企業(yè)檔案管理信息化策略初探

1、    企業(yè)檔案管理信息化策略初探    李旸【摘 要】 檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容。推動檔案管理信息化進程是提升檔案管理水平的重要途徑。本文重點闡述了企業(yè)檔案管理信息化的重要意義，明確了檔案管理信息化工作的主要內(nèi)容和方法策略?！娟P(guān)鍵詞】 企業(yè) 檔案管理 信息化 策略企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、科技創(chuàng)新、安全生產(chǎn)、各項綜合管理工作及經(jīng)營活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像材料等不同形式的歷史記錄。企業(yè)檔案信息化是將當今計算機技術(shù)靈活應(yīng)用在在檔案管理工作中，把傳統(tǒng)的紙介質(zhì)的檔案信息通過電子計算機將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息進行管理。一、企業(yè)檔案管理

2、信息化的重要意義企業(yè)檔案管理信息化是適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的必然要求，是推進企業(yè)高質(zhì)量的現(xiàn)實需要，是提升企業(yè)管理能力的有力保障，具有十分深遠的意義。（一）檔案信息化有利于保護原始檔案。檔案管理信息化、數(shù)字化的一個重要內(nèi)容，就是將紙介質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。以電子文件的形式分類、管理及保存，大大減少了接觸原始檔案的幾率，避免了在查閱、借閱、使用過程中對原始檔案的損壞，減低了檔案丟失風(fēng)險。（二）檔案信息化有利于提高檔案利用效率。檔案信息化的核心是建立以檔案管理信息系統(tǒng)為平臺的管理體系。信息化主要提升了兩個方面的效率：一是提升借閱效率。以往的檔案借閱和查閱，需要履行繁雜的審批手續(xù)，而且需要使用人在本單

3、位（部門）、檔案管理部門及檔案室之間來回跑，有時還需要領(lǐng)導(dǎo)審批。推行信息化管理后，可以根據(jù)審批權(quán)限，在辦公計算機上實現(xiàn)足不出戶查閱檔案的目的。二是提高檢索效率。以往的檢索方式，主要依靠檔案管理員制定的目錄進行檢索，查詢檔案費時費力。在檔案管理崗位人員變動時，對檢索目錄還存在熟悉適應(yīng)的問題。推進信息化管理后，利用管理信息系統(tǒng)可進行模糊搜索、關(guān)鍵詞搜索等多種查詢方式，更加迅速也更加準確。（三）檔案信息化有利于檔案文件的歸集整理。以往的檔案文件整理方式，需要檔案管理員通過人工方式來整理檔案和制作目錄，不僅工作效率不高、耗時長，往往還容易出現(xiàn)差錯。推進檔案管理信息化，利用檔案管理信息系統(tǒng)，對絕大數(shù)文書

4、檔案可實現(xiàn)一鍵歸檔和自動分類，大大提高了工作效率和準確性。二、企業(yè)檔案管理信息化的主要內(nèi)容企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容可以概括為以下四個方面：（一）紙質(zhì)檔案數(shù)字化?；就緩绞峭ㄟ^掃描儀或高拍儀將現(xiàn)有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描拍照，分類整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案形式。另外，也可通過檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的對接，直接將需歸檔的文件資料接受為數(shù)字形式。（二）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)的檔案借閱查閱方式，是檔案使用者在履行審批手續(xù)后，到檔案室實施檢索、查閱、借閱等工作。推行信息化后，以辦公網(wǎng)絡(luò)為依托，借閱者可以通過網(wǎng)絡(luò)提交申請，按照審批權(quán)限由各級檔案管理相關(guān)人員批準后，直接在網(wǎng)上將需要查閱的檔案數(shù)字版提供給使用人，

5、也可通過系統(tǒng)賦予相應(yīng)的打印權(quán)限，方便檔案利用。（三）檔案檢索自動化。傳統(tǒng)的手工檢索系統(tǒng)是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎(chǔ)的人工查找系統(tǒng)，使用方便，成本較低，工作效率不高。檔案管理信息系統(tǒng)充分利用數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，依據(jù)使用者不同的特定要求，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動化檢索，大大挺高了檢索效率和速度。（四）檔案分析智能化。以往的檔案分析，主要依靠人工歸集整理數(shù)據(jù)，再進行分類分析，不僅耗費了大量的人力時間，而且準確性不高。數(shù)字檔案的智能化存儲和查詢，可以提供便利的信息分析和數(shù)據(jù)整合，并形成適用不同范圍的分類數(shù)據(jù)庫，方便隨時在網(wǎng)絡(luò)上調(diào)取使用，具有耗時短、準確率高等優(yōu)點。三、推進企業(yè)檔案管理信息化的方法策略推進企業(yè)檔

6、案管理信息化必須充分考慮企業(yè)經(jīng)營管理特點，貫穿機關(guān)檔案管理規(guī)定（國家檔案局第13號令）等檔案法規(guī)要求，多部門聯(lián)合協(xié)作，相關(guān)配套措施同步落實。（一）夯實檔案管理設(shè)施基礎(chǔ)。要加快推進檔案管理信息化進程，就要配置與信息化相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施。企業(yè)檔案管理部門要在軟件建設(shè)上下功夫。要加強組織領(lǐng)導(dǎo)，明確工作責(zé)任，完善管理制度，指定部門、人員，必要依靠科研外協(xié)單位力量，研發(fā)開發(fā)出適合企業(yè)實際的檔案管理信息系統(tǒng)。要在硬件建設(shè)上舍得投入。按需配備計算機軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境和輔助設(shè)備，包括內(nèi)部局域網(wǎng)和交換器、路由器、高性能服務(wù)器等。（二）提高檔案管理隊伍素質(zhì)。推進信息化進程離不開高素質(zhì)的檔案管理人才。不僅要加強對企業(yè)檔

7、案管理人員的教育培訓(xùn)，建立一支具有專業(yè)素養(yǎng)、符合信息化要求的檔案人才隊伍，還要吸納一批信息處理、數(shù)據(jù)庫維護、計算機軟件開發(fā)人才。檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和運維需要專業(yè)計算機工程人才支撐。（三）整合檔案管理信息資源。從檔案類型劃分，企業(yè)檔案可分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、干部人事檔案、音像檔案等。推進檔案管理信息化，不僅要將歷史檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，還要有效整合各類檔案信息資源，實現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一利用。要搭建檔案管理信息系統(tǒng)，對各類檔案的配置、管理和利用協(xié)調(diào)控制，實現(xiàn)從靜態(tài)管理向動態(tài)利用的轉(zhuǎn)變，發(fā)揮檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和科研管理中的作用。（四）創(chuàng)新檔案管理手段方式。首先，要推動觀念創(chuàng)新。要確立企業(yè)檔案是無形資產(chǎn)的觀念。很多檔案涉及企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)和品牌價值，具有很強的社會效益和經(jīng)濟效益。其次，要推動機制創(chuàng)新。要對過去單一的檔案管理室轉(zhuǎn)型升級，打造集成科技、信息、資料、記錄、統(tǒng)計的企業(yè)檔案管理信息中心。第三，要推動管理創(chuàng)新。要完善創(chuàng)新檔案管理制度，加強對檔案管理工作的督查考核。要加強對基層單位兼職檔案管理員的教育培訓(xùn)，全面掌握檔案管理基礎(chǔ)知識和數(shù)字化檔案新技能，不斷提高檔案管理隊伍