有效的時間管理ppt

1、時間管理有有 效效 的的 時時 間間 管管 理理 1時間管理培 訓 目 標在完成本課程后，參加者將能：在完成本課程后，參加者將能： 了解時間管理失控的問題了解時間管理失控的問題 知道時間失控的原因知道時間失控的原因 掌握時間管理的基本技巧掌握時間管理的基本技巧2時間管理培訓內容概要 時間的特點時間的特點 時間管理的含義時間管理的含義 時間管理的本質時間管理的本質 有效時間管理的好處有效時間管理的好處 個人時間管理方式評估個人時間管理方式評估 時間管理的障礙時間管理的障礙 時間管理不善的征兆和原因（錄像）時間管理不善的征兆和原因（錄像） 掌握時間管理的要訣（錄像）掌握時間管理的要訣（錄像） 時間

2、管理的步驟時間管理的步驟 時間管理一些值得注意的要點時間管理一些值得注意的要點 時間管理理論的發(fā)展時間管理理論的發(fā)展 時間管理金科玉律時間管理金科玉律3時間管理時間有什么特點？時間有什么特點？ 寶貴寶貴一寸光陰一寸金，時間就是生命一寸光陰一寸金，時間就是生命 均等均等沒有人擁有比你更多沒有人擁有比你更多/更少的時間更少的時間 不可再生不可再生失不再來失不再來4時間管理時間管理的含義時間管理的含義 時間管理是自我管理時間管理是自我管理 時間管理對成功的啟示時間管理對成功的啟示 時間的機會成本時間的機會成本5時間管理時間管理是自我管理時間管理是自我管理 管理自己管理自己 改變個人工作習慣改變個人工

3、作習慣 做時間的主人，要么被時間管理做時間的主人，要么被時間管理6時間管理成 功 的 啟 示生活現(xiàn)狀生活現(xiàn)狀 生活越來越忙碌生活越來越忙碌 工作壓力日甚一日工作壓力日甚一日成功的要求成功的要求做得更多更好做得更多更好使用資源更少更簡使用資源更少更簡加快腳步永往直前加快腳步永往直前走在他人的前面走在他人的前面7時間管理時間的機會成本時間時間 = = 金錢金錢 一小時看電視一小時看電視 = = 一小時不閱讀報紙一小時不閱讀報紙一小時與人閑談一小時與人閑談 = = 少了一小時的工作少了一小時的工作 機會成本與個人成就機會成本與個人成就 機會成本與機構成效機會成本與機構成效您的您的時間值多少錢？時間值

4、多少錢？8時間管理時間管理的本質是選擇管理時間管理的本質是選擇管理80%80%的效益來自于的效益來自于20%20%的工作的工作掌握關鍵掌握關鍵“我沒有時間我沒有時間”，其實只是一個藉口，其實只是一個藉口時間管理的本質9時間管理有效時間管理的好處 提高效率提高效率 更高的工作滿意度更高的工作滿意度 人際關系的改善人際關系的改善 減少緊張與焦慮減少緊張與焦慮10時間管理時間管理的障礙時間管理的障礙電話干擾電話干擾, ,不能集中工作不能集中工作別人打擾別人打擾, ,要放下重要的工作要放下重要的工作工作優(yōu)先次序不明工作優(yōu)先次序不明, ,重要工作未能按時完成重要工作未能按時完成多項重要工作須同時處理多項

5、重要工作須同時處理, ,時間出現(xiàn)沖突時間出現(xiàn)沖突工作設施不足工作設施不足, ,引起不便引起不便, ,拖慢工作進度拖慢工作進度人手不足人手不足, ,工作不能妥善分配工作不能妥善分配不妥善處理文件不妥善處理文件, ,造成資料遺失造成資料遺失無力拒絕要求無力拒絕要求, ,不能兼顧個人工作不能兼顧個人工作拖延工作拖延工作, ,把重要工作押后把重要工作押后, ,影響工作進度影響工作進度11時間管理時間管理的障礙時間管理的障礙(續(xù)）續(xù)）不能有效授權不能有效授權時間估計不切實際時間估計不切實際, ,未能有足夠時間完成工作未能有足夠時間完成工作信息不足信息不足/ /不正確不正確/ /延誤延誤溝通失誤溝通失誤/

6、 /不足不足猶豫不決猶豫不決職權不清職權不清缺乏自律缺乏自律急于求成急于求成12時間管理時間管理的障礙分類時間管理的障礙分類 我能夠影響我能夠影響的因素的因素我能夠控制我能夠控制的因素的因素我不能控制的我不能控制的因素因素13時間管理王延亮問題征兆王延亮問題征兆與與”美兒美兒”電話聊天電話聊天3030分鐘分鐘與朋友電話聊天與朋友電話聊天工作信件未完成工作信件未完成同事突然到訪閑談同事突然到訪閑談未能恰當婉拒未能恰當婉拒會議未做準備會議未做準備開會時失控開會時失控超時工作超時工作辦公桌文件十分凌亂辦公桌文件十分凌亂, ,雖有秘書協(xié)助雖有秘書協(xié)助, ,忙碌時間還親自接聽電話忙碌時間還親自接聽電話遲

7、到赴會遲到赴會14時間管理梁美兒問題征兆梁美兒問題征兆電話聊天電話聊天遇到同事有需要遇到同事有需要, ,便毫不考慮個人的工作時間便毫不考慮個人的工作時間個人工作未能按時完成個人工作未能按時完成超時工作超時工作沒有組織有關部門和下屬協(xié)助進行工作沒有組織有關部門和下屬協(xié)助進行工作遲到赴會遲到赴會其它征兆其它征兆 感到較大的工作壓力感到較大的工作壓力 因工作進展問題，心情煩亂因工作進展問題，心情煩亂15時間管理時間失控的原因時間失控的原因 缺乏計劃缺乏計劃 缺乏組織缺乏組織 缺乏分配缺乏分配 缺乏控制缺乏控制16時間管理掌握時間管理要訣掌握時間管理要訣 找出問題的根源找出問題的根源 改善管理習慣改善

8、管理習慣 開發(fā)時間領域開發(fā)時間領域17時間管理掌握時間管理要訣掌握時間管理要訣找出問題的根源找出問題的根源找出時間失控的征兆找出時間失控的征兆客觀分析問題的原因客觀分析問題的原因檢討你的工作目標及內容檢討你的工作目標及內容18時間管理陳經(jīng)理工作分類工作項目分類工作項目分類處理次數(shù)處理次數(shù)所費時間所費時間(分鐘分鐘)瀏覽文件瀏覽文件323處理郵件處理郵件(拆閱及答復拆閱及答復)440寫會議記錄寫會議記錄449聊天（包括電話及同事）聊天（包括電話及同事）428接聽電話接聽電話523提點職員祖兒提點職員祖兒228個人事項及休息個人事項及休息21019時間管理時間失控的根源時間失控的根源 做了做了根本

9、不需要做的事根本不需要做的事 做了能夠由別人做做了能夠由別人做/應該由應該由別人做的事別人做的事 因考慮不周而耗時過多因考慮不周而耗時過多 不能慣徹，致使重復工作不能慣徹，致使重復工作 缺乏計劃缺乏計劃/組織組織/授權授權/控制控制 沒有人愿意承認浪費了別人沒有人愿意承認浪費了別人的時間的時間20時間管理掌握時間管理要訣掌握時間管理要訣改善管理習慣改善管理習慣計劃計劃組織與授權組織與授權控制進度控制進度自我約束自我約束21時間管理改善管理習慣改善管理習慣計劃計劃定立目標定立目標確定優(yōu)先處理順序確定優(yōu)先處理順序22時間管理定立目標的意義 更更有效地實現(xiàn)目標有效地實現(xiàn)目標 改進績效改進績效 提高你

10、實現(xiàn)目標的動機提高你實現(xiàn)目標的動機 提高你對成就的自豪和滿足提高你對成就的自豪和滿足 提高自信心提高自信心 消除止步不前和不高興的想法消除止步不前和不高興的想法 更有效地利用時間更有效地利用時間23時間管理 您是先撿那些有興趣的事做嗎？您是先撿那些有興趣的事做嗎？ 是是 否否 您是先做容易的事再做困難的事嗎？您是先做容易的事再做困難的事嗎？ 是是 否否 您是先做緊急的事再做重要的事嗎？您是先做緊急的事再做重要的事嗎？ 是是 否否 您是按事情發(fā)生的先后順序處理它們嗎？您是按事情發(fā)生的先后順序處理它們嗎？ 是是 否否 您是到接近最后期限才真正投入項目嗎？您是到接近最后期限才真正投入項目嗎？ 是是

11、否否下面哪些做法是對您的描述：下面哪些做法是對您的描述：確定優(yōu)先處理順序24時間管理處理優(yōu)先次序處理優(yōu)先次序重要重要急急不急不急不不重要重要分析工作的輕重緩急分析工作的輕重緩急25時間管理處理優(yōu)先次序處理優(yōu)先次序(續(xù)）續(xù)）重要重要急急不急不急不不重要重要分析工作的輕重緩急分析工作的輕重緩急首先處理首先處理盡量少做盡量少做 盡可能委派盡可能委派給下屬給下屬用用大多數(shù)時間大多數(shù)時間最好別做最好別做或有時間再做或有時間再做26時間管理確定處理優(yōu)先次序 上司和你在工作的優(yōu)先順序上可能會上司和你在工作的優(yōu)先順序上可能會有所不同有所不同-澄清您的工作目標和您澄清您的工作目標和您的老板保持一致的老板保持一致

12、 工作的優(yōu)先順序會變化，所以需要在工作的優(yōu)先順序會變化，所以需要在每天開始時重新進行評估。每天開始時重新進行評估。 越是接近自己目標的工作，集中、重越是接近自己目標的工作，集中、重點地處理就越重要點地處理就越重要27時間管理1、把每天要做的事情列一份清單把每天要做的事情列一份清單2 2、確定優(yōu)先次序，從最重要的事情、確定優(yōu)先次序，從最重要的事情 開始做起開始做起3 3、每天都這么做、每天都這么做通過計劃幫您有效利用時間通過計劃幫您有效利用時間認清主要工作目標，圍繞主要工作目標認清主要工作目標，圍繞主要工作目標安排輕重緩急安排輕重緩急28時間管理練練 習習日工作計劃日工作計劃待處理事項待處理事項

13、重要性重要性緊急性緊急性 優(yōu)先排序優(yōu)先排序時間時間29時間管理改善管理習慣改善管理習慣-組織及授權組織及授權充分準備充分準備促進合作促進合作責權清晰責權清晰適當人選適當人選30時間管理 改善管理習慣改善管理習慣控制進度控制進度定出完成時間定出完成時間安排跟進安排跟進帕金森帕金森定律表明，工作往往會越拖越長，定律表明，工作往往會越拖越長，最終耗盡所有可用時間。最終耗盡所有可用時間。31時間管理改善管理習慣改善管理習慣自我約束自我約束處理電話干擾處理電話干擾應付不速之客應付不速之客改善拖延的習慣改善拖延的習慣整理文件整理文件有效地進行會議有效地進行會議32時間管理有效地打電話有效地打電話 像像準備

14、會議一樣準備你的電話準備會議一樣準備你的電話 集中打電話。如果一個號碼占線，集中打電話。如果一個號碼占線，試完其他號碼再重撥試完其他號碼再重撥 按照一定的優(yōu)先順序打電話按照一定的優(yōu)先順序打電話 掌握并主導交談掌握并主導交談 簡短，節(jié)省自己和他人的時間簡短，節(jié)省自己和他人的時間33時間管理有效地接聽電話有效地接聽電話 讓讓秘書先處理，減少不重要的電話秘書先處理，減少不重要的電話 詢問需要多長時間詢問需要多長時間 轉給可以處理的人轉給可以處理的人 集中精力，有效聆聽集中精力，有效聆聽 控制接聽時間控制接聽時間 留言電話留言電話34時間管理結束電話結束電話 在我走在我走之前，還有什么需要討論之前，還

15、有什么需要討論的嗎？的嗎？ 我有一個電話要接，以后再回電我有一個電話要接，以后再回電給你行嗎？給你行嗎？ 進一步的問題可以下次再談進一步的問題可以下次再談 我得去開會了，老板在等我呢我得去開會了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢我得走了，同事正招呼我呢35時間管理如何應付不速之客如何應付不速之客? ? 秘書安排秘書安排 選擇到對方辦公室選擇到對方辦公室 不要坐下不要坐下 事先說明事先說明 婉拒婉拒 “正在開會，謝絕打擾正在開會，謝絕打擾”36時間管理如何改善拖延的習慣如何改善拖延的習慣? ? 工作計劃工作計劃 貫徹完成貫徹完成 定期檢討定期檢討 化整為零化整為零37時間管理備忘錄和宣備忘

16、錄和宣傳品放在電傳品放在電腦上腦上重要聯(lián)系人重要聯(lián)系人名單貼在電名單貼在電腦上腦上電話機被紙電話機被紙張淹沒了張淹沒了廢紙溢出未廢紙溢出未清理清理廢紙撒落在廢紙撒落在地上地上閱讀文件塞閱讀文件塞入文檔中被入文檔中被遺忘了遺忘了文件數(shù)量在文件數(shù)量在膨脹，卻未膨脹，卻未隨時更新隨時更新文件柜中充文件柜中充斥著無關的斥著無關的資料資料整理文件整理文件-從清理辦公桌開始從清理辦公桌開始38時間管理只打開正在只打開正在使用的文件使用的文件發(fā)函發(fā)函文件文件經(jīng)常清理經(jīng)常清理只保留當前只保留當前的來函文件的來函文件文件都是最文件都是最新的新的最最頻繁使用的文頻繁使用的文檔極易拿到檔極易拿到電話伸電話伸手可及手

17、可及常用文檔靠常用文檔靠近辦公桌近辦公桌無用的東西無用的東西及時清除及時清除清理辦公桌清理辦公桌39時間管理處理文件處理文件 緊急：立即處理緊急：立即處理 不緊急：待處理不緊急：待處理 只擺放目前手頭需要處理的文件只擺放目前手頭需要處理的文件 每天都清理，扔掉存檔已處理文件每天都清理，扔掉存檔已處理文件40時間管理如何有效進行會議如何有效進行會議? ? 沒必要不開會沒必要不開會 電話會議電話會議 明確目的明確目的 必要的人參加、準時必要的人參加、準時 用日程安排，緊扣主題用日程安排，緊扣主題 控制討論及進程控制討論及進程 結論簡單明了，措施可行結論簡單明了，措施可行 書面記錄、跟進行動書面記錄

18、、跟進行動41時間管理掌握時間管理要訣掌握時間管理要訣-開發(fā)時間領域開發(fā)時間領域42時間管理開發(fā)時間領域開發(fā)時間領域 提高閱讀能力提高閱讀能力 加強決策能力加強決策能力 使用工具使用工具 訓練下屬提高工作效率，授權訓練下屬提高工作效率，授權 定時運動，適時正確地攝取營養(yǎng)，保持健康定時運動，適時正確地攝取營養(yǎng)，保持健康 增廣見聞，拓寬視野增廣見聞，拓寬視野 早起晚睡早起晚睡 根據(jù)個人的節(jié)律安排時間根據(jù)個人的節(jié)律安排時間43時間管理根據(jù)個人節(jié)律安排時間根據(jù)個人節(jié)律安排時間 記錄你的體力和腦力狀況的高峰時間，了解它記錄你的體力和腦力狀況的高峰時間，了解它們持續(xù)的時間長度們持續(xù)的時間長度 將要求最高的

19、重要任務，安排在每天體力和腦將要求最高的重要任務，安排在每天體力和腦力的高峰期力的高峰期 將休息時間安排在精力不濟之時，以重新振作將休息時間安排在精力不濟之時，以重新振作 將不重要的工作放在精力低谷期將不重要的工作放在精力低谷期44時間管理要做要做什么？什么？- -可以不做？可以不做？/ /可以授權？可以授權？按先后排序輕重緩急？按先后排序輕重緩急？分配時間分配時間按計劃行動自我約束按計劃行動自我約束評估工作及時間效益評估工作及時間效益時間管理的步驟45時間管理時間管理一些值得注意的要點 遵循遵循20/8020/80法則法則 記住帕金森定律記住帕金森定律（Parkinsons LawParki

20、nsons Law） 把不太重要的事集中起來辦把不太重要的事集中起來辦 避免將整塊時間拆散避免將整塊時間拆散 4D4D原則原則46時間管理4D原則 Do it nowDo it now（親自做）親自做）： 不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。 Delegate itDelegate it（授權）授權）： 學會授權，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時間干最重要的工作。 Do it laterDo it later（稍后再辦）稍后再辦）： 把一些偏離目標的精神情緒活動，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時掛在一邊，待有空時再去處理。 Dont do i

21、tDont do it（丟掉不管）丟掉不管）： 把一些與目標無關的事，無效益的事，應差的事丟掉不管47時間管理時間管理理論的發(fā)展 第一代：利用便條和備忘錄第一代：利用便條和備忘錄 第二代：強調日歷與日程表第二代：強調日歷與日程表 第三代：講求優(yōu)先順序第三代：講求優(yōu)先順序 第四代：以原則為重心，著眼第四代：以原則為重心，著眼個人計劃，兼顧重要性和緊急個人計劃，兼顧重要性和緊急性，強調效果和效率齊頭并進性，強調效果和效率齊頭并進48時間管理 注重結果，注重結果， 而不是注重忙忙碌碌。而不是注重忙忙碌碌。 （Concentrate on results, not on being busy）49時間管理行動計劃行動計劃時間障礙時間障礙改善方法及行動改善方法及行動找出你的時間障礙，并確定改善方法及行動找出你的時間障礙，并確定