新加強公司材料設備領用管理10頁

1、*有限公司材料、設備管理規(guī)定（暫行稿）為進一步加強公司工程施工材料、設備管理，確保材料、設備從采購到發(fā)放的流程有序規(guī)范，強化材料、設備控制，降低成本，特制定本規(guī)定，管理規(guī)定流程分為六個環(huán)節(jié)：計劃、申報、調(diào)研、采購、付款、入庫與領用。（附則：處罰條例）一、計劃環(huán)節(jié)1、計劃編制：材料計劃是材料成本控制的基準點，各工程項目的材料計劃以開工報告的材料計劃單（見附表）為準。材料計劃由項目負責人根據(jù)項目中標合同清單對應圖紙資料，核定項目施工所需的主要材料、設備的規(guī)格、型號及數(shù)量，編制出領用材料、設備總計劃。2、計劃編制時限：項目中標承包合同簽訂結(jié)束后，項目部確認項目負責人及施工班的第2個工作日，由項目負責

2、人編制填寫總計劃報簽，簽證人員為：項目業(yè)務員、項目部經(jīng)理、技術設計主管、采購負責人、業(yè)務副總、常務副總、財務負責人、總經(jīng)理，簽證時限即為2個工作日。3、計劃反饋：總計劃簽證完畢后，項目負責人將材料計劃及時反饋至采購部、財務部。4、計劃修訂：在施工過程中根據(jù)甲方或施工現(xiàn)場情況產(chǎn)生增補的，應由項目負責人填報材料、設備增補單（見附表）報簽，簽證完畢報采購與財務。二、 申報環(huán)節(jié)1、申報時間：項目施工進場后，根據(jù)工程進度，由施工班長填制月材料計劃單（見附表）流轉(zhuǎn)簽證2、申報確認：施工班長填制月材料計劃單，必須要有項目負責人、項目部經(jīng)理、審核簽字后報財務開領料單。3、申報要求：材料、設備計劃單要注明工程名

3、稱、合同號、施工班組和申請日期等內(nèi)容，各種材料、設備規(guī)格必須明確具體，有品牌要求的必須注明，圖紙上規(guī)格不明確的，項目負責人報技術設計主管確認。 4、填報要求：材料計劃的上報要符合施工進度計劃，保證材料發(fā)放與工程進度同步耗料。每個分項工程第一次領料后項目負責人要在施工圖紙中詳細標注各種材料使用數(shù)據(jù)，計入自己的施工項目材料臺帳中，在下一次領料時，將上一次施工材料在施工圖紙中的數(shù)據(jù)反映（可手工繪制草圖）作為附件，填報材料計劃單，否則不得再領料。三、調(diào)研環(huán)節(jié)1、招標機構(gòu)（對內(nèi)）：公司成立招標領導小組，總經(jīng)理任組長，成員包括：業(yè)務副總、采購負責人、商務負責人、技術設計主管、工程項目部經(jīng)理、財務部負責人，

4、招標領導小組負責公司對內(nèi)招標工作的日常管理，招標工作由商務部負責牽頭。2、招標要求：（1）工程項目部經(jīng)理確認并提供招標數(shù)量（計劃），倉庫保管員應及時將所需庫存材料明細（注明規(guī)格、型號）報項目部經(jīng)理、財務對應崗位、采購負責人。（2）招標文件由商務負責起草，工程管理部在上報材料數(shù)量時同時填報付款方式，招標文件經(jīng)對內(nèi)招標領導小組成員簽證后報送采購部。（3）常規(guī)材料半年一次招標備貨，常用材料采購價由采購部負責同比環(huán)比。（4）設備招標（包括指定品牌），對照投標文件及設計方案，由采購部另找一家供應商進行價格比較，再次確認最終對內(nèi)招標價。（5）參與投標的供應商不低于3家，工程管理部調(diào)研推薦一家、商務部調(diào)研推

5、薦一家、采購部調(diào)研推薦一家。推薦廠家由技術設計主管予以確認后經(jīng)招標領導小組簽證后報送采購部執(zhí)行。（6）凡采購金額在十萬元以上的，須由六人招標小組參加組織三家詢標，十萬以下進行兩家詢標。急用材料供應商發(fā)送的傳真件經(jīng)六人招標小組當場簽字確認后有效。價格高于前期采購價的，須報總經(jīng)理審批。（9）公司以議標形式評標，開標應在招標文件確定的提交招標文件的截止時間的同一時間進行，開標時招標六人小組人員應全部在場，現(xiàn)場進行議標，評標工作由牽頭組織部門主持。采用綜合評估法的，應當對招標文件提供的產(chǎn)品質(zhì)量、采購周期、投標價格、付款方式、質(zhì)保金及售后服務承諾、企業(yè)信譽等因素，能否最大限度地滿足招標要求進行評審比較；

6、采用經(jīng)評審的最低投標價法的，應當在投標文件能滿足投標實質(zhì)性要求的投標人中，評審出價格最低的投標人，提交有效投標文件少于3家的，應重新招標。牽頭部門根據(jù)評標結(jié)果形成書面文件，經(jīng)全體評標人員簽證后，報總經(jīng)理審批。（10）價格分析：各調(diào)研部門要上報上月的調(diào)研報告，報告須附信息價（無信息價的附上期采購價）、對外招投標價、對外合同價、對內(nèi)招標價、對內(nèi)未招標的調(diào)研價、采購價6種價格比較分析。3、合同簽訂：產(chǎn)品調(diào)研定價后，由采購部門根據(jù)招投標結(jié)果與中標單位接洽商談，明確規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交期、付款條件、質(zhì)保金等相關合同內(nèi)容，擬定購銷合同，填制采購合同會簽表，注明合同名稱、供貨單位、合同總金額、總包合同及

7、公司合同關于付款結(jié)算等方面內(nèi)容，交簽證人員就上述內(nèi)容簽證，通過招標方式的須附經(jīng)招標小組全體人員簽字確認的招標結(jié)論書，通過邀標的須附經(jīng)招標小組全體人員簽字確認的報價單，缺乏此要件不得辦理簽證。采購部負責對總包合同條款及購銷合同條款進行說明；財務負責檢查合同價格是否低于調(diào)研招投標價格并登記價格及檢查付款條款；商務部負責計算材料、設備成本是否符合工程預算；工程項目部負責登記合同條款內(nèi)的質(zhì)量保修期規(guī)定，并建立相應保修期臺帳，以便工程移交后能建立起與廠家的質(zhì)量保修聯(lián)系；財務部負責人針對上述意見檢查合同條款；最后由總經(jīng)理做最后審批。采購合同簽證時，應附材料設備采購付款審批清單，列明合同號、申請日期、材料名

8、稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、單價、金額等要素，說明付款情況，明細合同金額、質(zhì)保金、應付金額、下期應付金額、已付金額、本期應付金額，報簽證人簽證：材料會計比對計劃材料數(shù)量和價格，技術設計主管審核實際用料數(shù)量及質(zhì)量規(guī)格型號，工程項目部根據(jù)工程施工合同比對計劃實際用料數(shù)量、價格、質(zhì)量、規(guī)格型號，款付至質(zhì)保金須移交工程維護簽證后方可付清余款。附件材料、設備采購價格比差表四、采購環(huán)節(jié)1、采購部是采購合同的執(zhí)行部門，對于已簽訂采購合同的，采購部應積極與供應商接洽，明確交期和交貨地點，組織到貨的質(zhì)量和數(shù)量驗收，直接運送至施工現(xiàn)場的，要提前通知項目負責人組織驗收簽證，項目負責人接到采購部門的到貨通知的，必須在到

9、貨地點組織到貨的質(zhì)量和數(shù)量驗收，送貨單經(jīng)施工班組長和項目負責人簽字確認后，要及時報送采購部，對于未及時報送的，采購部應及時催收。運送至倉庫的，應提前通知倉庫保管員組織驗收并及時辦理入庫手續(xù)。2、對于無合同的急用材料，如果本季（月）度有同類材料招標和邀標價格的，可根據(jù)原招標或邀標結(jié)果采購；無招標或邀標價格的，應立即交調(diào)研部門調(diào)研，執(zhí)行調(diào)研流程。3、采購時限：采購工作應在合同規(guī)定的交期前結(jié)束，因故使交期延遲的，須向工程項部經(jīng)理匯報延遲原因，由工程項目部經(jīng)理協(xié)商解決，解決不了的報總經(jīng)理解決。五、付款環(huán)節(jié)1、已簽訂購銷合同的，按合同約定的付款方式付款，采購人員在要求支付貨款時須附合同復印件，附分類明細

10、材料付款申請單，注明供應商、工程名稱、材料名稱、計劃資金等要素經(jīng)工程項目部經(jīng)理、主管副總、常務副總、總經(jīng)理簽證后報財務負責人核對，由財務出納執(zhí)行。2、對于無購銷合同的零星采購（單次采購金額2000元以下）及單次采購金額在5000元以下（每個工程限一次）的急用材料，必須經(jīng)工程項目部經(jīng)理、主管副總、常務副總、總經(jīng)理簽證后方可予以購買并支付。3、對于合同已經(jīng)簽訂，但付款方式是款到發(fā)貨的購銷合同，支付款項時須說明本次付款的金額、比例、未付金額等要素，經(jīng)工程項目部經(jīng)理、主管副總、管理顧問、總經(jīng)理簽證方可予以購買并支付。簽證時須附合同復印件，貨到后一周內(nèi)應辦理好報銷手續(xù)，報銷手續(xù)的簽證人與付款簽證人一致。

11、 六、入庫與領用環(huán)節(jié)1、材料、設備收貨及入庫 （1 ）倉庫保管員需嚴格按照隨貨同行收貨確認單進行驗收。 （2 ）所有材料、設備入庫確認，必須由倉庫人員和采購人員共同確認。新產(chǎn)品尤其需要共同確認，需要仔細核對物料的產(chǎn)品描述，以避免出錯。 （3）倉庫與采購共同確認入庫單物料數(shù)量時，如發(fā)現(xiàn)送貨總單上的數(shù)量不符，由采購聯(lián)絡處理數(shù)量問題。必須嚴格按照規(guī)定對每一個入庫單入庫物料進行數(shù)量確認，即是確認登帳入庫數(shù)量和實際入庫數(shù)量是否相符，不符合的需要追查原因到底和解決完成。（4）倉管員收貨時需要求采購人員給付“入庫單”，沒有時需要追查，直到拿到單據(jù)為止，倉庫人員負追查和保管單據(jù)的責任。 （5）倉庫人員要將貨物

12、放到倉庫內(nèi)部，不允許放在倉庫外，尤其不能隔夜放在倉庫外，下班后必須將貨物檢查放在倉庫內(nèi)部。 （6） 倉庫人員對物料擺放需要按照劃分的區(qū)域進行擺放，不得隨意擺放物料，不得在規(guī)劃的區(qū)域外擺放物料，特殊情況需要在2小時內(nèi)進行整理歸位。 （7）保管員每月對庫存物料進行正確標示和定期檢查，在物料收貨、點數(shù)、借料、擺放、入庫、歸位、儲存的過程中，防止物料損壞，有異常品質(zhì)問題進行反饋處理，發(fā)現(xiàn)物料異常信息，如儲位不對、帳物不符、品質(zhì)問題需要及時反饋處理。 （8）保管員對呆滯的要予以分析，每月根據(jù)處理結(jié)果對物料進行分別管理。 （9）保管員每月做好單據(jù)、卡、帳務管理，所有單據(jù)應按照登帳方式和要求當天按時完成，每

13、天需給到財務的單據(jù)電子檔和手工單據(jù)一并報送財務，每月的單據(jù)要保管好，遺失將追查相關責任。 （10）財務要對倉庫實行定期盤點管理，盤點過程中發(fā)現(xiàn)異常問題及時反饋處理。庫存物料發(fā)現(xiàn)帳物不符時需要查明原因，查明原因后根據(jù)責任輕重進行處理。 （11）客戶退料必須填報客戶退貨單經(jīng)采購部簽字確認報送財務核準。2、材料、設備領用與發(fā)放（1）庫存材料（包括輔料）的領用：項目負責人根據(jù)已簽證的材料、設備總計劃開具申領單，財務對應人員據(jù)此開具領料單，并與材料設備總計劃核對，審核是否超出材料計劃（建立臺帳）。甲供材料由工程項目部經(jīng)理核實，主管副總審批。項目負責人應按工程項目建立材料領用臺帳，保證材料發(fā)放與工程進度同

14、步。財務對應人員根據(jù)申領單開具出庫單，倉庫憑出庫單發(fā)料并登記入賬，返回白聯(lián)到財務部供對應人員記帳。（2）直撥材料領用：項目負責人上報采購計劃由工程項目部經(jīng)理簽證后交至采購部辦理。直接撥往施工現(xiàn)場的材料、設備，施工班組和項目負責人共同簽收，并將經(jīng)簽收的送貨單在月底前交財務對應人員，財務對應人員開具一式三聯(lián)的收料單，并負責記賬。凡發(fā)生材料直撥的，采購員每月月底填制本月直撥材料匯總，注明項目名稱、供應商、材料規(guī)格、數(shù)量、直撥日期等要素，報送財務，由財務對應人員核對送貨單的報送情況，凡未及時報送送貨單的施工班組和項目負責人，停發(fā)進度或結(jié)算工資，直至報送。（3）甲供材料領用甲供材料的領用由工程項目部經(jīng)理

15、辦理，領用前由財務對應人員簽章登記，施工班組和項目負責人共同簽收，月底由工程項目部經(jīng)理負責收回經(jīng)簽收的建設方出庫單，匯總甲供材料，報送財務，每月財務對應人員據(jù)此與建設方核對，核對后及時將對賬情況通報項目部經(jīng)理，便于工程結(jié)算。（4）急用/增補材料審批（此項不作入庫出庫處理）遇突發(fā)情況，比如聯(lián)系單、新開工工地、甲方要求更改設備、材料的型號、規(guī)格等情況，項目負責人確實需要申請急用材料的，應打書面申請，填制急用/增補材料審批單，進行當月急用材料增補申請數(shù)量及金額統(tǒng)計，注明項目名稱、合同號、材料名稱、規(guī)格型號、總計劃、實際用量、增補數(shù)量、增補原因、計劃增補金額等要素，并由工程管理部經(jīng)理審核和主管副總核實后，方可作為增補材料上報，上報時要附甲方聯(lián)系單，經(jīng)簽證（項目負責人項目部經(jīng)理業(yè)務主管技術設計主管主管副總常務副總總經(jīng)理）后再領支票購買材料，否則不予以購買。（5）門市直銷與渠道批發(fā)a、門市直銷材料、設備由店長開具領料申請單直接報送倉庫領?。▽﹂T店存貨進行一次盤點，開具領料單），倉庫無貨時急需采購的應由門店填報后由倉庫保管員報采購部采購，貨物需作入庫領用開單處理。b、渠道部批發(fā)材料、設備將直接開單，客戶可憑單直接到倉庫領?。▊}庫無貨，需打申請單與倉庫對接），需要發(fā)送快遞的，由渠道經(jīng)辦人開單到倉庫領取發(fā)貨。附則：處罰條例1、 以上規(guī)定的所需填報予以簽證的必須執(zhí)行，對未經(jīng)簽證流程而直接發(fā)