公文附件和附件說(shuō)明書(shū)標(biāo)注位置-附件說(shuō)明書(shū)與標(biāo)識(shí)要求

1、公文附件和附件說(shuō)明標(biāo)注位置、 格式及 附件的附件處理 日常公文寫(xiě)作過(guò)程中，公文附件是文秘人員經(jīng)常碰到的 問(wèn)題。筆者在教學(xué)工作中也發(fā)現(xiàn)，相關(guān)文獻(xiàn)中，對(duì)附件和附 件說(shuō)明所在位置、標(biāo)注格式以及附件所帶的附件如何處置， 要么語(yǔ)焉不詳，要么大而統(tǒng)之，孰是孰非，給工作實(shí)踐帶來(lái) 諸多困惑。一、公文附件本身所附的正確位置國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（下簡(jiǎn)格式）中提出： “公文如有附件，在 正文下空 l 行左空 2 字用 3 號(hào)仿宋體字 標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿 拉伯?dāng)?shù)碼 （ 如“附件： 1×××××” ） ；附件名稱后不加 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 附件

2、應(yīng)與公文正文一起裝訂， 并在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào) ；附件的序號(hào)和 名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng) 在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí) 附件 （或帶序號(hào) ）”。上述表述中對(duì)附件的表述，實(shí)際上暗含兩個(gè)概念：一個(gè) 是附件說(shuō)明，一個(gè)是附件本身。前半段實(shí)際上是講公文有附 件時(shí)在正文下所標(biāo)注的附件說(shuō)明的標(biāo)注要求，總體來(lái)說(shuō)還比 較明確；而后一段話，主要講附件本身的標(biāo)注問(wèn)題，在講述 附件本身的標(biāo)注問(wèn)題時(shí)，細(xì)分為兩種情況：一種是附件本身 與公文主件一起裝訂的情況，一種是附件本身與公文主件不 能一起裝訂的情況。后一種情況，附件實(shí)際上就是

3、一份獨(dú)立 的文書(shū)，格式中對(duì)其標(biāo)注的方法也是比較明確的。關(guān)鍵 是第一種情況， 格式中要求“應(yīng)與公文正文一起裝訂”， 在這里“公文正文”一詞容易引起一定歧義。因?yàn)楦鶕?jù)國(guó) 家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（下簡(jiǎn)辦法）及格式中 相關(guān)規(guī)定，公文的“正文”是公文“主體”的一個(gè)組成因素， 如果理解為“附件說(shuō)明”放在“公文正文”之后是妥當(dāng)?shù)模?但如果附件本身放在公文正文之后，顯然不好操作。也正因?yàn)橐陨系母拍钚阅：?，在?shí)踐中，附件本身與主 件一起裝訂的情況，附件本身所在的位置通常就能見(jiàn)到以下 兩種：一是附件本身附在公文的版記之后。二是附件本身附 在公文生效標(biāo)識(shí)印公章之后（有附注時(shí)在附注之后），且從 下一頁(yè)頂行標(biāo)識(shí)。對(duì)這兩

4、種位置的設(shè)定，不少著作中要么是格式中的 原文照抄， 要么是見(jiàn)仁見(jiàn)智， 自由發(fā)揮： 有的認(rèn)為二者皆可， 有的認(rèn)為只能取第二種。因此很有必要查根問(wèn)據(jù)，統(tǒng)一規(guī)。 辦法第十條規(guī)定，“公文一般由秘密等級(jí)和期限、緊急 程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、 正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、 抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成”，格式中 也提出從公文正文中抽出的附件應(yīng)該是“放在公文生效標(biāo)識(shí)印章之后”。所以從表述的邏輯順序上講，可以毫無(wú)疑義地 判斷，附件本身必然放在公文的主體之后， 即“附注” 之后， 至于是否另轉(zhuǎn)下頁(yè)開(kāi)始標(biāo)識(shí)，不少人也很模糊，其實(shí)如果細(xì) 讀格式中“附件

5、應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上 角第 1 行頂格標(biāo)識(shí)附件'”，這個(gè)問(wèn)題就昭然若雪，理應(yīng) 轉(zhuǎn)下頁(yè)標(biāo)識(shí)，而不是緊隨附注之后。所以公務(wù)員考試公文寫(xiě)作答疑中提出， “新辦法 十條規(guī)定中，把附件'一詞置于附注'之后、 主題詞' 之前，這種排列的本身就告訴我們一個(gè)應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題，即 公文的附件一般應(yīng)與公文的主體一體裝訂，公文的版記要置 于附件之后，以保證公文正文與附件的完整一體性，不少機(jī) 關(guān)或單位把公文的版記即文尾置于公文正件之后、附件之 前，形成主、附兩分離的做法，是不正確的”。這種說(shuō)法應(yīng) 該是具有權(quán)威性的，也是符合實(shí)際情況的。那么，為何長(zhǎng)期以來(lái)出現(xiàn)了附件本身標(biāo)注位置

6、的混亂， 筆者認(rèn)為原因有二：一是辦法和格式中的相關(guān)表述 不太到位，比如在辦法中對(duì)“附件說(shuō)明”和“附件”是 分開(kāi)解釋的，而格式中則將二者合在一起統(tǒng)放在“公文 正文”之后表述，這就容易引起歧義，所以宜于按照其應(yīng)在 位置將“附件說(shuō)明”和“附件”分開(kāi)表述；二是不少文秘工 作者認(rèn)為，如果將附件本身附在公文主體之后，有時(shí)可能某 一頁(yè)當(dāng)中，正文只有一、兩行，加上“附件說(shuō)明”和生效標(biāo) 識(shí)、簽發(fā)日期、附注等公文主體要素，下面留白太多，于是 便自作聰明，將公文的版記部分提前標(biāo)注了。二、附件及附件說(shuō)明的標(biāo)注格式需要規(guī)如前所述， 附件的位置確定之后， 但附件本身如何標(biāo)注， 因?yàn)槿鄙倜鞔_規(guī)定， 所以實(shí)踐中往往也是各行其

7、是。 格式 中規(guī)定“在附件的左上角第 1 行頂格標(biāo)識(shí)附件'，有序號(hào) 時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)”，但這種規(guī)定過(guò)于原則。標(biāo)注時(shí)存在兩個(gè)需要 規(guī)的問(wèn)題：一是在標(biāo)識(shí)模式上，是“附件'+冒號(hào) +附件名稱”模式，還是“附件' +冒號(hào)”為一行，“附件名稱” 換行居中。二是“附件” 2 字、附件名稱字號(hào)、字體的問(wèn)題， 似乎在格式中均未做明確規(guī)定。筆者認(rèn)為，既然附件作為公文主體的一個(gè)組成部分，其 標(biāo)注的格式除了明文規(guī)定之外，一是在字體、字號(hào)上應(yīng)該遵 循“正文用 3 號(hào)仿宋字”的規(guī)定，與“附件說(shuō)明”的標(biāo)識(shí)字 體、字號(hào)相同， 而不應(yīng)再生枝節(jié)， 至于像有些教科書(shū)上講 “附 件” 2 字用黑體的說(shuō)法，缺少權(quán)威

8、支撐。二是附件標(biāo)注時(shí)應(yīng) 該強(qiáng)調(diào)采用“附件 +冒號(hào) +附件名稱”的格式，以與“附件說(shuō) 明”的標(biāo)注格式相同，而不是其他。此外，當(dāng)附件名稱較長(zhǎng)需要回行時(shí)，應(yīng)該參照“抄送機(jī) 關(guān)” 的標(biāo)識(shí)方法， 回行時(shí)與冒號(hào)后容對(duì)齊， 這一點(diǎn)在 格式 中未加說(shuō)明。同樣，附件說(shuō)明的標(biāo)注上，關(guān)于這一點(diǎn)也應(yīng)該 按照“抄送機(jī)關(guān)”的標(biāo)識(shí)回行辦法執(zhí)行。三、附件的附件處理方法在實(shí)踐工作中， 不少公文附件的正文也有附件， 這個(gè)“附 件”應(yīng)附于何處、如何標(biāo)注，也是困惑不少文秘工作者的一 項(xiàng)工作。筆者接觸到的處理方法主要有：一是參照公文主件 與附件的位置關(guān)系及標(biāo)識(shí)方法進(jìn)行安排。二是簡(jiǎn)而化之，在 附件的正文中用括號(hào)標(biāo)注為 “附件略” 等。對(duì)

9、于第二種方法， 從公文的完整性上來(lái)說(shuō)，是不符合要求的。而第一種方法帶 來(lái)的結(jié)果是：公文主件的附件如只有一件，那么此附件標(biāo)注 為“附件”，而如附件本身所帶的附件為兩件，那么按此辦 法必然標(biāo)注為“附件 1”、“附件 2”，這樣在同一個(gè)文件 當(dāng)中，就出現(xiàn)了“附件”、“附件1”、“附件 2”，這樣的標(biāo)注既不規(guī)，同時(shí)也容易讓人摸不著頭腦，搞不清誰(shuí)是誰(shuí) 的附件。試看一例：×××教育局關(guān)于印發(fā)×××市師生考核方案的通知各縣（市、區(qū)）教育局： 現(xiàn)將×××市師生考核方案印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合各 地區(qū)實(shí)際情況，貫徹執(zhí)行。附件：&

10、#215;××市師生考核方案二八年二月八日 附件：×××市師生考核方案××××××××××××（方案正文）。附件 1：×××市師生入職考核細(xì)則附件 1：×××師生入職考核細(xì)則 ×××××××××（細(xì)則正文）。 這種的標(biāo)識(shí)給人的感覺(jué)眼花繚亂，不夠明晰。那么如何 處理這個(gè)問(wèn)題，筆者認(rèn)

11、為可以通過(guò)兩個(gè)途徑來(lái)解決：一是效 仿國(guó)務(wù)院辦公廳所發(fā)公文實(shí)例，從附件的使用圍來(lái)進(jìn)行完 善。格式 條文釋義規(guī)定： 附件所附容主要包括一些圖表、 和規(guī)定等。因此可以這樣理解：一般來(lái)說(shuō)圖表和本身不帶附 件，那么有可能附件本身帶有附件的只有“規(guī)定性公文”， 而“規(guī)定性公文”通常都是以轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報(bào)送等名義發(fā)布 的，此時(shí)公文的主件僅僅是個(gè)包裝或外殼而已，而公文的實(shí) 體就是這些“規(guī)定性公文”。試看一例： 國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)人力資源社會(huì)保障部財(cái)政部 城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法的 通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直 屬機(jī)構(gòu)：人力資源社會(huì)保障部、財(cái)政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老

12、保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法已經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你 們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。二九年十二月二十八日城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法 才是此篇公文的主體和實(shí)質(zhì)（也有學(xué)者干脆就稱之為主件， 當(dāng)然這種稱呼有待商榷），此公文的主件“人力資源社會(huì)保 障部、財(cái)政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫 行辦法已經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際，認(rèn) 真貫徹執(zhí)行?！?，僅僅是起到轉(zhuǎn)發(fā)附件的作用。這個(gè)觀點(diǎn)是 站得住腳的。如果這樣，附件的附件的標(biāo)注問(wèn)題就迎刃而解 了。秘書(shū)學(xué)界有一個(gè)約定俗成的習(xí)慣：凡是正文中已經(jīng)提及 附件名稱的，正文下面就不再加注“附件說(shuō)明”，以使整個(gè) 公文更為簡(jiǎn)潔。此等做法，

13、國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳所發(fā)的公 文均為如此，是有事實(shí)依據(jù)的。因此，對(duì)于日常公文寫(xiě)作過(guò) 程中出現(xiàn)的附件的附件標(biāo)注完全可以按此辦法來(lái)解決。諸如 第一例，公文可以標(biāo)注為：×××教育局關(guān)于印發(fā)×××市師生考核方案的通知各縣（市、區(qū)）教育局：現(xiàn)將×××市師生考核方案印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合各 地區(qū)實(shí)際情況，貫徹執(zhí)行。×××市師生考核方案二八年二月八日×××市師生考核方案××××××××××××（方案正文）附件 1：×××市師生入職考核細(xì)則 附件 1：×××師生入職考核細(xì)則 ×××××××××（細(xì)則正文）。 這樣就能有效避免兩重附件標(biāo)識(shí)不準(zhǔn)和關(guān)系混亂的現(xiàn) 象，使公文的主體與附件以及與附件的附件之間的關(guān)系更為 明晰。除此而外，筆者認(rèn)為，可以根據(jù)附件的附件的重要性分 而行文。比如像上例中×××市師生考核方案與××