采購付款循環(huán)控制手冊范本

1、目錄1. 采購付款循環(huán)控制目標(biāo)及關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié) . 3 1.1 釋義及范圍 . 3 1.2 控制目標(biāo). 3 1.3 關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié) . 3 1.4 不相容崗位 . 3 2. 采購付款循環(huán)組織職能. 4 2.1 采購付款循環(huán)的組織構(gòu)成. . 4 2.2 采購付款循環(huán)各組織職能. . 4 3. 采購付款循環(huán)子流程劃分. 6 4. 采購付款循環(huán)各子流程控制制度及控制文件記錄 . 7 4.1 材料物資采購流程控制制度. . 7 4.1.1采購與驗(yàn)收流程控制制度. . 7 4.1.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程控制. 9 4.1.3采購合同評審與管理流程控制制度.11 4.1.4付款與對賬流程控制制

2、度. .12 4.1.5退貨流程控制制度. .14 4.1.6采購預(yù)算流程控制制度. .15 4.2 勞務(wù)外包采購流程控制制度. .15 4.2.1安裝分包合同簽訂與變更流程控制制度.15 4.2.2安裝分包付款流程控制制度.17 4.2.3外協(xié)外包合同簽訂流程控制制度.17 4.2.4外協(xié)資金審批、付款流程控制制度.18 4.3 費(fèi)用類采購流程控制制度. .19 4.3.1費(fèi)用采購流程- 費(fèi)用采購流程控制制度.19 4.3.2費(fèi)用采購流程- 費(fèi)用報(bào)銷流程控制制度.20 4.3.3 費(fèi)用采購流程- 核價(jià)流程控制制度 .20 4.3.4 運(yùn)費(fèi)結(jié)算流程控制制度.22 5采購付款循環(huán)各子流程流程圖及

3、流程圖說明 .19 5.1 材料物資采購流程 .23 5.1.1采購與驗(yàn)收流程圖及流程圖說明.23 5.1.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程圖及流程圖說明.26 5.1.3 采購合同評審與管理流程圖及流程圖說明. .27 5.1.4 付款與對賬流程圖及流程圖說明 .29 5.1.5退貨流程圖及流程圖說明. .32 5.1.6 采購預(yù)算流程圖及流程圖說明 .33 5.2 勞務(wù)外包采購流程 .35 5.2.1安裝分包合同簽訂與變更流程流程圖及流程圖說明.35 5.2.2 安裝分包付款流程圖及流程圖說明 .37 5.2.3外協(xié)外包合同簽訂流程圖及流程圖說明.38 5.2.4外協(xié)資金審批、付款流程圖及流

4、程圖說明.40 5.3 費(fèi)用采購流程流程圖及流程圖說明 .41 5.3.1 費(fèi)用采購流程流程圖及流程圖說明 .41 5.3.2費(fèi)用報(bào)銷流程流程圖及流程圖說明.43 5.3.3核價(jià)流程流程圖及流程圖說明.44 5.3.4運(yùn)費(fèi)結(jié)算流程流程圖及流程圖說明.46 6. 采購付款循環(huán)支持性文件及制度.411. 采購付款循環(huán)控制目標(biāo)及關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié)1.1 釋義及范圍1.1.1采購付款循環(huán)是指規(guī)范公司進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)而進(jìn)行的材料物資、勞務(wù)、費(fèi)用有關(guān)的采購、驗(yàn)收、 付款的行為， 確保采購對象滿足公司規(guī)定的要求，有效控制采購成本，并保證采購所需資金合理使用的控制活動(dòng)集合。1.1.2材料物資指：生產(chǎn)用原輔材料、

5、外購型鋼等生產(chǎn)物資資料，其中原輔材料包括生產(chǎn)用各種鋼材、包裝物、燃料、油漆、螺栓電纜等物資。1.1.3勞務(wù)是指安裝專項(xiàng)施工或勞務(wù)分包及制作外協(xié)、委托加工勞務(wù)。1.1.4本手冊規(guī)范的費(fèi)用是指公司在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)生的不能直接歸屬于某個(gè)特定產(chǎn)品成本的費(fèi)用。主要包括行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所發(fā)生的管理費(fèi)用，銷售產(chǎn)品和提供勞務(wù)等過程中發(fā)生的費(fèi)用。與特定產(chǎn)品（工程項(xiàng)目）的成本費(fèi)用、與籌資活動(dòng)相關(guān)的支出費(fèi)用，不在本手冊規(guī)范。1.1.5有效控制采購成本是指公司明確采購價(jià)格形成機(jī)制，通過詢價(jià)、比價(jià)或招標(biāo)方式合理確定采購價(jià)格，控制采購成本。1.1.6本手冊適用于公司非長期資產(chǎn)采購、付款的控制。固

6、定資產(chǎn)、其他長期資產(chǎn)的采購、付款控制制度詳見“業(yè)務(wù)控制手冊第六冊資產(chǎn)管理循環(huán)控制手冊”，與特定產(chǎn)品（工程項(xiàng)目）的成本費(fèi)用控制詳見“財(cái)務(wù)管理手冊第四冊成本核算與管理控制手冊”、與籌資活動(dòng)相關(guān)的支出費(fèi)用控制詳見“財(cái)務(wù)管理手冊、第二冊、籌資管理控制手冊”，付款流程涉及的具體結(jié)算出納事務(wù)控制詳見“財(cái)務(wù)管理手冊第三冊、貨幣資金管理控制手冊”。1.2 控制目標(biāo)1.2.1規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊。1.2.2明確供應(yīng)管理部門的職責(zé)，確保各種外購材料、商品、勞務(wù)等各項(xiàng)生產(chǎn)物資、勞務(wù)的采購按計(jì)劃進(jìn)行。1.2.3促進(jìn)形成合理的采購價(jià)格機(jī)制和質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，有效降低采購成本。1.3 關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)

7、控制環(huán)節(jié)1.3.1權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理。1.3.2請購依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)，請購事項(xiàng)和審批程序應(yīng)當(dāng)明確。1.3.3采購與驗(yàn)收的管理流程及有關(guān)控制措施應(yīng)當(dāng)清晰，對供應(yīng)商的選擇、采購方式的確定、采購合同的簽訂、購進(jìn)商品的驗(yàn)收等應(yīng)有明確規(guī)定。1.3.4付款方式、程序、審批權(quán)限和與供應(yīng)商的對賬辦法應(yīng)當(dāng)明確。1.4 不相容崗位1.4.1請購（業(yè)務(wù)外包申請）與審批。1.4.2供應(yīng)商的選擇與審批。1.4.3采購合同協(xié)議（業(yè)務(wù)外包合同）的擬訂、審核與審批。1.4.4采購、驗(yàn)收與相關(guān)記錄、業(yè)務(wù)外包的執(zhí)行與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。1.4.5付款的申請、審批與執(zhí)行。2. 采購付款循環(huán)組織職能

8、2.1 采購付款循環(huán)的組織構(gòu)成采購付款循環(huán)的控制組織機(jī)構(gòu)由公司決策部門、綜合計(jì)劃部門、采購管理部門、質(zhì)量管理部門、審計(jì)決算部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲(chǔ)管理部門、工程管理部門、行政管理部門構(gòu)成。2.2 采購付款循環(huán)各組織職能2.2.1股東大會(huì)、董事會(huì)是重大采購付款事項(xiàng)決策部門，公司章程中規(guī)定需要提交股東大會(huì)審議的事項(xiàng)， 由董事會(huì)審議通過后提交股東大會(huì)審議。股東大會(huì)授權(quán)董事會(huì)審議通過的采購付款事項(xiàng)，由董事會(huì)審議通過。2.2.2 采購付款的一般決策部門的主要職責(zé)是：2.2.1.1當(dāng)材料核價(jià)結(jié)果有爭議時(shí)，由生產(chǎn)副總判定。2.2.1.2采購合同簽訂后， “資金審批單”由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司決策部門或授權(quán)部門

9、批準(zhǔn)。2.2.1.3超過預(yù)算的材料款由公司決策部門或授權(quán)部門批準(zhǔn)。2.2.1.4當(dāng)發(fā)生不合格品讓步接收時(shí)，由總工程師作最終裁決處理。2.2.3綜合計(jì)劃部門是制作外協(xié)合同的歸口管理部門，其主要職責(zé)是：2.2.3.1指定制作項(xiàng)目經(jīng)理，在ERP系統(tǒng)下達(dá)材料需求計(jì)劃，留出適當(dāng)?shù)牟少徶芷?，并進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)。2.2.3.2負(fù)責(zé)制作外包外協(xié)分供方（不含門、窗、防火涂料、土建、設(shè)備）、運(yùn)輸分包商的評價(jià)、選擇、簽約和管理。2.2.3.3組織合同評審，跟蹤備料清單的編制、材料清單編制和導(dǎo)入，材料訂貨、到位等過程。2.2.3.4提供直發(fā)工地的材料清單。2.2.4采購管理部門是材料、產(chǎn)品相關(guān)物資采購的責(zé)任部門，其主要職

10、責(zé)是：2.2.4.1負(fù)責(zé)生產(chǎn)制作、安裝材料和物資、組織對A、B 類生產(chǎn)制作材料和物資、其它采購物資供方的評價(jià)和選擇工作，通過對供方的評價(jià)和選擇，建立、定期審查和更新A、B類材料和物資的合格供方名單和所有歸口采購供方的檔案，確保A、B類材料在合格供方采購。 （A類 B類材料釋義見本手冊“4.1.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程控制制度”）2.2.4.2負(fù)責(zé)編制、簽訂材料和物資采購合同/ 協(xié)議，保證采購合同/ 協(xié)議條款完整、質(zhì)量要求明確。2.2.4.3嚴(yán)格按批準(zhǔn)的采購合同/ 協(xié)議實(shí)施采購工作，確保所采購材料、物資質(zhì)量符合規(guī)定的要求。2.2.4.4負(fù)責(zé)提供所采購材料、物資的質(zhì)量合格證明文件，保證所提供

11、文件的有效性。2.2.4.5辦理驗(yàn)收合格的采購材料、物資入庫手續(xù)。2.2.4.6負(fù)責(zé)不合格采購材料、物資及時(shí)有效處置。2.2.4.7做好供應(yīng)商的發(fā)票入賬程序，每月編制資金預(yù)算計(jì)劃。2.2.4.8負(fù)責(zé)處理廢舊物資及余料。2.2.4.9對需要排版的采購物資進(jìn)行排版，并按排版結(jié)果采購，提高材料利用率。2.2.4.10負(fù)責(zé)編制工程物資采購計(jì)劃、組織長期采購物資招標(biāo)及合同簽訂工作、負(fù)責(zé)各類材料采購的實(shí)施。2.2.4.11了解市場動(dòng)向，及時(shí)向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)反映各種材料價(jià)格和走向。2.2.4.12負(fù)責(zé)編制采購預(yù)算，對采購預(yù)算的執(zhí)行情況承擔(dān)責(zé)任。2.2.5質(zhì)量管理部門是采購材料物資、外協(xié)及委托加工物資質(zhì)量檢驗(yàn)

12、、監(jiān)督的責(zé)任部門。其主要職責(zé)是：2.2.5.1負(fù)責(zé)編制和修訂產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)程，保證檢驗(yàn)要求明確、驗(yàn)收規(guī)則適用、且不低于國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定； 對合同有特殊要求的產(chǎn)品，編制專門檢驗(yàn)規(guī)程，保證產(chǎn)品質(zhì)量滿足合同規(guī)定。對檢驗(yàn)規(guī)程規(guī)定不符合合同或國家標(biāo)準(zhǔn)要求負(fù)責(zé)。2.2.5.2負(fù)責(zé)公司原輔材、外協(xié)外包構(gòu)件、產(chǎn)品制作的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，保證檢驗(yàn)結(jié)果的真實(shí)性和正確性，形成有追溯性的檢驗(yàn)記錄，并匯編成工程項(xiàng)目的制作質(zhì)量檔案。對因錯(cuò)檢、漏檢造成的批量損失負(fù)責(zé)，對制作質(zhì)量檔案內(nèi)容不全、完成不及時(shí)負(fù)責(zé)。2.2.5.3負(fù)責(zé)不合格品的識(shí)別、組織不合格品的評審和跟蹤處置。對不合格原輔材料用于生產(chǎn)、不合格構(gòu)件放行出廠、或安裝時(shí)發(fā)現(xiàn)

13、制作質(zhì)量問題負(fù)責(zé)。2.2.5.4參與對原材料、外協(xié)外包供方的評價(jià)和選擇工作。2.2.6審計(jì)決算部門是物資、勞務(wù)及費(fèi)用采購價(jià)格監(jiān)督與核定的歸口管理部門，其主要職責(zé)是：2.2.6.1對公司各項(xiàng)工程類費(fèi)用及外協(xié)外包費(fèi)用進(jìn)行審核，發(fā)出審核意見書。2.2.6.2負(fù)責(zé)大宗采購物資的核價(jià)控制，參與年消耗量較大的材料的招投標(biāo)，優(yōu)化材料采購模式，定期編寫采購核價(jià)工作報(bào)告。2.2.6.3參加對適用范圍內(nèi)的，公司年度一次性選擇供應(yīng)商的長期合同的招投標(biāo)，參與競標(biāo)單位的選擇，進(jìn)行招標(biāo)物資的市場摸底，參與開標(biāo)和評標(biāo)，并出具核價(jià)意見。2.2.6.4負(fù)責(zé)對適用范圍內(nèi)的日常以采取詢價(jià)、比價(jià)方式采購的物資，進(jìn)行審核和核定價(jià)格。2

14、.2.6.5負(fù)責(zé)對指定的專項(xiàng)工程的物資采購，進(jìn)行物資的市場摸底詢價(jià)、比價(jià)、分析后出具核價(jià)意見。2.2.6.6核價(jià)主管每月10 日前，將上月的核價(jià)情況整理匯總分析成分類報(bào)表和匯總報(bào)表，上報(bào)審計(jì)決算部門負(fù)責(zé)人、及公司決策部門或授權(quán)部門審核。2.2.6.7根據(jù)各原材料價(jià)格走勢的信息，即時(shí)編寫一些物資的市場價(jià)格調(diào)查分析報(bào)告，提出如何積極應(yīng)對的措施和建議；對核價(jià)工作中出現(xiàn)的公司管理工作中存在的問題、進(jìn)行分析、 提出開源節(jié)流的措施，供公司領(lǐng)導(dǎo)參考。2.2.7財(cái)務(wù)部門是采購所需資金收付、費(fèi)用報(bào)銷、采購預(yù)算及成本控制的歸口管理部門，其主要職責(zé)是：2.2.7.1負(fù)責(zé)根據(jù)合同與申購單審核原材料、低耗品發(fā)票，對發(fā)票

15、業(yè)務(wù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.2.7.2根據(jù)合同付款條件以及發(fā)票入賬情況認(rèn)真審核資金審批單。2.2.7.3負(fù)責(zé)原材料、低耗品的具體核算工作，審核材料采購的發(fā)票、領(lǐng)料單等，進(jìn)行材料收發(fā)存核算、低耗品的核算、攤銷和材料成本核算。2.2.7.4負(fù)責(zé)債權(quán)債務(wù)的核算，及時(shí)與外單位對賬，發(fā)現(xiàn)和反映往來賬中存在的問題。2.2.7.5審核費(fèi)用發(fā)票的真實(shí)性，審核資金審批單，按照公司報(bào)銷制度進(jìn)行費(fèi)用的報(bào)銷。2.2.8倉儲(chǔ)管理部門是材料物資接收入庫和保管的責(zé)任部門，其主要職責(zé)是：2.2.8.1負(fù)責(zé)材料的接收工作，不接收驗(yàn)收不合格、單據(jù)不全、手續(xù)不齊的材料，保證只將驗(yàn)收合格的材料入庫，入庫材料登記完全、清楚、正確；2

16、.2.8.2負(fù)責(zé)在倉庫適當(dāng)區(qū)域建立待檢區(qū)，或?qū)Υ龣z材料進(jìn)行明顯的待檢標(biāo)識(shí)，保證待檢材料與庫存不會(huì)混淆。2.2.8.3負(fù)責(zé)材料在倉庫內(nèi)的保管工作，保證庫存材料分類存放、擺放整齊、標(biāo)識(shí)清楚，防止標(biāo)識(shí)脫落或不清，防止不同品種、規(guī)格材料的混放和亂放；2.2.8.4負(fù)責(zé)倉庫物料出入庫ERP登賬工作，保證向財(cái)務(wù)部門及時(shí)提供正確、清楚、完整和有效的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。2.2.9工程管理部門是安裝工程專項(xiàng)施工或勞務(wù)分包的歸口管理部門，是分包合同評審、簽訂及工程現(xiàn)場材料采購的責(zé)任部門，其主要職責(zé)是：2.2.9.1對項(xiàng)目部選擇的安裝單位進(jìn)行合格供方復(fù)審，審查安裝承包單位的資質(zhì)及履約能力。2.2.9.2對分包合同審核（包括使

17、用標(biāo)準(zhǔn)合同文本、分包價(jià)格、合同條款等重要合同內(nèi)容）及分包工程款支付復(fù)審，分包結(jié)算節(jié)點(diǎn)審查，分包簽證復(fù)審。2.2.9.3負(fù)責(zé)工程安裝項(xiàng)目現(xiàn)場除分包工程以外的工程現(xiàn)場合同及費(fèi)用支出（包括現(xiàn)場吊機(jī)租賃、中專場地租賃、現(xiàn)場倒運(yùn)、塔吊裝拆、現(xiàn)場物資采購等）審核。2.2.10銷售部門是安裝工程專項(xiàng)施工或勞務(wù)分包的協(xié)助、支持部門，其主要職責(zé)是：2.2.10.1參加由綜合計(jì)劃部門組織的的合同交底會(huì)，并安排合同主簽人進(jìn)行合同交底。2.2.10.2運(yùn)用自身資源優(yōu)勢，協(xié)助、支持項(xiàng)目部做好工程施工、安全在工程所在地的備案、物資采購、制作外協(xié)等工作。2.2.10.3協(xié)助項(xiàng)目部做好與業(yè)主、設(shè)計(jì)等的溝通、協(xié)調(diào)工作。2.2.

18、11 行政管理部門是辦公用品采購、日常管理的歸口管理部門，其主要職責(zé)：2.2.11.1 負(fù)責(zé)辦公用品標(biāo)準(zhǔn)的制定。2.2.11.2 負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗(yàn)收入庫，領(lǐng)用及日常管理。3. 采購付款循環(huán)子流程劃分3.1 材料物資采購流程控制3.1.1采購與驗(yàn)收流程3.1.1.1材料采購流程3.1.1.2倉庫到貨驗(yàn)收流程3.1.1.3工地到貨驗(yàn)收流程3.1.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程3.1.3采購合同評審與管理流程3.1.4退貨流程3.1.5付款與對賬流程3.1.5.1原材料預(yù)付款流程3.1.5.2原材料應(yīng)付款流程3.1.5.3對賬流程3.1.6采購預(yù)算控制流程3.1.6.1采購年度預(yù)算控制流程3.

19、1.6.2采購月度預(yù)算控制流程3.1.6.3采購預(yù)算過程控制流程3.2 勞務(wù)外包采購流程控制3.2.1安裝分包合同簽訂流程3.2.2安裝分包付款流程3.2.3外協(xié)外包合同簽訂流程3.2.4外協(xié)資金審批、付款流程3.3 費(fèi)用采購流程控制3.3.1費(fèi)用采購流程3.3.2費(fèi)用報(bào)銷流程3.3.3核價(jià)流程3.3.4運(yùn)費(fèi)結(jié)算流程4. 采購付款循環(huán)各子流程控制制度及控制文件記錄4.1 材料物資采購流程控制制度4.1.1采購與驗(yàn)收流程控制制度4.1.1.1材料采購流程控制（1）綜合計(jì)劃部門相關(guān)人員整理技術(shù)文件、各類清單， 分階段制訂原材料和制品的材料需求計(jì)劃。（2）材料需求計(jì)劃根據(jù)采購物資的重要性分別呈報(bào)生產(chǎn)

20、副總/ 總經(jīng)理批準(zhǔn)。各相關(guān)負(fù)責(zé)部門制訂技術(shù)服務(wù)、運(yùn)輸、安裝采購計(jì)劃，由安裝副總 / 總工程師 批準(zhǔn)。（3）接到備料清單后，采購管理部門采購員首先根據(jù)具體的下料寬度進(jìn)行排版，確定需要采購的材料寬度及對應(yīng)數(shù)量，將排版結(jié)果輸入ERP 。采購管理部門采購員除了要了解采購數(shù)量和規(guī)格外，還必須了解采購的材料物資的設(shè)計(jì)要求，包括有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)名稱及編號(hào)，是否有其它專門的技術(shù)要求等。（4）采購管理部門采購員應(yīng)了解材料物資的庫存情況，凡庫存材料物資的規(guī)格、性能和數(shù)量滿足要求時(shí)， 應(yīng)首先使用庫存物資或者代用，在采購申請上應(yīng)對該材料物資進(jìn)行取消，并在取消原因中說明，表示將使用庫存，無標(biāo)示的則為需要采購的材料或物資。

21、（5）對于需要采購的材料物資，采購管理部門采購員應(yīng)了解市場貨源情況，向訂有長期供貨合同的供應(yīng)商或其它合格供應(yīng)商詢價(jià)，每種材料或物資一般應(yīng)至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)，將詢價(jià)結(jié)果應(yīng)填寫在采購評估表內(nèi)，然后將采購評估表交審計(jì)決算部門核價(jià)。對于合格供方評定詳見本手冊“4.1.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程控制”。（6）對公司簽訂長期供應(yīng)合同的物資，公司不再對這些物資備庫，由供應(yīng)商向公司提供必要的儲(chǔ)備量， 公司按實(shí)際消耗數(shù)量確認(rèn)采購量，按約定的價(jià)格和結(jié)算方式進(jìn)行結(jié)算。此類物資由審計(jì)決算部門定期核價(jià)后交采購管理部門、財(cái)務(wù)部門作結(jié)算依據(jù)。長期合同簽訂流程詳見本手冊“4.1.3采購合同評審與管理流程控制制度”。（7

22、）審計(jì)決算部門根據(jù)了解的市場情況、材料物資價(jià)格目錄 （即報(bào)價(jià)單） 采購評估表進(jìn)行核價(jià)，并將核價(jià)結(jié)果填寫在采購評估表上，核價(jià)員應(yīng)在核價(jià)后的采購評估表上簽名。當(dāng)核價(jià)結(jié)果有爭議時(shí)，由生產(chǎn)副總判定。（8）采購管理部門對每一大類物資經(jīng)比價(jià)或招標(biāo)后選擇一至二家固定的常年供應(yīng)商，供應(yīng)商按年消耗總金額的規(guī)定比例鋪底額定欠款，同時(shí)按實(shí)際消耗情況在公司設(shè)定必要的庫存儲(chǔ)備供公司周轉(zhuǎn)，每月規(guī)定時(shí)間內(nèi)按公司實(shí)際消耗量進(jìn)行結(jié)算，、開出發(fā)票辦理入庫結(jié)算手續(xù)，采購管理部門按財(cái)務(wù)入賬金額申報(bào)次月資金計(jì)劃并于次月規(guī)定時(shí)間內(nèi)支付。（9）采購管理部門采購員根據(jù)確認(rèn)的采購評估表、采購合同、報(bào)價(jià)單經(jīng)采購管理部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字確認(rèn)。合

23、同簽訂流程詳見見本手冊“4.1.3采購合同評審與管理流程控制制度”。合同簽訂后，采購管理部門采購員登錄ERP采購模塊，在“材料采購”下創(chuàng)建PO訂單并報(bào)審批流。（10）若是主材訂單，審計(jì)決算部門負(fù)責(zé)人登錄ERP系統(tǒng)進(jìn)入“采購審批”在審批通知下做確認(rèn)， ERP系統(tǒng)內(nèi)該審批將自動(dòng)遞交生產(chǎn)副總予以確認(rèn)。采購管理部門采購員即通知供應(yīng)商發(fā)貨。（11）若是輔材訂單，采購管理部門負(fù)責(zé)人登錄ERP統(tǒng)在采購模塊下審批通過訂單信息，采購管理部門采購員即通知供應(yīng)商發(fā)貨。（12）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：備料清單采購申請工程排版圖報(bào)價(jià)單采購評估表4.1.1.2倉庫到貨驗(yàn)收流程（1）合同簽訂后，采購管理部門采購員應(yīng)積極

24、與供應(yīng)商保持聯(lián)系，及時(shí)掌握供應(yīng)商到貨情況。（2）物資到達(dá)公司前， 采購管理部門采購員應(yīng)提前通知倉庫保管員和質(zhì)量管理部門材料檢驗(yàn)員即將到達(dá)的物資類別和數(shù)量，由倉庫保管員指定物資的卸貨待檢地點(diǎn)，倉庫保管員應(yīng)保證指定的地點(diǎn)適于保護(hù)物資不易損壞、不易丟失及不易與合格物資混淆。（3）物資到達(dá)公司后，采購管理部門采購員核實(shí)與供應(yīng)商簽訂的采購合同內(nèi)容，采購管理部門采購員在ERP系統(tǒng)中將到貨信息輸入“到貨驗(yàn)收單”并打印。采購管理部門在填寫“到貨驗(yàn)收單”時(shí)，對材料的特殊要求必須予以明確。（4）采購管理部門采購員應(yīng)與倉儲(chǔ)管理部門聯(lián)系將材料或物資存放到指定場地待檢，連同材料或物資的質(zhì)保單等質(zhì)量證明文件交倉庫保管員。

25、（5）倉庫保管員將貨物過磅，并根據(jù)采購管理部門提供的工業(yè)品買賣合同、到貨驗(yàn)收單認(rèn)真核對物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、名稱、生產(chǎn)廠家是否與到貨驗(yàn)收單、工業(yè)品買賣合同內(nèi)容相符。若相符，倉庫保管員在ERP系統(tǒng)中將到貨信息輸入“采購接收單” 并打印， 同時(shí) ERP系統(tǒng)自動(dòng)將待檢材料做“在途物資”處理。若貨物驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)有關(guān)數(shù)量、規(guī)格、品種、型號(hào)、生產(chǎn)廠家與到貨驗(yàn)收單、工業(yè)品買賣合同內(nèi)容等不相符現(xiàn)象，倉庫保管人員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)，并視具體情況報(bào)告主管人員處理。即需對到庫的材料作好標(biāo)記，以便予追溯和核查。標(biāo)記的方式為合格、待檢、待處理、不合格。原材料檢驗(yàn)員于 “采購接收單” 上簽字是確認(rèn)材料合格可入庫，檢

26、驗(yàn)合格后倉庫保管人員在ERP中錄入材料的牌號(hào)、規(guī)格、跟蹤卡號(hào)，供應(yīng)商、廠家等信息。（6）質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)廠原、輔材料、外購件的質(zhì)量檢驗(yàn)，原材料檢驗(yàn)員在“采購接收單”上簽字確認(rèn)，并及時(shí)錄入ERP系統(tǒng)；對材料使用過程進(jìn)行監(jiān)督跟蹤，抽查簡寫代碼的準(zhǔn)確性；型鋼、角鋼等次構(gòu)件材料，由 ERP系統(tǒng)依據(jù)出庫領(lǐng)料單匯總，跟蹤員檢查監(jiān)督；每一工程所用的材料均有可追溯性。（7）采購管理部門采購員將到貨驗(yàn)收單及質(zhì)量證明書交質(zhì)檢處原材料檢驗(yàn)員。（8）原材料檢驗(yàn)員接到采購管理部門的“到貨驗(yàn)收單”和質(zhì)量證明文件后，應(yīng)按“原材料檢驗(yàn)細(xì)則” 和公司特殊要求進(jìn)行認(rèn)真檢查：質(zhì)量證明書是否清晰、所列項(xiàng)目是否齊全、數(shù)據(jù)是否符合要求

27、、有沒有生產(chǎn)廠家和供應(yīng)商的檢驗(yàn)公章，材料的牌號(hào)、規(guī)格、批次與實(shí)物或其標(biāo)記是否一致、包裝情況是否符合規(guī)定。原材料檢驗(yàn)員于“到貨驗(yàn)收單”簽字是為財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商結(jié)算。（9）在材料入廠驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，原材料檢驗(yàn)員應(yīng)及時(shí)以書面形式通知采購管理部門，詳見本手冊“4.1.5退貨流程控制制度”。（10）質(zhì)量管理部門材料員驗(yàn)收材料合格后，將簽字后的采購接收單返回倉儲(chǔ)管理部門，由質(zhì)量管理部門質(zhì)檢員在ERP系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)入庫，ERP系統(tǒng)自動(dòng)將“在途物資”沖減，中轉(zhuǎn)生成“原材料”。（11）倉儲(chǔ)管理部門確認(rèn)材料入庫后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購接收單、到貨驗(yàn)收單、磅單、發(fā)票記錄應(yīng)付賬款。詳見“4.1.4付款與對賬流程控

28、制制度”。（12）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：發(fā)運(yùn)單采購接收單到貨驗(yàn)收單采購合同磅單4.1.1.3工地到貨驗(yàn)收流程（1）供應(yīng)商將材料物資直發(fā)工程地現(xiàn)場，由工地安裝項(xiàng)目經(jīng)理檢驗(yàn)材料質(zhì)量情況，并在材料發(fā)運(yùn)單上確認(rèn)簽收，將發(fā)運(yùn)單傳至公司采購管理部門。（2）采購管理部門采購員檢查發(fā)運(yùn)單簽收情況，并在ERP系統(tǒng)中開具“到貨驗(yàn)收單”，ERP系統(tǒng)內(nèi)將自動(dòng)匹配訂單信息并生成“在途物資”。（3）采購管理部門采購員將“到貨驗(yàn)收單”、 “發(fā)票”、 “采購合同”交至倉儲(chǔ)管理部門，倉庫保管員在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)入庫，系統(tǒng)將自動(dòng)沖減“在途物資”并生成“原材料”。（4）生產(chǎn)制造部門相關(guān)人員根據(jù)采購合同內(nèi)容督促財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同

29、支付款項(xiàng)并監(jiān)督現(xiàn)場實(shí)施收貨、驗(yàn)收、施工等工作。（5）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：工作聯(lián)系單發(fā)運(yùn)單到貨驗(yàn)收單采購合同發(fā)票4.1.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程控制 4.1.2.1采購管理部門為滿足公司生產(chǎn)計(jì)劃的要求，采購員根據(jù)市場行情詢價(jià)比價(jià)尋找供應(yīng)商，詳見本手冊“4.1.1.1材料采購流程” 。4.1.2.2采購管理部門對新增的供應(yīng)商或生產(chǎn)廠家，應(yīng)收集營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織結(jié)構(gòu)代碼證、必要的生產(chǎn)許可證和通過體系認(rèn)證等其它相關(guān)資料，并進(jìn)行必要的合格供方評審。4.1.2.3根據(jù)對公司產(chǎn)品質(zhì)量影響的重要程度，設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)將外購材料和制品分成A和 B兩類，以便采購時(shí)可采取不同程度的控制措施：A類對

30、本公司生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量有非常重要影響的外購材料和制品；B類對本公司生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量有重要影響，但重要程度不如A類的外購材料和制品。4.1.2.4對供方的基本要求1）能提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品，且質(zhì)量持續(xù)穩(wěn)定；2）交貨及時(shí)，數(shù)量準(zhǔn)確、價(jià)格合理；3）能滿足采購合同的要求；4）能提供認(rèn)真負(fù)責(zé)的售后服務(wù)；5）應(yīng)具有相應(yīng)的資質(zhì)和良好的資信；6）供方的安全績效；7）如為化學(xué)危險(xiǎn)品還應(yīng)有材料安全數(shù)據(jù)表。4.1.2.5采購管理部門優(yōu)先從已有供方中進(jìn)行初選。如果仍不能滿足生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)需求，采購管理部門應(yīng)進(jìn)行市場調(diào)查，選擇新的候選供方，然后組織對候選供方的評價(jià)。4.1.2.6對供方評價(jià)的方法：（1）采購樣品檢驗(yàn)對于新的

31、采購候選供方（包括國外供方） ，負(fù)責(zé)采購的部門先采購其少量樣品，由質(zhì)量管理部門進(jìn)行相應(yīng)的檢測（如力學(xué)性能和化學(xué)成份檢驗(yàn)），作出合格與否的評價(jià)，初步判斷其產(chǎn)品在質(zhì)量上能否接受，并填寫“合格供方樣品評價(jià)表”。（2）書面調(diào)查由采購管理部門填寫和發(fā)出“采購供方調(diào)查表”或“外協(xié)供方調(diào)查表”，調(diào)查供方（外協(xié)單位）公司概況、 產(chǎn)品規(guī)格和供貨業(yè)績，公司的質(zhì)量保證能力等。需要時(shí)同時(shí)要求其提供產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品鑒定資料、產(chǎn)品業(yè)績表，以及產(chǎn)品認(rèn)證或應(yīng)具有的資格資質(zhì)證明，質(zhì)量管理體系認(rèn)證復(fù)印件等資料。（3）現(xiàn)場調(diào)查現(xiàn)場調(diào)查的內(nèi)容與書面調(diào)查相同，但調(diào)查直接在候選供方處實(shí)地進(jìn)行。現(xiàn)場調(diào)查一般用于特別重要的、或公司附近的候選供

32、方。（4）業(yè)績評定業(yè)績評定用于合格供方的復(fù)評，或擴(kuò)大合格供方的供貨范圍（如增加規(guī)格、材質(zhì)品種等）時(shí)的評定。 由負(fù)責(zé)供應(yīng)管理部門組織相關(guān)部門人員，對近幾年為本公司供應(yīng)的業(yè)績進(jìn)行評價(jià)，以便決定是否可以保持為合格供方，或擴(kuò)大采購范圍，業(yè)績評定時(shí)采用“采購（外協(xié)）供方業(yè)績評定表”。對于候選供方的業(yè)績評定，是對它為其他公司提供類似產(chǎn)品或服務(wù)的業(yè)績進(jìn)行了解和評價(jià)。（5）第二方審核對候選供方進(jìn)行質(zhì)量保證能力的審核，第二方審核可與現(xiàn)場調(diào)查同時(shí)進(jìn)行，以增加現(xiàn)場調(diào)查的深度；也可單獨(dú)進(jìn)行第二方審核，驗(yàn)證書面調(diào)查的結(jié)果。（6）對 A類供方的評價(jià)1）對新的候選供方；樣品檢驗(yàn)書面調(diào)查或現(xiàn)場調(diào)查或第二方審核（三種方法中的一

33、種）。2）對擬擴(kuò)大采購范圍的原合格供方：業(yè)績評定書面調(diào)查。對 B類供方的評價(jià)3）對新的候選供方：樣品檢驗(yàn)書面調(diào)查。4）對擬擴(kuò)大采購范圍的原合格供方：業(yè)績評定。（3）對計(jì)量、測試、檢測、培訓(xùn)、設(shè)計(jì)等軟件服務(wù)和提供運(yùn)輸、安裝的供方，同時(shí)評價(jià)：1）調(diào)查提供服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)、業(yè)績和服務(wù)質(zhì)量。2）審查由權(quán)威部門授予的資格資質(zhì)證書，確認(rèn)證書的有效期限和證書覆蓋的業(yè)務(wù)范圍符合要求。4.1.2.7對顧客指定的供方，進(jìn)行業(yè)績評定。4.1.2.8經(jīng)評定合格的供方，負(fù)責(zé)評定的部門應(yīng)建立“年合格采購供方名單” ，該名單由評定部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)主管副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.2.9經(jīng)評定后的合格供方，由采購管理部門采購員

34、獲取供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織結(jié)構(gòu)代碼證并在ERP系統(tǒng)中將供應(yīng)商證件信息導(dǎo)入。4.1.2.10采購管理部門應(yīng)將有效的合格供方名單發(fā)給相關(guān)部門，作為倉儲(chǔ)、檢驗(yàn)和付款的依據(jù)。4.1.2.11采購管理部門跟蹤和記錄與合格供方簽訂的合同或協(xié)議的執(zhí)行情況。4.1.2.12對合格供方，由負(fù)責(zé)部門每年底復(fù)評一次，復(fù)評以供方提供的產(chǎn)品和服務(wù)業(yè)績?yōu)橐罁?jù)，復(fù)評結(jié)果記錄在“供方復(fù)評記錄”上。凡在質(zhì)量、進(jìn)度、價(jià)格和售后服務(wù)等方面有問題，又不作改進(jìn)的供方，應(yīng)從合格供方名單中去除，復(fù)評后修改的 “年合格采購供方名單” ，需按原審批程序?qū)徟?。各?fù)責(zé)部門除應(yīng)建立“年合格采購供方名單”外，還應(yīng)建立每個(gè)合格供方的檔案，檔案

35、內(nèi)容應(yīng)包括：1）首次評價(jià)記錄；2）定期復(fù)評記錄；3）供貨記錄；4）供貨質(zhì)量的處理記錄等。4.1.2.13采購管理部門采購員應(yīng)將每次供貨情況填寫到供應(yīng)商檔案中。采購管理部門負(fù)責(zé)建立和保管供應(yīng)商檔案。對于公司兩次發(fā)出“糾正或預(yù)防措施反饋單”后沒有明顯改進(jìn)的供應(yīng)商，采購管理部門采購員應(yīng)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人后，將該供應(yīng)商從合格供方名單中除名。4.1.2.14本流程涉及的控制文件及單據(jù)：營業(yè)執(zhí)照供應(yīng)商稅務(wù)登記證供應(yīng)商組織機(jī)構(gòu)代碼證供應(yīng)商專門認(rèn)證供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量合格證書采購供方調(diào)查表樣本檢驗(yàn)報(bào)告現(xiàn)場調(diào)查記錄采購供方調(diào)查表供方復(fù)評記錄* 年采購合格供方名單樣品檢驗(yàn)報(bào)告4.1.3采購合同評審與管理流程控制制度 4.1

36、.3.1經(jīng)評定的合格供方由財(cái)務(wù)部門相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員在ERP系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)合格供應(yīng)商記錄，供應(yīng)管理部選擇合格供方內(nèi)的供應(yīng)商簽訂采購合同。合格供方的評定詳見本手冊“4.1.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程控制” 4.1.3.2采購管理部門采購員通過市場調(diào)研對材料進(jìn)行比價(jià)、詢價(jià)與供應(yīng)商洽談價(jià)格，形成報(bào)價(jià)單和采購評估表，并報(bào)采購管理部門負(fù)責(zé)人審核后方可起草采購合同。4.1.3.2法務(wù)部門負(fù)責(zé)編制材料、設(shè)備等采購合同的標(biāo)準(zhǔn)文本，并對非標(biāo)準(zhǔn)文本的采購合同進(jìn)行法律審查。4.1.3.3采購管理部門應(yīng)與有關(guān)合格供方洽談采購合同，合同條款應(yīng)當(dāng)明晰，應(yīng)詳細(xì)規(guī)定對所采購物品的要求。至少應(yīng)包括：1） 采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)

37、量、交貨期；2） 供方應(yīng)提供的資料，包括供方外協(xié)件的出廠檢驗(yàn)報(bào)告、所購原材料的材質(zhì)證明書等；3） 采購物品的質(zhì)量要求和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；4） 包裝、供貨方式、運(yùn)輸及驗(yàn)收方式；5） 標(biāo)識(shí)和可追溯性要求；6） 顧客進(jìn)行驗(yàn)證的規(guī)定；7） 單價(jià)、總金額、結(jié)算方式、違約處理。8） 適當(dāng)時(shí)還包括：對供方的產(chǎn)品、程序、過程、設(shè)備、人員提出有關(guān)批準(zhǔn)或資格鑒定的要求，如對供方產(chǎn)品的安全認(rèn)證要求，對加工過程、設(shè)備及人員要求委托檢測的服務(wù)要求等；適用的質(zhì)量管理體系要求4.1.3.4采購合同應(yīng)盡可能使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，在采購合同中，采購材料物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)名稱、編號(hào)或年份必須明確填寫（必要時(shí)應(yīng)注明其中的條款號(hào)），特殊或?qū)ｉT的訂貨

38、要求應(yīng)在合同中明確寫明，包括其驗(yàn)收辦法和驗(yàn)收依據(jù)文件等，采購合同應(yīng)由生產(chǎn)副總審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.3.5與合格供方洽談成功的采購合同，經(jīng)采購管理部門負(fù)責(zé)人審查簽字，再交總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)后，可正式簽訂采購合同。4.1.3.6采購合同簽訂后，采購管理部門采購員在ERP系統(tǒng)中錄入訂單信息。4.1.3.7批準(zhǔn)后的采購合同，由采購管理部門指定專人負(fù)責(zé)存檔保管，由采購管理部門相關(guān)人員將合同信息錄入ERP ，同時(shí)應(yīng)建立采購合同檔案登記合同臺(tái)賬及檢索目錄。4.1.3.8本流程涉及的控制文件及單據(jù)：報(bào)價(jià)單采購評估表采購合同4.1.4付款與對賬流程控制制度4.1.4.1原材料預(yù)付款流程（1） 采購合同

39、簽訂后， 采購管理部門采購員查看合同付款條款，整理需預(yù)付款的訂單并填寫“資金審批單”。（2）所有財(cái)務(wù)收支和財(cái)務(wù)事項(xiàng)首先由業(yè)務(wù)管理部門提出，經(jīng)部門主管審核，對該項(xiàng)事項(xiàng)的合理性提出初步意見。（3） 涉及到總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)副總批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)收支和財(cái)務(wù)事項(xiàng)在財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)的基礎(chǔ)上由公司決策部門或授權(quán)部門審批，財(cái)務(wù)部門出納付款。（4）根據(jù)部門主管的審核意見，財(cái)務(wù)部門有關(guān)會(huì)計(jì)人員核對合同、費(fèi)用列支渠道和月度財(cái)務(wù)計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)會(huì)計(jì)人員核對意見和資金安排情況核準(zhǔn)。（5）財(cái)務(wù)部門出納辦理付款后，將“資金審批單”、 “支票存根”、 “銀行回執(zhí)單”交至財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員入賬。（6）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員在E

40、RP系統(tǒng)中編制虛擬發(fā)票記錄預(yù)付賬款。（7）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：資金審批單支票存根銀行回執(zhí)單4.1.4.2原材料應(yīng)付款流程（1）采購合同簽訂后，由公司采購管理部門采購人員參照其預(yù)先制定的付款計(jì)劃填制“資金審批單”，經(jīng)過采購管理部門負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員審核、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。（2）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員根據(jù)發(fā)票、倉庫的收、發(fā)憑據(jù)等原始憑證進(jìn)行存貨會(huì)計(jì)核算，反映存貨增減變動(dòng)和余額，存貨明細(xì)賬余額必須與倉庫核算數(shù)量金額明細(xì)賬余額核對一致。（3）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員審核付款事項(xiàng)是否為預(yù)算內(nèi)付款，若預(yù)算外材料款則需公司決策部門或授權(quán)部門批準(zhǔn)；若預(yù)算內(nèi)材料款，“資金審批單”由采

41、購管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司決策部門或授權(quán)部門批準(zhǔn)。（4）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員接到“資金審批單”和采購員簽字的供應(yīng)商發(fā)票，將“發(fā)票”、 “到貨驗(yàn)收單”、 “采購接收單” 、 “磅單”匹配，會(huì)計(jì)人員在ERP系統(tǒng)中核銷預(yù)付賬款，記錄應(yīng)付賬款。若匹配不一致及時(shí)追查原因并修正或通知采購管理部門采購員與供應(yīng)商聯(lián)系。（5）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：資金審批單付款計(jì)劃發(fā)票到貨驗(yàn)收單采購接收單4.1.4.3對賬流程（ 1）公司應(yīng)按月對會(huì)計(jì)賬簿紀(jì)錄的數(shù)據(jù)與庫存實(shí)物、貨幣資金、有價(jià)證券、往來單位或者個(gè)人進(jìn)行相互核對，保證賬賬相符、賬實(shí)相符。核對工作由財(cái)務(wù)部門相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)組織。（ 2）當(dāng)供應(yīng)商發(fā)來詢

42、證函，財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員將ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)與應(yīng)付明細(xì)賬進(jìn)行核對，若核對一致交至財(cái)務(wù)部門相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員審核，蓋章確認(rèn)，并向供應(yīng)商回函。（ 3）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員向供應(yīng)商發(fā)出“往來詢證函”，供應(yīng)商回函后由相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員審核，并將工作函保留檔案，若核對不符，由會(huì)計(jì)人員逐筆核對明細(xì)查出差異，經(jīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員審核后調(diào)整一致。會(huì)計(jì)期末結(jié)賬前對賬程序控制詳見財(cái)務(wù)控制手冊第五冊財(cái)務(wù)信息管理與披露控制手冊 4.3 結(jié)賬。（ 4）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：往來詢證函4.1.5退貨流程控制制度4.1.5.1原材料檢驗(yàn)員在材料入廠驗(yàn)收過程中，或外購件質(zhì)量檢驗(yàn)員在外購件入廠驗(yàn)收過程中，發(fā)現(xiàn)應(yīng)檢項(xiàng)目檢驗(yàn)結(jié)果不

43、符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)判定為不合格品，檢驗(yàn)員應(yīng)填寫“不合格品處置單”，對不合格品的概況進(jìn)行描述、注明超標(biāo)數(shù)據(jù)和提出拒收要求。檢驗(yàn)員應(yīng)對不合格品進(jìn)行顯著標(biāo)識(shí)。4.1.5.2“不合格品處置單”一式二份，經(jīng)質(zhì)量管理部門主管審核簽字后，由檢驗(yàn)員將二份同時(shí)交采購管理部門。4.1.5.3采購管理部門在收到“不合格品的處置單”后，應(yīng)立即對不合格品進(jìn)行確認(rèn)，并就質(zhì)檢部門的拒收要求提出處置意見。4.1.5.4當(dāng)采購管理部門同意拒收時(shí)，則應(yīng)在“不合格品的處置單”的責(zé)任部門處置意見欄中寫明同意退貨，采購管理部門采購員根據(jù)“到貨驗(yàn)收單”的信息開具“物資退貨單”，將其中一份“不合格品的處置單”交回質(zhì)量管理部門，一份連同“物

44、資退貨單”交倉儲(chǔ)管理部門，并在ERP系統(tǒng)中將原來生成到貨驗(yàn)收單的各項(xiàng)數(shù)據(jù)清空，僅保留供應(yīng)商的名稱。4.1.5.5倉儲(chǔ)管理部門保管員收到同意退貨處理的“不合格品處置單”和“物資退貨單”后，在ERP系統(tǒng)內(nèi)做退庫， 系統(tǒng)將自動(dòng)沖減 “在途物資”，并應(yīng)在此批不合格材料或外購件的顯著位置提示“退貨品”標(biāo)識(shí)，等待退貨處理。同時(shí)，采購管理部門應(yīng)盡快與供應(yīng)商聯(lián)系退貨。4.1.5.6采購管理部門采購員應(yīng)就退貨情況與財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員溝通，若該批貨物發(fā)票已進(jìn)賬并且開票時(shí)間已超過90 天，則由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商商定稅金承擔(dān)方，并作相應(yīng)的處理；若開票時(shí)間未超過90 天由財(cái)務(wù)部門指派主管稅務(wù)的會(huì)計(jì)人員前往稅務(wù)局開具紅

45、字證明，并傳至供應(yīng)商，供應(yīng)商接到紅字證明開具紅字發(fā)票應(yīng)傳至財(cái)務(wù)部門。4.1.5.7財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員接到供應(yīng)商傳至的紅字發(fā)票在ERP系統(tǒng)中沖銷原入賬記錄。4.1.5.8財(cái)務(wù)部門出納根據(jù)物資退貨單開具出門證。4.1.5.9當(dāng)采購管理部門處置意見為讓步接受時(shí)，采購管理部門應(yīng)在“不合格品處置單”的責(zé)任部門意見欄中寫明讓步申請理由，由采購管理部門先后送交生產(chǎn)制造部門工藝處及設(shè)計(jì)部門審查：（1）如審查同意讓步接收時(shí)，采購管理部門將經(jīng)已簽字的“不合格品處置單”分別交質(zhì)量管理部門和倉儲(chǔ)管理部門，并憑已批準(zhǔn)讓步接收的“不合格品處置單”與“到貨驗(yàn)收單” 一起辦理入庫手續(xù)，同時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商權(quán)益事宜。質(zhì)檢員收到“讓步

46、接收”的“不合格品處置單”后，應(yīng)及時(shí)去除對不合格品的標(biāo)識(shí)。入庫流程詳見本手冊“4.1.1.2倉庫到貨驗(yàn)收流程” 。（2）如讓步申請未得到前述兩個(gè)部門的一致批準(zhǔn)，采購管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系退貨。供應(yīng)管理部認(rèn)為需要時(shí)，可報(bào)請總工程師作最終裁決后處理。4.1.5.10本流程涉及的控制文件及單據(jù)：不合格品處置單供應(yīng)商質(zhì)量證明到貨驗(yàn)收單物資退貨單出門證增值稅發(fā)票紅字發(fā)票證明紅字發(fā)票4.1.6采購預(yù)算流程控制制度4.1.6.1采購年度預(yù)算編制流程（1）董事會(huì)制定年度經(jīng)營目標(biāo)、年度預(yù)算，并將編制的年度經(jīng)營目標(biāo)、年度預(yù)算分解下達(dá)致總經(jīng)理。（2）財(cái)務(wù)部門為預(yù)算管理的歸口責(zé)任部門，具體負(fù)責(zé)編制投資、籌資預(yù)算、成本費(fèi)用

47、預(yù)算、現(xiàn)金流量預(yù)算、和資產(chǎn)負(fù)債、利潤預(yù)算，預(yù)算的編制，審查、匯總、上報(bào)、下達(dá)、報(bào)告的具體工作，跟蹤監(jiān)督和反饋預(yù)算的執(zhí)行情況，分析預(yù)算差異和原因。財(cái)務(wù)部門預(yù)算會(huì)計(jì)將公司總體經(jīng)營目標(biāo)、年度預(yù)算分解到各部門。（3）采購管理部門負(fù)責(zé)編制采購預(yù)算，對采購預(yù)算的執(zhí)行情況承擔(dān)責(zé)任。采購預(yù)算包括預(yù)算期為滿足生產(chǎn)必須采購的生產(chǎn)主要材料、輔助材料的采購數(shù)量、價(jià)格和采購金額的預(yù)算。由采購管理部門根據(jù)生產(chǎn)預(yù)算、期初庫存情況以及產(chǎn)品定額消耗水平編制。（4）采購管理部門采購員根據(jù)經(jīng)營大綱、生產(chǎn)預(yù)算及期初庫存情況編制采購年度業(yè)務(wù)預(yù)算制成“采購年度預(yù)算表” 。（5）采購管理部門負(fù)責(zé)人審批“采購年度預(yù)算表”。（6）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)

48、人員將“采購預(yù)算表”資金平衡，審核通過后報(bào)總經(jīng)理審批。（7）經(jīng)總經(jīng)理審批過的“采購預(yù)算表”由財(cái)務(wù)部門歸檔。（8）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：采購年度預(yù)算表4.1.6.2采購月度預(yù)算編制流程（1）采購管理部門采購員查閱發(fā)票臺(tái)賬，根據(jù)合同付款時(shí)間及供應(yīng)商近期開具發(fā)票情況，匯總下月應(yīng)付款金額，編制“月度采購預(yù)算表”，報(bào)采購管理部門負(fù)責(zé)人審批。（2）財(cái)務(wù)部門主管預(yù)算的會(huì)計(jì)人員和主管材料的會(huì)計(jì)人員將“月度采購預(yù)算表”進(jìn)行資金平衡，審核通過后，報(bào)總經(jīng)理審批。（3）采購管理部門秘書即登錄采購模塊下的資金預(yù)算員，將批準(zhǔn)后的“采購月度預(yù)算”錄入ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)將自動(dòng)傳至財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員。（4）本流程涉及的控制

49、文件及單據(jù)：采購月度預(yù)算表4.1.6.3采購預(yù)算過程控制流程（1）財(cái)務(wù)部門下達(dá)年度預(yù)算。（2）財(cái)務(wù)部門下達(dá)年度預(yù)算并將預(yù)算分解為季度月算、月度預(yù)算。（3）采購管理部門組織各項(xiàng)采購活動(dòng)。（4）財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、控制。財(cái)務(wù)部門對采購管理部門的采購活動(dòng)執(zhí)行監(jiān)督，對于超預(yù)算的付款進(jìn)行監(jiān)控，并報(bào)上級審批方可辦理付款。（5）財(cái)務(wù)部門應(yīng)按月向公司管理層反饋預(yù)算執(zhí)行情況信息，實(shí)行預(yù)算偏差預(yù)警控制制度，對各部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、控制。（6）如需調(diào)整預(yù)算，由采購管理部門負(fù)責(zé)人執(zhí)行。4.2 勞務(wù)外包采購流程控制制度 4.2.1安裝分包合同簽訂與變更流程控制制度4.2.1.1安裝分包合同簽訂流程

50、控制制度（1）安裝項(xiàng)目經(jīng)理 依據(jù)已批準(zhǔn)的“施工組織設(shè)計(jì)及施工方案”及相應(yīng)的專項(xiàng)方案，制訂工程安裝項(xiàng)目招標(biāo)文件發(fā)給安裝單位。（2）參與投標(biāo)的安裝單位，必須是經(jīng)公司事先評審合格的供方。新的安裝單位必須事先進(jìn)行合格供方評定；由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)填寫合格供方評定表，報(bào)工程管理部門審核, 工程副總 批準(zhǔn)。（3）工程管理部門應(yīng)在公司合格供方安裝單位中選擇安裝單位，如這些安裝單位不能滿足工程需要另選擇安裝單位時(shí)，應(yīng)根據(jù)外聘安裝單位以前工作的實(shí)績，以及市場調(diào)研結(jié)果確定預(yù)選外聘安裝單位的名單，向預(yù)選外聘安裝單位索取評定所需的資料。（4）項(xiàng)目部在完成初步評價(jià)工作后，提交預(yù)選外安隊(duì)的評定資料報(bào)工程管理部門進(jìn)行復(fù)評，評審合格

51、后報(bào)工程副總 批準(zhǔn)正式列入合格供方名單。（5）對合格供方的管理已評定為合格供方的安裝單位，相應(yīng)評審資料及安裝單位資料存工程管理部門，由工程管理部門建立合格供方名單。（6） 對合格供方安裝隊(duì)?wèi)?yīng)每年進(jìn)行一次業(yè)績評定，形成“采購（外協(xié)） 供方業(yè)績評定記錄表” 。評定具體內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)記錄并存入該合格分包方檔案。評定結(jié)果分為A、B、C三級，根據(jù)評定結(jié)果決定其可繼續(xù)承擔(dān)工程安裝項(xiàng)目的資格和方式。（7）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員將合格供方名單錄入ERP系統(tǒng)。（8）一般工程的分包工作由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)，重大工程由工程管理部門負(fù)責(zé)。項(xiàng)目部選擇3 個(gè)以上安裝單位進(jìn)行公開招標(biāo)或議標(biāo)，各安裝單位的投標(biāo)文件，由安裝項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行審查，根據(jù)

52、安裝實(shí)力、業(yè)績及價(jià)格經(jīng)綜合評定后選擇其中最優(yōu)一家，與其草簽 鋼結(jié)構(gòu)工程項(xiàng)目安裝協(xié)議后報(bào)公司職能部門審批同意，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后正式簽訂。（9）重大工程，工程管理部門通過招（議）標(biāo)方式選定安裝單位，所選擇的分包單位必須具有相應(yīng)的施工業(yè)績，報(bào)工程副總 同意、公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，與其簽訂工程安裝合同。（10）分包合同一般須按公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂，并需繳納合同的履約保證金。（11）分包合同經(jīng)安裝項(xiàng)目經(jīng)理簽字后形成“合同評審表”送工程管理部門、審計(jì)決算部門、法務(wù)部門評審并修改評審意見后，經(jīng)工程副總簽字同意報(bào)公司決策部門或授權(quán)部門簽訂蓋章。（12）外協(xié)單位的選擇、確定及合同的簽定參照安裝單位的選擇和確定，按外協(xié)

53、施工合同文本簽定合同。（13）分包合同簽訂后，工程管理部門秘書在ERP系統(tǒng)中錄入合同信息，創(chuàng)建PO訂單號(hào)。（14）如分包溝通過程中各部門控制意見無法與分包單位達(dá)成一致時(shí)，由工程副總進(jìn)行裁決，決定是否簽訂合同；如工程副總認(rèn)為確屬重大事項(xiàng)無法決定時(shí)，由其就有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)及費(fèi)用額度、過程可控程度向總經(jīng)理書面匯報(bào)，由總經(jīng)理最終批準(zhǔn)簽訂合同。（15）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：招標(biāo)文件采購（外協(xié)）供方業(yè)績評定記錄表鋼結(jié)構(gòu)工程項(xiàng)目安裝協(xié)議分包方營業(yè)執(zhí)照分包方資質(zhì)證書分包方安全許可證分包方稅務(wù)登記證分包方組織機(jī)構(gòu)代碼證合同評審表 4.2.1.2安裝分包合同變更流程控制制度（1）當(dāng)安裝工程發(fā)生變更時(shí)，由工程項(xiàng)目部安

54、裝項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與分包方商議簽訂“補(bǔ)充協(xié)議”，簽訂流程同詳見本手冊“4.2.1.1安裝分包合同簽訂流程控制制度”（2）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員從行政管理部門處獲得分包“補(bǔ)充協(xié)議” ，記錄合同臺(tái)賬并將合同歸檔。（3）工程管理部門相關(guān)人員將變更信息錄入ERP系統(tǒng)。（4）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：補(bǔ)充協(xié)議合同臺(tái)賬4.2.2安裝分包付款流程控制制度4.2.2.1財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員取得出納“銀行回單”，并審查 “資金審批單” ，將“銀行回單” 與“資金審批單”匹配。若核對一致，會(huì)計(jì)人員在ERP系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建憑證，記錄付款。4.2.2.2財(cái)務(wù)部門主管在ERP系統(tǒng)內(nèi)審核該憑證， 審核應(yīng)付賬款的性質(zhì)是否一致，若審核其相符，在

55、 ERP系統(tǒng)中審核，完成過賬。4.2.2.3 財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員建立應(yīng)付合同臺(tái)賬。登記注明日期、憑證號(hào)、金額，備注詳細(xì)付款進(jìn)度情況，銀行回單應(yīng)付合同臺(tái)賬4.2.3外協(xié)外包合同簽訂流程控制制度4.2.3.1根據(jù)計(jì)劃安排生產(chǎn)任務(wù)不飽和情況下，原則上不允許產(chǎn)品外協(xié)外包。如確需外協(xié)，由生產(chǎn)制造部門提出申請，經(jīng)生產(chǎn)副總批準(zhǔn)后，綜合計(jì)劃部門安排外協(xié)，簽訂外協(xié)合同。4.2.3.2屬經(jīng)常性的次構(gòu)件外協(xié)，由綜合計(jì)劃部門安排選擇質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、交貨及時(shí)的加工單位，經(jīng)過比較，可形成定點(diǎn)單位，簽訂長期合作協(xié)議。4.2.3.3公司設(shè)備不能滿足質(zhì)量要求的產(chǎn)品外協(xié)，由綜合計(jì)劃部門安排選擇質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、交貨及時(shí)的加工單位，經(jīng)過比較，

56、可形成定點(diǎn)單位，簽訂長期合作協(xié)議。4.2.3.4根據(jù)公司產(chǎn)品合同及計(jì)劃安排生產(chǎn)任務(wù)超過生產(chǎn)制造部門生產(chǎn)能力情況下，由綜合計(jì)劃部門平衡后，提出申請，經(jīng)生產(chǎn)副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，綜合計(jì)劃部門安排外協(xié)，簽訂外協(xié)合同。4.2.3.5綜合計(jì)劃部門負(fù)責(zé)選擇若干家潛在外包外協(xié)供方，根據(jù)外包外協(xié)內(nèi)容組織生產(chǎn)制造部門、質(zhì)量管理部門進(jìn)行評定。評定方式除按采購控制程序中的相關(guān)規(guī)定外，應(yīng)對外協(xié)供方的制作設(shè)備、技術(shù)力量、工藝、檢測設(shè)備和質(zhì)保體系、生產(chǎn)能力等方面是否符合外協(xié)件的制作要求作出評價(jià)，評價(jià)結(jié)果記錄在“外協(xié)供方調(diào)查表”中。4.2.3.6綜合計(jì)劃部門根據(jù)“外協(xié)供方調(diào)查表”反映的外包外協(xié)供方情況，選擇出合格的外包外

57、協(xié)供方， 然后填寫 “采購 （外協(xié)）供方業(yè)績評定記錄表”報(bào)生產(chǎn)副總批準(zhǔn)，正式列入“合格采購 （外協(xié)）供方名單”。4.2.3.7綜合計(jì)劃部門負(fù)責(zé)建立合格外包外協(xié)供方的檔案，對每批外協(xié)件的加工質(zhì)量、交貨期、價(jià)格進(jìn)行跟蹤記錄。每年應(yīng)根據(jù)供方的實(shí)際業(yè)績對外包外協(xié)供方進(jìn)行一次復(fù)評，復(fù)評的重點(diǎn)是外包外協(xié)加工質(zhì)量的穩(wěn)定性和交貨是否按期，經(jīng)復(fù)評合格的供方列入新一年的“合格采購（外協(xié)）供方名單”，更新的名單應(yīng)經(jīng)生產(chǎn)副總批準(zhǔn)。4.2.3.8綜合計(jì)劃部門負(fù)責(zé)根據(jù)外包外協(xié)件的制作難度和交貨期的要求，在“合格采購（外協(xié)）供方的名單” 中選擇 2-3 家供方發(fā)送外包外協(xié)件詢價(jià)書，并對交回的報(bào)價(jià)書進(jìn)行評定，選擇其中一家作為

58、外包外協(xié)單位， 經(jīng)審計(jì)決算部門審核，生產(chǎn)副總批準(zhǔn)后， 與其簽訂外協(xié)分包合同，合同條款應(yīng)符合 采購控制程序中的“采購合同”中的相關(guān)規(guī)定，外包外協(xié)合同應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)生產(chǎn)副總批準(zhǔn)。4.2.3.9外協(xié)分包合同簽訂生效后，由綜合計(jì)劃部門秘書整理并建立合同臺(tái)賬，生產(chǎn)制造部門相關(guān)人員將供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全許可證、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證遞交至財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)人員在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建新供應(yīng)商信息。同時(shí)綜合計(jì)劃部門負(fù)責(zé)提供外協(xié)件圖紙及相關(guān)的質(zhì)量檢驗(yàn)樣表給外協(xié)供方，填寫發(fā)文記錄。4.2.3.10本流程涉及的控制文件及單據(jù)：報(bào)價(jià)書工作函外協(xié)供方調(diào)查表供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照供應(yīng)商資質(zhì)證書供應(yīng)商安全許可證供應(yīng)

59、商稅務(wù)登記證供應(yīng)商組織機(jī)構(gòu)代碼證4.2.4外協(xié)資金審批、付款流程控制制度4.2.4.1委托加工：合同約定結(jié)算時(shí)間內(nèi)由外協(xié)單位提交結(jié)算單及相應(yīng)結(jié)算資料（含需要的送料統(tǒng)計(jì)表、送料接收的原始資料、質(zhì)檢驗(yàn)收報(bào)告等），由綜合計(jì)劃部門辦填寫“工程制作外協(xié)合同執(zhí)行情況考核表”，對工程用料情況、供貨質(zhì)量、數(shù)量、余料處理辦法及工期進(jìn)行考核評定，提供外協(xié)單位提交的經(jīng)審核的排版圖，同時(shí)收集由倉儲(chǔ)管理部門出具的“出料數(shù)量證明”后匯總提交審計(jì)決算部門對外協(xié)費(fèi)用進(jìn)行審核。4.2.4.2包工包料：在合同約定結(jié)算時(shí)間內(nèi)外協(xié)單位提交結(jié)算單，由綜合計(jì)劃部門填寫“工程制作外協(xié)合同執(zhí)行情況考核表”，對供貨質(zhì)量、數(shù)量、工期進(jìn)行考核評定

60、后提交審計(jì)決算部門審核。4.2.4.3審計(jì)決算部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目外協(xié)合同，含制作外協(xié)及除安裝施工及運(yùn)輸費(fèi)用外的其它工程項(xiàng)目施工外協(xié)合同的審核和對履約完成后的外協(xié)費(fèi)用結(jié)算進(jìn)行審計(jì)。4.2.4.4綜合計(jì)劃部門遞交分包外協(xié)“資金審批單”、 “發(fā)票”至財(cái)務(wù)部門主管成本的會(huì)計(jì)人員，主管成本的會(huì)計(jì)人員查詢是否有所列外協(xié)單位及外協(xié)合同、合同額、 已付款額、 計(jì)算付款所占合同的比例，以及“資金審批單”申請付款的完工量是否與其提交的“完工進(jìn)度確認(rèn)書”完工量相等。根據(jù)合同付款條款規(guī)定計(jì)算可支付金額，審核申請支付金額是否符合合同規(guī)定。4.2.4.5財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員查詢綜合計(jì)劃部門預(yù)算，計(jì)算本次實(shí)際可支付的金額，將“資