公文附件和附件說明書標注位置-附件說明書與標識要求

1、公文附件和附件說明標注位置、 格式及 附件的附件處理 日常公文寫作過程中，公文附件是文秘人員經常碰到的 問題。筆者在教學工作中也發(fā)現，相關文獻中，對附件和附 件說明所在位置、標注格式以及附件所帶的附件如何處置， 要么語焉不詳，要么大而統之，孰是孰非，給工作實踐帶來 諸多困惑。一、公文附件本身所附的正確位置國家行政機關公文格式（下簡格式）中提出： “公文如有附件，在 正文下空 l 行左空 2 字用 3 號仿宋體字 標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿 拉伯數碼 （ 如“附件： 1×××××” ） ；附件名稱后不加 標點符號。 附件

2、應與公文正文一起裝訂， 并在附件左上角第 1 行頂格標識“附件”，有序號時標識序號 ；附件的序號和 名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應 在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識 附件 （或帶序號 ）”。上述表述中對附件的表述，實際上暗含兩個概念：一個 是附件說明，一個是附件本身。前半段實際上是講公文有附 件時在正文下所標注的附件說明的標注要求，總體來說還比 較明確；而后一段話，主要講附件本身的標注問題，在講述 附件本身的標注問題時，細分為兩種情況：一種是附件本身 與公文主件一起裝訂的情況，一種是附件本身與公文主件不 能一起裝訂的情況。后一種情況，附件實際上就是

3、一份獨立 的文書，格式中對其標注的方法也是比較明確的。關鍵 是第一種情況， 格式中要求“應與公文正文一起裝訂”， 在這里“公文正文”一詞容易引起一定歧義。因為根據國 家行政機關公文處理辦法（下簡辦法）及格式中 相關規(guī)定，公文的“正文”是公文“主體”的一個組成因素， 如果理解為“附件說明”放在“公文正文”之后是妥當的， 但如果附件本身放在公文正文之后，顯然不好操作。也正因為以上的概念性模糊，在實踐中，附件本身與主 件一起裝訂的情況，附件本身所在的位置通常就能見到以下 兩種：一是附件本身附在公文的版記之后。二是附件本身附 在公文生效標識印公章之后（有附注時在附注之后），且從 下一頁頂行標識。對這兩

4、種位置的設定，不少著作中要么是格式中的 原文照抄， 要么是見仁見智， 自由發(fā)揮： 有的認為二者皆可， 有的認為只能取第二種。因此很有必要查根問據，統一規(guī)。 辦法第十條規(guī)定，“公文一般由秘密等級和期限、緊急 程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、 正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、 抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成”，格式中 也提出從公文正文中抽出的附件應該是“放在公文生效標識印章之后”。所以從表述的邏輯順序上講，可以毫無疑義地 判斷，附件本身必然放在公文的主體之后， 即“附注” 之后， 至于是否另轉下頁開始標識，不少人也很模糊，其實如果細 讀格式中“附件

5、應與公文正文一起裝訂，并在附件左上 角第 1 行頂格標識附件'”，這個問題就昭然若雪，理應 轉下頁標識，而不是緊隨附注之后。所以公務員考試公文寫作答疑中提出， “新辦法 十條規(guī)定中，把附件'一詞置于附注'之后、 主題詞' 之前，這種排列的本身就告訴我們一個應當注意的問題，即 公文的附件一般應與公文的主體一體裝訂，公文的版記要置 于附件之后，以保證公文正文與附件的完整一體性，不少機 關或單位把公文的版記即文尾置于公文正件之后、附件之 前，形成主、附兩分離的做法，是不正確的”。這種說法應 該是具有權威性的，也是符合實際情況的。那么，為何長期以來出現了附件本身標注位置

6、的混亂， 筆者認為原因有二：一是辦法和格式中的相關表述 不太到位，比如在辦法中對“附件說明”和“附件”是 分開解釋的，而格式中則將二者合在一起統放在“公文 正文”之后表述，這就容易引起歧義，所以宜于按照其應在 位置將“附件說明”和“附件”分開表述；二是不少文秘工 作者認為，如果將附件本身附在公文主體之后，有時可能某 一頁當中，正文只有一、兩行，加上“附件說明”和生效標 識、簽發(fā)日期、附注等公文主體要素，下面留白太多，于是 便自作聰明，將公文的版記部分提前標注了。二、附件及附件說明的標注格式需要規(guī)如前所述， 附件的位置確定之后， 但附件本身如何標注， 因為缺少明確規(guī)定， 所以實踐中往往也是各行其

7、是。 格式 中規(guī)定“在附件的左上角第 1 行頂格標識附件'，有序號 時標識序號”，但這種規(guī)定過于原則。標注時存在兩個需要 規(guī)的問題：一是在標識模式上，是“附件'+冒號 +附件名稱”模式，還是“附件' +冒號”為一行，“附件名稱” 換行居中。二是“附件” 2 字、附件名稱字號、字體的問題， 似乎在格式中均未做明確規(guī)定。筆者認為，既然附件作為公文主體的一個組成部分，其 標注的格式除了明文規(guī)定之外，一是在字體、字號上應該遵 循“正文用 3 號仿宋字”的規(guī)定，與“附件說明”的標識字 體、字號相同， 而不應再生枝節(jié)， 至于像有些教科書上講 “附 件” 2 字用黑體的說法，缺少權威

8、支撐。二是附件標注時應 該強調采用“附件 +冒號 +附件名稱”的格式，以與“附件說 明”的標注格式相同，而不是其他。此外，當附件名稱較長需要回行時，應該參照“抄送機 關” 的標識方法， 回行時與冒號后容對齊， 這一點在 格式 中未加說明。同樣，附件說明的標注上，關于這一點也應該 按照“抄送機關”的標識回行辦法執(zhí)行。三、附件的附件處理方法在實踐工作中， 不少公文附件的正文也有附件， 這個“附 件”應附于何處、如何標注，也是困惑不少文秘工作者的一 項工作。筆者接觸到的處理方法主要有：一是參照公文主件 與附件的位置關系及標識方法進行安排。二是簡而化之，在 附件的正文中用括號標注為 “附件略” 等。對

9、于第二種方法， 從公文的完整性上來說，是不符合要求的。而第一種方法帶 來的結果是：公文主件的附件如只有一件，那么此附件標注 為“附件”，而如附件本身所帶的附件為兩件，那么按此辦 法必然標注為“附件 1”、“附件 2”，這樣在同一個文件 當中，就出現了“附件”、“附件1”、“附件 2”，這樣的標注既不規(guī)，同時也容易讓人摸不著頭腦，搞不清誰是誰 的附件。試看一例：×××教育局關于印發(fā)×××市師生考核方案的通知各縣（市、區(qū)）教育局： 現將×××市師生考核方案印發(fā)給你們，請結合各 地區(qū)實際情況，貫徹執(zhí)行。附件：&

10、#215;××市師生考核方案二八年二月八日 附件：×××市師生考核方案××××××××××××（方案正文）。附件 1：×××市師生入職考核細則附件 1：×××師生入職考核細則 ×××××××××（細則正文）。 這種的標識給人的感覺眼花繚亂，不夠明晰。那么如何 處理這個問題，筆者認

11、為可以通過兩個途徑來解決：一是效 仿國務院辦公廳所發(fā)公文實例，從附件的使用圍來進行完 善。格式 條文釋義規(guī)定： 附件所附容主要包括一些圖表、 和規(guī)定等。因此可以這樣理解：一般來說圖表和本身不帶附 件，那么有可能附件本身帶有附件的只有“規(guī)定性公文”， 而“規(guī)定性公文”通常都是以轉發(fā)、印發(fā)、報送等名義發(fā)布 的，此時公文的主件僅僅是個包裝或外殼而已，而公文的實 體就是這些“規(guī)定性公文”。試看一例： 國務院辦公廳關于轉發(fā)人力資源社會保障部財政部 城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關系轉移接續(xù)暫行辦法的 通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直 屬機構：人力資源社會保障部、財政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老

12、保險關系轉移接續(xù)暫行辦法已經國務院同意，現轉發(fā)給你 們，請結合實際，認真貫徹執(zhí)行。二九年十二月二十八日城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關系轉移接續(xù)暫行辦法 才是此篇公文的主體和實質（也有學者干脆就稱之為主件， 當然這種稱呼有待商榷），此公文的主件“人力資源社會保 障部、財政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關系轉移接續(xù)暫 行辦法已經國務院同意，現轉發(fā)給你們，請結合實際，認 真貫徹執(zhí)行?！保瑑H僅是起到轉發(fā)附件的作用。這個觀點是 站得住腳的。如果這樣，附件的附件的標注問題就迎刃而解 了。秘書學界有一個約定俗成的習慣：凡是正文中已經提及 附件名稱的，正文下面就不再加注“附件說明”，以使整個 公文更為簡潔。此等做法，

13、國務院、國務院辦公廳所發(fā)的公 文均為如此，是有事實依據的。因此，對于日常公文寫作過 程中出現的附件的附件標注完全可以按此辦法來解決。諸如 第一例，公文可以標注為：×××教育局關于印發(fā)×××市師生考核方案的通知各縣（市、區(qū)）教育局：現將×××市師生考核方案印發(fā)給你們，請結合各 地區(qū)實際情況，貫徹執(zhí)行。×××市師生考核方案二八年二月八日×××市師生考核方案××××××××××××（方案正文）附件 1：×××市師生入職考核細則 附件 1：×××師生入職考核細則 ×××××××××（細則正文）。 這樣就能有效避免兩重附件標識不準和關系混亂的現 象，使公文的主體與附件以及與附件的附件之間的關系更為 明晰。除此而外，筆者認為，可以根據附件的附件的重要性分 而行文。比如像上例中×××市師生考核方案與××