工程項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)

1、工程項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)2.5.1 組織協(xié)調(diào)的概念項(xiàng)目在運(yùn)行的過程中會涉及很多方面的關(guān)系，為了處理好這些關(guān)系，保證實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，就需要協(xié)調(diào)。所謂協(xié)調(diào)，就是以一定的組織形式、手段和方法， 對項(xiàng)目中產(chǎn)生的不暢關(guān)系進(jìn)行疏通， 對產(chǎn)生的干擾和障礙予以排除的活動。 協(xié)調(diào) 的目的是力求得到各方面協(xié)助，促使各方協(xié)同一致，齊心協(xié)力，以實(shí)現(xiàn)自己的預(yù) 定目標(biāo)。項(xiàng)目的協(xié)調(diào)其實(shí)就是一種溝通， 溝通提供了一個重要的在人、思想和信 息之間的聯(lián)絡(luò)方式。項(xiàng)目溝通管理確保通過正式的結(jié)構(gòu)和步驟， 及時和適當(dāng)?shù)貙?項(xiàng)目信息進(jìn)行收集、分發(fā)、儲存和處理，并對非正式的溝通網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的控制， 以利于項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目系統(tǒng)是一個由人員、物質(zhì)、

2、信息等構(gòu)成的人為組織系統(tǒng)，是由若干相互 聯(lián)系而又相互制約的要素有組織、有秩序地組成的具有特定功能和目標(biāo)的統(tǒng)一 體。項(xiàng)目的協(xié)調(diào)關(guān)系一般可以分為三大類：一是“人員/人員界面”；二是“系統(tǒng) /系統(tǒng)界面”；三是“系統(tǒng)/環(huán)境界面”。首先，項(xiàng)目組織是人的組織，是各類人員組成的。人的差別是客觀存在的， 由于每個人的經(jīng)歷、心理、性格、習(xí)慣、能力、任務(wù)和作用不同，在一起工作， 必定存在潛在的人員矛盾或危機(jī)。這種人和人之間的間隔，就是所謂的“人員 / 人員界面”。如果把項(xiàng)目系統(tǒng)看作是一個大系統(tǒng)，則可以認(rèn)為它實(shí)際上是由若干個子系統(tǒng) 組成的一個完整體系。各個子系統(tǒng)的功能不同，目標(biāo)不同，內(nèi)部工作人員的利益 不同，容易產(chǎn)

3、生各自為政的趨勢和相互推透的現(xiàn)象。 這種子系統(tǒng)和子系統(tǒng)之間的 間隔，就是所謂的“系統(tǒng)/系統(tǒng)界面”。項(xiàng)目系統(tǒng)在運(yùn)作過程中，必須和周圍的環(huán)境相適應(yīng)。所以項(xiàng)目系統(tǒng)必然是一 個開放的系統(tǒng)。它能主動地向外部世界取得必要的能量、 物質(zhì)和信息。在這個過 程中，存在許多障礙和阻力。這種系統(tǒng)與環(huán)境之間的間隔，就是所謂的“系統(tǒng) / 環(huán)境界面”。工程項(xiàng)目建設(shè)協(xié)調(diào)管理就是在“人員/人員界面”、“系統(tǒng)/系統(tǒng)界面”和“系 統(tǒng)/環(huán)境界面”之間，對所有的活動及力量進(jìn)行聯(lián)結(jié)、聯(lián)合和調(diào)和的工作。由動 態(tài)相關(guān)性原理可知，總體的作用規(guī)模要比各子系統(tǒng)的作用規(guī)模之和大， 因而要把 系統(tǒng)作為一個整體來研究和處埋，為了順利實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)系

4、統(tǒng)目標(biāo)， 必須重 視協(xié)調(diào)管理，發(fā)揮系統(tǒng)整體功能。要保證項(xiàng)目的各參與方圍繞項(xiàng)目開展工作， 組 織協(xié)調(diào)很重要，只有通過積極的組織協(xié)調(diào)才能使項(xiàng)目目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。2.5.2 組織協(xié)調(diào)的范圍和層次一般認(rèn)為，協(xié)調(diào)的范圍可以分為系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)和對系統(tǒng)的外層協(xié)調(diào)。系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)包括項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部協(xié)調(diào)、 項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)的協(xié)調(diào)以及項(xiàng)目經(jīng)理部 與作業(yè)層的協(xié)調(diào)。從項(xiàng)目組織與外部世界的聯(lián)系程度看，工程項(xiàng)目外層協(xié)調(diào)又可以分為近外層 協(xié)調(diào)和遠(yuǎn)外層協(xié)調(diào)。近外層和遠(yuǎn)外層的主要區(qū)別是，工程項(xiàng)目與近外層關(guān)聯(lián)單位 一般有合同關(guān)系，包括直接的和間接的合同關(guān)系，如與業(yè)主、監(jiān)理人、設(shè)計(jì)單位、 供貨商、分包商和保險(xiǎn)人等的關(guān)系；和遠(yuǎn)外層關(guān)聯(lián)單

5、位一般沒有合同關(guān)系， 但卻 有著法律、法規(guī)和社會公德等約束的關(guān)系，如與政府、項(xiàng)目周邊居民社區(qū)組織、 環(huán)保、交通、環(huán)衛(wèi)、綠化、文物、消防和公安等單位的關(guān)系。2.5.3 項(xiàng)目組織內(nèi)部協(xié)調(diào)項(xiàng)目組織內(nèi)部協(xié)調(diào)包括人際關(guān)系、 組織關(guān)系的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目組織內(nèi)部人際關(guān)系 指項(xiàng)目經(jīng)理部各成員之間項(xiàng)目經(jīng)理部成員與下屬班組之間、 班組相互之間的人員 工作關(guān)系的總稱。內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)主要是通過各種交流、活動，增進(jìn)相互之間的了解和親 和力，促進(jìn)相互之間的工作支持，另外還可以通過調(diào)解、互諒互讓來緩和工作之 間的利益沖突，化解矛盾、增強(qiáng)責(zé)任感，提高工作效率。協(xié)調(diào)這些關(guān)系主要靠執(zhí) 行制度，堅(jiān)持民主集中制，做好思想政治工作，充分

6、調(diào)動每個人的積極性。要用 人所長，責(zé)任分明、實(shí)事求是地對每個人的效績進(jìn)行評價和激勵。在調(diào)解人與人 之間矛盾時要注意方式方法。組織關(guān)系協(xié)調(diào)是指項(xiàng)目組織內(nèi)部各部門之間工作關(guān)系的協(xié)調(diào)，如項(xiàng)目組織內(nèi)部的崗位、職能和制度的設(shè)置等，具體包括各部門之間的合理分工和有效協(xié)作。分工和協(xié)作同等重要，合理的分工能保證任務(wù)之間平衡匹配， 有效協(xié)作既避免了 相互之間利益分割，又提高了工作效率。項(xiàng)目中的組織形成系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部各組 織部分構(gòu)成一定的分工協(xié)作和信息溝通關(guān)系。組織關(guān)系協(xié)調(diào)，可以使組織運(yùn)轉(zhuǎn)正 常，發(fā)揮組織力的作用，組織關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)注意以下幾個原則： 一是要明確每個 機(jī)構(gòu)的職責(zé)；二是設(shè)置組織機(jī)構(gòu)要以職能劃分為基礎(chǔ)；

7、三要通過制度明確各機(jī)構(gòu) 在工作中的相互關(guān)系；四要建立信息溝通制度，制定工作流程圖；五要根據(jù)矛盾 沖突的具體情況及時靈活地加以解決。2.5.4 項(xiàng)目近外層協(xié)調(diào)近外層協(xié)調(diào)包括與業(yè)主、監(jiān)理人、設(shè)計(jì)單位、供貨商、分包商和保險(xiǎn)人等的 關(guān)系協(xié)調(diào)，項(xiàng)目與近外層關(guān)聯(lián)單位一般有合同關(guān)系， 包括直接的和間接的合同關(guān) 系。工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中，與近外層關(guān)聯(lián)單位的聯(lián)系相當(dāng)密切， 大量的工作需 要互相支持和協(xié)調(diào)配合，能否如期實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，關(guān)鍵就在于近外層協(xié)調(diào)工作做 得好不好，可以說，近外層協(xié)調(diào)是所有協(xié)調(diào)工作中的重中之重.要做好近外層協(xié)調(diào)工作，必須做好以下四個方面的工作。(1)首先要理解項(xiàng)目總目標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理要理解項(xiàng)目總目

8、標(biāo)、理解建設(shè)單位的 意圖。對于未能參加項(xiàng)目決策過程的項(xiàng)目經(jīng)理， 必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因 和出發(fā)點(diǎn)，了解決策背景，否則可能對項(xiàng)目目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的理解，會給他的工作造成很大的困難，所以，必須花大力氣來研究建設(shè)單位，研究項(xiàng)目目 標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，再對總目標(biāo)進(jìn)行分解，對其他近外層關(guān)聯(lián)單位的目標(biāo)也要做到 心中有數(shù)。分解可以按空間進(jìn)行，也可以按時間進(jìn)行。只有正確理解了項(xiàng)目目標(biāo)， 才能掌握協(xié)調(diào)工作的主動權(quán)，做到有的放矢。(2)以合同為基礎(chǔ)，明確各關(guān)聯(lián)單位的權(quán)利和義務(wù)，平等地進(jìn)行協(xié)調(diào)。工程 項(xiàng)目實(shí)施的過程中，合同是所有關(guān)聯(lián)單位的最高行為準(zhǔn)則和規(guī)范。 合同規(guī)定了相 關(guān)工程參與單位的權(quán)利和義務(wù)，所以必

9、須有牢固的合同觀念，要清楚哪些工作是 什么單位做的，什么時候完成，要達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)。如果出現(xiàn)問題，是哪個單 位的責(zé)任；同時，對屬于自己要完成的工作也要做好，也要清楚自己的義務(wù)。只 有這樣，才不會在工作中失誤，給自己工作造成被動，協(xié)調(diào)工作才能做好。(3)尊重各相關(guān)聯(lián)單位。近外層相關(guān)聯(lián)單位在一起參與項(xiàng)目工程，說到底最 終目標(biāo)還是一致的，就是完成項(xiàng)目的總目標(biāo)。因而，在工程實(shí)施的過程中，出現(xiàn) 問題、糾紛時一定要本著互相尊重的態(tài)度進(jìn)行處理，千萬不要可能在某些方面處 于有利位置時對其他單位或其他個人盛氣凌人。比如說對于建設(shè)單位，盡管有預(yù) 定的目標(biāo)，但項(xiàng)目實(shí)施必須執(zhí)行建設(shè)單位的指令， 使建設(shè)單位滿意，對建

10、設(shè)單位 提出的某些不適當(dāng)?shù)囊螅灰粚儆谠瓌t問題，都可先行進(jìn)行，然后利用適當(dāng) 時機(jī)，采取適當(dāng)方式加以說明或解釋；對于原則性問題，可采取書面報(bào)告等方式 說明原委，盡量避免發(fā)生誤解，以使項(xiàng)目順利進(jìn)行；又比如說對于設(shè)計(jì)單位，設(shè) 計(jì)單位為工程項(xiàng)目建設(shè)提供圖紙，以及修改設(shè)計(jì)等工作，是工程項(xiàng)目主要相關(guān)聯(lián) 單位之一。協(xié)調(diào)的過程中，一定要尊重設(shè)計(jì)單位的意見，例如主動組織設(shè)計(jì)單位 介紹工程概況、設(shè)計(jì)意圖、技術(shù)要求和施工難點(diǎn)等；在圖紙會審時請?jiān)O(shè)計(jì)單位交 底，明確技術(shù)要求，把標(biāo)準(zhǔn)過高、設(shè)計(jì)遺漏、圖紙差錯等問題解決在施工之前； 施工階段，嚴(yán)格按圖施工；結(jié)構(gòu)工程驗(yàn)收、專業(yè)工程驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收等工作，請 設(shè)計(jì)代表參加。若

11、發(fā)生質(zhì)量事故，認(rèn)真聽取設(shè)計(jì)單位的處理意見； 應(yīng)當(dāng)主動向設(shè) 計(jì)單位介紹工程進(jìn)展情況，施工中，發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)問題，應(yīng)及時主動向設(shè)計(jì)單位提出， 以免造成大的直接損失。(4)注重語言藝術(shù)和感情交流。協(xié)調(diào)不僅是方法問題、技術(shù)問題，更多的是語言藝術(shù)、感情交流。同樣的一句話，在不同的時間、地點(diǎn)，以不同的語氣、 語速說出來，給當(dāng)事人的感覺大不一樣。所以，有時我們會看到，盡管協(xié)調(diào)意見 是正確的，但由于表達(dá)方式不妥，反而會激化矛盾。而高超的協(xié)調(diào)技巧和能力則 往往起到事半功倍的效果，令各方面都滿意。在協(xié)調(diào)的過程中，要多做換位思考， 換個角度看問題，把自己放在對方的立場上來想，多做感情交流，在工作中不斷 積累經(jīng)驗(yàn)，才能提高

12、協(xié)調(diào)能力。2.5.5 項(xiàng)目遠(yuǎn)外層協(xié)調(diào)遠(yuǎn)外層與項(xiàng)目組織不存在合同關(guān)系，只是通過法律、法規(guī)和社會公德來進(jìn)行 約束，這之間關(guān)系的處理主要以法律、法規(guī)和社會公德為準(zhǔn)繩，相互支持、密切 配合、共同服務(wù)于項(xiàng)目目標(biāo)。在處理關(guān)系和解決矛盾過程中，應(yīng)充分發(fā)揮中介組 織和社會管理機(jī)構(gòu)的作用。一個工程項(xiàng)目的開展還存在政府部門及其他單位的影 響，如政府部門、金融組織、社會團(tuán)體、服務(wù)單位和新聞媒介等，對工程項(xiàng)目起 著一定的或決定性的控制、監(jiān)督、支持和幫助作用，這層關(guān)系若協(xié)調(diào)不好，工程 項(xiàng)目實(shí)施也可能會受到影響。比如說常見的施工噪音擾民的問題， 如果和周邊居 民協(xié)調(diào)不好，矛盾激化了會嚴(yán)重影響項(xiàng)目的正常實(shí)施。 做好遠(yuǎn)外層協(xié)調(diào)工作主要 是以相關(guān)的法律、法規(guī)和社會公德為基礎(chǔ)進(jìn)行協(xié)調(diào)。 例如，項(xiàng)目部應(yīng)要求作業(yè)隊(duì) 伍到建設(shè)行政主管部門辦理分包隊(duì)伍施工許可證；到勞動管理部門辦理勞務(wù)人員 就業(yè)證，辦理企業(yè)安全資格認(rèn)可證、 安全施工許可證、項(xiàng)目經(jīng)理安全生產(chǎn)資格證等手續(xù)；項(xiàng)目部的安全保衛(wèi)部門應(yīng)辦理施工現(xiàn)場消防安全資格認(rèn)可證；到交管理部門辦理