu)化質(zhì)量的前提。檔案信息的形成者主要指文件形成者和檔案人員。文件形成者是檔案信息質(zhì)量控制的主要把關(guān)者，在文件制作過(guò)程中，要注重內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可靠性，從源頭上保證檔案信息的質(zhì)量。檔案人員是檔案再生信息的主要形成者。在開發(fā)檔案信息資源的過(guò)程中，檔案人員必

18、須樹立質(zhì)量意識(shí)，為利用者提供高質(zhì)量的檔案信息。需要指出的是，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)優(yōu)化檔案質(zhì)量的重要性的認(rèn)識(shí)最為關(guān)鍵。10最后，建立“人機(jī)交互”的監(jiān)督和檢查機(jī)制。只有加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，才能保證檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快檔案管理與信息社會(huì)的融合，從而促進(jìn)檔案網(wǎng)站服務(wù)水平的現(xiàn)代化。 3.2.4 營(yíng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的技術(shù)支撐。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息開放存取中扮演著重要角色，沒有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，檔案信息開放存取如同泡影，只能停留在理論層面上，根本無(wú)法付諸實(shí)踐。11在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，形成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺(tái)，以檔案目錄中心、

19、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案利用平臺(tái)、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案網(wǎng)站信息化體系，可以為開放存取的實(shí)際應(yīng)用提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。4 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)用開放存取應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)及建議總結(jié)近幾年開放存取在圖書館領(lǐng)域運(yùn)行的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合檔案工作實(shí)際，在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用開放存取應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)及建議有：（1）合作建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施問(wèn)題。由于各檔案機(jī)構(gòu)的參與和社交媒體平臺(tái)的發(fā)展，使得開放存取的主體日益復(fù)雜化和多元化，如何實(shí)現(xiàn)異構(gòu)存儲(chǔ)設(shè)備間標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)同與合作建設(shè)，就成為開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)用中必須注意的首要問(wèn)題?？梢栽O(shè)想的方案是，在地域和工作聯(lián)系比較密切的省轄市與縣（區(qū)）檔案館之間、檔案館與個(gè)人之間先行試點(diǎn)，取得經(jīng)驗(yàn)，之后逐步推廣。（2）知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題。版權(quán)保留、部分版權(quán)轉(zhuǎn)讓和版權(quán)分?jǐn)偸情_放存取版權(quán)運(yùn)營(yíng)模式演變過(guò)程中的不同階段，是作者、倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)構(gòu)和用戶版權(quán)利益不斷調(diào)適平衡的體現(xiàn)，是開放存取理念不斷滲透和開放存取公益性質(zhì)逐步凸顯的過(guò)程。目前，版權(quán)分?jǐn)偸亲钇毡榈膮f(xié)議授權(quán)形式，也是最能體現(xiàn)開放存取版權(quán)運(yùn)營(yíng)特色的授權(quán)模式。12檔案館可以參照并采用版權(quán)分?jǐn)偰Ｊ较刃邢仍?，不必分階段亦步亦趨，做到高起點(diǎn)、穩(wěn)步走。（3）運(yùn)行經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。開放存取依托免費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，但并非沒有成