公文文件管理制度正式版

1、內(nèi)部公開ZD/EGZD/EG 01.001 0-2011綠色東方投資控股有限公司企業(yè)制度EASTGREEN INVESTMENT HOLDING LIMITED（基本管理制度系統(tǒng)）文件體系基本管理規(guī)定（草案）2011年 月 日 發(fā)布 2011 年 月 日 實(shí)施起草部門：人力資源部 發(fā)文部門：人力資源部主要起草人：張?jiān)懒?簽發(fā)人： 發(fā)放范圍：總部、各項(xiàng)目公司、各項(xiàng)目部 密級(jí)：內(nèi)部公開<本文中的所有信息均為綠色東方投資控股有限公司內(nèi)部信息，不得向外傳播。>內(nèi)部公開 企業(yè)制度 ZD/EG 01.001 0-2011文件體系管理基本規(guī)定（草案）1. 總則1.1 為加強(qiáng)公司文件體系管理，維護(hù)

2、其規(guī)范性、科學(xué)性、穩(wěn)定性、連續(xù)性、強(qiáng)制性、可行性和普遍適用性，確保公司有效、高速運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)定。1.2 本規(guī)定中所稱文件體系是指由公司紅頭文件和各種規(guī)范共同構(gòu)成的、有一定關(guān)系結(jié)構(gòu)的文件集合。1.3 本規(guī)定適應(yīng)于綠色東方投資控股有限公司（以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)總部）及其下屬公司（包含子公司、分公司、投資控股公司、已投入商業(yè)運(yùn)營的項(xiàng)目公司，以下簡(jiǎn)稱下屬公司）、各籌建在建工程項(xiàng)目部（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目部）等機(jī)構(gòu)， 1.2中所界定的文件的制訂、發(fā)布、修改和執(zhí)行。2. 文件體系與文件分類2.1文件體系框架如圖1所示。文件按發(fā)文方式分為兩類，即紅頭文件和規(guī)范。 紅頭文件 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 文件體系 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q） 管理標(biāo)準(zhǔn)

3、工作標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范 基本管理制度系統(tǒng) （01） 經(jīng)營企劃管理制度系統(tǒng) （02） 行政總務(wù)管理制度系統(tǒng) （03） 企業(yè)制度（ZD） 財(cái)務(wù)審計(jì)管理制度系統(tǒng) （04） 人力資源管理制度系統(tǒng) （05） 市場(chǎng)營銷管理制度系統(tǒng) （06） 專業(yè)管理制度系統(tǒng) 技術(shù)研發(fā)管理制度系統(tǒng) （07） 工程項(xiàng)目管理制度系統(tǒng) （08） 運(yùn)營管理制度系統(tǒng) （09） 采購物流管理制度系統(tǒng) （10） 其它專業(yè)管理制度系統(tǒng) （11） 圖1 綠色東方投資控股公司文件體系及分類圖注：（）內(nèi)系制度類別代號(hào)2.2 本規(guī)定中所稱的紅頭文件主要是指公司自制文件中的“九種文”，“九種文”包括公司重大的決議、決定、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)

4、要、函，以及其它確需以紅頭形式發(fā)布的重要文件。2.2.1 紅頭文件具有最高的管理效力，集團(tuán)總部總裁辦、人力資源部有權(quán)限擬定和發(fā)布以“綠色東方投資控股有限公司”名義的紅頭文件，效力范圍為集團(tuán)總部和各下屬公司、各項(xiàng)目部。已經(jīng)注冊(cè)成立且已投入商業(yè)運(yùn)行的運(yùn)營類下屬公司人事行政管理部門有權(quán)限擬訂和發(fā)布在下屬公司范圍內(nèi)生效的紅頭文件。已注冊(cè)成立的籌建或在建項(xiàng)目公司和未注冊(cè)的籌建在建工程項(xiàng)目部一般無權(quán)限擬訂發(fā)布紅頭文件，如需發(fā)布紅頭文件，由集團(tuán)總部相關(guān)部門擬訂發(fā)布。其他部門和個(gè)人均無權(quán)限發(fā)布紅頭文件。紅頭文件僅限于公司發(fā)布對(duì)內(nèi)對(duì)外重要的公文和文件： 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)相關(guān)的決議性文件； 公司規(guī)章制度

5、和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等重大文件； 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件； 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或中層以上管理人員任免事項(xiàng)； 公布公司的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理等工作的決定； 發(fā)布有關(guān)重大獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)； 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。2.2.2 紅頭文件的發(fā)文管理部門和編號(hào)規(guī)則見附件1。2.2.3 發(fā)布其他一般性決議、決定、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、函等以及公司內(nèi)部之間的聯(lián)絡(luò)文件用公司一般發(fā)文格式進(jìn)行發(fā)布。一般發(fā)文格式和編號(hào)規(guī)則見附件2。2.3 本規(guī)定中所稱的規(guī)范是指用文字、圖表形式規(guī)定管理活動(dòng)的內(nèi)容、程序和方法，包括企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)制度。2.3.1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)企業(yè)內(nèi)部與生產(chǎn)技術(shù)直接相關(guān)

6、的、需要統(tǒng)一的重復(fù)性活動(dòng)所作的詳細(xì)規(guī)定，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)。2.3.2 企業(yè)制度是對(duì)公司各個(gè)管理層、管理部門及各項(xiàng)專業(yè)管理的職能范圍、責(zé)任權(quán)限、業(yè)務(wù)流程和協(xié)調(diào)方法所作的規(guī)定，包括基本管理制度和專業(yè)管理制度等。2.3.3 基本管理制度是公司根本性、全局性、綜合性的管理制度，是公司基本管理方針的集中反映，包括公司章程、公司治理制度、組織機(jī)構(gòu)管理制度等。2.3.4 專業(yè)管理制度是在基本管理制度的指導(dǎo)下，對(duì)公司各項(xiàng)專業(yè)管理工作的范圍、內(nèi)容、程序、方法等所作的規(guī)定，是保證公司組織機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行的必要條件，包括財(cái)務(wù)審計(jì)管理制度系統(tǒng)、人力資源管理制度系統(tǒng)等。3. 職責(zé)3.1 紅頭文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、

7、公司制度的規(guī)范、審核、發(fā)布、宣傳、歸檔，由集團(tuán)公司總部總裁辦和人力資源部按職責(zé)劃分范圍分別統(tǒng)一歸口管理。凡涉及公司法務(wù)、經(jīng)營管理、行政辦公、后勤總務(wù)、企劃、計(jì)劃管理以及財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、工程、運(yùn)營等由總裁辦負(fù)責(zé)歸口管理，凡涉及人力資源管理類、人事任免等由人力資源部負(fù)責(zé)歸口管理。3.2 公司紅頭文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司制度的審批、用印、監(jiān)督實(shí)施，由公司總裁辦統(tǒng)一歸口管理，并負(fù)責(zé)組織和參與紅頭文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度的制訂。3.3 各項(xiàng)專業(yè)制度的起草、修改、完善、維護(hù)由相對(duì)應(yīng)的職能部門負(fù)責(zé)，必要時(shí)兩個(gè)以上部門可以聯(lián)合行文，但部門不宜過多，聯(lián)合行文應(yīng)是同級(jí)部門。3.4 下屬公司可根據(jù)集團(tuán)公司企業(yè)制度制訂具體的實(shí)施

8、細(xì)則等文件，另外下屬公司可根據(jù)自身特點(diǎn)和實(shí)際需要制訂和發(fā)布在下屬公司范圍內(nèi)有效的紅頭文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度等文件，以上文件的規(guī)范、審核、發(fā)布、宣傳、歸檔、監(jiān)督實(shí)施由下屬公司人事行政管理部門統(tǒng)一歸口管理，下屬公司的各項(xiàng)專業(yè)管理制度由下屬公司各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)起草、擬訂、修改和完善。3.5 下屬公司的紅頭文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部制度等文件須報(bào)集團(tuán)公司總部總裁辦和人力資源部和相關(guān)職能管理部門備案后生效，并接受集團(tuán)公司總裁辦、人力資源部和相應(yīng)的職能部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，接受總裁辦的行政監(jiān)督。3.6 凡遇到難以確定責(zé)任歸屬的文件，由總裁辦負(fù)責(zé)確定該文件的類型及歸口管理部門。4. 文件的起草4.1 紅頭文件的起草

9、4.1.1 以董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總裁辦名義發(fā)布的紅頭文件以及內(nèi)容涉及總裁辦職責(zé)范圍內(nèi)的紅頭文件由總裁辦負(fù)責(zé)起草。4.1.2 人力資源管理類、人事任免類等其他人事類以公司名義發(fā)布的紅頭文件以及內(nèi)容涉及公司人力資源部職責(zé)范圍內(nèi)的紅頭文件由人力資源部負(fù)責(zé)起草。4.1.3 下屬公司范圍內(nèi)的紅頭文件由下屬公司人事行政管理部門負(fù)責(zé)起草。4.1.4 各項(xiàng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)提供與紅頭文件相關(guān)的具體內(nèi)容和文件材料。4.2 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的起草 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的起草按相關(guān)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行，由標(biāo)準(zhǔn)涉及的相關(guān)部門起草。4.3 企業(yè)制度的起草4.3.1 基本管理制度由總裁辦或人力資源部牽頭組織有關(guān)部門成立專門小組起草；專業(yè)管理制度由相應(yīng)

10、的職能部門起草。在起草過程中起草部門應(yīng)當(dāng)廣泛征詢公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門、以及員工的意見和建議。4.3.2 企業(yè)制度應(yīng)包含的基本要點(diǎn) 地位、作用和意義； 指導(dǎo)思想、基本原則和實(shí)施范圍； 制訂的依據(jù)； 具體內(nèi)容及實(shí)施的步驟、方法和手段； 執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、解釋、修訂該項(xiàng)制度的部門及其相互關(guān)系； 該項(xiàng)制度與其他制度之間的關(guān)系； 違反該項(xiàng)制度的處罰辦法。4.3.3 企業(yè)制度起草的基本要求 符合國家方針、政策、法律、法規(guī)； 符合公司實(shí)際和領(lǐng)導(dǎo)意圖，與公司業(yè)已生效的管理制度不相沖突； 具有針對(duì)性、適用性、可操作性、可檢查性； 重點(diǎn)突出，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，言簡(jiǎn)意賅，用語、引文準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用恰當(dāng)； 以流程圖

11、方式表示相關(guān)流程和工作程序，在流程圖中注明主要控制點(diǎn)、責(zé)任部門及所需工作時(shí)間等。5. 文件的審批5.1 紅頭文件的審批5.1.1 凡需人力資源部正式發(fā)布的紅頭文件，首先由人力資源部門負(fù)責(zé)人和部門主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審，初審后根據(jù)需要由文件內(nèi)容涉及的相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽后提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核，復(fù)核后提交總裁辦審核，審核后由總裁辦上報(bào)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)簽發(fā)，最后由總裁辦在文件落款用印后交人力資源部發(fā)布。5.1.2 凡需總裁辦正式發(fā)布的紅頭文件，首先由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審后根據(jù)需要由總裁辦組織文件內(nèi)容涉及的部門進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽后提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核，復(fù)核后由總裁辦上報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)，最后由總裁辦在文

12、件正本落款用印后發(fā)布。5.1.3 凡需下屬公司人事行政管理部門正式發(fā)布的紅頭文件，首先由人事行政負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審后由文件內(nèi)容涉及的相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽后提交下屬公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)，批準(zhǔn)后上報(bào)公司總裁辦或人力資源部以及相關(guān)職能部門審核備案，經(jīng)審核備案無異議后由人事行政部門在文件正本用印后發(fā)布。5.1.4 起草紅頭文件的部門必須按要求填寫公文審批表，隨附文件審批件一同報(bào)批，公文審批表格式見附件3。5.2 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的審批 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的審批按相關(guān)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行。5.3 企業(yè)制度的審批5.3.1 初審。凡需正式發(fā)布的企業(yè)制度，在送公司領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)之前，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和部門主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。

13、初審的重點(diǎn)是：把握制度內(nèi)容是否符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)；提法是否同已出臺(tái)的有關(guān)制度重復(fù)或沖突；規(guī)定是否符合實(shí)際，是否具有合理性和可操作性；涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)，意見是否一致。另外還要審查概念是否準(zhǔn)確、措辭是否恰當(dāng)、條理是否清楚、語法是否規(guī)范。5.3.2 起草制度的部門必須按要求填寫公文審批表，附隨制度草案由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)簽批。5.3.3 會(huì)簽。起草部門根據(jù)制度內(nèi)容需要，負(fù)責(zé)組織會(huì)簽，會(huì)簽部門由制度內(nèi)容所涉及的相關(guān)部門組成，人力資源部和總裁辦參與所有制度會(huì)簽。5.3.4 復(fù)核。制度會(huì)簽后由起草部門送總裁辦或人力資源部（紙介質(zhì)和電子文檔各一份）進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：制度內(nèi)容是否正

14、確全面、審核會(huì)簽手續(xù)是否齊全規(guī)范、格式、編號(hào)是否符合標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)布范圍標(biāo)注是否合理。凡經(jīng)復(fù)核不合格的，總裁辦和人力資源部有權(quán)要求起草部門按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改、補(bǔ)充、完善。在復(fù)核過程中，總裁辦和人力資源部可根據(jù)制度具體情況提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行復(fù)核并完善制度內(nèi)容。5.3.5 討論公示。制度草案經(jīng)復(fù)核基本成文后，根據(jù)文件需要由總裁辦或人力資源部組織在制度生效范圍內(nèi)進(jìn)行討論或公示，征詢員工意見，并組織進(jìn)行修改和完善。5.3.6 公司在制定、修改或者決定直接涉及員工切身利益的勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表

15、大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。在規(guī)定制度實(shí)施過程中，工會(huì)或者職工代表認(rèn)為公司的規(guī)章制度不適當(dāng)?shù)?，有?quán)向公司提出，通過協(xié)商做出修改完善，公司直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)在單位內(nèi)公示，或者發(fā)給員工本人。5.3.7 審批和簽發(fā)。制度草案討論公示結(jié)束，由發(fā)文部門制作制度正本并送總裁辦審核，由總裁辦送交有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)。公司基本管理制度和重要制度，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后交董事長簽發(fā)；專業(yè)管理制度由主管領(lǐng)導(dǎo)審核后交總經(jīng)理審批并簽發(fā)。制度正本經(jīng)有效簽發(fā)后由總裁辦用印并轉(zhuǎn)交發(fā)文部門組織發(fā)布。5.3.8 下屬公司制定的企業(yè)制度參照以上審批程序，由人事行

16、政管理部門具體實(shí)施制度的審批過程。5.3.9 下屬公司制度首先由起草部門負(fù)責(zé)人初審，由相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行復(fù)核，內(nèi)容涉及公司總部相關(guān)職能管理部門管轄范圍的制度還需要報(bào)公司總部職能部門復(fù)核，復(fù)核后由文件內(nèi)容涉及的相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，需要進(jìn)行討論和公示的制度由人事行政管理部門組織實(shí)施。制度經(jīng)討論公示后由人事行政部門提交下屬公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)，批準(zhǔn)后由人事行政管理部門上報(bào)集團(tuán)公司總總裁辦、人力資源部以及相關(guān)職能部門審核備案，審核備案后由人事行政管理部門在制度落款用印后組織發(fā)布。6. 發(fā)文規(guī)范6.1 紅頭文件的發(fā)文規(guī)范6.1.1 紅頭文件的發(fā)布范圍和密級(jí)由發(fā)文部門根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行確定。6.1.2 公司總部所

17、有紅頭文件由總裁辦按發(fā)文類別進(jìn)行分類編號(hào)，紅頭文件模板和編號(hào)辦法參見附件1。6.1.3 下屬公司紅頭文件由下屬公司人事行政管理部門根據(jù)以上規(guī)定具體組織發(fā)布。6.2 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)文規(guī)范 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)文規(guī)范按相關(guān)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行。6.3 企業(yè)制度的發(fā)文規(guī)范6.3.1 企業(yè)制度的發(fā)布范圍由起草單位根據(jù)實(shí)際需要確定，并在發(fā)文審批表上詳細(xì)填寫。發(fā)布形式有兩種：紙介質(zhì)及網(wǎng)絡(luò)電子介質(zhì)。發(fā)布和傳閱權(quán)限由制度起草部門提出，總裁辦確認(rèn)。6.3.2 企業(yè)制度由發(fā)文部門按發(fā)布范圍具體實(shí)施，由收文單位相關(guān)人員在文件簽收表上簽名，以示收文。 6.3.3 企業(yè)制度的格式為：正式制度包括編號(hào)、類別、標(biāo)題、正文、制訂機(jī)關(guān)、成文日期、生效日期、適應(yīng)范圍等；紙介質(zhì)的統(tǒng)一用A4復(fù)印紙印刷，同時(shí)保留同樣格式電子文檔；標(biāo)題為三號(hào)黑體并加黑，正文為小四號(hào)宋體；邊距為上2.54厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，右3.17厘米；字間距為標(biāo)準(zhǔn)距離，行